Oslo kommune Utdanningsetaten Rundskriv nr 7/2005 Til: Alle grunnskoler Saksnr: 200501686-1 Arkivkode: Fra: Utdanningsetaten Utsendt dato: 05.04.2005 Saksbeh: Sigrid Nordvik Gjelder fra: Telefon: 23 46 71 74 Gjelder til: Erstatter: Deler av rundskriv 7/2002 BEHANDLING AV UGYLDIG FRAVÆR I GRUNNSKOLEN I OSLO Dette rundskrivet omhandler saksbehandling vedrørende elever som har ugyldig fravær fra grunnskoleopplæring, og erstatter deler av rundskriv nr 7/2002 Ugyldig fravær og flyttemelding. Innholdet i brev fra Utdanningsadministrasjonen datert 26.05 og 25.08.2004 om ugyldig fravær er også tatt inn i rundskrivet. Det utarbeides eget rundskriv vedrørende flyttemeldinger. GRUNNLAG I opplæringsloven 2-1 Rett og plikt til grunnskoleopplæring 1. og 5. ledd: Barn og unge har plikt til grunnskoleopplæring, og rett til ei offentleg grunnskoleopplæring i samsvar med denne lova og tilhøyrande forskrifter. Plikta kan ivaretakast gjennom offentleg grunnskoleopplæring eller gjennom anna, tilsvarande opplæring. ( ) Dersom ein elev utan å ha rett til det har fråvære frå den pliktige opplæringa, kan foreldra eller andre som har omsorg for eleven, straffast med bøter dersom fråværet kjem av at dei har handla forsettleg eller aktlaust. Offentleg påtale blir ikkje reist utan når kommunen set fram krav om det. HVA ER UGYLDIG FRAVÆR? Følgende betegnes som ugyldig fravær: fravær som ikke begrunnes av foresatte fravær som er av lengre varighet enn det skolen etter søknad har gitt eleven permisjon for. Opplæringslovens bestemmelse om maksimal permisjonstid på to uker (ti skoledager) er ufravikelig. Se eget rundskriv om permisjon fra opplæringen. Utdanningsetaten
2 KORTVARIG UGYLDIG FRAVÆR Ved kortvarig ugyldig fravær, for eksempel i enkelttimer og/eller dager, er det skolens kjennskap til eleven som skal legges til grunn for saksbehandlingen. Følgende rutiner skal imidlertid følges: Foresatte skal informeres når skolen registrerer at barn har kortvarig ugyldig fravær. Eventuelle sanksjoner overfor eleven må på forhånd være nedfelt i skolens ordensreglement for å kunne iverksettes. For elever på ungdomstrinnet skal det orienteres om at det kan bli aktuelt å sette ned elevens ordenskarakter, jf forskrift til opplæringsloven, 3-7. LANGVARIG UGYLDIG FRAVÆR Når elever har fravær av lengre varighet enn det som er omtalt ovenfor, uten at skolen er informert om og/eller har godkjent fraværet, skal skolene undersøke grunnen til fraværet allerede etter tre dager. Skolene er pålagt å følge saksbehandlingsprosedyren nedenfor trinn for trinn. Prosedyren er utarbeidet i samarbeid med byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester, byrådsavdeling for barn og utdanning og Utdanningsadministrasjonen. Bydelene/barnevernskontorene er av sin fagbyråd pålagt å følge sin del av samme prosedyre. Alle tiltak, henvendelser og resultater i en sak om ugyldig fravær skal dokumenteres ved kopier av brev, møtereferater, notater og annet. Dokumentasjonen oppbevares på skolen i elevens mappe. SKOLEN Dersom fraværet er OK: Dersom det ikke oppnås kontakt med foresatte/ hjemmet; tiltakene skal være gjennomført i løpet av én uke: PROSEDYRE VED UGYLDIG FRAVÆR Etter fravær tre dager: Skolen kontakter foresatte/hjemmet. Saken avsluttes. Skolen iverksetter følgende tiltak: Tilskriver hjemmet; informasjon om straffeansvar. Gjennomfører hjemmebesøk. Kontakter foresattes arbeidsgiver(e). Dersom eleven er registrert med søsken eller skolen kjenner annen familie, kontaktes aktuelle skoler (G/VG) og/eller barnehager. Kontakter Utdanningsadministrasjonen for sentralt SATSsøk. Kontakter Oslo ligningskontor for kontroll av adresse. Kontakter lokalt trygdekontor for kontroll av adresse. Tar kontakt med skolens kontaktnett: - barnevernkontakt for skolen. - kontaktperson i bydelspolitiet. - skolehelsetjenesten, v/ helsesøster. - naboer/nærmiljø/bydel/fritidsklubb/fritidsaktiviteter. Saken avsluttes. Dersom barnet mottar opplæring i utlandet, skal dette bekreftes skriftlig av foresatte. Barnet er funnet/ mottar opplæring: Barnet er ikke funnet: Rektor sender bekymringsmelding til barnevernet etter standardmal, med beskrivelse av hvilke tiltak skolen har gjennomført (ovennevnte kulepunkter), samt resultat. Utdanningsadministrasjonen vurderer grunnlaget for anmeldelse etter oppl. 2-1, 5. ledd, og anmelder dersom det er grunnlag.
3 BARNEVERNET A) Barnet er funnet/ mottar opplæring; barnevernet henlegger meldingen. Mottar bekymringsmelding: Barnevernet må snarest og innen én uke vurdere om undersøkelse skal iverksettes. Barnevernet kan kun kontakte melder/rektor og den berørte familien for nærmere informasjon, herunder vurdering om barnet er i akutt fare. B) Barnevernet beslutter å iverksette en undersøkelsessak. Barnevernet orienterer skolen skriftlig om konklusjonen, A eller B. B) Barnevernet iverksetter undersøkelse: følger Fylkesmannens veiledningsskriv 1/03; undersøkelsessaken må normalt avsluttes i løpet av tre måneder, unntaksvis etter seks måneder. samarbeider med skolen. vurderer samarbeid med politiet. 1) Barnevernet finner familien, men ikke barnet: foresatte må redegjøre/vise dokumentasjon. vurderer samarbeid med politiet; vurderer anmeldelse. 2) Barnevernet finner barnet: vurderer barnets omsorgssituasjon; vurderer tiltak. 3) Barnevernet finner ikke familien: vurderer om politiet skal kontaktes. Barnevernet orienterer skolen skriftlig om konklusjonen, 1, 2 eller 3. KRAV TIL DOKUMENTASJON VED POLITIANMELDELSE Utdanningsadministrasjonen har i samarbeid med Oslo politidistrikt gjennomgått krav til den dokumentasjonen som må foreligge når foresatte anmeldes for brudd på opplæringsloven 2-1 om rett og plikt til opplæring. Den vedtatte Prosedyre ved ugyldig fravær inneholder alle nødvendige elementer, og skolene bes om å være påpasselige med følgende: Gi informasjon om lovhjemmel og mulig straffeansvar når foresatte tilskrives All oppfølging dokumenteres skriftlig og oppbevares fortløpende i elevmappen Vedtatt prosedyre følges punkt for punkt. Eventuelle avvik fra dette skal begrunnes skriftlig Ved hjemmebesøk, telefonsamtaler og andre kontakter, eller forsøk på kontakt, skal det i beskrivelsen blant annet gjøres rede for: o hvem som har tatt kontakt (rektor, sosiallærer, kontaktlærer ) o hvem som ble kontaktet (mor, far, ) o når (dato, helst klokkeslett) o resultatet av hvert kontaktforsøk i form av opplysninger som er framkommet Når prosedyren er gjennomført og rektor eventuelt sender saken til Utdanningsadministrasjonen for vurdering av anmeldelse, må alle ovennevnte opplysninger beskrives i saksframstillingen. Kopier av brev og dokumenter kan vedlegges. Skolene skal sende enkeltsaker av denne karakter fortløpende til Utdanningsadministrasjonen.
4 UTMELDING AV SKOLEN Når et ugyldig fravær har vart i to uker, skrives eleven ut av skolen. Skolen skal likevel fortsette sine undersøkelser slik de er beskrevet i prosedyren, dersom eleven ikke er sporet opp eller gjort rede for. Skolens ansvar for å bidra til å finne fram til eleven stopper ikke ved utmelding av skolen. Eleven skal meldes ut også i de tilfellene der skolen har grunn til å tro at eleven kommer tilbake. MELDING TIL ANDRE INSTANSER Når en elev skrives ut av skolen som følge av ugyldig fravær, skal skolen skriftlig underrette Oslo ligningskontor v/folkeregisteret om at eleven ikke har møtt opp og ikke finnes på oppgitt adresse, eventuelt antas å være ute av landet. Med hjemmel i forvaltningsloven 13b nr 5, sendes kopi av brevet til det lokale trygdekontoret. Dersom skolen har indikasjoner på at eleven vil søke plass ved skolen igjen, anbefaler Utdanningsadministrasjonen at skolen ikke sender melding til Oslo ligningskontor eller det lokale trygdekontoret før det er gått tre måneder. Dersom eleven kommer tilbake etter at melding er sendt, må det sendes ny melding til de samme instansene. REGISTRERING I SATS SKOLE Utdanningsadministrasjonen ber skolene være påpasselige med å registrere alle typer fravær. Skolene skal legge slik informasjonen inn i SATS skole i følgende felter: Elever -> Elevfravær (velges i Vindu ), fyll ut: Fra og til dato, Årsakskode, Årsak, Antall skoledager/antall timer, og eventuelt Merknad. Skolene bes spesielt om å hente opp og fylle ut feltet Årsakskode. Dette er viktig for at Utdanningsadministrasjonen skal kunne hente fram pålitelig informasjon direkte fra databasen i SATS skole. INFORMASJON TIL FORESATTE Utdanningsadministrasjonen ber skolene informere foresatte om gjeldende lov- og regelverk som angår ugyldig fravær. Som et ledd i slikt informasjonsarbeid vil Utdanningsadministrasjonen sørge for at dette rundskrivet også foreligger på arabisk, engelsk, somali, tamil, tyrkisk, urdu og vietnamesisk. Både rundskrivet og oversettelsene vil bli lagt på Utdanningsetatens hjemmeside, www.ude.oslo.kommune.no, under menyknappene Lovverk, rundskriv og skjema Rundskriv. Med hilsen Astrid Søgnen direktør Sidsel Sparre avdelingsdirektør Vedlegg: 1) Mal for informasjon til Oslo ligningskontor elev utmeldt av skolen 2) Mal for informasjon til Oslo ligningskontor elev kommet tilbake
5