Instruks om økonomi- og virksomhetsstyring for Vitenskapskomiteen for mattrygghet Instruksen er fastsatt 9. mai 2014 i henhold til 3 annet ledd i Reglement for økonomistyring i Staten, og trådte i kraft fra samme dato. 1 Instruksen virkeområde og forhold til Økonomiregelverket 1.1 Virkeområde Formålet med denne instruksen er å angi myndighet og ansvar for Vitenskapskomiteen for mattrygghet (VKM), og departementets forutsetninger for, og krav til, virksomhetens systemer, rutiner og styringsprosesser. 1.2 Instruksens forhold til regelverket for økonomistyring i staten Økonomiforvaltningen i VKM skal følge Reglementet for økonomistyring i staten (Reglementet) og Finansdepartementets Bestemmelser om økonomistyring i staten (Bestemmelsene), med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av denne instruks. Instruksen er bygget opp som supplement til Reglementet og Bestemmelsene. De aktuelle bestemmelsene i disse dokumentene er ikke gjengitt i instruksen. Ved bruken av instruksen må man derfor forholde seg til de punkter i Reglementet og i Bestemmelsene det er henvist til. Instruksen må ses i sammenheng med de årlige tildelingsbrevene og styringsdialogen for øvrig. 2 Departementets styring av virksomheten 2.1 Departementets overordnede ansvar VKM er underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Helse- og omsorgsministeren er dermed konstitusjonelt ansvarlig for VKMs økonomiske disponeringer. VKM er en faglig uavhengig komité på matområdet oppnevnt av Helse- og omsorgsdepartementet, og departementet har ikke instruksjonsmyndighet over komitéens eller sekretariatets faglige virksomhet. VKM har ingen særskilte fullmakter på personalområdet eller økonomiområdet. Fullmaktene ivaretas av HOD. 2.2 Virksomhetens myndighet og ansvar I henhold til vedtekter for VKM, fastsatt av Helse- og omsorgsdepartementet 5. mai 2011, er hovedformålet med VKM å sikre uavhengige vitenskapelige risikovurderinger av forhold med direkte eller indirekte betydning for helsemessig trygg mat langs hele matkjeden. VKM skal også utføre risikovurderinger på områdene dyrehelse, dyrevelferd, plantehelse, samt kosmetikk og kroppspleieprodukter og miljørisikovurderinger av genmodifiserte organismer innenfor de nevnte områder.
VKM skal derfor sikre uavhengige vitenskapelige risikovurderinger for Mattilsynet. Disse vil være grunnlag for Mattilsynets innspill om etablering av beskyttelsesnivå og for valg av tiltak i konkrete situasjoner eller når nye kunnskaper om risiko avdekkes, blant annet ved utvikling av regelverk. VKM skal også utføre uavhengige miljørisikovurderinger av genmodifiserte organismer for Miljødirektoratet. Videre skal VKM bidra til arbeidet i Den europeiske myndighet for næringsmiddeltrygghet (European Food Safety Authority EFSA) og andre internasjonale risikovurderingsorganer. Sekretariatet for VKM har ansvar for å være faglig oppdatert innenfor området risikoanalyse, herunder om den internasjonale utvikling av prinsipper, metodikker og terminologi for risikovurdering. Denne kunnskapen skal videreformidles og anvendes i VKMs arbeid. VKMs direktør representerer Norge i EFSAs rådgivende organ, Advisory Forum, og VKM er EFSAs norske kontaktpunkt (focal point). VKM skal til enhver tid være organisert på en slik måte at faglig uavhengighet sikres, at ressurser forefinnes for å løse oppdrag og bestillinger, og at nødvendige kompetanse og interne policyer og prosedyrer forefinnes og ligger til grunn for VKMs faglige arbeid og arbeid med internkontroll. VKM har ansvar for forvaltningen av tildelte ressurser, og rapportere til departementet i henhold til punkt 2.3 i denne instruks. VKM oppfordres til å inngå samhandlingsavtaler med andre virksomheter innenfor matområdet. Slike samhandlingsavtaler skal bidra til høy faglig kompetanse, økt åpenhet, tilgjengelighet og god kommunikasjon innenfor området. Samhandlingsavtaler anses som relevante i etatsstyringen og bidrar til et effektivt og velfungerende arbeid innenfor matområdet generelt, og er et godt verktøy i virksomhetenes måloppnåelse og internkontroll. 2.3 Styringsdialogen VKM er en faglig uavhengig komité og departementet styrer ikke komitéens eller sekretariatets faglige virksomhet. VKM mottar årlig et tildelingsbrev som angir økonomiske rammer og administrative føringer for virksomheten. Styringsdialogen mellom departementet og VKM skal være skriftlig og gå gjennom Folkehelseavdelingen i departementet. Helse- og omsorgsdepartementet skal ha kopi av all korrespondanse med Riksrevisjonen, og Riksrevisjonen skal ha kopi av all korrespondanse i styringsdialogen.
Den formelle rapporteringen fra VKM skal gis i etatsstyringsmøtene og gjennom ordinær rapportering stipulert i tildelingsbrev. Det skal avholdes to etatsstyringsmøter mellom Helse-og omsorgsdepartementet og VKM. På vårmøtet behandles blant annet tilbakemelding på måloppnåelse, på høstmøtet behandles blant annet budsjettforslag for neste år. Departementet skriver referat med beslutningspunktene fra etatsstyringsmøtene. Der hvor VKM mottar midler fra andre etater skal det organiseres kontaktmøter med bevilgende etat med den frekvens som anses hensiktsmessig, og i henhold til VKMs vedtekter, spesielt med hensyn til VKMs uavhengighet, og Helse- og omsorgsdepartementets rolle som administrativt ansvarlig departement. Departementet underrettes om slike forhold gjennom styringsdialogen. 3 Krav til virksomhetens interne styring 3.1 Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Vedtektenes 1 fastslår at VKM er en faglig uavhengig komité. Direktør for VKMs sekretariat har ansvar for den daglige virksomheten, mens leder av hovedkomiteen og/eller ledere av faggruppene har ansvar for de faglige vurderingene. Direktøren for VKMs sekretariat har ansvar for styringen av virksomheten generelt, herunder forvaltningen av tildelte ressurser etter utarbeidet budsjett i samråd med VKM, forvaltning av VKMs personell, internkontroll, og ansvar for å sikre at de sentrale mål og resultatkrav blir ivaretatt. 3.2 Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging VKM skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv tilpasset institusjonens egenart. Direktør for VKMs sekretariat skal fastsette en langsiktig plan og planperiodens lengde, samt fastsette retningslinjer for planarbeidet ved institusjonen. VKM skal hvert år utarbeide en virksomhetsplan med et periodisert budsjettforslag. VKM skal rapportere gjennomføringen av planverket i styringsdialogen og i årsrapporteringen. VKM skal avlegge rapportering fra 2014 i henhold til nye krav i Reglement for økonomistyring: I. Leders beretning med signatur: Beretningen bør ha et omfang på 1-2 sider og skal innholde overordnet vurdering av resultater, måloppnåelse og de viktigste prioriteringene, samt kort omtale av sentrale forhold som har hatt betydelig innvirkning på resultater for året. II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall: Kort om virksomheten, dens organisering, tilknytning og samfunnsoppdraget. Presentasjon av enkelte hovedtall. Lønnsandel Antall årsverk Antall oppdrag Antall oppdrag sluttført Utvikling i bruk av nettsidene
III. Årets (det året det rapporteres på) aktiviteter og resultater: Her tas det utgangspunkt i tildelingsbrevet for det gjeldende året. Dette vil danne hoveddelen av rapporteringen. I tillegg bør virksomheten selv gjøre en vurdering av andre vesentlige forhold som det må rapporteres på. IV. Styring og kontroll i virksomheten: Selvrefleksjon rundt egen kontroll, egne risikovurderinger, avdekking av avvik, lukking av avvik og lukking av merknader fra Riksrevisjonen, eventuelt forhold påpekt av departementet. Oppfølging av forhold påpekt av tilsynsmyndigheter kan også inngå her. Selvrefleksjonen må tilpasses risiko og vesentlighet. V. Vurdering av fremtidsutsikter: Interne og eksterne faktorer som påvirker evnen til å løse samfunnsoppdraget på sikt. VI. Årsregnskap med leders signatur: Bevilgningsrapportering på kapittel og post og artskontorapportering basert på standard kontoplan. Leders signerte uttalelse med vurdering av årsregnskapet, samt bekreftelse på at dette gir et dekkende bilde samt opplyse om revisjonsordningen. Riksrevisjonen skal ha kopi av all korrespondanse i styringsdialogen. Helse- og omsorgsdepartementet skal ha kopi av all korrespondanse instituttet har med Riksrevisjonen. VKM kan utgi en egen årsmelding. 3.3 Krav til virksomhetens internkontroll For å nå sine hovedmål, for å sikre habilitet og et godt omdømme, samt legge grunnlaget for målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler, skal VKM utarbeide et system for internkontroll og risikoanalyse i tråd med de føringer som er gitt i Bestemmelsene 14. Internkontroll og risikoanalyse og håndtering skal tilpasses virksomhetens vesentlighet, egenart og risiko. 1 I tillegg til disse føringene, skal VKM blant annet benytte seg av de prinsipper som ligger til grunn i Finansdepartements veileder for etatsstyring, i Direktoratets for Økonomiforvaltnings (DFØ) metodedokument Risikostyring i staten håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen (RIS), og DFØs veileder i internkontroll. 4 Krav til den interne styringen i VKM VKM skal sørge for å ha tilfredsstillende internkontroll knyttet til måloppnåelse, ressursbruk, habilitet, etterlevelse av lover og bestemmelser, åpenhet, omdømme, m.v. VKM skal på en systematisk måte identifisere, vurdere, håndtere og følge opp hendelser (risikoer) som kan intreffe og påvirke måloppnåelse negativt. Dette innebærer blant annet at VKM må rapportere til departementet om risiko og eventuelle tiltak for å redusere kritiske risikoer til et akseptabelt nivå. På grunnlag av tildelingsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, skal direktøren gi disponeringsskriv til de enheter eller ansatte som direktøren har gitt delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Interne disponeringsnotat omfatter de kapitler (poster som VKM selv skal foreta utbetaling på, det vil si kap. 713 Vitenskapskomitéen for mattrygghet, samt
eventuelle disposisjons- eller tilskuddsbevilgninger. Disponeringsnotatet skal for hver enhet eller ansatt fastsette: tildelt bevilgning fordelt på kapittel, post, eventuelt underpost, eventuelle prosjekter og andre spesifikasjoner hva disponeringsmyndigheten innebærer av ansvar og myndighet ansvaret for å oppnå angitte resultater hvilke rapporter som skal leveres til direktøren til hvilke tidspunkter For tildeling av eventuelle ekstra midler utformes supplerende disponeringsnotat.