ÅRS- OG HALVÅRSRAPPORTERING Hamar kommune 30. august 2012
jema or ars- og a varsrappo ermg Formålet med rapporteringen Oppfølging av samarbeidsavtalen og programplanen for å dokumentere mål- og resultatoppnåelse i boligsosialt utviklingsprogram Kunnskapsbasert saksgrunnlag for rapportering til oppdragsgivere lokalt og sentralt (kommunen og Husbanken) Halvårsrapportering Rapportering på status på program- og aktivitetsplanen etter første halvår Halvårsrapporteringen er utgangspunkt for møtet mellom programansvarlig og programleder i kommunen og programledelsen i Husbanken i september/oktober. Leveres 31.08 hvert år. Årsrapportering Årsrapporteringen er utgangspunktet for møtet mellom ledelsen ( politisk/administrativ) i kommunen og Husbanken Leveres 31.01. hvert år.
Programnavn: Kommune : Programleder: Programstart: Rapporteringsår: rogr Boligsosialt utviklingsprogram i Hamar ("Krafttak for vanskeligstilte på boligmarkedet") Hamar Siri Anette Brandtzæg 2009/2010 (Pilotkommune) 2012 Rapporteringsdato: 31.08.12 Utfylt av: Siri Anette Brandtzæg/Terje Pedersen/Hege Boberg Nyjordet Telefon: 951 79 233 E-post: siri.anette.brandtzae hamar.kommune.no
2. Rapportering på programplanen - status I 2012 har boligsosialt utviklingsprogram gått over i en driftsfase. Utviklingsarbeidet går gradvis over til å bli en integrert del av driften i Boligsosial avdeling. Vi erfarer at det er krevende å stå i endring. I tillegg til at vi skal lære å arbeide bedre på det boligsosiale området, møter vi etablert kultur som er vant til å arbeide på "gamlemåten". Derfor tar det tid før vi ser den fulle effekten av utviklingsarbeidet. Omfanget av omstilling og endring har vært undervurdert. Forankring av boligsosial forståelse i kommunens avdelinger og samarbeidende berørte resultatenheter Det gjenstår fortsatt en del kompetansehevende tiltak for å heve den boligsosiale forståelsen hos sentrale aktører som har betydning for det boligsosiale arbeidet. Vi opplever at andre deler av organisasjonen peker på boligsosial avdeling i alle sammenhenger knyttet til bolig. Dette har vi tatt tak i for å tydeliggjøre ansvarsfordelingen. Det er etablert faste samarbeidsmøter med de enhetene som er mest involvert i sakene. I tillegg skjer det løpende avklaringer på ledernivå mellom de ulike resultatenhetene etter hvert som uklarheter om oppgaver og ansvar oppstår. Vi antar at det blir stort behov for fortsatt fokus på organisasjonsutvikling for å få den nye enheten til å bli en effektiv premissleverandør i samspill med omgivelsene. Kapasiteten i avdelingen blir styrket på grunn av stor saksbehandlingsmengde. Kunnskaps- og kompetanseutvikling internt Stort arbeidspress har i noen grad påvirket gjennomføringen av kompetansehevende tiltak. Enkelte ansatte opplever samlinger og fagmøter som "tidstyver" som tar ressurser bort fra saksbehandlingen. Det gjenstår mye arbeid for å få en helthetlig forståelse av boligsosiale virkemidler innad i avdelingen. Avdelingen har likevel deltatt på en rekke kompetansehevende tiltak internt og eksternt. Kvaliteten i saksbehandlingen På tross av stort arbeidspress og mangel på ressurser som følge av sykefravær, har avdelingen klart å gjennomføre nye rutiner for vedtak om bolig. Det har vært flere akutte saker som har vært svært krevende å løse, men hvor man likevel har klart å hjelpe de mest vanskeligstilte med bolig. I tillegg har rådgiver bidratt i utviklingen av saksbehandlingssystemet GOBO, og både leder og rådgiver har hospitert hos Asker kommune for å lære av deres bruk av virkemidler. Man prøver nå ut en modell som involverer en familie som skal bosettes, og hvor man diskuterer en "leie til eie"-tilnærming. Vi har også prøvd ut direkte frivillig trygdetrekk gjennom NAV sentralt som alternativ til å bruke forvaltning gjennom sosialtjenesten. På denne måten ser vi mulighet til å redusere husleierestansene. I tillegg er det nå forankret i øverste administrative ledelse at utkastelser fra kommunale boliger ikke skal skje uten at boligsosial avdeling er involvert i saken. Avdelingen ser fram til at GOBO-systemet er modent for utprøving, da dette vil gi bedre kvalitet i saksbehandlingen og en mer effektiv arbeidsform. Anbud for å bedre FDV-/og boligadministrasjon er satt på vent fra boligforvalters side. Husbankens økonomiske virkemidler: Avdelingen_llar_opplevd_envesentlig_økning antall søknader om startlån og_tilskudd_etterat Finanstilsynet endret anbefalingene i krav til egenkapital. Avdelingen har pr. 31.8.12 mottatt 130 søknader, mot 98 i hele 2011. Dette har naturlig nok påvirket saksbehandlingstiden. Vi ser at en gruppe faller utenorn; ungdom i etableringsfasen. Man forsøker å hjelpe denne gruppe uten å bidra til å uthule Finanstilsynets bestemmelser, samtidig som vi skjeler til at boligsøkere skal oppfylle kravet om at de skal være relativt varig vanskeligstilt på boligmarkedet for å kunne få startlån. Tildeling av kommunale boliger Avdelingen har hittil i år mottatt 187 søknader om kommunal bolig. 119 av disse er ubehandlet som følge av redusert intern kapasitet på grunn av langtids sykemelding. Innføring av kommunal forskrift og regler/rutiner for saksbehandlingen har utvilsomt medført økt rettssikkerhet for boligsøkere. Kravet til dokumentasjon og saksbehandlingstid, kombinert med svært liten tilgang på kommunale boliger, har medført at mange må vente uforholdsmessig lenge på endelig vedtak.
5 c) Oppfølgende tjenester Det gjenstår en del arbeid før struktur og rutiner er på plass rundt oppfølgende tjenester. Innføringen av den faseinndelte og tidsavgrensede CTI-modellen (critical time intervention), pågår, men er krevende og skal kombineres med etablering av vedtak om oppfølgende tjenester etter forvaltningsloven. Dette krever både kunnskapsløft- og kompetanseutvikling internt. Helhetlig bruk av Husbankens virkemidler Det skal på plass et saksbehandlingsteam som skal ha virkemiddelbruken og boligtildeling som ansvar. Dette tror vi kommer til å redusere sårbarheten i forhold til enkeltpersoner, og det vil gi en bedre utnyttelse av virkemidlene ved å behandle sakene mer under ett. Start er satt til 3.9.12 og utviklingsarbeid og kompetanseløft i fht. dette vil kreve betydelig innsats utover høsten 2012. Dette er et fokusområde for Hamar kommune. Utvikle nye boligtilbud Sak blir fremmet for kommunestyret i september 2012 om igangsetting av prosjekt for 8 boliger for mennesker med dobbeltdiagnose (ROP-lidelser) samt 10 gjennomgangsboliger til akutt beredskap. Prosjektene er forankret i Boligplan og økonomi- og handlingsplan (gjelder ikke gjennomgangsboliger til akutt beredskap, som ikke ble prioritert i forrige økonomiplan.) Samarbeid med andre aktører NAV, spesialisthelsetjenesten/rusinstitusjonene, Fylkesmannen, Namsmannen, Politiet, KoRus Øst, Husbanken, RIO, Kirkens sosialtjeneste, Kriminalomsorgen er eksempler på eksterne samarbeidspartnere som boligsosial avdeling er i jevnlig dialog med. Her opplever vi at det har vært en styrking av samarbeidet som følge av innføringen av boligsosial avdeling.
Mål: Bedre måloppnåelse og gjennomføringsevne i boligsosialt arbeid PROGRAMLEDELSE Programledelse og drift frem til Pågår til avtaleperioden utløper Ingen avvik. utløpet av avtaleperioden 01.05.2013 31.05.2012. Vurderer å søke forlengelse. KOMPETANSEHEVING Kurs i "Motiverende intervju" Planlagt gjennomført i 2013. Påmeldt til kurs august 2012, utsatt grunnet (Bergensklinikken). totalsituasjon i avd. Videreført fra 2011: Gjennomføre regional konferanse med fokus på intensjonene i boligsosialt utviklingsprogram (Dialogkonferanse). Temamøte om sosial boligpolitikk i Utsatt. Regionrådet for Hamar, Stange og Løten 25.09.2012. Husbanken deltar. Vi har fått signaler om at Fylkesmannen ønsker å ta initiativ til en regional konferanse om temaet. Delta på ulike læringsarenaer: Husbanken, KBL-konferansen, Røros-konferansen, boligsosial lederkonferanse. Ingen avvik. To samlin er i BOSO-nettverket i Første samling gjennomført, utvidet Ingen avvik. Innlandet. samling. o to er. KUNNSKAPSUTVIKLING Videreført fra 2011: Planlagt gjennomført første halvår 2012. Forskjøvet i tid for å sammenfalle med NIBR- Bostedsløshetskartlegging (eventuelt Blir gjennomført i forbindelse med undersøkelsen slik at jobben ikke må gjøres to ganger. ved bruk av BOKART inkl. Bostedsløshetskartleggingen utført av kartlegging av boligmasse.) NIBR i uke 48. Nytt tiltak (n), videreført (v), gjennomført (g), avviklet (a)
7 tat nelse Videreført fra 2011: Analysere Forskjøvet i tid. Intern kapasitet/sykefravær i Boligsosial avdeling. hvordan vi bruker alle Husbankens virkemidler (inkl, analyse av hvorfor lånetilsagn ikke blir brukt/utbetalt). Videreført fra 2011: Regionalt Planlagt gjennomført innen 31.12.12. Kan Usikkert om og når dette kan gjennomføres. Skyldes kompetansetiltak for Husbankens bli aktuelt som tema på utvidet samling i interne forhold. virkemidler (for eksempel som "peer regionalt nettverk 17.-18. oktober. review"). Utvikle 4 seminarer for kunnskapsutveksling knyttet til boligsosialt arbeid (for eksempel: "fra fengsel til egen bolig", "rusavhengighet og bolig", økonomi). Planlagt 01.08.2012-31.12.2013. Ingen avvik. ORGANISERING AV ARBEIDET Videreført fra 2011: Utvikle rutiner for å følge opp beboere i kommunale utleieboliger før kontrakter utløper (bl.a. innføre system for administrasjon av boliger varsling ved utløp etc.). I henhold til plan. Ingen avvik. Delta i utvikling av saksbehandlingssystem i samarbeid med Husbanken (basert på løsning som utvikles for Oslo kommune "GOBO"). I henhold til plan. Ingen avvik. Implementere "GOBO" i Hamar v 2013. Ingen avvik. kommune. METODEUTVIKLING Videreført fra 2011: Innføre v Planlagt ferdig innen utgangen av 2012. Mangel på intern kapasitet (sykefravær) og krevende vedtaksbasert tildeling av Ikke påbegynt, og blir ikke ferdigstilt i år. organisasjonsutvikling i ny avdeling. Driftsoppgaver booppfølgingstjenester. (fatte vedtak om bolig) har vært prioritert.
Forbedre kvaliteten i Påbegynt fortsetter i 2013. Noe forsinket men intern prosess for saksbehandlingen/utvikle prosedyrer organisasjonsutvikling pågår og bidrar også til og arbekisflyt ved hjelp av LEAN- kvalitetsforbedring. metoden. Vurdere nye modeller som kan hjelpe vanskeligstilte inn på boligmarkedet (fra "leie til eie") 2013 Ingen avvik. BOOPPFØLGING OG BOMILJØTILTAK Utvikle en "boligskole" for innvandrere. 2013 Ingen awik. FREMSKAFFELSE AV BOLIGER Videreført fra 2011: Starte konseptutvikling og brukermedvirkning for "Farmen" (byggestart 2013), inkl. studiereiser til andre kommuner (Alesund, Meland, Nøtterøy, andre). Sak om igangsetting fremmes for Formannskapet i september 2012 (8 boenheter). Sak om opprettelse av 10 boliger til akutt bostedsløse fremmes for Formannskapet i samme møte. Ingen avvik. SAMARBEID Ta initiativ til regionalt samarbeid om akuttboliger. 2013. Ingen avvik. (Noe av hengig av utfallet i Hvilke faktorer skyldes eventuelle avvik i framdrift, resultat eller økonomi? Det er utfordrende å etablere en ny organisasjon (Boligsosial avdeling). Organisasjonsutvikling har hatt høy prioritet for å skape en felles kultur og utvikle kompetanse og rutiner. Avdelingen har hatt høyt sykefravær, og kapasiteten har vært betydelig redusert i en lengre periode. Driftsoppgaver måtte prioriteres på bekostning av utviklingsarbeid for å sikre at boligsøkere får hjelp. Situasjonen er nå bedre.
9 Hva har vært utløsende faktorer for at aktiviteter har gitt gode resultater? Fortsatt god forankring hos politisk ledelse, Rådmann og ledelsen forøvrig. Økonomiske rammer i Økonomiplan. Er det justeringer i hvilke samarbeidspartnere som er involvert i programplanen? Foreløpig ingen endringer. Oppdatert om programorganisering - Beskriv eventuelle endringer i hvordan programmet er organisert og forankret i organisasjonen og i plandokumenter i kommunen? Hamar kommune er i driftsfase og nærmer seg avslutningen av programperioden. Videre utvikling vil skje integrert i driften. Vi vil imidlertid sikre fortsatt forankring på strategisk nivå. Programleder har delvis har sagt opp sin stilling i Hamar kommune. Det kan bli aktuelt å utpeke en annen programleder i Strategiavdelingen. Ordfører har varslet at det er interessant for Hamar kommune å forlenge programperioden (på forespørsel fra Husbanken). Dette må politisk behandlet i løpet av høsten 2012. Ny rådmann tiltrer 01. september 2012.
Har ikke noe å tilføre her se statusrapportens innledning: Siste halvår har vært preget av omstillingsprosess og kapasitetsproblemer.