Arkivkode: FU sak: 06/09 Sak nr.: Møte:

FORSKNINGSUTVALGET Universitetet i Bergen Arkivkode: FU sak: 06/09 Sak nr.: Møte: 10.03.09 FELLESGRADER I FORSKERUTDANNING Innledning Fellesgrader i forskerutdanningen er blitt et stadig mer aktuelt tema i den internasjonale debatt om samarbeid innen forskning og høyere utdanning. Ved UIB har ønsket om å utvikle og å etablere slike grader kommet til uttrykk både i de enkelte bilaterale samarbeid, bl.a. med Makerere University i Uganda, og i forbindelse med våre fagmiljøenes deltakelse i internasjonale samarbeidsprogram som Erasmus Mundus. I Coimbra gruppen deltar UiB i et arbeid som tar sikte på å utforme en mal for en avtale om Joint Degrees. Et utkast til avtal følger vedlagt. Dette notatet gir en fremstilling av hva UiB må forholde seg til av norsk lovgivning om fellesgrader, samarbeidsprogrammet Erasmus Mundus II, prosedyrer for godkjenning av fellesgrad samt prosedyrer og rutiner for inngåelse samt drifting av fellesgrader og co tutelle avtaler. Fellesgrader i forskerutdanningen Ved etablering av fellesgrader på PhD nivå er det flere hensyn som må tas. UiB må forholde seg til følgende norsk lovgivning om fellesgrader: Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universitetet og høyskoler, fastsatt 8.9.05 av UFD 4 2 Krav til fellesgrader institusjonenes ansvar o Universiteter og høgskoler som gir fellesgrader skal inngå avtale med samarbeidende institusjoner, som regulerer ansvarsforholdet mellom partene, herunder gradstildeling og vitnemålsutforming. o Institusjonen skal påse at samarbeidsinstitusjonene er akkreditert eller offentlig godkjent for å kunne gi høyere utdanning i henhold til gjeldende systemer i det aktuelle land, og at de aktuelle studiene er akkreditert som høyere utdanning på fellesgradens nivå. o Studenter som tas opp på studier, som skal inngå i grunnlaget for fellesgrad mellom norske og utenlandske institusjoner, skal sikres studieopphold av et visst omfang ved de samarbeidende institusjoner. Forskrift om standarder og kriterier for akkreditering av studier og kriterier for akkreditering av institusjoner i norsk høyere utdanning, fastsatt av NOKUT 25.1.2006 2 5 Bestemmelser om akkreditering av deler av studium som inngår i en fellesgrad. o Bestemmelsene gjelder nasjonale og internasjonale fellesgrader. o De vilkår som er gitt i departementets forskrift 4 om fellesgrader skal være oppfylt.

2 o Det skal fremkomme tydelig hvilke deler av studiet de samarbeidende institusjonene har ansvaret for. o Det skal foreligge rutiner for utvikling og kvalitetssikring av studiet som helhet. o De/n delen/e som tilbys av den/de norske institusjonen/e skal tilfredsstille standardene og kriteriene for gradsnivået. o Alle delene i studiet skal utgjøre en helhet, spesielt i forhold til nivå og mål for studiet. 2 3 Standarder og kriterier for akkreditering av doktorgradsstudier og institusjonsbasert stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid Erasmus Mundus II o Det skal foreligge en plan for doktorgradsstudiet/stipendprogrammet. o Institusjonen skal ha et stabilt fagmiljø knyttet til doktorgradsstudiet/stipendprogrammet. o Institusjonen skal ha ansatte i hovedstilling med kompetanse innenfor det som regnes som kjerneområder for studiet/stipendprogrammet. o Minst 50 % av de faglig ansatte knyttet til studiet/stipendprogrammet skal være professorer, de øvrige skal være førsteamanuenser. o Infrastrukturen skal være tilpasset organisering studiets/programmets karakter og relateres til doktorgradsstudiets/stipendprogrammets mål. (kontorplass, utstyr, driftsmidlet etc. tekniske og administrative støttetjenester) o Institusjonen skal redegjøre for hvordan doktorgradsstudiet/stipendprogrammet kvalitetssikres i institusjonens system for kvalitetssikring. Erasmus Mundus II er et EU finansiert samarbeidsprogram for europeiske og ikke europeiske institusjoner på master og doktorgradsnivå der konsortier av universitet og høgskoler (minimum tre) går sammen om å tilby en fellesgrad. Disse programmene må tilbys som integrert samarbeid mellom utdannings og forskningsinstitusjoner i minst tre land hvorav minst en må være i et EUland og studentene må ta kurs ved minst to av de involverte institusjonene for å få tildelt en Erasmus Mundus grad. Ut over disse to kan man også involvere andre institusjoner i tredje land som partnere. Programmene skal ideelt føre til utstedelse av en fellesgrad, men utstedelse av doble eller multiple grader tillates dersom det ligger juridiske hindringer i veien for utstedelse av fellesgradsvitnemål. Det er likevel eksplisitt uttalt at programmer som resulterer i en fellesgrad vil bli prioritert. Erfaring viser at søknader hvor en av institusjonene skriver at Approval is in progress ikke stiller like sterkt som andre. Det er derfor viktig at fellesgraden er formelt godkjent ved UiB før søknaden sendes inn. Godkjenning av fellesgrad prosedyrer ved UiB Søknad om godkjenning av fellesgrad skal følge samme prosedyre som andre grader ved UiB (se Handbok for kvalitetssikring av universitetsstudia). Etablering av felles doktorgradsprogram og felles doktorgrad hvor UiB er partner, må godkjennes av Universitetsstyret før de etableres. Dette gjelder også når UiBs bidrag til fellesgraden bygger på allerede eksisterende emner ved UiB. En fellesgrad innebærer at hele konsortiet/alle samarbeidspartnerne har ansvaret for hele programmet og ikke bare for sin egen andel. Det er derfor viktig at hele fellesgraden og ikke bare vårt bidrag er godkjent av styret ved UiB. Styret ved UiB har det overordnete ansvar for

3 forskerutdanningen ved institusjonen. Det samme vil måtte gjelde for fellesgrader. Styret kreerer PhD graden og vil også måtte kunne foreta kreering av fellesgrader. Ved UiB er ansvaret for den faglige og administrative gjennomføringen av forskerutdanningen delegert til fakultetene innenfor deres respektive fagområder. Ansvaret for koordinering av tverrfaglig og tverrfakultær doktorgradsutdanning skal tilknyttes et vertsfakultet. Det vil si at fakultetsnivået må gis myndighet for å koordinere et fellesgradssamarbeid på lik linje som fakultetene tidligere forvaltet sine egne fakultære doktorgradsprogrammer. 14 i PhD reglementet spesifiserer at en ved tverrfaglig og tverrfakultær doktorgradsutdanning skal tilknytte ansvaret for koordinering til et vertsfakultet. Det samme ville være hensiktsmessig å gjøre ved koordinering av fellesgrader med tverrinstitusjonell doktorgradsutdanning. Det er viktig likevel at fellesgradene får lik status som PhD graden ved UiB slik at det fortsatt er Styret som kreer også fellesgradene. Ved etablering av fellesgrader er det behov for å innføre en avklaring i forhold til beslutningsstrukturer og prosedyrer for forskerutdanningen, gitt i PhD reglementet. Spesielt gjelder dette opptak, bedømmelse av avhandling og disputas. Opptak Fakultetene er opptaksenhet for forskerutdanningen ved UiB og denne myndigheten er ikke delegert til institutt eller annen enhet (eks senter). Ved inngåelse av fellesgrader kan en følge PhDreglementet og legge opptaket til et vertsfakultet også i de tilfeller hvor UiB er ansvarlig koordinator for fellesgradssamarbeid. En kan ha ulike måter å gjennomføre gradssamarbeid på hvor opptak gjennomføres på følgende måte: o Ph.d kandidaten får opptak til forskerutdanningen ved begge institusjoner i et fellesgradssamarbeid (mest hensiktsmessig i co tutelle avtaler hvor det er en avtale mellom to institusjoner) o Ph.d kandidaten får opptak til forskerutdanningen ved den institusjonen som er administrativ koordinator for fellesgradssamarbeidet I de tilfeller at Ph.d kandidaten tas opp ved begge institusjoner eller kun ved en institusjon kan en videreføre opptak slik det gjennomføres på fakultetene i dag. I de tilfeller hvor UiB er administrativ koordinator for et fellesgradssamarbeid, vil det være et fakultetsansvar å gjennomføre opptak for fellesgraden. I enkelte fellesgradssamarbeid vil det kunne være flere institusjoner som inngår en avtale om et fellesgradsprogram på PhD nivå. I Erasmus Mundus II er de et krav om at det må dannes et eget konsortium mellom samarbeidsinstitusjonene som er partnere i fellesgradssamarbeidet. I tillegg er det et krav at konsortiet må fungere som opptaksenhet. Opptak til fellegradsprogrammer må skje i samsvar med nasjonale retningslinjer for forskerutdanning. Konsortiet må sørge for en faglig kvalitetssikring av ph.d kandidatene i samsvar med partnernes krav. Med dagens situasjon med fakultetene som opptaksenhet vil en ikke kunne delegere myndighet til annen enhet, men det er viktig å legge til rette for muligheter for deltakelse i felles gradssamarbeid. En kan i fellesgradssamarbeid delegere myndighet til et konsortium, men stille krav om at opptakskravene tilfredsstiller de krav fakultetet til enhver tid setter for opptak til forskerutdanningen, slik at fakultetet får en kvalitetssikrende rolle i forhold til forutsetninger for opptak. Bedømmelse o Opptak kan delegeres til konsortium som er etablert gjennom en samarbeidsavtale om fellesgradssamarbeid godkjent av det aktuelle fagmiljø, det aktuelle Fakultet og Universitetsstyret.

4 Disputas o En kan åpne opp for å akseptere og å inkludere veileder i bedømmelseskomiteen til bedømming av avhandling, men veileder skal da være det fjerde medlemmet i tillegg til de to opponentene. o Disputas gjennomføres på den institusjon hvor Ph.d kandidaten er tatt opp til forskerutdanning, med mindre en går inn på en avtale hvor en ønsker en annen praksis. Prosedyrer og rutiner for inngåelse samt drifting av fellesgrader og co tutelle avtaler Inngåelse og drifting av fellesgrader og co tutelle avtaler er et detaljrikt arbeid og krever godt forarbeid før en kan sette i gang et fellesgradssamarbeid. I avtalene skal alle forhold knyttet til forskerutdanningssamarbeidet beskrives og behandles i detalj slik at det i driftsfasen av gradssamarbeid ikke er tvil om hvilken arbeidsfordeling og ansvarsforhold de ulike partnerne i et fellesgradssamarbeid er blitt enige om. Det er behov for å utarbeide en egen rutinebeskrivelse for dette arbeidet, spesielt knyttet til Erasmus Mundus II, hvor institusjonenes samarbeid i enda større grad enn før krever sterkere koordinering mellom partnerne fordi konkrete oppgaver i større grad forutsettes løst i konsortier. Det vil være behov for å utarbeide en mal for samarbeidsavtale om fellesgrad på PhD nivå og også en mal for avtale om co tutelle samarbeid. Forskningsdirektørens kommentarer En fellesgrad på PhD nivå innebærer å etablere en ny felles arena for forskerutdanning innen en spesiell tematikk eller et spesifikt forskingsfelt. Etablering av fellesgrader bør ha som sitt fremste formål å styrke forskningssamarbeid og høyne kvalitet på utdanning og forskning. Et internasjonalt samarbeid om forskerutdanning fordrer en styrking av UiBs forvaltning av forskerutdanning. Utviklingen går raskt og fellesgrader er en realitet som på grunnlag av en faglig forankring må sikres en institusjonell oppfølging og forvaltning, og på lenger sikt bli en del av Ph.D reglementet ved UiB. Saken legges frem for Forskningsutvalget med følgende forslag til vedtak: 1. Forskningsutvalget anbefaler at en i PhD reglementet tydeliggjør regler for inngåelse av fellesgradssamarbeid, og åpner opp for at en i fellesgradssamarbeid kan delegere opptaksmyndighet til et, av Styret, godkjent konsortium. Studenter som er tatt opp i fellesgradsprogrammer registreres ved partnerinstitusjonene 2. Utvalget anbefaler at det nedsettes en gruppe som med utgangspunkt i UHRs Håndbok for fellesgradssamarbeid, UiBs egen håndbok for inngåelse og drifting av felles mastergrader samt relevante nasjonale og internasjonale dokumenter, inkludert avtale om joint supervision utarbeidet av Coimbra gruppen, utarbeider forslag til: Prosedyrer og rutiner for inngåelse og drifting av fellesgrader på PhD nivå Mal for samarbeidsavtale om fellesgrad på PhD nivå Mal for avtale om co tutelle samarbeid 4.03.09 gki/bjaa

5 VEDLEGG Agreement for joint supervision of doctoral studies leading to the award of a joint doctoral degree between INSTITUTION 1 and INSTITUTION 2 Article 1 Purpose In furtherance of the common aim of stimulating scientific cooperation and promoting the mobility of researchers, this agreement sets out the framework for co-supervision of the doctoral studies of : Doctoral candidate: (Name of doctoral candidate) (hereafter referred to as the doctoral candidate ) at the University 1 of (Institution 1) and the University of (Institution 2) leading to the award of the degree of (Specify title of expected award) The title of the doctoral candidate's research project is: project ) (Specify title of the research A summary of the research project is presented in Appendix 1. Article 2 Application of national legislation and institutional regulations Nothing in this agreement shall be taken to overrule national legislation, guidelines and frameworks or institutional regulations covering doctoral studies and the award of doctoral degrees in either of the two countries. All parties commit themselves to acting in conformity with the two institutions' regulations and codes of practice covering doctoral awards and to seeking the resolution by mutual consent of any difficulties that might arise in the interpretation of those regulations. 1 The term 'university' denotes any institution which has the power to award doctoral degrees according to current national legislation.

6 The doctoral candidate must meet the relevant requirements of both institutions regarding admission to the doctoral programme, progress and assessment. Article 3 Commencement and duration of doctoral studies Registration of the doctoral candidate for doctoral studies under joint supervision takes effect on (please specify date). The projected duration of the doctoral studies will be (please specify duration) years. The viva voce examination is therefore expected to take place during the academic year (please specify academic year of examination). Any request to extend this period or suspend the candidate's doctoral studies must be jointly approved by the competent authorities of the two participating institutions and any sponsoring bodies. Article 4 Distribution of working time The doctoral candidate and his/her co-supervisors will agree how the doctoral candidate s working time is to be divided between the two institutions, taking into account the needs of the research and the circumstances of the doctoral candidate. An outline timetable is set out in Appendix 2 of this agreement. Variations to the timetable will be agreed between the doctoral candidate and his/her co-supervisors. Article 5 Registration and registration fees Both institutions will put into effect arrangements to ensure as far as possible the unimpeded progress of the doctoral candidate s work throughout the duration of his/her studies, including the preparation of the dissertation and the viva voce examination. Throughout his/her doctoral studies, the doctoral candidate will be formally registered, and pay the corresponding fees, in that institution where (s)he is working for that academic year or part thereof. The other institution will arrange for the doctoral candidate to have appropriate formal status to enable them to make short study visits and use essential facilities such as libraries and computing facilities. More extensive use of facilities and resources at the institution other than that where the doctoral candidate is registered will be by agreement between the doctoral candidate and his/her co-supervisors. The institutions will agree arrangements for the equitable distribution of any funding received from sponsors of the doctoral candidate's research project. Article 6 Social security and insurance cover The doctoral candidate must have social security cover and any insurance required by relevant national legislation in the two countries. Article 7 Co-supervisors of the doctoral studies The candidate's doctoral studies will be pursued under the joint main supervision of: First/LAST NAME, position at Institution 1 and First/LAST NAME, position at Institution 2

7 Both supervisors undertake to carry out to the full extent the role of supervisor of the studies of the doctoral candidate, as defined by the regulations in force at their respective institution, and to support each other in the execution of their duties as supervisors. The two cosupervisors will confer regularly with regard to the progress of the doctoral candidate's studies. Should one of the co-supervisors leave their institution, the institution's normal procedures for finding a replacement supervisor will be followed, with the involvement of the co-supervisor. If a suitable co-supervisor cannot be found, the agreement will be terminated and the doctoral candidate will continue his/her studies towards the doctoral degree of the institution of his/her remaining supervisor. Article 8 Exchange of information The two institutions, through the two co-supervisors, will communicate to one another all of the necessary information and documentation for the joint supervision of the candidate's doctoral studies and the preparation and submission of the doctoral dissertation. Article 9 Requirement for satisfactory progress Continued registration for the doctoral degree, and the continuation in force of this agreement, is dependent on the doctoral candidate making satisfactory academic progress, as defined in the academic regulations of the two institutions. Should any concerns arise, consultation will take place involving both co-supervisors before the relevant institution's normal procedures are invoked. Article 10 Presentation of the doctoral dissertation The doctoral dissertation will be presented at a place to be agreed between the doctoral candidate and his/her two supervisors. Article 11 Language The language in which the doctoral dissertation and its summary are written, and the language in which the viva voce examination is to be conducted, will be agreed by the doctoral candidate and his/her co-supervisors, taking account of the requirements of the institution where the dissertation is to be submitted. Article 12 Assessment of the doctoral dissertation The institutions, acting through the co-supervisors, and the doctoral candidate will agree at the outset which of the two institutions' regulations for assessment of the dissertation will apply. The composition of the panel assessing the candidate's dissertation at the viva voce examination will be agreed by all the parties concerned taking into account both institutions' regulations and normal practice. The panel will, however, always include a member of the academic staff of each institution who is independent of the candidate and at least one member external to the two institutions. Article 13 Award of the doctoral degree In conformity with the regulations in force within each institution and on the basis of a favourable report from the assessment panel, the two institutions undertake to award a joint

8 doctorate to the successful candidate. The text of the award diploma must specify that it is a doctoral diploma for studies under joint supervision between the two institutions. Article 14 Entry into force and termination The present agreement will take effect upon signature by the representatives of the two institutions and by the doctoral candidate. It will be valid until the end of the university calendar year during which the dissertation is presented. The present agreement can be terminated by the mutual consent of all parties by the doctoral candidate, in writing, giving a summary of the reasons for their decision by either institution, if a suitable replacement co-supervisor cannot be found by either institution, should the candidate be in serious and ongoing breach of the institution's regulations by either institution, if the doctoral candidate fails to make satisfactory academic progress and the institution's normal procedures for dealing with the problem have not been effective Before termination of the agreement is contemplated, there shall be consultation between the parties. If this agreement is terminated, barring any agreement to the contrary, the unspent portion of any financial aid obtained from an external body must be reimbursed to that body. Done in (specify number) original copies. Position For Institution 1 For Institution 2 Authorising officers Position Co-supervisors of the doctoral candidate's studies Agreed to by the doctoral candidate