LAMU referat til AMU møtet 10. mars 2014

LAMU referat til AMU møtet 10. mars 2014 LAMU Møtetidspunkt Stikkord HF LAMU 14.11.2013 Byggesaker, kurs, varslingsrutiner, rapport fra BHT, radonmåling JUS LAMU 10.11.2013 Byggesaker, læringsmiljø, bruk av BHT, Radonmålinger, brannvern, stipendiatsundersøkelse, vernerunder MN LAMU 27.11.2013 Sammenslåing av verkstedene, ny HMS web, prosedyre, handlingsplan, status for bruk av BHT. MED LAMU 13.11.2013 Si fra systemet, ARK, vernerunde, renhold OD LAMU Ikke lagt ut nytt referat SV LAMU 12.11.2013 Studentsaker, byggesaker, førstehjelpskurs og hjertestarter TF LAMU Ikke lagt ut nytt referat UV LAMU Ikke lagt nytt referat NHM LAMU 03.12.2013 Bestilling BHT, vernerunder, radonsituasjonen, uønskede hendelser KHM LAMU 16.12.2013 Radon målinger, vernerunder, kontakt leder/vo, avfallshåndtering, møte med BHT, omorganisering UB LAMU Ikke sendt inn referat SA LAMU 19.11.2013 Romfordeling, hjertestartere, endringer i verneorganisasjonen MLS Ikke sendt inn nytt referat

Referat fra HF-LAMU møte, 14.11.2013, kl. 12.15-14 Sted: Rom 276 i PAM Tilstede: Ledende verneombud Fritjof Jerve, arbeidsgiver Helga Reiss, arbeidsgiver Ragnhild Rebne, studentrepresentant Camilla Holm, Representant fra Eiendomsavdelingen Arvid Thorstensen, representant fra BHT Kristine Mollø-Christensen, læringsmiljøkontakt Signe Ingjerd Thorstad, representant/fadder fra AMU Torill Marie Rolfsen, sekretær for LAMU Agnete Wiersholm agenda: 1. Gjennomgang av referat 2. Infrastruktur/byggesaker: -Enhet for digital dokumentasjon (EDD) Forskningsparken, oppdatering ift. klager på støy Det er gjort en del konkrete tiltak for å bedre på støyforholdene for de ansatte i Forskningsparken, men de ansatte synes fremdeles det er for mye støy. Fakultetet, instituttet og EA jobber nå videre med å finne nye egnete lokaler. LAMU ønsker at fakultetet skal fortsette arbeidet med å finne nye lokaler til de ansatte i EDD. - trygghetsperspektiv på kontor (sak meldt inn fra Eksamenskontoret, ) Saken gjelder ansatte ved Eksamenskontoret som er lokalisert i 2.etg i Niels Treschows hus. De ansatte arbeider blant annet med fusk og klagesaker, det har tidligere vært episoder som har vært ubehagelige og kan oppleves truende. Eksamenskontoret har en ordning hvor de passer på hverandre, men opplever at dette ikke er tilstrekkelig. De ansatte på eksamenskontoret ønsker seg glassdører for å bedre sikkerheten. LAMU mener dette bør prioriteres - Budsjettdialog; se vedlegg 1: HFs prioriteringer: HF prioriterte høyest: Selvstyrende persienner i NielsTreschows hus(nt), Fortsette oppussingen av NT Og som middels oppussing av Sophus Bugge. Persienne problematikk har vært innmeldt ved mange vernerunder i lokaler i PAM, NT og HW og oppleves av de ansatte som et arbeidsmiljø problem, både fysisk og psykososialt. Fakultet ønsker å melde inn behovet for å skifte ut persienner til selvstyrende persienner hvert år. Neste år vil PAM være aktuelt å melde inn. Når det gjelder oppussing av Sophus Bugge har fakultetet satt dette som middels i 2014, da dette er et så omfattende prosjekt at det må nøye planlegging til. F.eks. må vi finne erstatningsrom til undervisning samt midlertidige lesesalsplasser for studentene.

4. Fakultetets orientering ved Helga Reiss Det har i høst vært et rotteproblem i pc-stua på Sophus Bugges hus. Det har vært observert en rotte samt at det har vært gnag på ledninger. Rotten har blitt fanget og HF benytter et skadesaneringsfirma som UiO har avtale med. IT-seksjonen jobber for å bytte ut de ødelagte ledningene. 5. Presentasjon av Bedriftshelsetjenesten (BHT) av Kristine Mollø-Christensen Christensen ga en kort presentasjon av BHT samt de tjenester BHT leverer. Christensen henviste også til fakultetets bestilling av tjenester fra BHT for 2014 og hadde innspill til forslag til bestillinger fra BHT. Diskusjonssaker: - Dårlig inneklima i Sophus Bugge, tilbakemeldinger fra studenter via Si-fra systemet ved Signe Ingjerd Thorstad. Thorstad opplyser at det har kommet klager på inneklima fra studenter både gjennom gul og rød linje i si-fra systemet. Camilla Holm orienterer om at hun har tatt saken opp i LMU og Studentparlamentet tidligere. Torunn Rolfsen anbefaler at LAMU sender denne saken til AMU. Evt. - Fysisk arbeidsmiljø ved konservering; IAKH orienterer om at de skal sette ned en komité for å vurdere rombehovet for konservering. LAMU ser dette som et godt tiltak. LAMU anbefaler videre at fakultetet bestiller en risikovurdering av BHT. Uteligger i Sophus Bugge Holm opplyser at det er en uteligger som bor/sover i Sophus Bugges hus på dagtid. Studentene har meldt fra om dette til Vaktalarm som ber han om å fjerne seg, men han kommer tilbake så fort vekterne er borte. Fakultetet følger opp saken videre med Vaktalarm.

Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Representanter og vararepresentanter i LAMU ved Det juridiske fakultet Administrasjonens læringsmiljøkontakt møter som observatør Dato: 2.12.2013 Saksnr..: 2013/285 KARIKO Protokoll fra møte 4/2013 i Lokalt arbeidsmiljøutvalg ved Det juridiske fakultet 11. oktober 2013 Tilstede: Representanter (evt vara): Kirsten Fuglestved (vara for Alf Petter Høgberg) Mona Østvang Ådum, verneombud ved IfP (vara for Sissel Aastorp) Elisabeth P. Lange (arbeidsgiverrepresentant) Teis Daniel Kjelling (arbeidsgiverrepresentant) Marthe Oldernes, Juridisk studentutvalg Observatører/personer med møterett: Marius Fuglum, fungerende læringsmiljøkontakt ved fakultetet (ansatt i Eksamensseksjonen) Maren Magnus Jegersberg, læringsmiljøkontakt ved fakultetet (ansatt i Eksamensseksjonen) Tone Thrap-Meyer, områdeleder Eiendomsavdelingen sentrum Kari A. Røine Hegerstrøm (sekretær/referent) Ikke til stede: Tor Inge Rosvoll (arbeidsgiverrepresentant) Alf-Erik Øritsland (vara med møterett - studentrepresentant) Sissel Aastorp, verneombud NIFS Gørill Arnesen, verneombud ved Fakultetsadministrasjonen Ellen Dalen (observatør fra AMU) Administrasjonsseksjonen Kontoradr.: Telefon: 22 85 50 50 Telefaks: 22 85 98 40 postmottak@jus.uio.no www.jus.uio.no

2 Før møtet startet ble det orientert om at det vil bli avholdt valg av nytt verneombud ved IOR som følge av at Alf Petter Høgberg er nyvalgt forskningsdekan. Det vil da også bli valgt av nytt hovedverneombud ved fakultetet og leder til LAMU fra vernelinjen. PROTOKOLL: Sak 1 Godkjenning av dagsorden Det var ingen kommentarer til dagsorden. Dagsorden ble godkjent. Sak 2 Godkjenning av protokoll fra møte 31. mai 2013 Det var ingen kommentarer til protokollen. Protokollen ble godkjent. Sak 3 Orientering fra verneområdene Mona Ådum, IfP De ansatte gleder seg til å flytte til Domus Media Vest. Fasadearbeidene i St. Olavs gate 23 har ikke plaget de ansatte uforholdsmessig mye. Det har vært tilfelle av knust vindu. HMS-koordinator minnet om at «Melding om uønsket hendelse» skal fylles ut i slike tilfeller. Prosedyre og skjema finnes på nett: http://www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/prosedyrer/uonskede-hendelser/ Instituttet har hatt hjelp av BHT ifm sykefraværsoppfølging. Kirsten Fuglestved, (på vegne av IOR) Utfordringer knyttet til ventilasjonsanlegg i 2. og 3. etasje i DB. Sak vedr tyveri i lokalene i DB. Forholdet er politianmeldt. Kirsten Fuglestved, SMR Støy fra ventilasjonsanlegg Vannlekkasje SMR har hatt hjelp av BHT ifm ergoterapeut til arbeidsplassvurdering.

3 Sak 4 Diskusjonssak Læringsmiljø Orientering fra fakultetets Læringsmiljøkontakt. Studentrepresentantene i LAMU var invitert til å forberede noen momenter til diskusjonen. a) Krav til et godt læringsmiljø Det finnes ingen konkrete krav. Det er kravene som fremsettes fra studentene som er det vi jobber med. Si fra-systemet er tatt i bruk. Foreløpig ingen grønne eller røde saker. Mange av sakene er relatert til fysiske forhold i lokalene sendes videre til EA sentrum. Rapportering til LAMU vil skje hvert halvår (statistikk skal gis hvert halvår og da naturlig å ta denne videre til både LAMU og PMR). b) Hvilke rutiner fakultetet har for tilrettelegging Ingen faste rutiner. Vanskelig å lage en felles rutine for alle saker da de er så ulike. De tas fortløpende som de kommer til Infosenteret og videre til Marius / Maren. Skjema til bruk for å melde behov ligger på nett. Enkelte studenter tar tidlig kontakt - før de begynner å studere ved fakultetet. Flere benytter seg av tilretteleggingstjenesten på Blindern. Ytterligere momenter som fremkom under diskusjon av saken: Det er utarbeidet rømningsplan for rullestolbrukere, men som bør gjennomgås på nytt. Podcast for å kunne høre forelesningene. Parkeringsforholdene ved fakultetet er til tider vanskelig ved behov for HC-parkering. Sakene forsøkes løst fortløpende. Hvilerom i de ulike bygningene benyttes. Auditoriet i Domus Biblioteca byr på størst utfordringer for studenter i rullestol da det ikke er lett tilgjengelig. Studentene melder om dårlig renhold på toaletter og lesesaler (Domus Nova). Det er mye rot rundt om i Domus Nova studentene tar bl.a. med servise fra kantinene, og kaster ikke søppel slik de skal (snus o.l. mange steder hvor det ikke skal være.) Studentene mener vannkvaliteten i Domus Nova er dårlig. Vannet smaker og lukter mindre innbydende. Også uheldig at man må gå på WC for å hente vann. Det burde være vannstasjoner tilgjengelig i studentarealene, og da i andre soner enn på toalettene. Dette bør undersøkes. HMS-koordinator kontakter Bedriftshelsetjenesten for å forespørre måling av vannkvaliteten. Videre så undersøkes det muligheten for vannstasjon / vannrensere utenom toalettarealer. Bør ha nærhet til 2. etasje.

4 Addendum: BHT: Det må være gårdeiers ansvar å dokumentere at han leier ut et bygg med tilfredsstillende vannkvalitet og jevnlig renhold i bygget. Disse forholdene bør jo også være regulert av leiekontrakten mellom UiO og utleier. Da det er kommet inn klage bør EA kunne ta dette opp direkte med gårdeier? Hva sier leiekontrakten om disse forholdene? BHT har ikke måleutstyr som kan verifisere vannkvaliteten. Om det er mistanke om forringet vannkvalitet kan vannprøver sendes inn til laboratorium for analyse (Mattilsynet, Folkehelseinstituttet, NIVA eller annen miljølab). Lesesalsadgang ved eksamensperioden ekstra stort press når eksamen avvikles. Mer komprimert eksamensperiode i DN med digital eksamen så det vil endre seg litt etter hvert som digital eksamen utvides. Kan det være aktuelt å benytte Professorboligen til eksamen? Ødelagte bokskap JSU melder ifra om hvor og hvilke skap. Sak 5 Orienteringssaker: a) Fakultetets bruk av Bedriftshelsetjenesten Halvårsrapport for fakultetets bestillinger første halvår 2013 (sendt ut på e-post) Bestillinger for 2014 prosedyre og bestillingsskjema på nett (Bestillinger av tjenester fra BHT for 2014 skal være gjort innen 31. oktober forlenget frist til 11/11-2013, og fakultetet skal ha møte med BHT innen utgangen av november for endelig å avgjøre fakultetets bestillinger.) Saken ses også i sammenheng med sak 3/2013 om det er innspill der fra vernelinjen. LAMU og enhetene vil få tilsendt rapport pr 3. kvartal 2013 som vil være et bedre utgangspunkt for bestilling for 2014. Denne rapporten er under utarbeidelse nå. b) Radonmålinger Målinger viser at det ikke behøver og gjøres noen tiltak der det er gjort målinger. Info på UiO nettsider Ovennevnte oversikt inkluderer kun UiOs egne bygg, men ikke bygninger hvor vi leier lokaler. LAMU ber om at det for leide bygg innhentes dokumentasjon på at det ikke er radon i grunnen. HMS-koordinator tar dette opp med Eiendomsavdelingen sentralt som må ta dette videre med aktuelle gårdeiere.

5 Rosenkrantz gate, Universitetsgaten 22/24 og Arbins gate fases nå ut så der er det ikke aktuelt å etterspørre slik dokumentasjon. Addendum: Tilbakemelding fra Eiendomsavdelingen: UiOs leide bygninger ligger inne i prosjektet og er planlagt utført i inneværende sesong. Det gjøres nå målinger av timeverdier i bygninger hvor det kan være nødvendig med tiltak (basert på tidligere langtidsmålinger). Samtidig skal det nå utplasseres målere (sporfilmer) i resterende eide bygninger og i leide bygninger. Disse vil bli offentliggjort og behandlet av prosjektteamet når de foreligger (på ettervinteren 2014) Bygningsmassen til fakultetet pr i dag, og status for radonundersøkelse: Bygning Domus Media Domus Academica Domus Biblioteca Professorboligen Gymnastikkbygningen Status Målinger foretatt, resultat OK Målinger foretatt, resultat OK Målinger foretatt, resultat OK Målinger foretatt, resultat OK Gymnastikkbygningen er på planen, måletidspunkt vurderes i forhold til ferdigstillelse. Domus Nova Målinger foretas vintersesongen 2013/2014 Universitetsgt. 22-24 Leieforhold avsluttes 31/12-2013 Rosenkrantzgt. 11 Leieforhold avsluttes 31/12-2013 St. Olavsgt. 23 Målinger foretas vintersesongen 2013/2014 Cort Adelers gate 30 Målinger foretas vintersesongen 2013/2014 Arbinsgate 7 Leieforhold avsluttes 31/12-2013, eller noe senere, avhengig av tilgang på nye lokaler. St. Olavs gate 24 Målinger foretas vintersesongen 2013/2014 c) Brannvern Domus Nova Assisterende fakultetsdirektør orienterte om saken. Nyhetsartikkel på fakultetets nettside: http://www.jus.uio.no/studier/aktuelle-saker/2013/effektiv-romming-av-domus-nova.html Innspill som fremkom på møtet: Informasjon om alternative rømningsveier ved å ha en visning i lesesalene og Læringssenteret som da gjennomgår hva som er rømningsveiene og hvordan man åpner dører. Gjøre informasjon tilgjengelig på semestersidene der er studentene ofte inne. Tydeligere skilt av både rømningsveier og åpningsmekanismer på dører.

6 Fadderuka kan kanskje være et sted å ta opp informasjon. Dette må tas videre til Juristforeningen som er programansvarlig for Fadderuka. Fadderne kan kanskje vise studentene hva som er rømningsveier? JSU ser på saken og melder tilbake til HMS-koordinator. d) Utnyttelse av arealene fakultetet disponerer Muntlig orientering fra HMS- og bygningskoordinator på følgende punkter: Status fasadarbeider (og hagen) sentrumsbygningene inkl Professorboligen Domus Media Vest ansatte og studentarealer St. Olavsgate 23 endring i bruk (inn- og utflyttinger) St. Olavs gate 24 som erstatning for bl.a. lesesalene i Rosenkrantzgate fra 2014 Nyhetsartikler på fakultetets nettsider http://www.jus.uio.no/for-ansatte/aktuelt/aktuelle-saker/2013/flytter-inn-imidtbygningen.html http://www.jus.uio.no/studier/aktuelle-saker/2013/kantine-dm.html e) Domus Nova kloakklukt-problematikken Orientering ved områdeleder Tone Thrap-Meyer. Møtereferatet fra møte i prosjektgruppe samt logg over tidligere tilfeller og utbedringer. Som foreslått i sakspapirene skal det foretas en trykktest for å se om man da kan fremprovosere kloakklukten og da kunne lokalisere lukten og årsaken til den. Slik test vil bli foretatt på kveldstid eller i helg. Eksamensperioden starter snart og denne testen bør være gjennomført før eksamen. Da kan man kanskje ha fått utbedret et evt problem hvis det er innvendig i DN. Veldig uheldig hvis lukten kommer imens eksamen avholdes i DN. Det er utarbeidet et spørreskjema som de ansatte, Juriteket og Læringssenteret kan benytte til å gi ytterligere informasjon. f) Status samlokalisering av fakultetet i Kristian August kvartalet Assisterende fakultetsdirektør orienterte om at forhandlingene er tatt opp igjen med Entra. Foreløpig ikke noe nytt å melde i saken.

7 g) Stipendiatundersøkelse 2013-2014 Notat fra Eirik Haakstad. Det kom spørsmål i møtet på om det kun er ph.d.-kandidatene som spørres i undersøkelsen. Lages det en form for spørreskjema også til de ansatte rundt kandidatene? Undersøkes nærmere med prosjektgruppen. h) Vernerunder 2013 Vi minner om at det skal gjennomføres vernerunder ved alle enheter innen utgangen av 2013. Unntak gjelder for de som flytter til Domus Media Vest november 2013. Utdrag av protokoll fra møtet 31/5-2013 som gir info. Lokalene i St. Olavs gate 23 hvor NIFS og IfP fraflytter må det også sørges for vernerunder. Det er lokaler som vil fortsatt være i bruk, riktignok av andre enheter enn i 2013. Oslo, 6. desember 2013 Kirsten Fuglestved Nestleder av LAMU Kari Hegerstrøm sekretær for LAMU/ HMS-koordinator

MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN-LAMU) Perioden 2012 2014 Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Yngve Hafting (lokalt hovedvernombud (L-HVO)) (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Arvid Thorstensen (TA), Kai Åge Fjeldheim (MNfak) REFERAT fra møte 27. november 2013, Fakultetsstyrerommet TILSTEDE Arbeidsgiversiden: Frank Sarnes, Rigmor Bjørli, Arbeidstakersiden: Klaus Høiland, Berit Kaasa, Yngve Hafting, Eivind Samuelsen Observatør: Arvid Thorstensen (TA) (deltok frem til sak 20), Knut Andresen (BHT) Forfall: Morten Dæhlen, Carl H. Gørbitz DAGSORDEN Dagorden til møtet ble godkjent med følgende endring: Arealbruk ved MN Langtidsplan utsettes Sak 18: Referat fra møtet 25.september 2013, jmf. vedlegg Vedtak: Referat fra møtet 25.sept.2013 ble vedtatt. Sak 19: Status orientering ved leder av MN-LAMU Ledelsen orienterte om at: - Bestillingsmøte med BHT ble gjennomført den 25.11 og at neste år ville BHT gjennomføre alle møtene med lokale enheter direkte - Fakultetet vil tydeliggjøre HMS-ansvaret i ny organisasjonsstruktur med etablering av nivå 4 på enhetene - Et årshjul for HMS vil bli utviklet for å støtte opp om at sakene blir planlagt og fulgt opp Vedtak: Status orientering tas til etterretning Sak 20: Sammenslåing av verkstedene Ledelsen orienterte om endringer i prosessen etter lederskiftet, om ny modell og at dokumentet ville bli lagt frem i IDF møtet og i neste styremøte. Vedtak: Arbeidsgiver orienterer alle verkstedansatte ved de berørte instituttene fortløpende, minimum en gang pr måned, om følgende: - involvering av de ansatte i prosessen

MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN-LAMU) Perioden 2012 2014 Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Yngve Hafting (lokalt hovedvernombud (L-HVO)) (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Arvid Thorstensen (TA), Kai Åge Fjeldheim (MNfak) - nåværende status i omorganiseringsprosessen - hva kommer til å skje fremover, samt tidsakse Første beskjed sendes innen 12. desember 2013. Husk at ingen endringer er også viktig informasjon. Sak 21: Utkast til ny HMS-web Vedtak: MN-LAMU tar forslaget til nye HMS-web til etterretning og kom med følgende innspill: Link til kontaktpersoner. Sak 22: Utkast til ny prosedyre for feltarbeid Vedtak: MN-LAMU tar utkastet til ny prosedyre for feltarbeid til etterretning. Det bes vurdert utarbeidet egen prosedyre for studieturer som også ivaretar behovet for dokumentasjon av kontaktinformasjon for pårørende. Sak 23: Utkast til handlingsplan (HP) HMS 2014 Vedtak: MN-LAMU tar utkast til handlingsplan til etterretning. Sak 24: Forslag til møteplan 2014 Vedtak: Møteplan for 2014 vedtas Sak 25: ORIENTERINGSSAKER Knut Andresen, yrkeshygieniker i BHT gjennomgikk status for bestillinger til BHT pr. 3. kvartal. Vedtak: Status rapportene pr. 3. kvartal og referatene fra enhetenes LAMU møter tas til etterretning. Eventuelt Det ble reist spørsmål om HMS ansvar i forbindelse med utleie av laboratorier. Dette avklares administrativt. Møtet ble hevet kl. 14:10 Cecil Tidemand Grosch Sekretær

Referat MED-LAMU 13.11.2013 Til stede: Arbeidsgiversiden: Bjørn Hol (leder MED-LAMU) og Knut Tore Stokke Arbeidstakersiden: Espen Lyng Andersen og Maria D.H. Nesteby Observatører: Solveig Skaland (studentrepresentant) Gjester: Kristin Wium i sak 41/2013 Sekretariat: Liv B. Finess Forfall: Eva Helene Mjelde, Sindre Rian og Ole Martin Nodenes (AMU) Sak 39/2013 Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkallingen ble godkjent. Sak 40/2013 Referat fra forrige MED-LAMU Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige MED-LAMU (18.9.2013). Orienteringssaker Sak 41/2013 Si-Fra-systemet for studenter Studieseksjonen v/kristin Wium ga en kort orientering om type saker som er kommet inn til fakultetet etter at Si-Fra systemet ble lansert i september; Det er ikke kommet inn «røde» saker, kun to «gule» meldinger angående læringsmiljøet. Noen av problemstillingene som er meldt inn, hører ikke hjemme i Si Fra- systemet og er derfor videreformidlet til de riktige instansene (til SiO, Ruter, Eiendomsavdelingen v/uio og semesterledere m/ansvar for kvalitetssystemet). Noen forhold jobber Si-Fra-mottaket ved fakultetet videre med, blant annet manglende undervisningsutstyr og hvilerom for studentene på IMB. Si-Fra-mottaket ved fakultetet mener at det fortsatt er en terskel blant studentene for å melde inn saker. Det er behov for å informere bedre om saksgang og hvor de ulike sakene kanaliseres. Det er bedt om innsynsbegjæringer på de to sakene som er meldt inn. Dette har krevd mer arbeid enn å kanalisere sakene til riktige instanser. Dette skyldes behov for «sladding» av studenters identitet. Det arbeides også med å få til enhetlige rutiner for skjerming i Ephorte. Sak 42/2013 Kort orientering fra fakultetsledelsen - ARK-undersøkelsen vil bli gjennomført sekvensielt ved fakultetets enheter, ikke samtidig slik det var tenkt i utgangspunktet (se sak 37/2013). Planen er nå at undersøkelsen blir gjennomført ved fakultetsadministrasjonen i desember 2013 med oppfølgingsmøter i januar/februar 2014. Klinmed starter planleggingen nå og gjennomfører undersøkelsen tidlig i 2014. Helsam vil gjennomføre undersøkelsen i løpet av våren 2014, mens IBM venter til høsten 2014.

- Soria Moria-prosjektet er nå kommet så langt at det vil bli sendt ut en brukerundersøkelse i nær fremtid. Undersøkelsen vil gå til et utvalg studenter (studieseksjonen), til alle brukerne av REK (1000 personer), til vitenskapelige ansatte og til kollegaer i fakultetsadministrasjonen. - Det planlegges en omstrukturering i fakultetsadministrasjonen, fra dagens 7 seksjoner til 4 seksjoner. Dette vil berøre noen av de nåværende seksjonslederne som vil bli teamleder i de nye seksjonene eller gå over i en stabsfunksjon. Arbeidsoppgavene til øvrige ansatte vil ikke bli berørt. Det er nedsatt en arbeidsgruppe der både verneombud og tillitsvalgt deltar for å se på mulige utfordringer som en slik organisering kan medføre. Planen er at endringene skal gjennomføres fra nyttår. - En sak som er feil gjengitt i Universitas har innvirkning på arbeidsmiljøet for de ansatte i Studieseksjonen. Det hevdes feilaktig at fakultetet er satt under politietterforskning med bakgrunn i en anmeldelse fra en student som mener fakultet bedriver dokumentfalsk. Saken var henlagt fra politiets side allerede før Universitas gikk i trykken. Universitas ble derfor bedt om å dementere påstanden. Dette er nå gjort. Sak 43/2013 Kort orientering fra lokalt hovedverneombud - Det er blitt jobbet mye med saken om renholdet for ansatte med arbeidsplass i OUS se sak 45/2013. - Lokalt hovedverneombud overtar ledelsen av MED-LAMU fra neste år. Det har derfor vært prioritert å øke kompetansen innenfor arbeidet som skal foregå i slike utvalg, blant annet gjennom kursing i regi av Arbeidsmiljøsenteret. - Lokalt hovedverneombud har også deltatt på en del møter sentralt for å forberede valg av nytt vara hovedverneombud ved UiO. Sak 44/2013 Vernerunde v/helsam Handlingsplanene ble tatt til orientering. Hovedinntrykket fra vernerundene er at de fysiske arbeidsforholdene stort sett er bra og at de ansatte setter pris på å få besøk på kontoret av ledelsen og verneombudet. Det er imidlertid slik at de bygningsmessige forholdene, både på Lille Ullevål og i Forskningsveien, bærer preg av mangel på vedlikehold. Gjennom vernerundene skapes det forventninger om at det også vil bli bedringer på forhold som ikke kan løses lokalt. Det er viktig å få kommunisert at instituttet har et begrenset handlingsrom. Instituttet ser fram til å gjennomføre ARK for også fange opp psyko-sosiale utfordringer i arbeidsmiljøet. Diskusjons- og vedtakssak Sak 45/2013 Renhold for ansatte med arbeidsplass i OUS Lokalt hovedverneombud la fram bakgrunnen for saken og hvordan saken er blitt behandlet til nå. Saken er fremmet med bakgrunn i Arbeidsmiljølovens 1, pkt. a. Lokalt hoved verneombud og verneombudene på Klinmed mener at man gjennom nåværende rengjøringsfrekvens bryter mot denne bestemmelsen. Gjennom diskusjonen kom det fram at man trenger mer detaljert kunnskap om hvor mange ansatte /kontorer dette gjelder og hvor disse arealene befinner seg på sykehusene, for å kunne gå videre med saken.

Etter forslag fra utvalgets leder, ble det fattet følgende vedtak: MED-LAMU ber fakultetsledelsen om å følge opp denne saken og rapportere tilbake om sakens progresjon. Sak 46/2013 Møteledelse 2014 og møter våren 2014 Det ble fattet følgende vedtak: Espen Lyng Andersen leder arbeidet i MED-LAMU i 2014. Datoene for møter våren 2014 blir: 26.februar kl.14.30 16.00 21.mai kl.14.30 16.00 Det vil bli sendt innkalling i NOTES slik at tidspunktene allerede nå blir blokkert. Referatsaker Sak 47/2013 - Referat fra møte i AMU 23.9.2013 - ingen kommentarer - Referat fra møte i IMB-LAMU 5.9.2013 - ingen kommentarer Sak 48/2013 Eventuelt Lokalt hovedverneombud meldte at han på neste møte i utvalget ønsker å diskutere om medlemmene i utvalget bør ha to vararepresentanter for å sikre fulltallige møter.

Protokoll fra møte i LAMU 12. November 2013 12. november 2013, kl. 13.00-15.00, møterom 1133, 11. et NHA SAK 1 Godkjenning av sakslisten Godkjent. SAK 2 Godkjenning av referat (fra forrige møte) Godkjent. SAK 3 Studentrelaterte saker 1. Studentrepresentanten understreker viktigheten av riktig saksbehandling rundt søknader om tilrettelagt eksamen. Retningslinjer for søknad om tilrettelagt eksamen finnes på fakultetets nettsted: http://www.sv.uio.no/studier/admin/eksamen/tilrettelegging/index.html 2. Bruk av masterlesesalsplasser ved fakultetet. SAK 4 Saker fra læringsmiljøkontakten Ingen saker. SAK 5 Ombygging av 2, 3 og 4 etasje i Eilert Sundts hus Ferdigstillelse: 5. februar. Innflyttingen skjer i slutten av februar, se sak i SV-nytt: http://www.sv.uio.no/for-ansatte/aktuelt/aktuellesaker/2013/beklager-byggebraket-.html SAK 6 LAMU-seminar 2014 Tidspunkt for LAMU-seminaret 2014 er satt til fredag 14. mars i Gamle Logen. Seminaret starter kl 0900 og avsluttes med lunsj fra kl 12. Tema for seminaret fastsettes på AMU-møtet i desember. SAK 7 Orientering om aktuelle saker fra lokalt hovedverneombud 1. Sak i formøte for verneombudene ved fakultetet: Ønske om et førstehjelpskurs på fakultetet. Tips til firma: "Først på stedet" ved Jostein Aure. Ta evt kontakt med Frøydis Gjerpe Bekkedal ved PSI. 2. Vurdere innkjøp av hjertestarter på fakultetet, eventuelt lokalisert ved SV-infosenter. 3. Lokalt hovedverneombud ber om at informasjon om byggearbeidet sendes fra administrativ leder til alle ansatte på enheten. Dette for å sikre forutsigbarhet for alle ansatte. SAK 8 Møteplan 2014 Møteplanen for LAMU i 2014 er tirsdager kl 13-14: 4. mars, 6. mai, 16.

september, 11. november SAK 9 Eventuelt Ingen saker.

Naturhistorisk museum Til LAMUs medlemmer, varamedlemmer og observatører. Dato: 03.12.2013 Saksnr.: 2012/514 Administrasjonen Postboks 1172 Blindern NO-0318 Oslo www.nhm.uio.no e-post: postmottak@nhm.uio.no Besøksadresse: Sars gate 1, Oslo Telefon: 22 85 17 04 Telefaks: 22 85 18 32 e-post: k.e.semb@nhm.uio.no REFERAT FRA LOKALT ARBEIDSMILJØUTVALG 4/13 DEN 03. 12. 2013. Arbeidsgiverrepresentanter: Geir Rogstad Jon Lønnve Cecilie Webb Arbeidstakerrepresentanter: Bjørn Petter Løfall May-Liss Funke Anne Tiril Myhre Pedersen Kristian Seierstad Siri Rui Einar Strømnes Observatører: Kaj R. Jensen Krenar Badivuku Avdelingsdirektør og ansvarlig for studentenes læringsmiljø. Leder for LAMU i 2013. Seksjonssjef. Arbeidsgiverrepresentant, vara. Ledende verneombud. Avdelingsingeniør. Studentrepresentant, forfall. Studentrepresentant, forfall. Arbeidstakerrepresentant, vara, forfall. Arbeidstakerrepresentant, vara, forfall. Områdeleder Eiendomsavdelingen. HMS-koordinator (Sekretær). Vedtakssaker Sak 31/13 Referat fra LAMU-møte 5/12. Referatet var lagt ved innkallingen. Geir Rogstad ønsket velkommen til LAMU medlemmer og Krenar Badivuku som ny HMS-koordinator. Bjørn Petter Løfall ønsket orientering rundt renholds situasjonen ved Lids hus. Geir Rogstad informerte om at renholdsavdelingen har gjennomført et ekstraordinært renhold der fokuset var å fjerne støv fra alle horisontale flater i huset. Kaj R. Jensen informerte om at ved behov for ekstraordinær rengjøring så kan det sendes en epost til teknisk-renhold@dmin.uio.no. Sak 32/13 Valg av ny leder for LAMU for 2014 Ny leder for LAMU skal for 2014 være fra arbeidstakersiden. HMS-koordinator fremmet forslag om at arbeidstakersiden presenterer sin kandidat ved neste møte som også er 1. første LAMU møte i 2014. Arbeidstakersiden støttet 1

Naturhistorisk museum forslaget. Geir Rogstad vil dermed fungere som LAMU leder frem til første møte i 2014. Sak 33/13 Fremtidige LAMU møter Møteplan vår 2014 Det ble bestemt at første møte holdes tirsdag 4.3.2014. Videre ble det bestemt at de resterende møtedatoene bestemmes på dette første LAMU møtet (4.3.2014). Orienteringssaker Sak 34/13 Studentsaker. Ingen innspill Sak 35/13 Sak 36/13 Sak 38/13 Sak 39/13 Sak 40/13 Bestilling fra bedriftshelsetjenesten Bestillingen var lagt ved innkallingen. HMS-koordinator informerte om møtet med bedriftshelsetjenesten. Geir Rogstad orienterte om at det totalt er bestilt 215 timer fra BHT for 2014, men at det er mulig å bestille tjenester utover dette ved behov. Gjennomføring av vernerunder Fristen for å sende inn handlingsplan til HMS-koordinator, etter gjennomførte vernerunder, ble satt til 15.1.2014. HMS-koordinator anbefalte at man fokuserte på det fysiske miljøet ved gjennomføringen av vernerundene. Bjørn Petter Løfall fremmet forslag om å se på muligheten for å gjennomføre vernerunder tidligere på året istedenfor å vente med dette til slutten av året. Det var enighet om at dette kunne være gunstig. Forslaget settes på sakslisten til neste LAMU. Radonsituasjon HMS-koordinator informerte om kontrollmålinger av radon som skal gjøres i vinter. Målingene gjøres i alle rom som tidligere har blitt målt. I tillegg til dette vil man også gjøre målinger i administrasjonsbrakka for å utelukke radonfare. Odd Magne Solheim fra radonor og HMS-koordinator setter opp sporfilmer i forbindelse med kontrollmålingene 6.12.2013. Ekstraordinært valg av VO i SFS HMS-koordinator orienterte om at både VO og vara VO ved SFS slutter innen utgangen av 2013. Videre ble det informert om at det foretas et ekstraordinært valg i løpet av januar-2014 for å sikre at SFS får ny verneombud og varaverneombud. Uønskede hendelser HMS-koordinator informerte om at han ønsket at samtlige skulle bruke skjema for uønskede hendelser i forbindelse med rapportering av dette. Det kom innspill på at det bør sjekkes rundt om det ligger flere skjemaer på UiO sine sider som kan skape forvirring. HMS- koordinator sjekker opp i dette. 2

Naturhistorisk museum Bjørn Petter Løfall foreslo at HMS koordinator kunne sende en påminnelse til alle ansatte ved NHM om hvilke skjema som skal brukes ved rapportering av uønskede hendelser. Sak 41/13 Eventuelt. Geir Rogstad informerte om at det vil komme en invitasjon fra sentral AMU til NHM der det er ønskelig at to fra henholdsvis arbeidstaker og arbeidsgiversiden stiller, samt HMS-koordinator. Sentral AMU ønsker en presentasjon fra NHM der NHM deler erfaringer i forbindelse med å få ansatte til å stille på valg. Eksempelvis verneombudvalg eller etasjeansvarlig i forbindelse med brannvern. Neste møte: 4. mars, klokken 0900 i administrasjonsbrakka. Krenar Badivuku Sekretær Kopi: Arbeidsmiljøutvalget v/hms-stab. (hms-post@admin.uio.no) NHMs interne informasjonsside v/e. Aronsen. Seksjonsledere og verneombud ved NHM. Hovedverneombudet ved UiO Hege Lynne. (hege.lynne@kjemi.uio.no) Arkiv 3

Møte i LAMU, mandag 16. desember. R E F E R A T Referat fra møtet 16. september ble godkjent. 1 - Radon i VSH, ellers ved KHM, status på det Ralfs Karsten kunne fortelle at det for tiden utføres kontrollmålinger av radon. Videre kunne han fortelle at EA har satt av 1 mill. for tiltak på VSH i 2014 og 1 mill. i 2015. EA også avsatt midler til tiltak i Frederiks gt. 3 2 mill. i 2014 og 1 mill. 2015. Driftssjef Arvid Thorstensen har i mail av 13/12-13 bekreftet dette. EA har i sitt langtidsbudsjett lagt inn rehabilitering av Frederiks gt. 3 med 80 mill. i 2017 og 80 mill. i 2018. En vesentlig del av dette rehabiliteringsprosjektet vil omhandle utskiffting/rehabilitering av vinduer og installasjon av ventilasjonsanlegg. Sistnevnte vil være et viktig tiltak i forhold til radonforekomstene. 2 -Vernerunder 2013 ved KHM, status Ralfs LAMU er enig i at KHM venter med vernerunder til ny organisasjonsstruktur er på plass i løpet av 1. halvår 2014. Dessuten vil det i løpet av 1 1,5 år bli flyttet 50 60 personer opp til Økern. Felt kan derimot gjennomføres. 3 - Kontakt mellom VO-ene og deres nærmeste leder, hvordan fungerer dette ved KHM? Bakgrunn - FOR-1996-12-06-1127 vedr. krav til dokumentasjon. Det skal være en regelmessig dialog som kan dokumenteres. Dette ble etterspurt av Arbeidstilsynet på tilsynet som ble gjort på UiO ved MED, Mat-nat og OD i våres og i høst. Ralfs Ingeborg: Ledere er blitt anmodet om å ta kurs i HMS, modul 5. Lite har skjedd, men dette vil heretter bli fulgt tett opp slik at alle ledere tilegner seg de grunnleggene HMS-kunnskapene, som trengs i samarbeidet med Verneoragnisasjonen. Karsten: Tas med i arbeidet i forbindelse med implementeringen i ny organisasjon.

4 - Tonere i printere er kjemikalier som visstnok krever datablad. Jeg er blitt gjort oppmerksom på at det kan forekomme utilsiktet utslipp av toner-pulveret og at andre steder på UiO har datablad spes. med tanke på hva gjør man ved utslipp. Har vi det? Så vidt jeg har forstått datablad bør vare på alle de stedene hvor stoffet er tilstede. Det siste gjelder også andre kjemikalier, altså respektive datablad skal visstnok være på det stedet hvor kjemikalier befinner seg. Datablad skal henges opp ved alle kopierings- og printerenheter. Jan tar nærmere kontakt med HMS ledelsen ved UiO for å rådføre seg om tiltak i forbindelse med utilsiktet utslipp og hvordan dette skal behandles. 5 - Håndtering av farlig avfall ved KHM. Vi har hatt en del oppmerksomhet rundt stoffene i Etnografisk samling. Noe av dette ender opp i støvsugerposer til sentralstøvsuger under rengjøring av gjenstander. Så vidt meg kjent ender disse posene i vanlig avfallscontainer. Er dette korrekt måte å bli kvitt disse, eller burde man fått en rutine på plass at dette potensielt farlige avfallet blir destruert på en forsvarlig måte? Spes. med tanke på nært forestående oppstart av arbeid med pelssamlingen er det en fordel å ha en god rutine på det. Jan konfererer med Økern-personale og hvordan de forholder seg til dette. Videre kontakter Jan HMS-ledelsen og rådfører seg med de. 6 Møte med BHT innmeldte ønsker og behov. Ingeborg Ingeborg orienterte om at KHM har vært i møte med BHT og har kommet med inn spill på saker som KHM ønsker bistand til. I Forkant av møtet var lederene oppfordret til å komme med innspill på BHT-tjenester de ønsket bistand til, men det var meget liten respons kun èn. Endelig plan for BHT tjenester sendes ut til lederne når denne foreligger. 7 - Eventuelt Sak A, fra Ralfs: Ref. til sak nr. 10 av 16.september Verneområder omorganisering. Her er det vi ble enige på verneombudmøtet. Skulle jeg kanskje lagt dette inn i ephorte? Mvh Ralfs Vedrørende spørsmål i LAMU 16.09.2013 om omorganisering av verneområder ved KHM KHM befinner seg i en prosess som vil føre til en ny struktur av organisasjonen fra 01.01.2014. Verneombudene er enig i at som følge av denne prosessen justeringer av verneområder bør foretas.

Deltagere på møtet ble enig om at det er mest hensiktsmessig å avvente til den nye organisasjonsstrukturen er på plass og den fysiske plasseringen av tilsatte ved KHM avklart før man kan ta stilling til endring av eksisterende og ev. opprettelse av nye verneområder. I lys av dette virker en ev. utsettelse av valg av verneombud ved KHM til januar 2014 hensiktsmessig. Sak B, Karsten orienterte om intern arbeidsgruppe for Økern-prosjektet. Sak C, Videre orienterte Karsten om at Karl overtar ledelsen av administrasjonen fra 1/1-14 og at Karsten, samtidig, går over i stabslederfunksjonen. Sak D, Ny områdeleder EA sentrum. Kaj R Jensen er tilbake som områdeleder. Karsten påpekte viktigheten med et godt og nært samarbeid framover i forbindelse med små og store prosjekter. Karsten orienterte om at det er avsatt 500 tusen til asbestsanering i Afrika-salen i HM. Videre har EA avsatt midler i et langtidsbudsjett for rehabilitering av Fr. gt. 3 i 2017/18, hvor bl.a. tiltak i forhold til radongass og installasjon av ventilasjonsanlegg inngår. Likeså er det budsjettert for tiltak i forhold til Radongass på VSH i 2015. Sak E, Ralfs: Arbeidsmiljøundersøkelse? Ralfs viste til at det kunne være smart å gjennomføre en slik undersøkelse både før og etter en omstillingsprosess for å måle suksess. Ingeborg og Karsten meddelte at det ikke er rom for å gjennomføre en arbeidmiljøundersøkelse midt oppe i en omorganiseringsprosess og at KHM satser på å gjennomføre undersøkelsen i 2015/2016. 18.12.13 Jan S. Jensen

Universitetet i Oslo Notat Referat fra møte i SA-LAMU Sentraladministrasjonen Tirsdag 19.november 2013 Til stede: Fra arbeidsgiversiden:, Tove Kristin Karlsen (leder), Johannes Falk Paulsen,Marianne Mancini, Gry Anita Hemsing Fra arbeidstakersiden: Bjørg Irene Larsen, Magnhild Nesheim, Vigdis Rønnestad, Lars Tallberg Observatør: Per Erik Syvertsen Sekretær: Marit Fosseli Olsen Sak 10/2013 Informasjon om romfordeling etter IHR-prosessen i SA Johannes Falk Paulsen gikk igjennom en presentasjon hvor et forslag til romfordeling av den nye organisasjonen ble gjennomgått. Universitetsdirektøren har oppnevnt en arbeidsgruppe som skal utarbeide et forslag til romløsning på bakgrunn av omorganiseringen som skjer med virkning fra 1.1.2014. Marianne Mancini orienterte om organiseringen ved Sogn Arena hvor hele Enhet for Administrativ støtte samlokaliseres. Sak 11/2013 Hjertestartere i SA Det ble på LAMU møtet 4.9 ble det fremmet et ønske om få kartlagt hvor hjertestartere befinner seg i Lucy Smiths hus og opplæring i bruk av disse. Det er gjort en henvendelse til BHT og HMS avdelingen, som igjen har gitt tilbakemelding om hvor hjertestartere befinner seg ved UiO og hvilke krav som stilles til brukerne. Oversikten over hjertestartere vil bli sendt LAMU. Det stilles ingen krav om helsefaglig bakgrunn for å kunne bruke hjertestartere, men det er viktig at brukerne har gjennomgått førstehjelpskurs. Vedtak: EA vurderer om hjertestarterne kan plasseres annerledes for å være best mulig tilgjengelige. Det undersøkes mulighet for å tilby førstehjelpskurs til ansatte som ønsker det. Organisasjons- og personalavdelingen Kontoradr.: Lucy Smiths hus, 6. et., Problemveien 7, 0313 OSLO Telefon: 22 85 63 81 Telefaks: 22 85 62 50 postmottak@admin.uio.no http://www.uio.no/om/organisasjon/adm/opa

Universitetet i Oslo 2 Sak 12/2013 Ny organisering av vernelinjen - Eventuelt I forbindelse med den nye organiseringen av sentraladministrasjonen fra 1.1.2014, må det også etableres en ny verneorganisasjon. Johannes viste en oversikt over det nye organisasjonskartet og hvilke muligheter som finnes for etablering av nye verneområder. USIT og EA opprettholdes som egne verneområder. Forskjellige løsninger ble diskutert, bla om det skal tas geografiske hensyn eller om inndeling skal gjøres i forhold til fagområder. Det ble også diskutert om ny organisering først skal tre i kraft når det er nyvalg på verneombud og når man har sett hvordan den nye organisasjonen fungerer. Verneombudene ønsket å diskutere dette i sine lokale miljøer før saken tas opp igjen på neste LAMU møte. Marit Fosseli Olsen Kopi: Fagdirektører Universitetsdirektøren AMU