39/15 Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk v/ OSO- representantene

Overordnet Samarbeidsorgan (OSO), kl. 11:00 16:00 Sted: Formannskapssal Midlertidig rådhus i Havnes hus i Narvik Formøte: UNN sine representanter kl. 10:00-10:55, Møterom oppgis ved ankomst Formøte: Kommunens repr. kl. 10:00-10:55, Møterom oppgis ved ankomst Saksnr. Sak 38/15 Referat fra møte 18.06.15 39/15 Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk v/ OSO- representantene 40/15 Evaluering av Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtaler. Arbeidsgruppes innstilling v/ avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN 41/15 Tilsynsrapporter, UNN og Tromsø kommune v/ avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN 42/15 Samhandlingsbarometeret v/ avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN 43/15 Samhandlingsavvik og analyse v/ rådgiver Robert Strand, Samhandlingsavdelingen UNN 44/15 Hva er en kjernejournal, hensikt og nytteverdi v/prosjektleder Eirin Rødseth NST UNN og rådgiver, elektronisk samhandling, Mona Pedersen, Lenvik kommune 45/15 Nominasjon av Samhandlingsprisen for 2015 v/ seniorrådgiver Beate Nyheim, Samhandlingsavdelingen UNN 46/15 Informasjon fra Narvik 47/15 Beredskapsplan for pandemi v/klinikksjef Jon H. Mathisen, Akuttmedisinsk klinikk UNN 48/15 Forslag til prosjekt innenfor habilitering og rehabilitering v/ass. klinikksjef Kari Holthe, NOR klinikken UNN 49/15 CarePuls3 v/klinikksjef Jon H. Mathisen, Akuttmedisinsk klinikk UNN 50/15 Andre orienteringer 51/15 Konstituering av OSO med valg av leder og nestleder v/ leder av OSO, Merete Hessen,Kvæfjord kommune 52/15 Møteplan for 2016 53/15 Neste møte

2 Sak: 38/15 Tittel: Referat fra møte 18.06.15 Fra: OSO- sekretariatet I følge vedtektene for OSO anses referatet som godkjent dersom møtedeltakerne etter en frist på 4 døgn ikke har gitt tilbakemelding om ønskede endringer. Det er ikke mottatt kommentarer eller forslag til endringer. Referat fra møtet er vedlagt. Forslag til vedtak: Referat fra OSO møte 18.juni 2015 godkjennes. Sak: 39/15 Tittel: Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk Fra: OSO representantene OSO medlemmene oppfordres til å informere om aktuelle saker i egen region / klinikk

3 Sak: 40/15 Tittel: Evaluering av Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtaler. Arbeidsgruppes innstilling Fra: Avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN Sammendrag UNN og kommunene har inngått overordna samarbeidsavtale og 11 underliggende avtaler. I avtalene har partene forpliktet seg til en årlig gjennomgang og evaluering av avtalene. En slik gjennomgang er nå påkrevd og etterlyst av ulike instanser. Det har imidlertid vært uklart hvordan slik gjennomgang kan gjøres, og det er derfor sendt brev til HOD for å bringe klarhet i dette. Svar fra HOD foreligger nå, og med bakgrunn i dette legges saken fram for OSO med forslag til videre prosess. Bakgrunn På møte i OSO i juni 2015, under sak 32/15, drøftet OSO hvordan prosessen rundt revidering av overordnet samarbeidsavtale og tilhørende tjenesteavtaler skulle gjennomføres. En arbeidsgruppe bestående av Terje Olsen (avd.leder DMS Nordreisa), Leif-Erik Nohr (jurist NST), Robert Strand (rådgiver NST) og Magne Nicolaisen (avd.leder samhandlingsavd.) presenterte en foreløpig anbefaling for OSO. Det er snakk om et omfattende avtaleverk, én hovedavtale og 11 underliggende avtaler. Samlet er avtalene på 82 sider, kortversjonen av hva partene har forpliktet seg til er 25 tettskrevne A4- sider. Felles for alle avtalene er at partene har forpliktet seg til en årlig gjennomgang og evaluering av avtalene. Samtidig er deler av avtalene blitt utdatert, blant annet fordi elektronisk meldingsutveksling har nødvendiggjort nye prosedyrer som avtaleteksten ikke fanger opp. Nylig har Fylkesmannen gjennomført tilsyn ved UNN og Tromsø kommune knyttet til prosedyrer rundt utskrivning av pasienter, med utgangspunkt i tjenesteavtale 5. Tilsynet resulterte i at både UNN og Tromsø kommune fikk et avvik (se sak 41/15). I tillegg er det signalisert at betalingsplikt for utskrivningsklare pasienter innen rus og psykisk helse vil bli innført. Tjenesteavtale 5 er slik den framstår i dag, ikke dekkende for dette området. Disse forholdene gjør at det er nødvendig med en grundig gjennomgang / revisjon av avtalene. Det er imidlertid uklart hvordan en slik gjennomgang / revisjon bør eller kan gjennomføres, og arbeidsgruppen la fram flere, ubesvarte spørsmål for OSO; o Må alle avtalene vedtas i alle 30 kommunestyrer? o Hva skal revideres? o Hvordan gjøre det? o Hvem skal gjøre det? o Hvem skal vi rapportere til? o Hvem skal ha ansvar for å følge opp? o Hvordan skal man behandle forslag til endringer? Arbeidsgruppen påpekte at avtalene har en juridisk språkdrakt og er relativt detaljert, men ikke detaljert nok til «praktisk bruk». Basert på diskusjoner i arbeidsgruppen og i samhandlingsutvalget, foreslo arbeidsgruppen å utrede muligheten til å forenkle prosedyrene.

4 Forslaget gikk ut på at den Overordna samarbeidsavtale skulle gjennomgås og evalueres årlig, og at denne skulle behandles politisk i kommunestyret og styret i UNN en gang pr. år. Dette for å bidra til å holde fokus på samhandlingsfeltet. De underliggende tjenesteavtalene ble foreslått erstattet av prosedyrer og retningslinjer, som burde kunne revideres på faglig/administrativt nivå. Disse skulle gjennomgås årlig, hvor klinikere skulle delta aktivt i revideringsarbeidet. Arbeidsgruppa mente det var flere faktorer som talte for en slik tilnærming; o Helsepersonell har ikke tradisjon for å forholde seg til juridiske avtaler, de er vant med prosedyrer og retningslinjer. o Endringer skjer fort, og det vil være langt enklere å endre prosedyrer og retningslinjer, enn å endre juridiske avtaler. o Retningslinjer og prosedyrer kan gjøres langt mer operative og brukervennlige enn avtalene. o En prosess med revidering av avtalene slik de er i dag, kan medføre ulike avtaler i den enkelte kommune. o Manglende opplæring og kjennskap til avtalene er et problem, det kan være lettere å sikre opplæring og kjennskap til retningslinjer og prosedyrer. På møtet i juni sluttet OSO seg til disse innspillene, og fattet følgende vedtak; 1. Innspill fra dagens diskusjon tas med i det videre arbeidet. 2. Saken settes opp på neste møte i OSO. Vurdering Med bakgrunn i vedtak i OSO-møtet i juni, ble det gjort en henvendelse til HOD. Dette for å bringe klarhet i hvor stort «handlingsrommet» er, og om en kan gå videre med det forslaget som ble presentert for OSO. Henvendelsen lød som følger; I forbindelse med at Universitetssykehuset Nord Norge (UNN) skal starte opp arbeidet med å gjennomgå og eventuelt revidere samhandlingsavtalene har vi to spørsmål vi gjerne vil ha avklaring på: 1. Etter hotjl 6-1 skal kommunestyret selv inngå samarbeidsavtaler med helseforetaket. Gjelder kravet om behandling og vedtak i kommunestyret også ved revisjon av disse avtalene? Kan kommunestyrene delegere vedtaksmyndigheten til administrasjonen i forbindelse med revisjon/gjennomgang av avtalene, gjerne kombinert med plikt til å informere kommunestyret? 2. I vårt område har vi, i likhet med mange andre steder i landet, inngått overordnet samarbeidsavtale med en rekke underordnede såkalte tjenesteavtaler. Vil det være anledning for oss i forbindelse med revisjonene å endre tjenesteavtalene og heller lage retningslinjer/veiledere/prosedyrer for de ulike emnene som er lovfestet i hotjl 6-2, pkt 1 11? Tanken er at dersom disse ikke lengre har status som avtaler så vil de være enklere å endre og tilpasse lokale forhold m.m. Dersom tjenesteavtalene gjøres om til veiledere/retningslinjer, må da avtalene formelt sett sies opp? Spørsmålene ble besvart av HOD i eget brev datert 20. august. (Brevet følger som eget vedlegg). Svaret slår i korte trekk fast at det ikke er adgang til å inngå avtaler etter helse- og omsorgstjenesteloven 6-1 uten at avtalen regulerer alle punktene i bestemmelsen.

5 Det stilles med andre ord krav om at det skal utarbeides avtaler som er rettslig bindende, og at det ikke gis anledning til å erstatte disse med intensjonspunkter. Når det gjelder behovet for fleksibilitet til å gjøre endringer, kan dette ivaretas gjennom å lage avtalebestemmelser som delegerer myndighet til å gjøre slike. Selv om plikten til å inngå avtalene ligger hos kommunestyret, er ikke det til hinder for at kommunestyret kan delegere til administrasjonen å forhandle, utarbeide eller fornye avtalene. Det presiseres imidlertid at det i avtaleteksten bør inntas bestemmelser om hvilke deler som ansees å ha en slik vesentlig betydning at endringer krever kommunestyrets godkjenning. Det innebærer altså at det må være adgang til å delegere til andre organer i kommunen å gjøre endringer i avtalen, så lenge endringene som gjøres ikke er av vesentlig karakter. Forslag til vedtak: 1. OSO nedsetter et forhandlingsutvalg / KSU som sørger for en revidering av Overordnet tjenesteavtale samt underliggende tjenesteavtaler. 2. Utvalget gjør også en vurdering av hva som ansees å være endringer som er av vesentlig karakter. 3. Forslag til reviderte avtaler legges fram for samarbeidsforum somatikk og samarbeidsforum rus og psykisk helse på fellesmøte 24. februar 16. 4. OSO behandler reviderte avtaler på sitt møte i april 16 før utsending til kommuner.

6 Sak: 41/15 Tittel: Tilsynsrapporter UNN og Tromsø kommune Fra: Avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN Sammendrag Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Tromsø kommune og med lungemedisinsk avdeling v/ UNN knyttet til samhandling rundt utskrivning av pasienter. Både Tromsø kommune og UNN fikk ett avvik (lovbrudd), med frist til 1. august om å iverksette tiltak for å rette opp påpekte avvik. De forhold som tilsynsrapporten beskriver er kjent, og både samhandlingsavdelingen i UNN og OSO har allerede igangsatt tiltak for å bedre rutinene knyttet til prosessen rundt utskrivning av pasienter. Denne gangen var det Tromsø kommune og lungemedisinsk avdeling som ble gjennomgått, men vi har grunn til å tro at lignende avvik ville blitt påpekt også i de fleste andre kommuner og avdelinger i UNN. Gjennom denne saken orienteres OSO om rapportene, og bes drøfte hvordan OSO kan bidra til at de tiltakene som iverksettes kan ha best effekt. Bakgrunn Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Tromsø kommune og med lungemedisinsk avdeling v/ UNN, hvor tema for tilsynet var samhandling om utskrivning av pasienter. Bakgrunnen for tilsynet begrunner Fylkesmannen med at det er betydelige utfordringer knyttet til å gi pasienter og brukere et sikkert, helhetlig, koordinert og sømløst tilbud av forsvarlige tjenester over nivå-, oppgave- og tjenestegrenser. Svikt oppstår ofte der flere tjenester skal samhandle og hvor lovverk regulerer tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Ny oppgavefordeling mellom kommuner og spesialisthelsetjenesten gir opphav til nye grenseflater og områder med fare for svikt. Det er bakgrunnen for at det i 2015 ble gjennomført landsomfattende tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra sykehus til kommunen. Både i Tromsø kommune og ved UNN ble det avdekket ett avvik 1, og rapporten beskriver de avvik (lovbrudd) som ble påpekt i de reviderte områdene. (Begge rapportene følger som egne vedlegg) UNN fikk følgende avvik: Universitetssykehuset Nord-Norge HF sikrer ikke at informasjonsutvekslingen i forbindelse med utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen er i samsvar med myndighetskrav. 1 Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

7 I tilsynsrapporten refereres det til 8 punkter som avviket bygger på. 1. Manglende årlige revisjoner. 2. Avtalene er ikke kjent. 3. Flytskjema/prosedyre er ikke i samsvar med tjenesteavtale 5. 4. Ulike oppfatninger av «varsel om utskrivningsklar pasient». 5. Manglende «varsel om utskrivningsklar pasient». 6. Manglende informasjon (epikrise eller tilsvarende, legemiddelliste etc). 7. Mangelfull medikamentliste ved utskrivelse. 8. Samhandlingsavvik meldes i liten grad. Tromsø kommune fikk følgende avvik: Tromsø kommune sikrer ikke at informasjonsutvekslingen i forbindelse med utskrivning og mottak av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen er i samsvar med myndighetskrav. I tilsynsrapporten refereres det til 8 punkter som avviket bygger på. 1. Manglende årlige revisjoner. 2. Avtalene er ikke kjent. 3. Flytskjema/prosedyre er ikke i samsvar med tjenesteavtale 5. 4. Ulike oppfatninger av «varsel om utskrivningsklar pasient». 5. Manglende innleggelsesrapport fra Tromsø kommune til UNN. 6. Avtaler ikke kjent i allmenlegeutvalg og samarbeidsutvalg i kommunen. 7. Samhandlingsavvik meldes i liten grad. 8. Det er ukjent for ansatte hvor avviksskjema finnes, og kommunen har ikke en samlet oversikt over samhandlingsavvik. Både Tromsø kommune og UNN fikk frist til innen 1. august å iverksette tiltak for å rette opp påpekte avvik. En slik tilbakemelding må vise; Hvilke tiltak som settes i verk. Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltak er iverksatt. Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virke en stund. Virksomhetens egne frister for å sikre framdrift. Tromsø kommune har bedt om utsatt svarfrist til 15. september, mens UNN gav sitt svar til Fylkesmannen den 15.juli. (Brev til Fylkesmannen samt notat vedr. samme følger som egne vedlegg) Gjennom denne saken orienteres OSO om rapportene, og bes drøfte hvordan OSO kan bidra til at de tiltakene som iverksettes kan gis best effekt. Forslag til vedtak: 1. OSO tar informasjon om tilsynsrapportene til orientering. 2. OSO ber om at det i revisjonsarbeidet av tjenesteavtalene sikres at det er samsvar mellom flytskjema / prosedyre og ordlyd i avtalene. 3. OSO ber partene lage egne tiltak for å gjøre avtalene bedre kjent i egen organisasjon. 4. Det lages en egen sak til neste møte i OSO, med forslag til forenkling av avvikssystemet samt hvordan man bedre kan følge opp innmeldte avvik.

8 Sak: 42/15 Tittel: Samhandlingsbarometeret Fra: Avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN Presentasjonen gis i møtet.

2015 2014 2013 Meldt av kommuner Behandlet/ lukket Meldt av UNN Behandlet/ lukket Fakturainnsigelse Behandlet/ lukket Totalt antall meldinger Behandlet/ lukket Prosent lukking 9 Sak: 43/15 Tittel: Samhandlingsavvik og analyse Fra: Rådgiver Robert Strand, Samhandlingsavdelingen UNN Samhandlingsavvik 2014 Sammendrag Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin mottok i løpet av 2014 i alt 304 meldinger om uønskede samhandlingshendelser. Dette er en liten økning fra året før, hvor man mottok 271 meldinger. Antall samhandlingsavvik meldt fra kommunene er relativt stabilt, mens en ser at det lave antallet samhandlingsavvik meldt fra UNN i 2013 (17), er blitt enda lavere (11), se tabell 1 Innsigelser på faktura med bakgrunn i tjenesteavtalene utgjorde i 2014 til sammen 122 hendelser. Dette er en betydelig økning fra 2013 med 74 innsigelser. Noe av dette kan forklares med at det ble slutt på å sende flere innsigelser per avvik, men kan ikke forklare hele økningen. Manglende kvalitetssikring på utsendte fakturaer kan og forklares av den høye andel innsigelser som resulterer i kreditering Rapporterte samhandlingshendelser i UNN-området UNN- området 1. tertial 65 62 3 2 42 37 110 101 91,8 2. tertial 47 44 9 3 12 12 68 59 86,8 3. tertial 59 56 5 3 20 18 84 77 91,7 Sum 171 162 17 8 74 67 262 237 90,5 1. tertial 58 56 1 1 60 38 119 95 79,8 2. tertial 52 47 7 5 42 33 101 85 84,2 3. tertial 54 46 3 1 20 19 77 66 85,7 Sum 164 149 11 7 122 90 297 246 82,8 1. tertial 2. tertial 3. tertial Sum 2013. 67 ferdigbehandlede fakturainnsigelser. 50 innsigelser tatt til følge (74,6%) (Krediteres) 2014. 90 ferdigbehandlede fakturainnsigelser. 81 innsigelser tatt til følge (90 %) (Krediteres)

10 Tabell 1. Oversikt over enheter som melder avvik, sortert etter antall meldte avvik. Klager fra kommunene Frekvens Faktura Andre Lukket Påklagd av UNN Lukket 1805 Narvik 11 2 9 10 1850 Tysfjord 1 1 0 1 1851 Lødingen 6 6 0 5 1852 Tjeldsund 4 3 1 2 1853 Evenes 1854 Ballangen 4 0 4 4 1902 Tromsø 111 76 35 93 2 1 1903 Harstad 59 7 52 45 1 0 1911 Kvæfjord 1 0 1 1 1913 Skånland 2 2 0 2 1917 Ibestad 1919 Gratangen 3 0 3 3 1920 Lavangen 8 3 5 8 1922 Bardu 3 0 3 3 2 2 1923 Salangen 3 1 2 2 2 2 1924 Målselv 4 2 2 4 1 0 1925 Sørreisa 3 2 1 2 1 0 1926 Dyrøy 1 0 1 1 1927 Tranøy 1928 Torsken 1 1 0 1 1929 Berg 1 1 0 1 1931 Lenvik 36 3 33 33 1 1 1933 Balsfjord 1 0 1 1 1936 Karlsøy 1938 Lyngen 5 5 0 5 1939 Storfjord 2 0 2 2 1940 Kåfjord 4 2 2 2 2 1 1941 Skjervøy 3 0 3 2 1942 Nordreisa 7 5 2 3 1943 Kvænangen 286 122 164 239 9999 Andre kommuner 6 6 4 1 1 Totalt 292 122 170 243 12 8 Totalt antall registrerte uønskede samhandlingshendelser 2014: 304 Lukket pr 15.august 2015: 246 (80,9 %) Det vil på møtet 17.9 bli belyst trender i melding av samhandlingsavvik og fakturainnsigelser. Det blir også orientert om planlagte og igangsatte tiltak for å kvalitetssikre utsendelse av fakturaer fra UNN bedre.

11 Sak: 44/15 Tittel: Hva er kjernejournal, hensikt og nytteverdi. Om innføringsprosessen ved UNN og planer for kommunene. Fra: Rådgiver//prosjektleder Eirin Rødseth, NST UNN og rådgiver elektronisk samhandling Mona Pedersen, Lenvik kommune Sammendrag Kjernejournal skal innføres ved UNN og kommunene i lokalsykehusområdet i 2015. I 2016 skal kjernejournal innføres i resten av Helse Nord. Bakgrunn Helsedirektoratet gjennomfører et nasjonalt prosjekt for innføring av kjernejournal ved sykehus, inklusive AMK-sentraler, legevakter og legesentre fram til 2017. Planene for innføring legges i samarbeid med de fire regionale helseforetakene (RHF). Prosjektet er delt inn i fire delprosjekter, ett for hvert geografiske område som defineres av inntaksområdene til RHF-ene. Delprosjektene rigges i to deler, en som sikrer innføring ved helseforetakene (ansvar RHF) og en del som sikrer innføring ved legevakter, på legesentre og for innbyggerne i kommunene rundt helseforetakene (ansvar Helsedirektoratet). Innføring i et geografisk område tar ca. ni måneder fra planlegging er i gang til området er innført. Hovedaktivitetene i innføringsløpet er forankring, informasjon til innbygger, informasjon til og opplæring av helsepersonell, teknisk tilrettelegging og oppfølging. Helsedirektoratet samarbeider også med andre aktører for å sikre innføring, blant annet KomUTnettverket (tidligere FUNNKe). Kjernejournal er allerede innført i deler av Helse Vest og Helse Midt, samt områder som hører til Akershus universitetssykehus. Kjernejournal skal innføres i Helse nord i 2015 og 2016, og Helsedirektoratet anbefaler oppstart ved ett helseforetak med tilhørende legevakter, legesentre og kommuner først, og deretter utrulling til resten av regionen. Kjernejournal innføres ved UNN og sykehusets lokalsykehusområde i 2015 og de øvrige HF i regionen i 2016. Vurdering Hva er kjernejournal Kjernejournal er en ny elektronisk løsning som samler viktige helseopplysninger og gjør dem tilgjengelig både for innbygger og helsepersonell. Helsepersonell vil få rask og sikker tilgang til opplysninger, slik at de kan gi tryggere helsehjelp. Pasientens kjernejournal viser kritisk pasientinformasjon og gjør den tilgjengelig for helsepersonell i hele landet. En legemiddeloversikt, kritisk informasjon, besøkshistorikk fra sykehus og pasientopplysninger finnes i kjernejournal. Det er fem kategorier kritisk informasjon: Overfølsomhetsreaksjoner, komplikasjoner v/anestesi, kritisk medisinske tilstander, pågående behandling og implantater, og smitte. Kjernejournalen henter informasjon fra 1) offentlige registre (folkeregisteret, Norsk Pasientregister og Fastelegeregisteret, samt Reseptformidleren), 2) legens registreringer og pasientens/innbyggernes registreringer. Kjernejournal er ikke et nytt journalsystem og erstatter ikke journalene på sykehusene og kommunene. Det er et helseregister som tar høyde for at pasientene bruker pasientdatasystem

12 som ikke snakker med hverandre. Helsepersonell får tilgang til kjernejournal gjennom eksisterende journalsystemer i spesialist- og i primærhelsetjenesten. Kjernejournal er en reservasjonsløsning. Innbyggere får kjernejournal uten aktivt samtykke, men kan samtidig reservere seg mot løsningen. Pasientene har også mulighet til å sperre deler eller hele kjernejournalen for innsyn fra helsepersonell. I akutte situasjoner kan sperringer åpnes uten samtykke. Hvordan påvirker innføringen av kjernejournal aktørene i OSO? Kritisk informasjon og pasientinformasjon må legges inn manuelt i kjernejournal, og behandlende lege som «oppdager» kritisk informasjon har ansvar for å legge inn. Behandlende lege er i dette tilfellet den legen som diagnostiserer en kritisk informasjon, og det kan være både sykehuslege, fastlege og legevaktslege. Både fastleger, sykehusleger og legevaktsleger har med andre ord registreringsansvar. Innføringsprosess Kjernejournal gjøres tilgjengelig for innbyggerne i UNN sitt lokalsykehusområde ca. to måneder før helsepersonell får tilgang. I forkant av dette distribuerer Helsedirektoratet informasjonsmateriell til kommunene, legevaktene og legekontorene i regionen. Informasjonsmateriell til innbyggerne distribueres også. Innbyggere som nås på e-postadresse får også direkte informasjon. Som en del av innføringsløpet hentes informasjon fra offentlige registre. Innføringen ved UNN HF og sykehusets lokalsykehusområde gjøres i samarbeid med Helsedirektoratet og KomUT nord (tidligere FUNNKe). UNN ønsker å komme i gang innen utgangen av 2015. UNN har en egen prosjektleder som er ansvarlig for innføring i sykehuset. KomUT nord FUNNKe bistår Helsedirektoratet i arbeidet mot primærhelsetjenesten blant annet gjennom å drive informasjonsarbeid og være døråpner for direktoratet slik at de får delta på møtearenaer der de kan treffe sentrale beslutningstakere. Erfaringer fra innføring andre steder i landet Utprøving av kjernejournal startet i Trondheim høsten 2013 og Stavanger våren 2014. Utprøvingsfasen ble evaluert før innføring i Helse Vest, Helse Midt og AHUS. Evaluering viser at utprøvingen var vellykket, og erfaringene fra innføring viser at kjernejournal jevnt over får gode tilbakemeldinger. Legemiddelinformasjon vurderes å være spesielt nyttig, løsningen fremstår som brukervennlig og er stabil med få tekniske feil. Foreløpig evaluering i Trondheimsområdet viser at det tar under fire minutter å registrere kritisk informasjon for fastlegene. Fastlegene har registrert data i kjernejournal på ca. 1,5% av pasientene som har vært inne til konsultasjon. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering.

13 Sak: 45/15 Tittel: Nominasjon av Samhandlingsprisen for 2015 Fra: OSO sekretariatet Sammendrag og anbefaling Universitetssykehuset Nord-Norge og alle de 30 kommunene i lokalsykehusområdet har i fellesskap opprettet Samhandlingsprisen på 50.000 kroner. OSO medlemmer med stemmerett vedtar prisvinner, og vinneren offentliggjøres under Samhandlingskonferansen. Oversikt over kandidatene vil bli sendt OSO medlemmene i forkant av OSO møte 17. september. Bakgrunn UNN HF og 30 kommuner i Troms og Ofoten har i felleskap opprettet en samhandlingspris som består av et innrammet diplom og 50.000 kroner. Finansieringen av prisen er delt likt mellom kommunene og UNN og prispengene fordeles likt mellom mottakere i kommunen(e) og UNN. Samhandlingsprisen for 2015 utdeles under Samhandlingskonferansen som arrangeres den 1. og 2.desember i Tromsø. Følgende har mottatt Samhandlingsprisen: 2008 Omsorgsboliger på Åsgårdområdet (UNN / Tromsø kommune) 2009 Helhetlig svangerskaps- og fødselsomsorg (Tromsø/UNN) 2010 Palliativ enhet (UNN Harstad/kommunene i nærområdet) 2011 ibedrift 2012 Delt vinner mellom: - Kommunesamarbeid om felles helse og omsorgtjenester (Interkommunalt samarbeid mellom Bardu, Lavangen, Salangen, Målselv og UNN) - Helhetlig behandlingskjede REO (Narvik kommune og UNN Narvik) 2013 Prosjektet FUNNKe- et regionalt program for implementering av elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorg, fastleger og helseforetak 2014 ACT teamet. (Tromsø kommune og UNN) Overordnet Samarbeidsorgan er jury for Samhandlingsprisen. Vinneren får anledning til å presentere samhandlingstiltaket på konferansen. Det er ønskelig at tiltaket blir presentert av representanter både fra kommunen(e) og UNN. Informasjon om Samhandlingsprisen 2015 og statutter er sendt ut via postmottak til lokalsykehuskommunene i Troms og Ofoten, publisert på UNN sin inter - og intranettside, samt i ulike nettverk. Statutter for Samhandlingsprisen: 1. Samhandlingsprisen deles ut av UNN HF og kommunene i lokalsykehusområdet i felleskap. 2. Prisen går til et pasientrettet samhandlingstiltak mellom hele eller deler av UNN HF og en eller flere kommuner. 3. Systematikk, brukermedvirkning, forebygging, løsningsfokus og god ressursutnyttelse vektlegges. 4. Finansieringen av prisen deles likt mellom kommunene og UNN HF, og prispengene fordeles likt mellom kommunen (e) og UNN HF. 5. Prisen består av et innrammet diplom og 50.000 kroner. 6. Prisen deles ut årlig på slutten av året. 7. Alle som ønsker det kan foreslå kandidater til prisen innen 1. september. 8. Begrunnet forslag til prismottakere sendes på e- post til Oso-sekretariatet@hn.helsenord.no 9. Overordnet Samarbeidsorgan mellom UNN og lokalsykehuskommunene (OSO) er jury.

14 Innbetaling av prispenger: Administrasjon ved NST og økonomiavdelingen i UNN samordner innbetaling og utbetaling av årets pris fra UNN og kommunene. UNN betaler halvparten av prisen og hver kommune betaler kr. 1000,-. Kommunene får tilsendt faktura fra økonomiavdelingen i UNN. Vurdering I følge statuttene skal prisen gå til et pasientrettett samhandlingstiltak mellom hele eller deler av UNN og en eller flere kommuner. Videre skal: Systematikk, brukermedvirkning, forebygging, løsningsfokus og god ressursutnyttelse vektlegges. Sekretariatet har vurdert tilsendte begrunnede kandidatforslag og gitt kandidatene poeng i henhold til overfor nevnte vektlegging. Forslag til vedtak: 1. OSO vedtar vinner av Samhandlingsprisen for 2015. 2. Finansieringen av Samhandlingsprisen deles likt mellom UNN og kommunene. Hver kommune betaler kr. 1 000 etter mottatt faktura fra økonomiavdelingen UNN. 3. Vinneren presenterer tiltaket under Samhandlingskonferansen som arrangeres 1-2 desember 2015. Sak: 46/15 Tittel: Informasjon fra Narvik "Fra innblikk til uttrykk - en kunnskapsbasert samhandlingsmodell". Informasjonen gis i møtet.

15 Sak: 47/15 Tittel: Beredskapsplan for pandemi Fra: Berit B Salvesen, UNN og klinikksjef Jon H. Mathisen Sammendrag og anbefaling Det er behov for samkjøring av beredskapsplaner i forbindelse med pandemisk influensa, i henhold til tjenesteavtale 11. UNN ber om mandat til å utarbeide forslag til felles rutiner som skal implementeres av UNN og alle kommuner der samhandling og enhetlige prosedyrer anses som nødvendig. Forslag vedtas endelig i OSO. Bakgrunn UNN er i prosess med å totalrevidere sin beredskapsplan for pandemi. Pandemien i 2009 understreket behovet for et tett samarbeid med primærhelsetjenesten for å sikre god logistikk, rettferdig og enhetlig helsehjelp og fornuftig ressursforvaltning. UNNs eksisterende beredskapsplan for pandemisk influensa har svakheter når det gjelder samhandling med primærhelsetjenesten, blant annet på områder som gjelder avklaring av ansvar, kunnskap om kommunenes planer på området, hvordan UNN kan støtte primærhelsetjenesten og hvordan primærhelsetjenesten kan støtte UNN. Videre er det sannsynligvis behov for bedre samkjøring av informasjon og rapportering. I et møte mellom UNN og fylkeslegen i juni 2015 ble det diskutert mulige måter å samarbeide for å etablere felles kunnskap og felles planer mellom spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten. I møtet ble det konkludert med at saken skulle løftes inn i OSO for en vurdering av hensiktsmessig arbeidsform videre. Vurdering Det er behov for koordinering mellom UNN og kommunene på følgende områder: Informasjonsflyt og ledelse/kommunikasjonsstrategi (inkl. rapportering) Innleggelseskriterier i sykehus/behandlingsnivå for ulike pasientgrupper Vaksinasjon Diagnostikk På grunn av nødvendigheten av omforent forståelse og koordinering mellom UNN og primærhelsetjenesten kan det være formålstjenelig å etablere et klinisk samarbeidsutvalg (KSU). Alternativt kan UNN ta på seg ansvaret for å utarbeide forslag til felles retningslinjer og prosedyrer, og at forslaget presenteres i OSO for endelig beslutning. Forslag til vedtak: OSO gir UNN HF mandat til å utarbeide forslag til felles rutiner og prosedyrer mellom UNN og alle kommunene i UNNS ansvarsområde der dette anses som nødvendig. Forslaget sendes på høring i kommunene og vedtas endelig i OSO.

16 Sak: 48/15 Tittel: Forslag til prosjekt innenfor habilitering og rehabilitering Fra: Klinikksjef Kari Holthe Sammendrag og anbefaling Helse Nord RHF v/fagdirektør har henvendt seg til UNN HF med forslag om å igangsette et prosjekt forankret i OSO- samarbeidet som skal sette rehabilitering/habilitering på dagsordenen i lys av Samhandlingsreformen. Helse Nord ber om innspill på forslaget med utgangpunkt i hva som ses å være behovet i UNN-området og hvilke føringer et slikt prosjekt bør ha for å imøtekomme dette. Hensikten med å ta saken i OSO møtet er å få gitt Helse Nord tilbakemelding på forslaget inne 011015. Bakgrunn Habilitering og rehabilitering er ingen enkelttjeneste, men en serie av tjenester eller tiltak som settes i et system til en helhet. Samhandlingsreformen trekker opp linjene for framtidens helse- og omsorgstjeneste. Forebygging, tidlig intervensjon, rehabilitering og mestringsstrategier skal bremse behovet for kostnadskrevende behandling i sykehus og sykehjem. I reformen slås det fast at tjenester på kommunalt nivå i mange tilfeller vil være det beste for pasientene. Kommunenes og spesialisthelsetjenestens ansvar for habilitering og rehabilitering følger av helse- og omsorgsloven og spesialisthelsetjenesteloven. Krav til samarbeid mellom sykehus og kommune er i tillegg tydeliggjort gjennom Tjenesteavtale 2. Helsedirektoratets rapport (IS-1947) slår fast at det er vanskelig å si noe helt konkret om ansvars og oppgavefordelingen mellom nivåene. Grensen mellom ansvarsområdene er flytende, og det er et klart behov for å avklare ansvar for og etablere samarbeidsrutiner mellom de enkelte helseforetak og de omliggende kommuner. I St.melding 26 om Fremtidens primærhelsetjeneste varsler regjeringen en opptrappingsplan på bakgrunn av at mange ikke får den rehabiliteringen de har behov for. De foreslår også ytterligere overføring av ansvar fra spesialisthelsetjenesten til kommunene som en del av det videre arbeidet med kommunereformen. Flere rehabiliteringsoppgaver som i dag ivaretas i spesialisthelsetjenesten skal samles i større og mer kompetente kommuner. Rehabilitering skal være en tankegang som skal gjennomsyre alle ledd og deltjenester i de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Helse Nord har fått følgende krav i RHFs oppdragsdokument for 2015: Helseforetakene skal sikre at pasientene har et nødvendig rehabiliterings-, habiliterings-og geriatri- tilbud. Det påpekes også at Helseforetakene ikke må bygge ned tilbudene før kommunene er i stand til å overta ansvaret. Helse Nord har i tillegg vedtatt regionale handlingsplaner i habilitering og rehabilitering. I planene skal styrking av samarbeid med kommunene være en viktig strategi for videre utvikling av tjenestetilbudet. Begge planene iverksettes i løpet av 2015/16. OSO inviteres nå til å være med i et prosjekt i Helse Nord regi som skal konkretisere og foreslå tiltak som skal gjøre dette samarbeidet nyttig i tråd med de reformer og politiske føringer som nå kommer. For at et slikt prosjekt skal lykkes er det viktig at deltakerne inviteres til å innvirke på prosjektets utforming og føringer med bakgrunn i det som allerede er igangsatt av arbeid på dette

17 området. Her nevnes for eksempel arbeid med hverdagsrehabilitering og helsehus. I tillegg erfaringer fra andre pasientforløpsprosesser, ambulante rehabilitering/habiliteringsteam og avtaler med private rehabiliteringsinstitusjoner. Vurdering Samhandlingsreformen har gitt retningslinjer for ny ansvarsdeling mellom kommuner og spesialisthelsetjeneste innenfor rehabiliteringsområdet. I de siste årene har det kommet en rekke rapporter og meldinger hvor denne ansvarsdelingen er forsøkt tydeliggjort. Det vi likevel ser er at tilbudene inne rehabilitering/habilitering varierer i stor grad mellom kommuner og innenfor helseforetak. Mange brukere mottar ikke et godt nok tilbud. Noe av årsaken kan være at det er ulike oppfatninger om hva rehabilitering er, uklarheter knyttet til ansvarsforhold mellom nivåene og lav kapasitet og kompetanse i tjenesten. Helse Midt Norge har i samarbeid med KS og kommunene i regionen gjennomført et prosjekt med dette som fokus som ble avsluttet vår 2014. På bakgrunn av de politiske signalene som nå kommer i forhold til økt ansvar for kommunene foreslår Helse Nord et prosjekt for å involvere OSO i videre utvikling av rehabiliteringstjenestene jfr Tjenesteavtale 2. Prosjektets form og mandat må ta høyde for at behov og utfordringsområder blir mest mulig konkret innenfor det enkelte HF og de omliggende kommuner. Helse Nord foreslår at prosjektet forankres i foretakenes OSO samarbeid og Helse Nord RHF. De ber OSO vurdere følgende føringer for prosjektet: - Samarbeid om helhetlige pasientforløpsprosesser skal være viktige element. Det må tas hensyn til at kommunene og foretaket er ulikt organisert og med ulik vekt på diagnose og funksjon. - Rehabiliteringstilbud til eldre pasienter med geriatriske problemstillinger bør inngå? - Hvor omfattende skal prosjektet være? Skal alle kommuner delta eller skal det utpekes enkelte pilotkommuner? - Hva må være på plass fra Helse Nord side for at OSO UNN kan slutte seg til arbeidet? Helse Nord ønsker gjennom henvendelsen å få fram hva kommunene og HFene synes er viktig og hvordan de kommende utfordringene innen rehabiliteringsområdet kan løses i fellesskap. Helse Nord ber om tilbakemelding innen 011015. På denne bakgrunnen oppfordres OSO medlemmene til å utforme en anbefaling. Forslag til vedtak: OSO utformer anbefalingen i OSO møtet 17. september.

18 Sak: 49/15 Tittel: CarePuls3 Fra: Klinikksjef Jon Mathisen Informasjonen gis i møtet Sak: 50/15 Tittel: Andre orienteringer Fra: OSO - sekretariatet Det er p.t. ingen innmeldte saker til «andre orienteringer». Sak: 51/15 Tittel: Konstituering av OSO med valg av leder og nestleder Fra: OSO - sekretariatet Sammendrag og anbefaling I vedtektene for OSO heter det at OSO konstituerer seg på første møte hver høst med valg av leder og nestleder. Bakgrunn Bakgrunn for saken framgår av vedtektene for OSO 6 «OSO konstituerer seg på første møte hver høst med valg av leder og nestleder og sekretariat. Ledelsens funksjonstid er ett år, men ledelsen fungerer inntil ny ledelse er konstituert. Der leder er fra UNN bør nestleder være fra kommunene og omvendt. Sekretariatet har en funksjonstid på 4 år». Når det gjelder representasjon, sier 3: «Kommunenes representanter oppnevnes av regionrådene i Troms og Ofoten/Lødingen. Tromsø og omegn regionråd oppnevner 2 representanter hvorav 1 skal være fra Tromsø kommune, de andre regionrådene oppnevner 1 representant hver, Ofoten regionråd/lødingen oppnever 1 representant. UNN sine representanter oppnevnes av direktøren. Det oppnevnes personlig vara for alle faste representanter.» OSO vedtok i sak 37/14 følgende: 1. Ass. rådmann Brynjulf Hansen, Harstad, Sør- Troms regionråd ble valgt til leder av OSO. 2. Avdelingsleder, Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN ble valgt til nestleder. 3. OSO sekretariatet valgt for 4 nye år. Ass. rådmann Brynjulf Hansen besluttet å gå av med AFP pensjon og OSO valgte leder 4. desember i sak 43/14. Følgende vedtak ble fattet: 1. Administrasjonssjef Merete Hessen, Harstad, Sør- Troms regionråd ble valgt til leder av OSO.

19 Vurdering Sekretariatet har igjen en funksjonstid på 3 år. Inneværende periode har leder vært fra kommune og nestleder fra UNN. OSO velger leder og nestleder av OSO. Forslag til vedtak: 1. OSO velger xxx til leder av OSO 2. OSO velger xxx til nestleder av OSO Vedlegg: Liste over dagens OSO- medlemmer. Vedtekter for OSO. Sak: 52/15 Tittel: Møteplan for 2016 Fra: OSO - sekretariatet Dato OSO møter Ukedag Sted OSO møter 2015 17. september Torsdag Narvik kommune 21. oktober kl. 09. 00-10. 30 Onsdag Dialogforum i forbindelse med KS sin Høstkonferanse, Tromsø. 3. desember Torsdag UNN Tromsø 1.og 2. desember OSO møter 2016 Tirsdag og onsdag Samhandlingskonferansen SCANDIC Ishavshotel 11.februar Torsdag UNN Harstad 7. april Torsdag UNN Tromsø 9. juni Torsdag Lenvik kommune, Rådhuset på Finnsnes. 22. september Torsdag Narvik kommune Høstkonferanse KS Medio oktober 29.og 30. november 1. desember Torsdag Samhandlingskonferansen Tromsø kommune

20 Sak: 53/15 Tittel: Neste møte Fra: OSO - sekretariatet Neste møte: Torsdag 3. desember 2015 kl. 11:00-15:30 Sted: Rådhuset i Tromsø kommune Formøter: Fra kl. 10:00-10:50