Forvaltningsrevisjonsrapport; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Bergen bystyre behandlet saken i møtet 260417 sak 116-17 og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret viser til tilleggsnotat fra revisor datert 6. september 2016 der det fremkommer at det i etaten har vært godkjent tilleggsarbeider/endringsmeldinger med beløp som overstiger fullmaktsgrensene i økonomiregelverket. 3. Bystyret viser til at det i prosjektene samlet er godkjent tilleggsarbeider/endringer for om lag 425 millioner kroner. Bystyret slutter seg til revisors vurdering av at mange av endringene har vært nødvendige, men mener standardheving/økt kvalitet som medfører høyere prosjektkostnad enn forutsatt i bystyrets opprinnelige vedtak burde vært fremlagt bystyret. 4. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 5. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av 2016. 6. Budsjettfullmakter Bruk av vage eller upresise begrep som «normalt», «vesentlig», «kurant» osv. skal unngås Fordeling av fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter som ikke fattes av byrådet selv skal være entydig. Den iht. til økonomireglement tildelte fullmakt skal ikke kunne videredelegeres kostnadsramme for prosjekter som kan inngå i sekkepost. 7. Innkjøpskompetanse og entrepriseformer organisering og fremmes forslag til hvordan den administrative organisering og styring av slike prosesser ev. kan forbedres.» I denne sammenheng bes byrådet om å utrede en organisasjonsmodell der hovedansvar for investeringsprosjekter sentraliseres hos Etat for utbygging. Prosjektstruktur skal ivareta brukermedvirkning. 1
Byrådet bes å legge innen utgangen av 2017 fram en sak om hvordan anbefalinger i 8. Fremstilling av investeringsprosjekter i budsjett og økonomiplan byggeprosjekter i investeringsbudsjettet kan forbedres. Talloversikter for investeringsprosjekter i budsjettet suppleres med informasjon om vedtatt kostnadsramme iht. gjennomføringsvedtak dersom prosjekter strekker seg over flere år.» Iht. til vedtak i ovenfor nevnt sak bes byrådet om å supplere tabelloversikt for iht. til estimat ved første gangs budsjettering i budsjett iht. gjennomføringsvedtak iht. til siste kostnadsberegning Byrådet bes om å fremme en sak om oppfølging av vedtakspunkt 3 fram til bystyremøte 21. juni Bystyrets behandling: Ove Sverre Bjørdal (Sp) blir i tråd med vedtak i bystyresak 231-12 inhabil: «Representanten Ove Sverre Bjørdal (Sp) fratrer i alle saker som vedrører Deloittes forvaltningsrevisjon og selskapskontroll av Bergen kommunes virksomhet.». Steinulf Tungesvik (Sp) møtte. Følgende representanter tok ordet: Robert Monsen (H), Trygve Birkeland (KrF), Dag Skansen (H), Tor A. Woldseth (FrP), Lillian Vangberg (A) og Diane Alexandra Berbain (MDG). Trygve Birkeland (KrF) fremsatte på vegne av A, H, FRP, SV, KrF, MDG,V og Sp følgende tilleggsforslag i tre punkt: 1. Budsjettfullmakter Bruk av vage eller upresise begrep som «normalt», «vesentlig», «kurant» osv. skal unngås Fordeling av fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter som ikke fattes av byrådet selv skal være entydig. Den iht. til økonomireglement tildelte fullmakt skal ikke kunne videredelegeres kostnadsramme for prosjekter som kan inngå i sekkepost. 2
2. Innkjøpskompetanse og entrepriseformer organisering og fremmes forslag til hvordan den administrative organisering og styring av slike prosesser ev. kan forbedres.» I denne sammenheng bes byrådet om å utrede en organisasjonsmodell der hovedansvar for investeringsprosjekter sentraliseres hos Etat for utbygging. Prosjektstruktur skal ivareta brukermedvirkning. Byrådet bes å legge innen utgangen av 2017 fram en sak om hvordan anbefalinger i 3. Fremstilling av investeringsprosjekter i budsjett og økonomiplan byggeprosjekter i investeringsbudsjettet kan forbedres. Talloversikter for investeringsprosjekter i budsjettet suppleres med informasjon om vedtatt kostnadsramme iht. gjennomføringsvedtak dersom prosjekter strekker seg over flere år.» Iht. til vedtak i ovenfor nevnt sak bes byrådet om å supplere tabelloversikt for iht. til estimat ved første gangs budsjettering i budsjett iht. gjennomføringsvedtak iht. til siste kostnadsberegning Byrådet bes om å fremme en sak om oppfølging av vedtakspunkt 3 fram til bystyremøte 21. juni Votering: Innstillingen ble vedtatt enstemmig. Tilleggsforslag fra A, H, FRP, SV, KrF, MDG,V og Sp, fremsatt av Trygve Birkeland (KrF), ble vedtatt enstemmig. Komite for finans, kultur og næring hadde saken til orientering i møtet 050417 sak 52-17: Komite for finans, kultur og næring tok saken til orientering. 3
Merknad 1. Budsjettfullmakter Bruk av vage eller upresise begrep som «normalt», «vesentlig», «kurant» osv. skal unngås Fordeling av fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter som ikke fattes av byrådet selv skal være entydig. Den iht. til økonomireglement tildelte fullmakt skal ikke kunne videredelegeres kostnadsramme for prosjekter som kan inngå i sekkepost 2. Innkjøpskompetanse og entrepriseformer organisering og fremmes forslag til hvordan den administrative organisering og styring av slike prosesser ev. kan forbedres.» I denne sammenheng bes byrådet om å utrede en organisasjonsmodell der hovedansvar for investeringsprosjekter sentraliseres hos Etat for utbygging. Prosjektstruktur skal ivareta brukermedvirkning. Byrådet bes å legge innen utgangen av 2017 fram en sak om hvordan anbefalinger i 3. Fremstilling av investeringsprosjekter i budsjett og økonomiplan byggeprosjekter i investeringsbudsjettet kan forbedres. Talloversikter for investeringsprosjekter i budsjettet suppleres med informasjon om vedtatt kostnadsramme iht. gjennomføringsvedtak dersom prosjekter strekker seg over flere år.» 4
Iht. til vedtak i ovenfor nevnt sak bes byrådet om å supplere tabelloversikt for iht. til estimat ved første gangs budsjettering i budsjett iht. gjennomføringsvedtak iht. til siste kostnadsberegning Byrådet bes om å fremme en sak om oppfølging av vedtakspunkt 3 fram til bystyremøte 21. juni. Komite for miljø og byutvikling hadde saken til orientering i møtet 060417 sak 120-17: Komite for miljø og byutvikling tok saken til orientering. Merknad 1. Budsjettfullmakter Bruk av vage eller upresise begrep som «normalt», «vesentlig», «kurant» osv. skal unngås Fordeling av fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter som ikke fattes av byrådet selv skal være entydig. Den iht. til økonomireglement tildelte fullmakt skal ikke kunne videredelegeres kostnadsramme for prosjekter som kan inngå i sekkepost 2. Innkjøpskompetanse og entrepriseformer organisering og fremmes forslag til hvordan den administrative organisering og styring av slike prosesser ev. kan forbedres.» I denne sammenheng bes byrådet om å utrede en organisasjonsmodell der hovedansvar for investeringsprosjekter sentraliseres hos Etat for utbygging. Prosjektstruktur skal ivareta brukermedvirkning. Byrådet bes å legge innen utgangen av 2017 fram en sak om hvordan anbefalinger i 5
3. Fremstilling av investeringsprosjekter i budsjett og økonomiplan byggeprosjekter i investeringsbudsjettet kan forbedres. Talloversikter for investeringsprosjekter i budsjettet suppleres med informasjon om vedtatt kostnadsramme iht. gjennomføringsvedtak dersom prosjekter strekker seg over flere år.» Iht. til vedtak i ovenfor nevnt sak bes byrådet om å supplere tabelloversikt for iht. til estimat ved første gangs budsjettering i budsjett iht. gjennomføringsvedtak iht. til siste kostnadsberegning Byrådet bes om å fremme en sak om oppfølging av vedtakspunkt 3 fram til bystyremøte 21. juni. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 200916 sak 74-16 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for byutvikling sitt høringssvar til orientering. 3. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen kommune. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 200916 sak 74-16 og avga følgende innstilling: Kontrollutvalgets innstilling er likelydende med bystyrets vedtak. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak er likelydende. Innstilling til bystyret: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 3. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av 2016. 6
7