Fullmaktstruktur i Vestre Viken Helseforetak

Fullmaktstruktur i Vestre Viken Helseforetak Fastsatt av administrerende x. februar 2012

INNHOLD Innledning Generelt 1 Definisjoner og begrepsbruk 1 Fullmaktstyper 2 Generelt om økonomifullmakter 3 Generelt om innkjøpsfullmakter 3 Generelt om personalfullmakter 3 Fullmaktsnivåene 4 Oversikt over nivåer og fullmakter 6 Investeringer 7 Overordnet fullmakt 8 Signatur 8 Stilling 8 Inngå avtaler 8 Prosess 9 Forlik 9 Erstatning i og utenfor kontrakt 9 Forelegg og bøter 9 Anmelde straffbare forhold 10 Begjære påtale 10 Stevning og anke 10 Avtale om oppdragsforskning 10 Økonomiske fullmakter 11 Oppstart salg og varer og tjenester 11 Salg og utrangering av utstyr 11 Salg av eiendom 11 Opprette, slette eller endre bankkonti 11 Utbetaling på bankkonti 12 Innlevere tilbud 12 Avskrive fordringer 12 Godkjenne særskilte oppdrag 12 Godkjenne regnskap for øremerkede midler 12 Vedta budsjett 13 Disponere budsjett 13 Omdisponere budsjett 13 Pengegaver/donasjoner 13 Disponere budsjetteknisk ansvar 13

Anskaffelsesfullmakt 14 Starte anskaffelsesprosess 14 Velge anskaffelsesprosedyre 14 Godkjenne tilbudsforspørsler 14 Avvise tilbud 14 Valg av forhandlingspart 14 Gjennomføre forhandlinger 15 Avlyse konkurranse 15 Signere kontrakt 16 Bestilling under rammeavtale 16 Bestilling under rammeavtale (anvise) 16 Godkjenne varemottak 16 Utbetaling bank 16 Bokføre 17 Oppdatere leverandørregister 17 Leiekontrakter 17 Personalfullmakter 18 Generelle 18 Omplassering 18 Advarsel 18 Oppsigelse/avskjed 19 Suspensjon 19 Opprette stillinger 19 Omgjøre stillinger 19 Lønnsfastsettelse ved ansettelse 20 Ferie 21 Bortfall av egenmelding 21 Godkjenne bierverv 21 Permisjon 22 Innleie av vikarer 22 Drøfting og forhandling 22 Lokale lønnsforhandlinger 22 Vedlegg 24 Fullmaktsskjema

INNLEDNING Generelt Styret i Vestre Viken HF er gitt sine fullmakter og rammer av eieren Helse Sør Øst RHF. Det er således tatt utgangspunkt i disse og fullmakt som følger av lov om helseforetak. Helse Sør-Øst RHF behandlet i møte 19. juni 2008 i sak 069-2008 forslag til fullmakter i regionen. Styret fattet slikt vedtak: 1. De fremlagte bestemmelser om fullmakter i Helse Sør-Øst gjøres forpliktende for helseforetakene. Det innarbeides en prosedyre for å gjøre justeringer slik at lokale forhold kan ivaretas. Foretakene står fritt med hensyn til å fastsette beløpsgrenser innenfor de enkelte fullmaktsområder. Implementering skal senest gjennomføres i forbindelse med foretakenes budsjettvedtak for 2009. 2. Styrets vedtak bekreftes i foretaksmøter med helseforetakene. Styresaken var ledsaget av et fullmaktsdokument som inneholder: - Del 1 Retningslinjer - Del 2 Vedlegg Begreper, oversikt nivåer og Fullmakter De fire opprinnelige foretakene som er oppløst og fusjonert inn i Vestre Viken HF fulgte opp vedtaket. Dette har vært grunnlaget for Vestre Viken HF etter etableringen. Styret i Vestre Viken HF har i forbindelse med ansettelse av (daglig leder) i egen sak delegert myndighet til denne. Styret i Vestre Viken HF delegerer i forbindelse med ansettelse av daglig leder (administrerende ) fullmakter. I møte 15. juni 2010, sak 073/2010, fattet styret slikt vedtak for nåværende administrerende (daglig leder): Styret for Vestre Viken HF gir administrerende fra det tidspunkt han tiltrer særskilt fullmakt til å: Representere foretaket utad i saker som inngår i den daglige ledelse; herunder å tegne foretakets firma Begjære påtale på vegne av foretaket Avgi og motta søksmål samt opptre på vegne av foretaket i saker for domstolene Definisjoner og begrepsbruk Fullmakt: En kompetanse/legitimasjon gitt en person (fullmektig) til å handle på fullmaktsgivers vegne og stifte rettigheter og plikter for denne. Legitimasjonen kan være større enn retten. Går fullmektigen utenfor sin rett, men innenfor sin legitimasjon er dette i utgangspunktet et internt anliggende mellom fullmektig og fullmaktsgiver. 1

Delegasjon: Overdragelse av myndighet (for eksempel en fullmakt) fra et myndighetsorgan til et annet (eller fra en person til en annen). Begrepet brukes helst i forbindelse med overdragelse av beslutningsmyndighet. Den som delegerer beholder selv myndigheten, og har instruksjonsrett om hvordan myndigheten skal utøves. Delegasjon kan når som helst trekkes tilbake. All delegering som foretas i foretaket skal være nødvendig, forsvarlig og dokumenterbar. Videredelegasjon: Retten for en som har fått delegert myndighet til å delegere denne videre. Ansettelse: Gjelder avtale om faste stillinger, vikariater, engasjementer, forlengelse av vikariater og engasjementer, gjeninntreden etter permisjon i faste stillinger, vikariater og engasjementer. Daglig leder: Begrepet er nedfelt i lov om helseforetak. I foretaket benyttes administrerende som tittel for daglig leder. Attestasjon: vil si å gå god for at dokumentet som behandles, gjelder en utgift som foretaket faktisk skal dekke og bekrefte at varen/tjenesten er mottatt og i henhold til bestilling. Attestasjon innebærer å påse at fastsatte regler og etiske retningslinjerer fulgt. Attestasjon innebærer også å kontrollere eller påføre kontering. Attestant har ikke fullmakter til å belaste kostnadssteder, og omfattes ikke av fullmaktstabellen. Alle transaksjoner må anvises av den som har fullmakt til å belaste aktuelt kostnadssted. Anvisning: vil si å godkjenne at en faktura kan utbetales. Anviser utfører kontroll av at kostnaden er økonomisk forsvarlig, har dekning innenfor budsjett og er relevant for virksomheten. Ved elektroniske bestillinger vil anvisning skje ved forhåndsgodkjenning før bestilling sendes leverandør. Ved elektroniske bestillinger vil således mottatte fakturaer gå direkte til utbetaling dersom det er samsvar mellom bestilt, mottatt og fakturert vare. Selv om leder i henhold til fullmaktsmatrisen har anvisningsmyndighet for egne anliggender, skal dette anvises av nivået over. Fullmaktstyper som omfattes Følgende omfattes: - Overordnede fullmakter - Økonomiske fullmakter - Innkjøpsfullmakter - Personalfullmakter Det forutsettes at fullmektigen forholder seg til foretakets etiske retningslinjer, herunder overholder Vestre Viken sine krav til habilitet. Fullmektigen skal handle til beste for Vestre Viken uten motiver om egen eller andres private vinning. Handlinger som er egnet til å skape mistanke om at habilitetskonflikt foreligger, likestilles med faktisk regelbrudd. For å sikre habilitet skal transaksjoner relatert til en ansatt attesteres av vedkommendes overordnede. Dette gjelder f. eks, reisekostnader, kurs, timelister, ferieuttak og andre registreringer i GAT. For denne typen kostnader relatert til administrerende, kan økonomi attestere. 2

Den som går utover noen av sine fullmakter eller noen av de nevnte forholdene knyttet til budsjett, strategi, etikk og habilitet, kan urettmessig binde Vestre Viken utad. Avtaler kan da bli ugyldige, og kan medføre erstatningsansvar. Avtalene kan også binde Vestre Viken på tvers av ledelsens ønsker og foretakets policy. Den som har medvirket til avtaleinngåelsen kan bli stilt økonomisk til ansvar om avtalen heves eller avtalen medfører forpliktelser av uheldig art for Vestre Viken. Den som avdekker brudd på anvendte fullmakter har plikt til å melde fra til nivået over den som har brutt fullmaktene, samt til viseadministrerende. Disse vurderer eventuell videre saksgang, inkludert informasjon til andre impliserte fagområder, som for eksempel Juridisk avdeling eller HR avdeling. Generelt om økonomifullmakter Anvisning og attestasjon følger i utgangspunktet den ansattes funksjon i foretaket. Hovedprinsippet er disposisjon innenfor eget budsjett for nivå 1 og 2. For nivå 3 og 4 gjelder beløpsbegrensninger. Se fullmaktsmatrise under. Generelt om innkjøpsfullmakter Generelle prinsipper: 1. Innenfor fullmakt Innkjøp skal være innenfor delegert budsjettfullmakt og bestillinger skal være behandlet av minimum to bemyndigede personer før effektuering 2. Kostnadskontroll Innkjøp skal gi grunnlag for god kostnadsoppfølging/-kontroll 3. Reelt behov Det skal bekreftes at innkjøpet representerer et reelt behov 4. LOA/FOA Lov og forskrift om offentlig anskaffelse skal være overholdt 5. Skriftlighet/sporbarhet Alle bestillinger skal være foretatt gjennom foretakets innkjøpssystem 6. Gyldig avtale Ingen bestillinger skal gå på tvers av inngåtte avtaler Den som har fått delegert fullmakt til å godkjennes bestillinger plikter å etterleve det til enhver tid gjeldende (godkjente) innkjøpsreglement for Vestre Viken HF. Generelt om personalfullmakter Vestre Viken HF skal være konkurransedyktige når det gjelder å rekruttere og beholde kvalifiserte medarbeidere. Lønnspolicyen skal bidra til at foretaket når sine mål og strategier. Lønnspolicyen er en av flere virkemidler for å nå foretakets mål, og skal være et redskap som klargjør retningslinjene for lønnsfastsettelse for ledere og ansatte. Premisser Føringer fra Helse- og omsorgsdepartementet, Helse Sør-Øst RHF og Vestre Viken HFs styre Foretakets økonomiske situasjon og fremtidsutsikter Sentrale og lokale overenskomster, særavtaler og administrative retningslinjer Kompetansebehov og arbeidsmarked samt den individuelle arbeidsavtalen 3

For lederstillinger på nivå 2 og 3 vil mål og resultatoppnåelse være en del av lønnsvurderingen Ved ansettelse av en ny medarbeider skal følgende forhold vurderes: Stillingens arbeids- og ansvarsområde Formalkompetanse og relevant spisskompetanse Særskilt ansvar Markedsverdi Fremtidig lønnsutvikling Lønnsutvikling for en organisert medarbeider skal i hovedsak ivaretas i de årlige tariffoppgjørene, enten gjennom sentrale og/eller lokale lønnsforhandlinger. For uorganiserte arbeidstakere og ledere vurderes lønn i etterkant av de ordinære lønnsforhandlingene, i henhold til egne retningslinjer. I helt spesielle tilfeller, eller ved betydelige endringer i en stillings arbeids- og ansvarsområde, kan det foretas lønnsvurdering utenom de ordinære tariffoppgjørene. Lønnsglidning Med lønnsglidning menes: Automatiske ansiennitetsopprykk/lønnsopprykk i henhold til overenskomst Lønnstillegg utover det som forrige stillingsinnehaver hadde Lønnstillegg gitt mellom lønnsoppgjør (f eks for å beholde kompetanse) Glidning er en del av påfølgende års lønnsoppgjør, og skal beregnes inn som en del av kostnadene i lønnsoppgjørene. Ledere har ikke fullmakt til å foreta disposisjoner som kan medføre glidning. Fullmaktsnivåene Fra 1. januar 2012 er organiseringen av Vestre Viken HF justert og fullmaktsstrukturen følger denne. Hovednivåene er følgende: Nivå Linje Stab 0 Styret 1 (daglig leder) 2 Klinikk Viseadministrerende 3 Avdelingssjef Direktør/avdelingssjef 4 Seksjonsleder/enhetsleder Seksjonsleder Fullmaktene gjelder ved fast ansettelse, konstituering og pålagt stedfortredertjeneste. 4

Annen relevant dokumentasjon For å få en full forståelse av fullmaktens innhold og begrensninger og det ansvar som ligger i å ha en fullmakt, kan det være nødvendig å sette seg inn i andre retningslinjer og instrukser som foretaket har utarbeidet. Spesielt gjelder dette: Personalhåndbok Avtale med Legemiddelleverandørene Relevante skjemaer. 5

Tabell Oversikt over nivåer og fullmakter Alle fullmaktene må være innenfor det vedtatte budsjett. Overordnet nivå Nivå Benevnelse Kostnadssteder/Prosjekt Beløpsgrense Rapporterer til 1 Alle Innenfor vedtatt budsjett Styret 2 Klinikker og viseadministrerende er Egne Innenfor vedtatt budsjett 3/4 Avdelingssjefer, er i stab og stabssjefer Egne 1.000.000 Klinikk eller viseadministrerende 4/5 Seksjonsledere Egne 500.000 Avdelingssjefer 6

Investeringer Spesielt for investeringer; Klinikker med ansvar for investeringer kan anvise faktura innenfor tildelt intern investeringsramme. 7

Signatur/ Prokura Omtales som en rett til å tegne firmaet. Stillingsfullmakt daglig leder Inngå vesentlige avtaler, som inngår i den daglige ledelsen, av økonomisk art, utenom anskaffelsesom rådet Opptre og å underskrive på foretakets vegne i forretningsforhold. Fullmakt til å selge/pantsette fast eiendom må gis i vedtak. Begrensninger i signaturretten kan ikke registreres i Foretaksregisteret. Forestå den daglige ledelsen av foretaket, herunder å representere foretaket utad, i hht. helseforetakslovens 37 og 39 og styrets instruks for administrerende. Av prinsipiell, politisk karakter/angå foretakets omdømme. F eks avtaler om samarbeid, strategi, oppgavefordeling mellom foretak, flerårlige avtaler. I fellesskap og hver for seg Saker av uvanlig art eller av stor betydning Styrets pålegg og retningslinjer OVERORDNET FULLMAKT Styrets leder (nivå 0) Signaturretten registreres i Foretaksregisteret. Lov om helseforetak fastsetter at signaturretten tillegger styret, men kan delegeres styremedlem eller daglig leder, med de begrensninger som legges i vedtektene for foretaket. Signaturretten kan meddeles navngitte personer eller innehavere av stillinger. Delegert fra styret til daglig leder. Fullmakten kan ikke delegeres. 8

Part Prosess Opptre som part/lovlig stedfortreder i en rettslig prosess. Fullmakten kan delegeres fra administrerende i konkrete saker. Delegering skal skje skriftlig. Delegert fullmakt kan ikke videredelegeres. Forlik Godkjenne utbetaling av erstatning i og utenfor et kontraktsforhold Vedtak av forelegg/bøter Rett til å inngå forlik i saker av økonomisk og annen karakter. Fullmakten gjelder både rettslige og utenrettslige forlik. Utbetaling av erstatning i tråd med kontraktsforpliktelser. Utbetaling av erstatning i uten at dette har utgangspunkt i kontrakt. Rett til å vedta forelegg og bøter som gis helseforetaket fra offentlige instanser. Fullmakten for økonomisk forlik er begrenset oppad til 500 000 kroner. Forlik over denne beløpsgrense må godkjennes av styret. Bøter over kroner 500 000 skal behandles av styret. Styret (nivå 0) Daglig leder Fullmakten kan delegeres fra administrerende i konkrete saker. Delegering skal skje skriftlig. Delegert fullmakt kan ikke videredelegeres. Styret skal orienteres om alle vesentlige saker. Kan delegeres til aktuelle klinikker. Kan delegeres til daglig leder gjennom styrevedtak 9

Anmelde straffbare forhold Straffbare forhold begått mot foretaket eller deres ansatte. Delegeres til klinikk KIS for mindre forhold som innbrudd, tyveri og skadeverk. Kan delegeres til avdelingssjef. Delegeres til VAD 2 når det gjelder ansatte. Begjære påtale Begjære påtale på vegne av foretaket Ta ut stevning/anke Ta ut stevning på vegne av foretaket og eventuelt anke Påtale på vegne av foretaket og eventuelt anke. Styret skal informeres om alle vesentlige saker. Styret skal informeres om alle vesentlige saker. Styret skal informeres om alle vesentlige saker. Avtale om oppdragsforskning Avtale om å gjennomføre/delta i forskningsprosjekt Krever avklaring i forhold til REK og eventuelle bindinger i forhold til økonomi/anskaffelse og taushetsplikt VAD/ Klinikker Kan videredelegeres til avdelingssjef (nivå 3) for enklere prosjekter under forbehold om at avgrensninger er ivaretatt. 10

Oppstart salg av varer og tjenester innenfor eksisterende virksomhet Fullmakt til å beslutte salg av ulike tjenester, varer og rettigheter Begrenset til kroner 5.000.000. ØKONOMISKE FULLMAKTER Salg (og utrangering) av utstyr Salg av eiendom Opprette, endre eller slette bankkonti Fullmakt til å beslutte salg eller utrangering av utstyr og til å fastsette pris ved salg. Fullmakten må utøves innenfor fastsatt reglement for kassasjon. Det forutsettes at det finnes, eller blir utarbeidet, slikt reglement for det enkelte helseforetak, basert på statens kassasjonsreglement. Regulert av Helse Sør-Øst RHF i forhold til krav om nivå for behandling Fullmakt til å opprette bankkonti hos foretakets bankforbindelse Reglement må utarbeides. VAD / Klinikk Styret (Nivå 0) inntil 10 MNOK, deretter HSØ RHF /HOD VAD Kan ikke videredelegeres før reglement og prosedyrer er etablert. Når beslutning foreligger kan dokumenter som ikke krever signatur registrert i foretaksregisteret delegeres til klinikk for internservice Banken krever skriftlig bekreftelse på at dette forholdet er delegert 11

Avgjøre hvem som skal ha utbetalingsfullmakt på bankkonti Fullmakt til å avgjøre hvem som skal ha utbetalingsfullmakt på bankkonti. VAD Kan kun delegeres til økonomi Innlevere tilbud (ved salg eller utleie) Fullmakt til å innlevere tilbud der helseforetaket konkurrerer om å være leverandør Utleie må alltid avklares med klinikk KIS VAD/klinikk Kan ikke delegeres Avskrive fordringer Godkjenne særskilte oppdrag Fullmakt til å avskrive uerholdelige fordringer. Fullmakt til å godkjenne oppstart av særskilte prosjekter, der det følger med særskilte midler, men som også medfører kapasitetsutnyttelse utenfor primæroppgaver for enheten. Kan først gjøres etter at ordinære purre- og inkassorutiner er fulgt og har vært formålsløst. Økonomi (nivå 3) VAD/klinikk Kan delegeres til regnskapssjef Kan ikke delegeres Godkjenne regnskap for øremerkede midler Fullmakt til å undertegne særregnskap for bruk av øremerkede midler mottatt fra utenforstående (i hovedsak departement) Økonomi (nivå 3) 12

Vedta budsjett Fullmakt til å fastsette detaljert årsbudsjett ut fra styrets budsjettvedtak. Budsjettet skal settes opp etter fastsatt mal Adm. Direktør Delegeres til klinikk Disponere budsjett Fullmakt til å benytte budsjettmidler innenfor eget ansvarsområde og vedtatt budsjett Innenfor fastsatte fullmaktsnivåer Nivå 1 4 innenfor fastsatte rammer på klinikk/avdeling/ seksjon Nivå 4 kan delegere forhåndsgodkjenning av bestillinger i foretakets innkjøpssystem innenfor den fullmakt som vedkommende innehar Omdisponere budsjett Motta pengegaver/ donasjoner Fullmakt til å endre vedtatt budsjett innenfor gitt ansvarsområde. Fullmakt til å motta gaver på vegne av helseforetaket i henhold til etiske retningslinjer Spesielle begrensninger i forhold til: Omdisponering til investeringsformål Mellom prosjekter med ekstern finansiering Kan videredelegeres til VAD og klinikk Kan videredelegeres til VAD og klinikk Er det knyttet vesentlige eller prinsipielle forutsetninger til gaven må dette vurderes særskilt Disponere budsjetteknisk e ansvar og anvisning her Teknisk er eksempelvis pensjon, ISF, avskrivninger, gjestepasientkostnader, biologiske legemidler etc lagt utenfor klinikkenes budsjetter Økonomi I form av stilling/funksjon 13

Starte en anskaffelsesprosess Velge anskaffelsesprosedyre Godkjenne tilbudsforespørsler som skal sendes markedet Beslutte å avvise tilbud Fullmakt til å beslutte at man skal starte en anskaffelsesprosess. Omfatter oppstart av anskaffelsesprosess både med sikte på å etablere rammeavtale og ved enkeltstående kjøp Fullmakt til å velge anskaffelsesform innenfor lovbestemte krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) Fullmakt til å godkjenne tilbudsforespørsel som sendes til markedet, enten dette er til enkelte tilbydere eller til offentlig utlysning Fullmakt til å avgjøre avvisning av tilbud med henvisning til bestemmelser i lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter. Prosess skal kjøres i samråd med innkjøpssjef ANSKAFFELSESFULLMAKTER Avgjøres i henhold til Forskrift om offentlig anskaffelse av innkjøpssjef eventuelt etter konsultasjon med økonomi/juridis k VAD/Klinikk Innkjøpssjef (nivå 4) VAD/Klinikk Innkjøpssjef (nivå 4) Kan delegeres til nivå 3 Kan ikke videredelegeres Kan delegeres til nivå 3 14

Foreta valg av hvem man skal forhandle med Fullmakt til å avgjøre hvem man skal forhandle med når valgt anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger og det er bestemt at man skal forhandle med færre tilbydere enn de som har Innkjøpssjef (nivå 4) Gjennomføre forhandlinger Beslutte å avlyse konkurranse Avgjøre leverandørvalg levert godkjente tilbud Fullmakt til å opptre på vegne av RHF/HF i forhandlinger når valgt anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger Fullmakt til å stanse en konkurranse etter at man har gått ut i markedet for å innhente tilbud Fullmakt til å beslutte hvilken leverandør man skal tegne kontrakt med etter gjennomført konkurranse i henhold til lovmessige krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) Innstilling utarbeides av innkjøpssjef Innkjøpssjef (nivå 4) Innkjøpssjef (nivå 4) VAD/Klinikk Kan delegeres ut fra kontraktens verdi i henhold til definerte fullmaktsnivåer 15

Signere Fullmakt til å signere Kontrakt utarbeides av VAD/Klinikk Gjennomføres i hht gjeldende innkjøpsreglement kontrakt kontrakt etter gjennomført konkurranse i henhold til lovmessige krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) innkjøpssjef Signere Fullmakt til å signere Kontrakt utarbeides av VAD/Klinikk Gjennomføres i hht gjeldende innkjøpsreglement rammeavtale Utarbeide bestilling, der det finnes rammeavtale Godkjenne bestilling, der det finnes rammeavtale Godkjenne varemottak Utbetaling bank rammeavtaler Fullmakt til å utarbeide bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Tilsvarer å attestere kostnader. Fullmakt til å godkjenne bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Tilsvarer å anvise kostnader. Fullmakt til å signere for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling. Fullmakt til å foreta utbetaling fra bank. innkjøpssjef Se definisjon av attestasjonsfullmakt Se definisjon av anvisningsfullmakt Skal ikke kombineres med tilgang til å bokføre og oppdatere leverandørregisteret VAD/Klinikk VAD/Klinikk Attestant/rekvirent Økonomi (nivå 3) Kan delegeres til ansatte med nødvendig bestillerkompetanse i avdelingen (rekvirent). Nivå 4 kan delegere forhåndsgodkjenning av bestillinger i foretakets innkjøpssystem innenfor den fullmakt som vedkommende innehar. Kan ikke videredelegeres. I form av stilling/funksjon 16

Bokføre Tilgang til å oppdatere regnskapet/leverandørreskontro (systemtilgang). Skal ikke kombineres med utbetalingsfullmakt bank og tilgang til å oppdatere Regnskapssjef (nivå) I form av stilling/funksjon Oppdatere leverandørregister Leiekontrakter Tilgang til å opprette, endre og slette leverandører i økonomisystemet (systemtilgang). leverandørregisteret Skal ikke kombineres med utbetalingsfullmakt bank og bokføringstilgang. Gjelder leie av arealer og utstyr Innkjøpssjef VAD/Klinikk I form av funksjon Må gjennomføres i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. For arealer kan fullmakt delegeres til klinikk for internservice innenfor gjeldende fullmaktsreglement. 17

Generelle ansettelsesfullmakter Omplassering Advarsel Ansette daglig leder (administrerende ) Ansette på alle nivåer. Ansette i alle stillinger innen virksomhetsområdet. Ansette i alle stillinger innen egne avdelinger. Ansettelser ved behov for omplassering av overtallige og ved attføring Gi muntlig eller skriftlig advarsel PERSONALFULLMAKTER Styret (nivå 0) VAD/Klinikk Avdelingssjef (nivå 3) VAD Adm. Fullmakten kan ikke delegeres men styret kan delegere til styreleder å inngå arbeidsavtale. beholder fullmakt til å ansette klinikker og viseadministrerende er i foretaket og delegerer for øvrig fullmakten til å ansette til disse. Viseadministrerende og klinikk beholder fullmakt til å ansette avdelingssjefer og delegerer for øvrig fullmakten til å ansette til avdelingssjef. Avdelingssjef beholder fullmakt til å ansette seksjonsledere og delegerer for øvrig fullmakten til å ansette til seksjonslederne, der hvor seksjonens størrelse gjør det hensiktsmessig (nivå 4). Fullmakten kan delegeres til HR-sjef. beholder fullmakt til å gi advarsel til viseadministrerende og klinikk, og delegerer fullmakten for øvrige til viseadministrerende og klinikk. VAD/Klinikk Viseadministrerende og klinikk beholder fullmakt til å gi advarsel til avdelingssjef og kan delegere fullmakten til øvrige til avdelingssjef. Fullmakten kan ikke videredelegeres. 18

Oppsigelse/ avskjed Si opp eller avskjedige innen alle stillinger i foretaket. VAD Fullmakten kan delegeres til HR-sjef. Suspensjon Suspendere ansatte i foretaket. VAD Fullmakten kan delegeres til HR-sjef. Opprette stillinger Opprette nye faste stillinger og nye engasjementer i foretaket innefor budsjettrammer. Innenfor de budsjettrammer. Adm. VAD/Klinikk Adm. beholder fullmakt til å opprette stillinger som viseadministrerende og klinikk i foretaket og delegerer fullmakten til øvrig opprettelse av stillinger til viseadministrerende og klinikk. Omgjøre eksisterende stillinger. Omgjøre eksisterende stillinger. Innenfor fastsatte budsjettrammer. Adm. Fullmakt kan ikke videredelegeres. Adm. beholder fullmakt til å omgjøre stillinger som viseadministrerende og klinikk i foretaket og delegerer fullmakten til øvrig omgjørelse av stillinger til viseadministrerende og klinikk. VAD/Klinikk Viseadministrerende og klinikk beholder fullmakt til å omgjøre stillinger som avdelingssjef og kan delegere fullmakten til øvrig omgjørelse av stillinger til avdelingssjefene. Fullmakten kan ikke videredelegeres. 19

Lønnsfastsettel se ved ansettelse Fastsette lønn og lønnsavtale for adm. ved ansettelse i stilling. Styret (nivå 0) Styret kan delegere fullmakten til styrets leder. Delegert fullmakt kan ikke videredelegeres. Fastsette lønn for alle stillinger ved ansettelse. 1. Overenskomstenes minstelønnsnivåer og tariffestede tillegg for stillinger som omfattes av disse. 2. Inntil forrige stillingsinnehavers lønnsnivå for stillinger som er direkte plassert, dvs. ikke omfattes av minstelønnsbestemmel sene i ovenstående punkt Adm. VAD/Klinikk Avdelingssjef (nivå 3) Seksjonsleder (nivå 4) Adm. beholder fullmakt til å fastsette lønn for viseadministrerende og klinikk i foretaket og delegerer fullmakten for øvrig til viseadministrerende og klinikk. Punkt 3 avgrensning: Viseadministrerende kan videredelegere fullmakten HR-sjef. 3. Tilbud om lønnsnivå som ligger utenfor fullmakten skal vurderes og anbefales/avslås av klinikk. Ved anbefaling skal det godkjennes av VAD. 20

Ferie Fastsetting av ferie Adm. Fullmakten kan ikke delegeres. VAD/Klinikk Avdelingssjef (nivå 3) Seksjonsleder (nivå 4) Bortfall av egenmelding Fullmakten kan ikke delegeres. Godkjenne bierverv Fatte beslutning om bortfall av retten til å benytte egenmelding ved fravær Fullmakt til å godkjenne bierverv Arbeidsreglementet punkt 12. Adm. VAD/Klinikk Avdelingssjef (nivå 3) Seksjonsleder (nivå 4) Adm. beholder fullmakt til å godkjenne bierverv for viseadministrerende og klinikk, og delegerer fullmakten for øvrige til viseadministrerende og klinikk. Fullmakten kan videredelegeres til avdelingssjef. 21

Permisjon Innvilge permisjoner på alle nivåer, med eller uten lønn uavhengig av lengde. Adm. Adm. beholder fullmakt til å innvilge permisjoner med eller uten lønn for viseadministrerende og klinikk og delegerer fullmakten for øvrig til klinikk og Innvilge permisjoner med eller uten lønn innenfor sitt virksomhetsområde. Innenfor gjeldende retningslinjer. VAD/Klinikk viseadministrerende. Viseadministrerende og klinikk beholder fullmakten for avdelingssjef og delegerer fullmakten for øvrig til avdelingssjef. Innvilge permisjoner med eller uten lønn innenfor egne avdelinger. Innenfor gjeldende retningslinjer. Avdelingssjef (nivå 3) Avdelingssjef beholder fullmakten for seksjonsleder og delegerer fullmakten for øvrig til seksjonsleder. Innleie av vikarer fra vikarbyrå gjelder hele foretaket Drøfting og forhandling med hovedtillitsvalgte om forhold som gjelder hele foretaket Bestilling av vikarer fra eksterne vikarbyrå Drøfte og forhandle med organisasjonenes foretakstillitsvalgte i henhold til hovedavtalen og overenskomstenes bestemmelser. VAD HR-sjef (nivå 3) VAD HR-sjef (nivå 3) HR-sjef kan delegere fullmakten til seksjonsleder for henholdsvis Vikarsentralen og Vikarsenteret. HR-sjef kan i spesielle tilfelle og etter avtale med viseadministrerende delegere denne fullmakten. Delegert fullmakt kan ikke videredelegeres. 22

Lokale lønnsforhandlinger Fordele/forhandle om avsatte midler i lokale lønnsforhandlinger etter overenskomstenes retningslinjer. Innenfor de økonomiske rammer som er gitt av styret. Adm. VAD Adm. beholder fullmakt til å forhandle lønn for viseadministrerende og klinikk og delegerer fullmakten for øvrig til viseadministrerende 2, som kan delegere fullmakten til HR-sjef. HR-sjef kan etter avtale med viseadministrerende 2 delegere denne fullmakten til forhandlingssjef. Lokale særavtaler som generer utgifter til lønn Innenfor enhetens økonomiske ramme. VAD Fullmakten kan delegeres til HR-sjef. HR-sjef kan etter avtale med viseadministrerende 2 delegere denne fullmakten til forhandlingssjef. 23

Vedlegg - fullmaktsskjemaer 24