Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Til: Fra: Fakultetsstyret Dekanen Sakstype: V-sak Møtesaksnr.: V-4 Møtenr. 5/2013 Møtedato: 18. oktober 2013 Notatdato: 10. oktober 2013 Arkivsaksnr.: Saksbehandlere: Niels Christian Hervig og Dag Roar Nielsen Budsjett og fordeling for 2014 1. Bakgrunn Det vises til diskusjonssak (D-sak 1) i forrige FS-møte 20.09.2013, notat 11.9.13 og foreløpig disponeringsskriv for 2014 fra UiO. Universitetsstyret vedtok 17. juni 2013 en økonomisk ramme for HF for 2014 som er på 585,052 millioner kroner, en økning på 5,2% fra 2013. Notatet av 11.9.12 "Økonomisk ramme for HF for 2014" gir nærmere informasjon om HFs økonomiske situasjon Hovedtildeling til HF for 2014 Rammendringer med hensyn til studieplasser, resultatbaserte midler og øremerkede midler HFs økonomiske ramme for 2014 fordeles videre til instituttene på grunnlag av HFs vedtatte budsjettmodell. Modellen ble vedtatt i 2009 med virkning fra 2010. Denne budsjettmodellen er fakultetets viktigste verktøy for å oppnå at fordeling og bruk av ressurser er i samsvar med gjeldende retningslinjer, strategier og mål. Hvert fjerde år skal fakultetsstyret ta stilling til en eventuell justering av modellen. Første justering av modellen vil skje i år med virkning fra 2015. Dette tas opp som egen sak. 2. Strategi og satsinger HFs rammer for 2014 har økt med omlag 28,7 millioner kroner (5,2 %). På studiesiden er det en økning på om lag 12 millioner kroner på studieplasser (økning på 6,8%) og ca 3,8 millioner kroner i resultatmidler (økning på 4%), mens det på forskningssiden er en økning på 2,2 millioner i resultatmidler (økning på 7,1%) og 3,3 millioner til rekrutteringsstillinger (økning på 2,9%). Den resterende økningen skyldes lønns- og priskompensasjon og noen mindre poster.
2 Av HFs ramme på 585,052 millioner fordeles 276 millioner i basisdelen på grunnlag av studieplasser og rekrutteringsstillinger. 133,8 millioner fordeles etter oppnådde resultater, mens 180,2 millioner øremerkes på institutt- eller fakultetsnivå, totalt 590 millioner. Differansen på 5 millioner fra rammen hentes fra en forhåndsdisponering av overskuddet i 2013 (se drøfting nedenunder). Satsinger i 2014 Det ligger langsiktige strategiske elementer i HFs fordelingsmodell ved at basismidlene (studieplassene) i modellen delvis er fordelt på grunnlag av strategiske prioriteringer. I 2014 er 30,7 mill. kr fordelt etter faglige prioriteringer innen forskning, mens 9,5 mill. kr er fordelt med utgangspunkt i faglige midler utdanning, til sammen 40,2 mill. kr. Dette er en marginal endring fra 2013. Reduksjonen skyldes at deler av husleien tidligere ble fordelt via studieplassmidler. Dette er nå trukket ut og avsettes sentralt ved fakultetet. For 2014 foreslås følgende opplegg: Det settes ikke av egne øremerkede midler til årsplantiltak. De aktuelle tiltak gjennomføres innenfor eksisterende rammer. Dekanen gis fullmakt til å fordele inntil 9,5 millioner kroner i omstillingsmidler. De flerårige omstillingstiltak iverksatt etter rammeøkningen i 2013 videreføres med de rammer som ble vedtatt i 2013, 5,5 millioner kroner i 2014. I tillegg avsettes 4,9 millioner i friske midler for 2014. Prognosen for årsresultatet pr 2. tertial viser et overskudd for 2013 på 35 millioner kroner for fakultetet som helhet. Det foreslås at 5 millioner, ca 15%, av disse avsettes sentralt ved fakultet til strategiske omstillingstiltak. Midlene kommer i tillegg til ordinær ramme. For ansatte uten forskningsplikt foreslås som i 2013 en avsetning til faglig utvikling på kr 200 000 som fordeles til instituttene. Risikofaktorer Hovedbildet i HFs utfordringer ligger fast. Nedgang i antallet fast vitenskapelige stillinger er fortsatt en reell risiko. Omstillingstiltak som ble iverksatt i 2013 har hatt som siktemål å endre denne trenden, men det er fortsatt for tidlig å si om virkningen er som ønsket. Fakultetsstyret påpekte i diskusjonen om fakultetets rammer risikoen ved at omstillingstiltakene ikke var kraftige nok og om de gikk i riktig retning. Diskusjonen under om omstillingstiltak i 2014 adresserer blant annet den risiko som ligger i studieporteføljen ved HF. Omstillingsmidler HF fikk i 2012 tildelt en omstillingspakke på 16 millioner kroner fra UiO. Denne nedtrappes gradvis frem til 2017. Fakultetsstyret satte av ytterligere 5 millioner til omstillingstiltak. De flerårige tiltakene i fjorårets tildeling binder stadig midler i 2014, men samlet sett skal vi disponere ca 5. millioner til ytterligere omstillingstiltak i 2014. I tillegg er det ytterligere 5 millioner disponibelt til omstillingstiltak som følge av forhåndsdisponering av forventet overskudd 2013. Totalt 9,9 millioner kroner tilgjengelig. Av universitetsledelsens begrunnelse for å innvilge omstillingsmidler fremgår det at:
3 for å sikre en bærekraftig økonomi og faglig kvalitet i et lengre perspektiv, må fakultetet gjennomgå sammensetningen og bredden av fagtilbudet. Retningsgivende for arbeidet er å oppnå mer robuste fagmiljøer gjennom blant annet samarbeid og tverrfaglighet. Omstillingsmidler gis for å støtte opp under denne prosessen som et ledd i faglige prioriteringer. Forut for universitetsstyrets tildeling laget HF en analyse av det svinnende handlingsrommet. Av analysen fremkom det at HF siden 2005 har sett en nedadgående spiral der antallet ansatte, og med dette størrelsen på fagene, har krympet. Det førte ikke bare til at stadig flere fagmiljøer fikk for få ressurser til den undervisningen som skulle gis. Analysene av utviklingen etter vedtaket om faglige prioriteringer viste at vi heller ikke hadde maktet å skjerme de forskningsprioriterte områdene. Det at fagmiljøene krympet gjorde at vi fikk få forskningsmiljøer med en størrelse og innretting som kunne gjøre dem i stand til å hente inn større forskningsprosjekter og EU-midler. Fakultetets utdanningstilbud var videre for stort, både ift. antall ansatte og antall studenter. Omstillingsmidlene i 2013 har blitt brukt på tre ulike tiltak: Lønnsmidler til forskuttering av kunngjøringer i forskningsprioriterte områder Frikjøp i forbindelse med arbeid med EU-søknader Frikjøp til arbeid med faglig konsentrasjon av studietilbudet Videre bruk av omstillingsmidler ble diskutert på styremøtet 20. september. Styret signaliserte da tydelig at det ikke er tilstrekkelig at vi bevilger penger til en rekke gode tiltak som kanskje vil gi oss økte inntekter i fremtiden. Vi må også kutte i utgiftene. Styret etterlyste også en klar kobling mellom de foreslåtte tiltakene og en varig omstilling. Utfordringer Den største driveren når det gjelder HFs utgifter er studieporteføljen. Sett i forhold til antall studenter og antall ansatte har vi for mange emner og for mange studieprogrammer. Mye av undervisningen går i minus grunnet det lave gjennomsnittet studenter per emne. På bemanningssiden fører omfanget i dagens tilbud til utgifter til hjelpelærere og overskudd på arbeidsplikten. Det er også på studiesiden vi har de største mulighetene til å øke inntjeningene. Både gjennom å konsentrere virksomheten og dermed få flere studenter per emne, men også gjennom å redusere frafallet. Per i dag er det 30 % av fakultetets studenter som melder seg til eksamen som ikke møter opp. Noe som alene gir et inntektstap på ca. 30 millioner årlig. De økonomiske konsekvensene av studentene som faller fra uten å ferdigstille utdanningen er et enda større problem. På forskningssiden har vi ikke lyktes i å nå våre mål om EU finansiering. Det er også her det finnes muligheter for å bedre fakultetets økonomi gjennom eksternfinansiering, da vi får tilført 1,2 kr per krone vi får i EU inntekter. For å nå dette målet må vi sikre at vi har forskningssterke miljøer med tilstrekkelig størrelse og en innretning som gjør det mulig å nå opp i EU konkurransen.
4 HF er en arbeidsplass med lav turnover. Dette er i seg selv positivt, men det skaper også utfordringer ift. omstilling av virksomheten. Det er lettere å tenke nytt og prioritere andre områder ifm. at noen slutter i sin stilling. Graden av spesialisering setter også grenser for hvilke omstillinger som er mulig. Virkemidler For å øke EU inntjeningen må det investeres i nettverksbygning for aktuelle miljøer, herunder kan også tilsetting av professor II med internasjonalt kontaktnett være fruktbart. Vi bør også arbeide målrettet mot ERC (først og fremst starting grant, advanced grant og consolidator grant). Fakultetet har alt hatt flere søkere som nesten har nådd opp ift. starting grant. Erfaringen fra andre fakultet som har lyktes er at det sjelden er tilstrekkelig å søke en gang. Disse søknadsprosessene er svært arbeidskrevende. HF bør satse på noen kandidater som støttes gjennom frikjøpsmidler, driftsmidler og konsulenthjelp slik at HF minst har fem sterke søkere i 2014. For å konsentrere virksomheten må vi bruke midler til prosesser som reduserer emne og gradstilbudet. Flere slike prosesser er igangsatt og de første resultatene vil foreligge våren 2014. Det kan også bli aktuelt å knytte omstillingsmidler til ansatte som må opparbeide seg kompetanse på nye områder som følge av dette. I tillegg kan det påløpe kostnader knyttet til å flytte virksomhet ut av fakultetet. Som et eksempel kan vi nevne at det nå, etter en lang prosess, kan være aktuelt å flytte Folkemusikksamlingen til Nasjonalbiblioteket. I tilfelle av slike virksomhetsoverdragelser må vi overføre lønnsmidler for tre år. For å øke inntektene på studiesiden må vi frafallet reduseres. For å få til bedre gjennomføring må HF videreføre og intensivere sin satsning på å bedre læringsmiljø og på å bedre oppfølgingen av den enkelte student. En tydeligere kobling mellom studiene og arbeidslivet kan bidra til å motvirke frafall. Vi ønsker derfor å prøve ut «professors of practice»-ordningen. Dette er 20 % åremålsstilling, hvor den som tilsettes innehar spesiell arbeidslivskompetanse innenfor et eller flere av HFs områder og som gjennom sin erfaring kan bidra til å gjøre studier mer arbeidslivsrelevante. HF ønsker å legge til rette for at instituttene kan prøve ut ulike former for mer systematisk oppfølging av studenter med tanke på å forhindre frafall. Vi vet at problemene ikke er de samme på lavere og høyere grad. De humanistiske fagene ser ut til å måtte akseptere et visst frafall på bachelornivå. Men fakultetet har også satset mer på årsenheter for å ha et tilbud til studenter som ikke ønsker full grad. På master vet vi at det største frafallet skjer når studentene arbeider med masteroppgaven. Dette er et problem som må løses. Gjennomføringen på høyere grad er bedre er bedre etter innføringen av strammere studieløp. Men vi ønsker å satse på å bedre veiledningskompetansen og veiledningskulturen slik at flere studenter fullfører mastergraden. Vi foreslår dermed at omstillingsmidlene brukes til: interne organisasjonsprosesser omstillingspakker for enkeltansatte kostnader ved å flytte ut virksomhet
5 professor of practice veiledningskurs tiltak som forhindrer frafall (piloter) nettverksbygning ift. EU prosjekter (herunder også prof II) skreddersydde pakker til fem ERC søkere Prosess videre Vi ber fakultetsstyret om fullmakt til å fordele inntil 9,5 millioner kr. i omstillingsmidler for 2014. Tidsrommet mellom styremøtene 20. september og 18. oktober er for knapp til at vi har kunnet komme med et detaljert forslag om fordeling av omstillingsmidlene. Vi ønsker å dele ut omstillingsmidler på bakgrunn av søknader fra instituttene. Omstillingstiltakene må også knyttes til endelig vedtak om faglige prioriteringer den 29. november, og oppfølgingsplanene som skal lages etter dette. For eksempel vil forsterkede masterprogram være områder der vi setter inn midler for å forbedre studiekvaliteten og dermed gjennomføringen. Forskningssterke områder vil være områder der vi setter inn midler for å øke eksternfinansieringen. For å sikre at vi bruker omstillingsmidlene på områder som gir en (varig) gevinst vil vi prøve ut ulike tiltak for i neste omgang å styre midlene dit de får mest effekt. Fra 2014 vil vi be instituttene rapportere på virkning av tiltakene, en rapport som deretter vil legges frem for styret, slik at styret kan ta stilling til om vi oppnår ønsket effekt, eller om det kreves andre tiltak. Virkning av tiltak på studiesiden vil måles etter følgende variabler: Antall studenter per emne Frafall Ressursbruk (pluss og minus på arbeidsplikt og evt. bruk av timelærere). Hvor vellykket omstillingstiltakene er vil dermed kunne måles ift. i hvilken grad de fører til et av tre alternativer: vi bruker mindre ressurser på at flere studenter tar eksamen vi bruker flere ressurser, men øker samtidig studiepoengsproduksjonen i en grad som mer enn kompenserer for dette studiepoengsproduksjonen går ned, men ressursbruken reduseres også i en grad som mer enn kompenserer for dette Virkningen av EU satsingen vil i 2014 bare kunne måles gjennom antall søknader. I 2015 vil vi kunne måle graden av tilsagn.
6 Dristigere budsjettering Historisk sett har HF samlet stort sett gått med årlige overskudd. Summen av små over- og underskuddskudd på en lang rekke budsjettposter blir for et fakultetet av HFs størrelse betydelig. Prognosen fra 2. tertial 2013 antyder et overskudd for fakultetet i størrelsesordenen 35 millioner kroner. Dette er en blanding av frigjorte midler som følge av forsinket tilsetting i utlyste stillinger og forsinket forbruk på enkelttiltak. Det foreslås at fakultetet forhåndsdisponerer deler av dette overskuddet og setter det av til midlertidige sentrale tiltak. I budsjettet for 2014 foreslås det at om lag 15% av overskuddet, 5 millioner kroner, avsettes som en økning av rammen. Midlene forutsettes avregnet i langtidsperioden. Øremerkede midler til instituttene Avsetningen til vitenskapelig utstyr er en del av HFs vedtatte fordelingsmodell og anbefales videreført. Ordningen gjør det mulig for fagmiljøer med behov for kostbart utstyr å finansiere anskaffelser som vanskelig lar seg innpasse innenfor ordinært driftsbudsjett. Dette vil gjelde for utstyr som koster mindre enn 1 mill. kr, for anskaffelser som koster mer enn dette kan det søkes på sentrale midler. Videreføres tilsvarende 2013 med 2 millioner kroner som avsettes på fellesbudsjettet og viderefordeles av dekanen. Ordningen med Små driftsmidler til forskere ble innført fra 2006, først øremerket fra UiO, senere lagt til i fakultetets ramme. Småforskmidlene har vært viktige for å opprettholde og stimulere til effektiv forskning ved fakultetet. Videreføres tilsvarende 2012 med 5,4 millioner kroner som fordeles til instituttene blant annet på basis av oppnådde publikasjonspoeng. Husleie har inntil 2013 blitt fordelt i rammen via øremerkinger til dekning av fellesarealer, laboratorier og lignende arealer. Husleie til rene kontorer har derimot blitt fordelt via studieplasser. Etter at Universitetsstyret endret Eiendomsavdelingens finansiering har den sentrale fordelingsnøkkelen for husleie blitt endret. Det har også blitt gjennomført arealendringer ved HF, nytt bygg (Georg Morgenstiernes hus), og endringer i arealberegningen blant annet som følge av flytting av enheter. Dette innebærer at HFs nåværende modell for fordeling av internhusleie ikke gir en riktig fordeling av enhetenes inntekter til dekning av husleiekostnader. Da fordelingsmodellen skal endres fra og med budsjettåret 2015 foreslås det at husleien avsettes sentralt på fakultetet i 2014. Den omfordeling som skjer mellom enheter som følge av dette nulles ut og øremerkes hvert institutt. 3 Fordeling til instituttene Bevilgningen til HF øker nominelt med 5,2 % fra 2013 til 2014. Det er innarbeidet et tillegg på 3% til kompensasjon for pris- og lønnsvekst. I tillegg er det lagt til en forhåndsdisponering av ca 15% av inneværende års resultat, totalt 5 millioner kroner. Bevilgningen til HF fordeles til instituttene på grunnlag av HFs vedtatte budsjettmodell. HFs fordelingsmodell Tabell 1 gir en oversikt over elementene i HFs fordelingsmodell. Basistildelingen etter studieplasser, som utgjør hovedelementet i grunnfinansieringen av instituttene, utgjør 184,4 millioner kroner ned fra 187 millioner kroner i 2013.
7 Til rekrutteringsstillinger er det satt av 91,6 mill. kr til 123 stipendiatårsverk og 21 postdoktorårsverk. Beløpet er dels fordelt på instituttene til finansiering av rekrutteringsansatte som er igang, dels satt av sentralt i påvente av nytilsettinger i 2014. Fordelingen mellom instituttene og fellesavsetningen vil bli justert på grunnlag av oppdaterte tall for ansatte før det endelige budsjettet legges inn i desember. Vi understreker derfor at nåværende fordeling av midler til rekrutteringsstillinger ved instituttene ikke er endelig. Resultatdelen på 133,8 millioner er fordelt til instituttene etter HFs fordelingsmodell, dvs etter oppnådde resultater innen forskning og undervisning.
8 Tabell 1 HFs fordelingsmodell fordeling etter tildelingsmåte og aktivitet Tabell 2 nedenfor viser fordeling av rammer til instituttene for 2014. Vi viser også til vedlegg 1, som viser en mer detaljert instituttvis fordeling. Tabell 2 Hovedfordeling til instituttene for 2014
9 Kommentar til endringer: Tabellen viser elementene i HFs fordelingsmodell fordelt på enheter. Kolonnen nest ytterst viser prosentvis endring fra 2013 til 2014. Ytterste kolonne viser endring i % når øremerkede midler og midler til rekrutteringsstillinger er holdt utenfor. Samlet får instituttene en økning på 5,1 % i forhold til 2013. Dette skyldes blant annet avviklingen av internhusleie på instituttene, ettersom deler av internhusleien har vært øremerket og deler har ligget uspesifisert i rammen gir dette ulike utslag. De to årene er imidlertid ikke direkte sammenlignbare. 2013- tallene er redusert med husleiebelastningen for å gi et bilde av hvordan tildelingen kunne ha sett ut med nåværende husleie. Det er imidlertid ikke foretatt en refordeling av midler for 2013 etter en modell uten husleie, dette fordi rammene ble lagt med en annen arealberegning og høyere husleie for 2013 enn det som ble endelig belastet. 4 Fellesmidler og fakultetssekretariatet Fellesbudsjettet består av flere komponenter, midler som skal dekke fakultetssekretariatets drift og midler avsatt til fellestiltak for hele fakultetet samt midler til husleie og rekrutteringsstillinger. Fakultetet gjennomgikk i 2012 fellesbudsjettet med tanke på innsparinger. Det ble da kuttet på en rekke poster i sekretariatet. Dette nivået er lagt til grunn ved budsjetteringen for 2014. Midler avsatt til fakultetssekretariatet vil likevel øke med om lag 22,7 millioner kroner til 161,9 millioner. Dette skyldes primært endringen i husleie hvor alt nå settes av sentralt, økningen her er på 26,3 millioner. Reorganiseringen av fakultetets informasjonsfunksjon som nå samles i sekretariatet og lønnes derfra, utgjør om lag 3 millioner kroner. For øvrig ligger det 4,9 millioner kroner i omstillingsmidler i fellesbudsjettet, 4,6 millioner kroner til drift av sentrene i Athen og St. Petersburg og avsetningen til vitenskapelig utstyr på 2 millioner. Det er også satt av en strategisk reserve (inkl forhåndsdisponering av overskudd) på 7 millioner kroner. Hovedpostene er slik: Formål Beløp i mill. kr Rekr.stillinger 27,2 Internhusleie 50,4 Andre fellestiltak 24,6 Fakultetssekretariatet (lønn og drift) 59,7 Sum 161,9
10 FORSLAG TIL VEDTAK: 1) Fakultetsstyret vedtar det fremlagte budsjettopplegg for 2014. Bevilgning til HF for 2014 fordeles slik: Enhet 2014 totalt Felles 161,914,542 IAKH 55,479,287 IKOS 60,680,098 IFIKK 80,536,800 ILOS 91,999,397 ILN (inkl Ibsen) 83,653,517 IMK 28,086,113 IMV 22,717,552 Roma 4,985,339 Totalt 590,052,644 Under HF Felles er det foreløpig avsatt 27,2 mill. kr til rekrutteringsstillinger som fordeles videre til instituttene på grunnlag av faktiske tilsettinger. 2) Det avsettes 2,0 mill. kr til vitenskapelig utstyr som fordeles etter søknad 3) Dekanen gis fullmakt til å fordele inntil 9,5 millioner kroner i omstillingsmidler etter søknad fra instituttene