Innkalling til ordinært sameiermøte 2011

1 Ringnes Park Øst Gårdsrom Innkalling til ordinært sameiermøte 2011 Ordinært sameiermøte i Ringnes Park Øst Gårdsrom, avholdes torsdag 14. april 2011, kl. 19:45 i OBOS sine lokaler, Hammersborg torg 1. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to seksjonseiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2010 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 til 5 styremedlemmer for 2 alternativ 1 år C) Valg av valgkomité Oslo, 17.03. 2011 Styret i Ringnes Park Øst Gårdsrom Peter Anker-Nilssen /s/ Runar Glørud /s/ Ole Nupen /s/ Christopher Michael Snyder /s/ Jørn Haugan /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

Side 2 Ringnes Park Øst Gårdsrom TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Peter Anker-Nilssen Jordstjerneveien 21 D Styremedlem Runar Glørud Toftes Gate 6 Styremedlem Ole Nupen Toftes Gate 2 Styremedlem Christopher Michael Snyder Toftes Gate 8 Leil 6405 Styremedlem Jørn Haugan Biermanns Gate 9 GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 5 styremedlemmer er det ingen kvinner og 5 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet omfatter Gnr. 225, Bnr. 283, beliggende i Toftesgate 2 og 12 i Oslo kommune, som omfatter utendørsarealet for sameiene i Ringnes Park Øst. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 991074147. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Selskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. VAKTMESTERTJENESTE Vaktmestertjenesten for utearealet er ivaretas av selskapet Fucia Multiservice AS mobil: 92 44 65 99. Dersom vaktmester rekvireres må seksjonseier påregne og måtte betale for tjenesten selv der dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd,

Side 3 Ringnes Park Øst Gårdsrom HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Sameiet er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. LÅN Sameiet har innvilget kassekreditt i OBOS Lån & Spar avdeling boligselskaper. Se balansen samt note i regnskapet. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT OBOS har fremforhandlet avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Kraftforvaltningsavtalen utløper den 31.12. 2011. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet Sameiet har tiltrådt denne avtalen, Sameiet Ringnes Park Øst Gårdsrom administrerer avtalen for øvrige sameier i Ringnes Park Øst. FJERNVARME Sameiet får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS. Dette gjelder fjernvarme til alle boligsameiene samt Garasjesameiet Ringnes Park Øst.

Side 4 Ringnes Park Øst Gårdsrom STYRETS ARBEID Styret til sameiet har denne perioden vært satt sammen av fem medlemmer, som også har vært styremedlemmer i alle de andre styrene i Ringnes park øst-sameiene. Ordningen har vært meget vellykket. I tillegg til daglig drift, ivaretakelse og utvikling av gårdsrom, garasje/boder og seks boligsameier har følgende arbeid stått i fokus i perioden: Gårdsrommets beplantning har blitt reparert og gjort penere. Internkontrollsystem er etablert og rutiner følges forskriftsmessig. Serviceavtale for kontroll av det branntekniske anlegget for hele området samlet, er etablert. Ny leverandør for kontroll av lekeapparatene har blitt valgt og rapportering fungerer. Heisalarmene i alle sameiene behandles av samme leverandør etter tilbudsinnhenting. Det er opprettet en egen gruppe på nettsamfunnet facebook, til bruk som uformell informasjons- og tilbakemeldingskanal for styret og eierne/beboerne. Vår Internettside er fornyet. Kabel-tv-avtalen er tatt opp til vurdering og tilbud er innhentet, og samme avtale med Canal Digital videreføres med tanke på at mange eiere/leiere har kjøpt dekoder og at bedre pris hos dem ikke var mulig å fremforhandle. Alternative energikilder til fjernevarmen er vurdert og funnet for kostbare å installere for oss nå, og sannsynligvis ikke mulig ettersom området vårt er regulert for fjernvarme fra kommunen side. Anti-grafitti-avtalen vi hadde, er oppsagt mot reparasjon etter at leverandøren ødela deler av fasaden mot Valdresgata vaktmesteren vår tar seg heretter av arbeidet. Det jobbes med å samle alle bygningsforsikringene våre hos samme assurandør. Forsikringsselskapet er allerede det samme for alle sameiene. Styret har fått egen e-postadresse og eget kontakttelefonnummer. Generell informasjon: Styret har igjen avvist å gjøre om bocca-banen til gressplen på grunn av den sekssifrede kostnaden. Styret har fått en henvendelse fra Valdresgata borettslag om å være med på deres sommerfest i Valdresgata. Vi venter på mer informasjon og dato for arrangementet. Styret minner om at alle må skaffe seg postkasseskilt, se informasjon på nettsiden og facebook. Styret forandrer navn på ringeklokketablået. Styrets e-postadresse: rpoggs@gmail.com, og telefonnummer 40 05 42 50. Styret håper at styresammensetningen kan fortsette, slik at området vårt får like effektiv forvaltning som vi mener at vi har hatt denne perioden. Formålet er å sikre ro, orden og trygghet for beboere og besøkende, oppnå kostnadsbesparelser ved stordrift og ha en helhetlig plan for forsvarlig drift og vedlikehold av fellesfunksjoner. Alt med sikte på å ivareta eiendommenes verdi og boligområdets gode renommé.

Side 5 Ringnes Park Øst Gårdsrom Sameiet har fremdeles dårlig likviditet. Den har bedret seg noe det siste året, men behovet for kassakreditten, som sameiet har, er fremdeles der. Den videreføres. Årsaken til opprettelsen av kassakreditten, er den økte og uforutsette fjernvarmekostnaden, cirka to år tilbake. Målet for neste styreperiode er å bli kvitt kassakreditten. Etter planen vil kassakreditten innen utgangen av neste budsjettperiode være nedbetalt. Felleskostnad kategori brensel, har som forespeilet tidligere, blitt redusert. Se egen side i årsberetningen angående dette.

Side 6 Ringnes Park Øst Gårdsrom BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for 2011. Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Sameiet har ved utgangen av 2010 en negativ egenkapital. Dette skyldes i hovedsak at kostnadene til fjernvarme ble vesentlig høyere enn hva som var estimert av Hafslund Fjernvarme. Dette var gjeldende for både 2009 og 2010. Sameiet måtte derfor søke om kassekreditt for å betjene sin leverandørgjeld. Samtidig ble fellskostnadene økt betraktelig slik at sameiet for 2011 forventer å få et positivt resultat som igjen vil styrke egenkapitalen. RESULTAT Årets resultat på kr 137 681,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr 1 799 371,- mot budsjettert med kr 1 185 130,-. Årsaken til avviket er at fellskostnadene ble økt med ca 102 % fra 1. juli. Dette grunnet vesentlig høyere kostnader til fjernvarme en estimert fra leverandøren. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr 1 655 948,- mot budsjettert med kr 1 201 602,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: økning i kostnadene til fjernvarme. Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 50 002,-, mens regnskapet viser kr 34 477,-. Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til balansen, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2010 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

Side 7 Ringnes Park Øst Gårdsrom KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den 1.1.2011: Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr 500.000 3,05% fra kr 500.000 til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill FJERNVARME Det er ikke forventet noen økning i kostnader til fjernvarme. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.

Side 8 Ringnes Park Øst Gårdsrom INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR 2011 (Budsjett) Til orientering for sameiermøtet har styret satt opp en oversikt over beregnede driftinntekter og driftkostnader i 2011. Tallene er vist som egen kolonne lengst til høyre for resultatoppstillingen. Budsjettet viser et forventet driftsresultat på kr 653 125,- og et forventet årsresultat på kr 647 625,-. Oversikten er basert på ca 9 % reduksjon av felleskostnader fra 1. januar. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, 17.03.2011 I styret for Ringnes Park Øst Gårdsrom Peter Anker-Nilssen /s/ Runar Glørud /s/ Ole Nupen /s/ Christopher Michael Snyder /s/ Jørn Haugan /s/

9 Ringnes Park Øst Gårdsrom Tlf: +47 23 11 91 00 Fax: +47 23 11 91 01 www.bdo.no Org.nr. 993 606 650 MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien 45 0121 Oslo Til årsmøte i Ringnes Park Øst Gårdsromsameie REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Ringnes Park Øst Gårdsromsameie, som består av balanse per 31. desember 2010, resultatregnskap som viser et overskudd på kr 137.681,-, for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for boligselskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av boligselskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av forretningsfører er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Ringnes Park Øst Gårdsromsameie per 31. desember 2010 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

10 Ringnes Park Øst Gårdsrom Presisering Uten at det har betydning for konklusjonen i avsnittet over, vil vi presisere at boligselskapet har negativ egenkapital og negativ arbeidskapital. Viser i den forbindelse til omtale i styrets årsberetning. Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon», mener vi at forretningsfører har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av boligselskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 23. mars 2011 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor

Side 11 Ringnes Park Øst Gårdsrom RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2010 2009 2010 2011 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 1 799 312 1 012 818 1 185 130 2 183 200 Andre inntekter 3 59 167 576 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 799 371 1 180 394 1 185 130 2 183 200 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-14 100-14 100-12 100-10 575 Styrehonorar 5-100 000-100 000-100 000-75 000 Revisjonshonorar 6-4 641-4 184-3 200-3 500 Forretningsførerhonorar -36 003-34 800-35 500-36 750 Konsulenthonorar 7-7 453-69 531-17 500-11 000 Drift og vedlikehold 8-34 477-135 829-50 002-50 000 Energi/ fyring 9-1 279 832-1 441 841-851 000-1 216 000 Andre driftskostnader 10-179 442-105 298-132 300-127 250 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 655 948-1 905 583-1 201 602-1 530 075 DRIFTSRESULTAT 143 423-725 189-16 472 653 125 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 1 606 15 902 0 0 Finanskostnader 12-7 348-1 145 0 5 500 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER -5 742 14 757 0 0 ÅRSRESULTAT 137 681-710 431-16 472 647 625 Overføringer: Fra opptjent egenkapital 521 342 Udekket tap 189 089 Reduksjon udekket tap 137 681

Side 12 Ringnes Park Øst Gårdsrom EIENDELER BALANSE Note 2010 2009 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 28 019 4 829 Driftskonto i OBOS 317 564 15 554 Sparekonto i OBOS 90 15 338 SUM OMLØPSMIDLER 345 673 35 720 SUM EIENDELER 345 673 35 720 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital -51 408-189 089 SUM EGENKAPITAL -51 408-189 089 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 97 187 49 482 Leverandørgjeld 274 903 20 580 Annen kortsiktig gjeld 13 24 991 154 747 SUM KORTSIKTIG GJELD 397 081 224 809 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 345 673 35 720 Det er innviglet kr 250 000 i kassekreditt. Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 17.03.2011, STYRET FOR RINGNES PARK ØST GÅRDSROM PETER ANKER-NILSSEN/s/ RUNAR GLØRUD/s/ OLE NUPEN/s/ CHRISTOPHER MICHAEL SNYDER/s/ JØRN HAUGAN/s/

Side 13 Ringnes Park Øst Gårdsrom NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Brensel 1 273 062 Felleskostnader 526 440 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 799 502 REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Felleskostnader -190 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 799 312 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Avregnet felleskostnad 59 SUM ANDRE INNTEKTER 59 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -14 100 SUM PERSONALKOSTNADER -14 100 Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr 100 000. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 4 641. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -7 453 SUM KONSULENTHONORAR -7 453

Side 14 Ringnes Park Øst Gårdsrom NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -15 215 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -19 262 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -34 477 NOTE: 9 ENERGI / FYRING Elektrisk energi -133 977 Refusjon fra boligsameiene jf.fordelingsnøkkel 121 522 Sum konstnad elektrisk energi -12 455 Fjernvarme -1 267 377 SUM ENERGI / FYRING -1 279 832 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -16 957 Vaktmestertjenester -78 188 Snørydding/gressklipping -16 500 Andre fremmede tjenester -26 526 Kontor- og datarekvisita -4 230 Trykksaker -4 316 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur -750 Møter, kurs, oppdateringer mv -465 Andre kontorkostnader -15 059 Telefon/bredbånd -8 270 Porto -7 532 Gaver -570 Bankgebyr -80 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -179 442 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 68 Renter sparekonto i OBOS 90 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 449 SUM FINANSINNTEKTER 1 606 NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Gebyr kassekreditt i OBOS -2 000 Renter kassakreditt -5 348 SUM FINANSKOSTNADER -7 348

Side 15 Ringnes Park Øst Gårdsrom NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feilført restanse felleskostnad, korrigert 01.01.11-24 991 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -24 991