HAREID KOMMUNE Ordførar/Utvalsleiar MØTEINNKALLING Adminstrasjonutvalet Møtestad: Hareid rådhus Dato: Onsdag, 08.03.2017 Tid:08:30 Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan verte kalla inn, jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt på telefon 70 09 50 00. Varamedlemar får saksdokumenta førebels berre til orientering. Møtesekretariatet kallar inn varamedlemar som må hente lesebrett på Hareid rådhus. Politiske saker som vert handsama i lukka møte er unnatekne offentleg innsyn og innhaldet er underlagt teieplikt. Møte er ope for publikum, med unnatak av saker som vert handsama i lukka møte. Saksdokumenta i original og avskrift er lagt ut til offentleg innsyn på heimesida til Hareid kommune frå og med 27.02.17. 1
SAKLISTE MED SAKSDOKUMENT Saksnr Tittel Arkivsaksnr PS 1/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FORRIGE MØTE PS 2/17 REFERATSAKER PS 3/17 Ny administrativ organisering Hareid kommune 2017 2014/405 Hareid, 27.02.2017 Anders Riise ordførar Helga Bøe-Grimstad utvalsekretær 2
PS 1/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FORRIGE MØTE PS 2/17 REFERATSAKER 3
HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2014/405 Løpenr. 2291/2017 Klassering 033 Sakshandsamar: Ragnhild Velsvik Berge, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 3/17 Adminstrasjonutvalet 08.03.2017 Formannskapet Kommunestyret NY ADMINISTRATIV ORGANISERING HAREID KOMMUNE 2017 / 2014/405 Tilråding frå rådmannen: 1. Kommunestyret godkjenner vedlagde organisasjonsmodell med tre sektorar og ein seksjon for stab/støtte. 2. Ei stilling for kommunalsjef vert omgjort til assisterande rådmann med ansvar for seksjon stab/støtte. 3. Rådmannen får delegert mynde til å vedta interne justeringar i organisasjonen, og setje i verk den nye organisasjonsmodellen. Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering 4
Vedlegg: Nr. Namn Uprenta saksvedlegg: Samandrag av saka: Kommunestyret har bedt rådmannen om å korrigere den administrative organisasjonsmodellen med reduksjon av talet på sektorar. Rådmannen legg her fram ei tilråding der ein går frå fire til tre sektorar. Samstundes ligg her ei styrking av stab/støtte funksjonen. Vidare ei tydeliggjering av leiarfunksjonen. Dette ved å tydeliggjere driftseiningane sitt ansvarsområde og styrke rådmannsfunksjonen. Resultatet vert ein kommuneorganisasjon med betre føresetnadar for god logistikk og auka kvalitet, både for brukarar og eigne tilsette. I tråd med visjonen «gode tenester glade tilsette» Saksopplysningar: I K-sak 65/14 gir kommunestyret rådmannen i oppdrag å korrigere den administrative organisasjonsmodellen. Vedtak K-sak 65/14: Kommunestyret gjer om inkje vedtaket i KST PS55/14, 19.06.2014. Rådmannen vert beden om å legge fram ei ny politisk sak om reduksjon av tal sektorar. Arbeidstakarorganisasjonane skal takast med på råd tidlegast muleg, slik at eventuell endring kan førebuast og forankrast på ein god måte. Ny politisk sak om eventuell organisasjonsendring, skal leggast fram for kommunestyret seinast i april 2015, med sikte på at eventuell endring i organisasjonsstrukturen skal tre i kraft primo 2016. Sidan dette vedtaket vart gjort har det vore rådmannskifte, så ein er dessverre etter skjema i høve tidsfristen. Når ein skal vurdere administrativ organisering må kommunen sin visjon og hovudmålsetting ligge i botnen: Hovudmåla i kommuneplanen Hareid skal vere bu- og opplevingskommune. Ein attraktiv kommune å bu og leve i for den einskilde, for familien, tilflyttarar og kompetansepersonar. Hareid kommune skal gi barn og unge gode oppvekstvilkår, trygge miljø, trivsel og samkjensle som grunnlag for livskvalitet, identitet og utvikling. Kommuneorganisasjonen i Hareid skal sikre tenester og service av rett kvalitet i samsvar med behova i kommunen Hareid skal vere ein kommune som gjer det mogleg med eit allsidig næringsliv der miljø og arbeidsplassar kan tryggast, moglegheiter utviklast, nye verksemder etablerast og får folk med kompetanse til å bu i kommunen. Visjonen for arbeidsgivarpolitikken er «gode tenester glade tilsette». Ein god visjon som får støtte i omfattande forsking som viser at dette heng nøye saman. Har vi fornøgde brukarar får vi glade tilsette. Vi må altså bygge ein organisasjon med fokus på brukarperspektivet. For å vere ein oversiktelig og tilgjengelig organisasjon må det vere færrast mulig dører inn. Utvalssak nr: Side: 2 av 6 5
Ansvar og tenestevei må vere klart for alle, og det må vere samsvar mellom oppgåver og delegert mynde. Kommuneplanen er frå 2006, men då kommunen rekrutterte ny rådmann i august 2016 var også hovudfokuset at rådmannen skulle arbeide for samfunnsutvikling og godt samarbeid med næringslivet. Vidare vart det lagt vekt på eit godt samarbeid mellom politikk og administrasjon. Gode tenester ligg i botnen som fylje av kommunen si sentrale rolle som tenesteytar. Med dette utgangspunktet har rådmannen hausten 2016 vurdert noverande organisasjonsmodell sine sterke og svake sider saman med leiargruppa og representantar frå tillitsvalde og vernetenesta. Det har ikkje vore lagt opp til ein brei prosess ute i organisasjonen så langt, men det har vore drøfta i AMU og rådmannen sitt forum med hovudtillitsvalde, seinast 28.02.17. Der er stor tilslutning til framlegget til organisasjonsmodell. Der er tilbakemeldingar på at der nede i organisasjonen er gråsoner kring arbeids- og ansvarsområde, og at det viktig at dette vert rydda opp i. Vidare at ein må vurdere justeringar i ansvarsområda mellom avdelingane. Samstundes vil rådmannen peike på at her har vore gjort mykje godt arbeid med delegasjonsreglementet, stillingsskildringar, rutinar etc, men at dette må korrigerast og revitaliserast. Det har vore stor utskifting i leiarfunksjonar, og leiaropplæring vert sentralt framover. Det har i tidlegare omorganisering vore gjort ei tilnærming til kommunalsjefstruktur, og ein går her vidare langs det sporet. Rådmannen ser det som viktig å først få avklart dei ytre rammene for den nye modellen før ein går vidare med detaljane. Rådmannen ber om fullmakt til å gjere vidare tilpasningar administrativt. Dette må baserast på ei tverrfagleg vurdering av kva funksjonar som vil ha nytte av å ha felles leiing, og gjerast i ein prosess med tilsette og tillitsvalde. Ved omorganisering må ein fri seg frå personkabalar og ta utgangspunkt i kva som gagnar organisasjonen best. Vi tek difor først stilling til sjølve organisasjonsmodellen. I neste runde må ein avklare om det vert endringar som får konsekvensar i høve den enkelte sitt tilsettingsforhold, og handtere dette i tråd med gjeldande lov- og regelverk. Skildring av noverande organisasjonsmodell: Rådmann Økonomi Servicetorg/politisk sekretæriat Lønn og personal Plan, utvikling, byggesak og geodata SSIKT driftssenter Vertskommune IKT Brannvern NAV Sosial Sektor kommunalteknisk drift Sektor velferd Sektor oppvekst Sektor næring, kultur og samfunnsutvikling Utvalssak nr: Side: 3 av 6 6
Kommunen har sektororganisering med fire kommunalsjefar med underliggande einingsleiarar. Rådmannen er definert som den femte kommunalsjefen med sju avdelingsleiarar som rapporterer direkte til rådmannen. Rådmannen si leiargruppe er definert til dei fire kommunalsjefane, men rådmannen har altså direkte personalansvar for tilsaman 11 leiarar. Vertskommunesamarbeidet SSIKT driftssenter er organisatorisk plassert under rådmannen. Eininga vert drifta av Hareid kommune med personal- og økonomiansvar, men arbeider elles ut frå føringar som vert lagt av eit interkommunalt samarbeidande organ og politiske vedtak gjort av kommunestyret i dei sju samarbeidskommunane. Hareid kommune har eit interkommunalt samarbeid om barneverntenesta. Det er kommunane Hareid Ulstein Ørsta Volda som inngår i vertskommunesamarbeidet. Driftsansvaret for barneverntenesta er delegert til rådmannen i Volda, og kontoret er lokalisert på rådhuset der. Eit anna viktig interkommunalt samarbeid, som sentraladministrasjonen er kontaktpunkt for, er Søre Sunnmøre Landbrukskontor IKS. Det er Hareid, Herøy og Ulstein som er eigarar av dette interkommunale selskapet, som har kontor i Dragsund i Herøy kommune. Framlegg til ny administrativ organisering Rådmann Ass. rådmann Stab/støtte Kommunalsjef sektor oppvekst Kommunalsjef sektor samfunnsutvikling Kommunalsjef sektor velferd Rådmannen ynskjer å vidareføre og reindyrke modellen med sektororganisering, og ha ei lita strategisk gruppe som rådmannens leiarteam. Målet er å tydeleggjere ansvarslinene i organisasjonen og ha auka fokus på strategisk leiing og planlegging. Med ei mindre administrativ leiargruppe der alle nøkkelfunksjonar er representert vert det også lettare å få ei klarare samhandling med det politiske nivået. Dette er eit avgjerande strategisk grep for å lykkast med å utvikle lokalsamfunnet i tråd med den overordna målsettinga, der det er eit sterkt fokus på samfunns- og næringsutvikling. Vidare på gode oppvekstviklår og tenester og service av rett kvalitet. Gode tenester og glade tilsette er avhengig av at brukarane opplever kommunen som oversiktleg og tilgjengeleg. Utvalssak nr: Side: 4 av 6 7
Vurdering og konklusjon: Hareid er ei forholdsvis lita kommune, og driftsfunksjonane vert dermed sårbare ved at få personar skal ivareta mange funksjonar. Ein vert sårbare ved fråvær og det vert lett proppar i systemet. Rådmannen har ei leiargruppe som består av fire kommunalsjefar. I tillegg har rådmannen kommunalsjeffunksjon for ein femte sektor med sju avdelingsleiarar, samt personalansvar for to rådgjevarar. Med så mange personar og driftsoppgåver knytt direkte til rådmann vil det meste av tida gå til interne driftsforhold i staden for eksternt utviklings- og samhandlingsfokus, som var bestillinga ved tilsettinga. Samstundes er rådmannen sin kvardag i praksis i stor grad knytt opp mot ekstern aktivitet, med det resultat at det indre liv ikkje får god nok systematisk oppfølging. Rådmannen i seg sjølv vert dermed ei propp i systemet.. Hareid kommune har ved tidlegare omorganisering tatt steget mot ein sektormodell, og synest å ha gode erfaringar med det. Dei ytre rammene for sektor for velferd og oppvekst er det ikkje ynskje om å endre, med unntak av å vurdere integrering av funksjonar frå andre avdelingar. Sektor for næring, kultur og samfunnsutvikling, planavdelinga og sektor for kommunalteknikk har behov for så omfattande koordinering at desse vil profitere på å vere under felles leiing. Brann høyrer naturleg saman med desse. Tilføring av ressursen for folkehelsekoordinator vil gi avdelinga eit nytt og sentralt element. Forhold kring roller som bestillar/utførar gjer at det er fornuftig å skape større avstand mellom den nye Samfunnsutviklingsavdelinga og Eigedomsavdelinga. Denne står for tenester til kommunen sitt indre liv, og kan såleis definerast som ei stab/støtte avdeling. Alternativt kan andre løysingar vere eit alternativ. Ei sak om organisering av denne tenesta er under utgreiing, og vert lagt fram i løpet av vinteren. Ein må skilje mellom det som er ekstern tenesteyting og interne stab/støtte tenester. Dei interne stab/støtte funksjonane er navet i hjulet og skal serve avdelingane med kvalifiserte råd og sikre gode prosessar og måloppnåing. Viktige oppgåver knytt til økonomi, personal og organisasjon, politisk sekretæriat, arkiv og IKT ligg her. Stabstenestene er i dag små og sårbare einingar, og treng ei overordna oppfølging utover det rådmannen er i stand til å yte i noverande organisasjonsmodell. Ei styrking her vil også vere fremje samhandlinga med den øvrige organisasjonen. Ein stor og kompleks organisasjonen treng å sikre at ein alltid har kompetent toppleiing tilgjengeleg. Det bør difor vere ein assisterande rådmann. I det daglege vil det vere slik at assisterande rådmann vil vere meir «innanriksminister» og rådmannen «utanriksminister». Likevel ikkje på ein slik måte at det vert uklart kven som er leiaren. Kommunalsjefane skal ha direkte linje til rådmannen. Vidare prosess Etter ei politisk godkjenning av dei ytre rammene for organisasjonsmodell ber rådmannen om mynde til å gå vidare med utvikling og finjustering av modellen. Ein vil då løfte fram alle funksjonar og vurdere om desse vil profitere på ny organisatorisk tilknyting. Dette må skje i nært samarbeid med dei aktuelle leiararane, tillitsvalde og tilsette. Etter at alle er høyrde er det rådmannen som må som må ta ei avgjerdesle på korleis dette best mulig skal løysast til det beste for organisasjonen samla sett. Det første steget vert å få på plass leiarane i rådmannens leiargruppe då desse vil vere sentrale for den vidare utviklinga av modellen. Det er ei målsetting at den nye modellen er fullt oppe og gå frå 1.01.18. Utvalssak nr: Side: 5 av 6 8
Folkehelse konsekvensar: Medverknad er viktig for den enkelte og arbeidsmiljøet samla sett Miljøkonsekvensar: ingen kjende Økonomiske konsekvensar: god logistikk og samhandling fremmer positivt økonomisk resultat. Arbeidsglede gir auka nærver og dermed mindre utgifter til sjukefråvær Beredskapsmessige konsekvensar: klar rollefordeling og klar leiing fremmer beredskapen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Hareid, 20.02.2017 Ragnhild Velsvik Berge rådmann Utvalssak nr: Side: 6 av 6 9