Møteprotokoll NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 23. november 2009 kl 09:00-10:45 Møtested/lokaler :Rådhuset, Formannskapssalen Arkivsak : 390-2009 Møtende medlemmer : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Møtende varamedlemmer: Willy Tøndel, 2. vara Forfall : Knut Arne Selbekk Kristine H. Grønningen, 1. vara Andre deltagere : Bertil Meland, kommuneleder næring og drift (sak 25) John Ola Selbekk, rådmann (sak 25) Sissel Myrvoll, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS Innkalling og sakliste : Ingen merknader Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 25 26 23 24 27 28-29 Side 1
Sak 23/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 28.09.2009 Kontrollutvalget 23.11.2009 23/2009 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2009 godkjennes. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2009 godkjennes. Sak 24/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 23.11.2009 24/2009 Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. einfo 09/19 fra NKRF, Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. 2. einfo 09/18 fra NKRF, Ny oppgave for kommunene: Beredskapsplikt. 3. Klagenemnda for offentlige anskaffelser 07.09.2009: Straffegebyr som skal fremme økt kompetanse. 4. Kommunal Rapport 23.10. 2009: Kosmo bekymret over NAV Innstilling ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Sak 25/2009 Orientering fra rådmannen vedr. utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra Kontrollutvalget 23.11.2009 26/2009 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Bertil Meland, kommuneleder næring og drift, delte ut en fyldig dokumentasjon vedr. saken, han ga også en god og informativ orientering i saken. Side 2
Etter orienteringen diskuterte kontrollutvalget hvordan denne informasjonen best mulig kunne videreformidles til Tor Olav Meland. Kontrollutvalget kom til den beslutning at det beste ville være om Tor Olav Meland fikk samme muntlige orientering som kontrollutvalget fikk i sitt møte i dag. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: På bakgrunn av dokumentasjon og orientering gitt i kontrollutvalgets møte, så inviteres Tor Olav Meland til kontrollutvalgets første møte i 2010 slik at han også får den informasjonen som kontrollutvalget fikk i dagens møte. På bakgrunn av dokumentasjon og orientering gitt i kontrollutvalgets møte, så inviteres Tor Olav Meland til kontrollutvalgets første møte i 2010 slik at han også får den informasjonen som kontrollutvalget fikk i dagens møte. Sak 26/2009 Den finansielle revisjonen i Agdenes kommune Orientering fra revisor Kontrollutvalget 23.11.2009 26/2009 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Sissel Myrvoll fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om resultatene fra årsrevisjonen 2008 og planleggingen av revisjonsarbeidet for 2009. Hun svarte også på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Sak 27/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Agdenes kommune har eierinteresser Kontrollutvalget 23.11.2009 27/2009 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. 2. Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i juni 2007 om utarbeidelse av skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av selskapene, samt faste rutiner for rapportering til eier fra selskapet og selskapets styre blir gjennomført snarlig. Side 3
1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. 2. Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i juni 2007 om utarbeidelse av skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av selskapene, samt faste rutiner for rapportering til eier fra selskapet og selskapets styre blir gjennomført snarlig. Sak 28/2009 Forslag til møteplan for kontrollutvalget 1. halvår 2010 Kontrollutvalget 23.11.2009 28/2009 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 1. 3. 7. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 1. 3. 7. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Sak 29/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 23.11.2009 29/2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak Side 4
Innlevering av reiseregninger og tapt arb.fortjeneste for 2009. Kontrollutvalgets medlemmer må levere inn reiseregningsskjema for møter i 2009 og levere kommunen snarest. Ingen vedtak Side 5