2.1 Søker kan påberope seg fortrinnsrett...4

Tilsettingsreglement Rådmannens forslag Mars 2017

INNHALD: 1 Arbeid i forkant av tilsettinger...3 2 Sjekk av fortrinnsrett...3 2.1 Søker kan påberope seg fortrinnsrett...4 3 Administrativt vedtak...4 4 Hvem deltar i tilsettingsprosessen?...4 5 Utlysning av stilling...5 6 Utvelgelse av kandidater...5 6.1 Brukerstyrt personlig assistent (BPA)...6 6.2 Politiattest...6 6.3 Dokumentinnsyn...6 6.4 Kredittvurdering...6 7 Tilsetting...6 8 Kontrakt...7 9 Introduksjon og oppfølging...7 10 Fortolkninger / endringer...7 11 Tilsettingsprosessbeskrivelse...7 12 Vedlegg 1 Prosedyre for introduksjon av ny arbeidstaker...9 13 Vedlegg 2 Sjekkliste for enheten ved nyansettelse...10 Side 2 av 10 Vår ref.: 2017/154-1 Forslag til tilsettingsreglement

Innledning Mål for alt arbeid knyttet til tilsetting er å tilsette den kandidat som totalt sett er best kvalifisert, etter prinsippet rett person på rett plass til rett tid. Reglementet gjelder for prosessen fra behov melder seg til tilsetting er foretatt. Lover, forskrifter og avtaleverk som styrer tilsettingsarbeidet er Arbeidsmiljøloven, Diskrimineringsloven, Forvaltningsloven, Likestillingsloven, Offentlighetsloven, Kommuneloven, Forvaltningsforskriften, Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. Ansettelsesmyndighet: Kommunestyret ansetter rådmann. Formannskapet ansetter enhetsledere. Tilsettingsutvalget (TUV) tilsetter i andre faste stillinger og vikariat ut over 6 måneder. Enhetsleder leder tilsettingsprosessen for alle stillinger i egen enhet etter gjeldende reglement. KS Personalhåndbok benyttes ved tilsettingsarbeid, se særlig kap 2. Alle punktene i dette reglementet henviser til prosessbeskrivelsen i punkt 11 i slutten av reglementet. 1 Arbeid i forkant av tilsettinger Enhetsleder skal alltid vurdere følgende og drøfte med tillitsvalgt: Behov for å rekruttere ny(e) medarbeidere opp mot muligheten for å løse bemanningsbehovet ved intern omorganisering/omplassering. Stillings- og kravspesifikasjon: Hvilke formelle kunnskaper, ferdigheter og personlige egenskaper bør kandidaten ha for å fylle den aktuelle stillingen. Omplassering av syke arbeidstakere eller arbeidstakere som ellers kan bli oppsagt på grunn av virksomhetens forhold, jf. AML 15-7. Ønsker om omplassering / behov for endringer. Er det noen som bør flyttes/ønsker nye utfordringer? Enhetene skal fortløpende informere rådmannens stab slik at de kan ha oversikt over kommunens behov for å benytte stillinger til omplassering pga. rasjonalisering, omlegging av drift, sykdom for tilsatte i andre enheter, mv.. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.1. 2 Sjekk av fortrinnsrett Enhetsleder i samarbeid med rådmannens stab (leder eller rådgiver) sjekker ut om det finnes arbeidstakere som kan ha fortrinnsrett til ny tilsetting: a. Tilsatt som er oppsagt pga. driftsinnskrenkning, jf. AML 14-2 (1). b. Tilsatt som har akseptert redusert stilling i stedet for oppsigelse, jfr. AML 14-2 (2). c. Tilsatt med redusert arbeidsevne, jfr. AML 4-6 (1). d. Utvidet stilling for deltidsansatt, jfr. AML 14-3 og ansatt med redusert stilling etter AML 10-2(4). e. Midlertidig tilsatt (ikke vikarer) som ikke får fortsette på grunn av driftsinnskrenkning, jf. 14-2 (2). f. Midlertidig tilsetting virkning av ulovlig midlertidig tilsetting jfr. AML 14-11 (jfr. 14-9 dvs.«3 og 4 årsregelen») og 14-4a («12 månedersregelen»). g. Tilsatt som utøver reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse, jfr. AML 16-3 (3) (gjelder i 1 år). Dersom en finner fortrinnsberettigede etter bestemmelsene ovenfor og som er kvalifisert for stillingen, er det ingen ledig stilling å lyse ut. 2.1 Søker kan påberope seg fortrinnsrett Forslag til tilsettingsreglement Vår ref.: 2017/154-1 Side 3 av 10

Dersom en søker vil påberope seg fortrinnsrett må dette seinest angis og begrunnes i søknaden. Dersom det melder seg tilsatte som har fortrinnsrett til en stilling etter at denne er utlyst, skal tilsettingsprosessen stanses. Alle søkerne skal tilskrives med beskjed om at interne forhold gjør at stillingen likevel ikke er ledig for tilsetting. En tilsatt med fortrinnsrett skal ikke vurderes på lik linje med andre søkere. Vurderingen som skal foretas er: Kan søkeren påberope seg fortrinnsrett til stillingen? Er den tilsatte kvalifisert, eller kan vedkommende gjøres kvalifisert til stillingen? Dersom en er usikker på om vedkommende er/kan gjøres kvalifisert, kan en prøve ut ordningen midlertidig inntil ett år før beslutning om tilsetting eller utlysning tas. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.3. 3 Administrativt vedtak Enhetsleder skal utarbeide administrativt vedtak på fastsatt skjema (delegert ansettelsesvedtak i Ephorte). I situasjoner hvor det er meldt om overtallighet skal det skrives administrativt vedtak for alle stillinger, også de som gjelder for kortere perioder enn tre mnd. Jf. Retningslinjer for nedbemanning i Åmli kommune. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.3, 11.19. 4 Hvem deltar i tilsettingsprosessen? Det opprettes et tilsettingsutvalg for hver stilling som lyses ut. Tilsettingsutvalget (TUV) består av: Enhetsleder eller stedfortreder der stillingen hører hjemme En fagperson i tjenesten når det er hensiktsmessig En representant for den aktuelle fagorganisasjonen Hvis mulig skal TUV bestå av personer av begge kjønn. Ved utlysing av stilling som enhetsleder er det ordfører og rådmann som er med i TUV sammen med leder for rådmannens stab og den aktuelle fagorganisasjonen. Det vurderes også om enhetsleder som skal fratre skal delta i TUV. Formelt er det formannskapet som tilsetter og det lages egen tilsettelsessak. Hva er aktuell fagorganisasjon: Stilling Organisasjon Kommentar Pedagog (lærer og barnehagelærer) Utdannings forbundet Assistent/fagarbeider Delta eller Fagforbundet Den organisasjonen som har flest medlemmer i aktuell stillingsgruppe. Sykepleier/spesialsykepleier NSF Andre høgskolestillinger Den organisasjonen som har flest medlemmer i aktuell stillingsgruppe. Administrative stillinger Som ovenfor Ingeniør NITO Enhetsleder Ihht. Fagområde Rådmann Et av medlemmene i adm.utvalget Andre Etter avtale mellom organisasjonene Side 4 av 10 Vår ref.: 2017/154-1 Forslag til tilsettingsreglement

Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.4 5 Utlysning av stilling a.) Vurdere utlysning av ledig stilling internt. Hovedregelen om intern utlysning finnes i HTA Kap. 1 2.3.1. Interne utlysinger legges ut på Ansattportalen og gjøres dessuten kjent ved oppslag i alle enheter. b.) Ledige stillinger legges ut på kommunens hjemmeside, ansattportal, kommunens Facebook side og NAV s nettside. Kommunens orienteringsplikt for tillitsvalgte etter HA del B 3-1 anses på denne måten å være oppfylt. c.) Etter Opplæringsloven 10-4 skal undervisningsstillinger lyses ut offentlig. Det må gjøres unntak når arbeidstaker har rettighet etter AML 14-2 og 15-7 (Fortrinnsberettigede ved driftsinnskrenkninger eller rasjonalisering). d.) Utlysningstekst i henhold til fastsatt mal i ephorte, søknadsfrist settes normalt til 14 dager. e.) Interne søkere som ønsker å utvide sin stilling må akseptere ansettelse i den stillingsprosent som er lyst ut. f.) Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte kan bringes inn for Tvisteløsningsnemnda. g.) Utlysning av den ledige stillingen foretas av enheten i samarbeid med rådmannens stab. h.) Søknader skal sendes elektronisk, og importeres i saken i ephorte. i.) Utlysningsteksten danner grunnlag for utvelgelse av aktuelle kandidater til stillingen. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.5 og 11.6. 6 Utvelgelse av kandidater Når søknadsfristen er utløpt utarbeider enheten utvidet søkerliste. Denne er grunnlag for tilsettingsutvalgets utvelgelse av kandidater. Bare personer som er part i saken kan få denne utlevert. Denne skal arkiveres i saken (som x-notat). Offentlig søkerliste kan utarbeides. Dette gjøres for alle lederstillinger og andre stillinger som kan tenkes å være av interesse for publikum. Denne skal bare inneholde opplysninger om søkernes navn, alder, stilling/yrkestittel og bosted. Søkere som ber om at søknaden blir unntatt offentlighet (Offentlighetsloven 25) vurderes av TUV i samarbeid med arkivansvarlig. Det gis skriftlig tilbakemelding på henvendelsen før søkerlisten ferdigstilles med en gitt frist. Hovedregelen er at søkers navn er offentlig og det er kun i særlige tilfeller TUV kan gjøre unntak. (Søkeren blir med på utvidet søkerliste selv om han er unntatt offentlighet, men ikke på den offentlige søkerlisten). TUV velger ut kandidater til intervju på grunnlag av tekst i utlysingen og utvidet søkerliste. Ved intervju kan eventuelt andre enn medlemmene i TUV delta, men ikke ved selve tilsettingen (f.eks: inspektører, tjenesteledere, pedagogisk leder). Sjekk av referanser skjer ihht. intervjumal (se punkt om referansesjekk.) Referanser sjekkes alltid etter at intervju er gjennomført. TUV avgjør hvilke kandidater det skal sjekkes referanser for. Kvalifikasjonsprinsippet er et ulovfestet forvaltningsrettslig prinsipp som er grunnleggende ved ansettelser. Den som er best kvalifisert, skal ansettes jf. HTA Kap.1 2.2 («teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen»). Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.10. Vurdering ved tilsetting i skolen. Forslag til tilsettingsreglement Vår ref.: 2017/154-1 Side 5 av 10

Etter opplæringslovens 10-5 skal det ved vurdering mellom flere søkere tas hensyn til undervisningsbehovet, utdanning og praksis. 6.1 Brukerstyrt personlig assistent (BPA) Tilsettes i Åmli kommune på lik linje med andre tilsettinger. Ved tilsetting skal brukeren være representert i intervjupanelet og dennes oppfatning skal tillegges vekt ved selve tilsettingen. 6.2 Politiattest Adgang til å kreve politiattest ved tilsetting jf. Barnehageloven 19, Opplæringsloven 10-9, Barnevernloven 6-10 og Helse- og omsorgstjenesteloven 5-4. 6.3 Dokumentinnsyn Forvaltningslovforskriften kap. 5: Saker om tilsetting i den offentlige forvaltning er unntatt fra reglene om dokumentinnsyn i Forvaltningsloven 18. En part har med de begrensninger som følger av Forvaltningsloven 19 rett til å gjøre seg kjent med dokumentene. 6.4 Kredittvurdering Ved tilsetting i stillinger med anvisningsmyndighet og andre som har tilgang til kontanter og/ eller bankkonti, bør det foretas kredittvurdering etter avtale med søker. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.15. 7 Tilsetting Tilsettingsutvalget foretar tilsetting. Dersom tilsettingsutvalget ikke er enige og den som er i mindretall krever det, skal et utvidet TUV avgjøre saken. Utvidelsen skjer ved at leder rådmannens stab tiltrer TUV sammen med rådmannen. Tilsettingsvedtak skrives på fast mal i ephorte. Vedtaket fattes av leder. Når vedtaket er ferdigstilt er saken offentlig. Vedtak / tilbud om stilling skal gis skriftlig og inneholde opplysninger om lønn, pensjonsordning og forsikringer etter mal i ephorte. Svarfristen settes til 7 dager og svar skal gis skriftlig. Dersom søkeren ikke tar imot tilbudet skal tilbud om stillingen gå til nr.2 i innstillingen, eventuelt til nr.3, ihht vedtak. Endelig lønnsplassering settes etter ansiennitetsberegning. Alle søkere tilskrives om at stillingen er besatt. En part har ikke klagerett i tilsettingssak, men kan reise sak for Sivilombudsmannen eller sivilt søksmål. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt 11.13 tom pkt 11.23. Side 6 av 10 Vår ref.: 2017/154-1 Forslag til tilsettingsreglement

8 Kontrakt Det skal skrives tilsettingskontrakt for alle tilsettingsforhold snarest mulig og senest innen en måned etter tiltredelse. Kontrakten / vedtaket skrives i to eksemplarer (mal i ephorte) som sendes den tilsatte sammen med skjema for teieplikt, datainstruks, skjema for kollektiv ulykkesforsikring i fritida og eventuelt bekreftelse fra arbeidsgiver for innhenting av politiattest. Det settes svarfrist med fast dato (7 dager) for å sende kontrakten tilbake til kommunen. Undertegnet tilsettingskontrakt og tilleggsdokumenter arkiveres i ephorte i egen personalsak. Det må innhentes informasjon om personnummer, bankkonto, e-post adresse og nærmeste pårørende. Det skal også innhentes dokumentasjon på tidligere arbeidsforhold og utdanning, omsorg og verneplikt slik at ansiennitetsberegning kan gjøres. Utfylt skjema for ansiennitetsberegning må leveres enten i intervju eller sammen med ansettelseskontrakten. Det beregnes ansiennitet ut fra godkjent levert dokumentasjon. Ansiennitet arves ikke fra tidligere arbeidsgivere. Se tilsettingsprosessbeskrivelsen punkt.11.17 tom 11.19. 9 Introduksjon og oppfølging Introduksjon og oppfølging av nytilsatte følger eget introduksjonsprogram. Se prosedyre på Ansattportalen under Ansettelser. 10 Fortolkninger / endringer Spørsmål om fortolkninger/endringer og oppdatering av reglementet avgjøres av rådmannen eller den som blir bemyndiget. 11 Tilsettingsprosessbeskrivelse Nr. Prosess Ansvar Utsjekk (dato) 1 Kartlegge behovet.(notat inn i sak eller gå til pkt.2) Enheten 2 Opprette ansettelsessak i ephorte Enheten/Dokumentsenter 3 Avklare fortrinnsrett/omplassering. Enheten 4 Sette sammen (tilsettingsutvalget)tuv Enheten 5 Lage stillingsannonse i saken Enheten 6 Lyse ut stillingen; enheten til avis og NAV. Rådmannens stab; heimeside, Facebook og ÅmliAvisa. Intern utlysning; ansattportal Enheten / Rådmannens stab 7 Motta søknader Dokumentsenter 8 Sende foreløpig svar Dokumentsenter 9 Lage utvidet søkerliste Enheten 10 Velge ut aktuelle kandidater fra søkerlista Tilsettingsutvalget (TUV) 11 Innkalle til intervju Enheten 12 Planlegge og gjennomføre intervju. Enheten 13 Sjekke referanser. Enheten 14 Gjennomgå referansesjekk TUV 15 Evnt. kredittsjekk Enheten 16 Foreta tilsetting TUV 17 Innhente data fra den tilsette (taushetsplikt, datainstruks, Enheten Forslag til tilsettingsreglement Vår ref.: 2017/154-1 Side 7 av 10

politiattest (dersom det er påkrevd), attester og vitnemål 18 Beregne ansiennitet Enheten 19 Skrive tilsettingsvedtak og sende to eksemplarer av Enheten ansettelsesbrev til den som får stillingen 20 Hvis valgt kandidat takker ja, gå til punkt 21 Enheten 21 Undertegnet arbeidsavtale arkiveres i henhold til gjeldende rutine Dokumentsenter 22 Hvis valgt kandidat takker nei, gå til pkt. 17 Enheten 23 Sende brev til søkerne om at stillingen er besatt Enheten 24 Tilsettingssak avsluttes Enheten Se også Sjekkliste for enheten ved nyansettelser på ansattportalen under ANSETTELSER eller vedlegg 2. Vedlegg 1 Prosedyre for Introduksjon av ny arbeidstaker. Denne ligger på ansattportalen under ANSETTELSER Vedlegg 2 Sjekkliste ved nyansettelser Denne sjekklisten finner du på ansattportalen under ANSETTELSER Side 8 av 10 Vår ref.: 2017/154-1 Forslag til tilsettingsreglement

12 Vedlegg 1 Prosedyre for introduksjon av ny arbeidstaker Åmli kommune Prosedyre Side 9 av 10 Tilhørende: Tilsettingsreglement Ansvarlig for revisjon/vedlikehold: Rådgiver Rådmannens stab Utarbeida dato/av: 02.03.2017 /TBE/TKA Revidert dato/av dd.mm.åå/navn Introduksjon av ny arbeidstaker Målet for introduksjonen er at den nytilsatte snarest råd skal bli en dyktig medarbeider med en positiv holdning til kommunen og arbeidsplassen. Et annet vesentlig mål med introduksjonen er å opprette/legge grunnlaget for god sosial kontakt med andre arbeidskolleger. I introduksjonen skal følgende tema orienteres om: - Verdigrunnlag for ledere og tilsette - Regler for taushetsplikt / skjema - Datainstruks - Arbeids/ansvarsoppgaver til stillinga - Arbeids/ansvarsoppgaver til nære medarbeidere - Samarbeidsrutiner - Utstyr og hjelpemiddel - Sikkerhetsinstrukser - Vernetiltak - Generelle forventninger, samspillsregler o.l. Se også sjekkliste for enheten ved ansettelser på ansattportalen. Introduksjonen skal òg omfatte informasjon om rettigheter og plikter, herunder: - tilsettingsregler - ordensregler (arbeidsreglement) - arbeidstid herunder: matpause, sommertid, avspasering, overtid m.m. - lønn - pensjonsregler - opplæringsmuligheter - permisjonsreglement - aktuelle arbeidstakerorganisasjoner Introduksjonen må også gi arbeidstakeren informasjon om kommunen og enhetens oppgaver og samla mål. Det skal også gis informasjon om kulturtilbud o.l. i Åmli kommune. Introduksjonsperioden må følges opp gjennom regelmessige samtaler og kontakt. Enhetslederne er ansvarlige for at introduksjonsprosedyren blir gjennomført samt for oppfølginga. Introduksjonen av ny arbeidstaker skal finne sted innen en uke etter oppstartdato. I god tid før prøvetida (6 måneder) er slutt, skal enhetsleder, evt. den enhetsleder gir myndighet, kalle inn arbeidstakeren til en samtale der en evaluerer prøveperioden (medarbeidersamtale). Dette gjelder normalt senest etter 3 mnd av prøvetiden. Forslag til tilsettingsreglement Vår ref.: 2017/154-1 Side 9 av 10

13 Vedlegg 2 Sjekkliste for enheten ved nyansettelse Sjekkliste for enheten ved nyansettelse Etternavn: Fornavn: Avdeling og arbeidssted: Kontornr.: Arbeidsplassnr.: Mobil.nr.: Tiltredelsesdato: Oppgave: Ikke relevant Ja Nei Arbeidsavtale (fast månedslønn eller timelønn) Bruker skal ha fasttelefon Avtaleskjema mobiltelefon Avtale om midlertidig ansettelse på pensjonistvilkår Bruker skal ha stasjonær PC Bruker skal ha bærbar PC Bruker trenger dokkingstasjon Datainstruks, gjennomgått, underskrevet og arkivert Autorisasjonsskjema til kommunens datanettverk fylt ut og sendt Dørkort til Rådhuset / nøkkel til andre bygg. Posthylle Informasjon om Kaffeavtale Skjema for ansiennitetsberegning er fylt ut Branninstruks gjennomgått Taushetsplikt gjennomgått og erklæring underskrevet Politiattest forevist (dersom det er påkrevd) Kollektiv ulykkesforsikring i fritida er tilbudt Kommentar: Sendes: Helpdesk : dersom de skal utføre noe, eks. ordne dokkingstasjon, pc osv Infosenteret (x-notat i ephorte). Dato:. Sign. Enhetsleder Sign. ansatt. Side 10 av 10 Vår ref.: 2017/154-1 Forslag til tilsettingsreglement