Avtale om arkivtjeneste Avtale om arkivtjeneste er inngått mellom: Hedmark fylkeskommune, Serviceenhet Arkiv (heretter kalt Leverandør) og Interkommunal arkivordning Øst IKS (IKA Øst), org.nr.. (heretter kalt Kunden) Sted og dato: Hamar,. Sted og dato: Hamar,. (Kundens navn) (Leverandørens navn) Kundens underskrift Leverandørens underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden: Hos Leverandøren: Børge Strand Daiva Skoglund Daglig leder Arkivleder 958 51 234 950 32 515 bs@ikao.no daiva.skoglund@hedmark.org Side 1 av 6
Innhold 1. Alminnelige bestemmelser... 3 1.1 Avtalens omfang... 3 1.2 Endring av avtalen... 3 2. Partenes plikter... 3 2.1 Møter... 3 2.2 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon... 3 2.3 Rettigheter til utstyr og programvarer... 3 2.4 Taushetsplikt... 3 2.5 Leverandørens ansvar og kompetanse... 3 2.6 Kundens ansvar og medvirkning... 4 3. Om tjenesten... 4 3.1 Generelt... 4 3.2 Ytelser som er tatt med i denne avtalen... 4 4. Vederlag og betalingsbetingelser... 4 5. Opphavs- og eiendomsrett... 4 6. Mislighold... 4 6.1 Leverandørens mislighold... 4 6.2 Kundens mislighold... 5 6.3 Heving... 5 7. Øvrige bestemmelser... 5 7.1 Varighet og oppsigelse... 5 7.2 Opphør av avtalen... 5 7.3 Suspensjon av partenes rettigheter og plikter... 5 7.4 Tvister... 6 Side 2 av 6
1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 Avtalens omfang Avtalen gjelder levering av arkivtjeneste knyttet til Kundens arkivmateriale. Leverandøren skal levere og være ansvarlig for et selvstendig sluttresultat, heretter kalt Tjenesten. Denne avtalen omfatter den generelle avtaleteksten og bilag. Tjenesten er beskrevet i bilag 1 og bilag 2. 1.2 Endring av avtalen Hvis Kunden etter at avtalen er inngått, har behov for å endre forutsetninger for avtalen på en slik måte at Tjenestens karakter eller omfang blir annerledes enn avtalt, kan Kunden be om endringsavtale. Ved krav om endringer kan Leverandøren kreve justeringer i vederlag. Endringer av eller tillegg til den avtalte ytelsen skal avtales skriftlig. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2. PARTENES PLIKTER 2.1 Møter Når én av partene finner det nødvendig, kan han med tre virkedagers varsel kreve møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 2.2 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring av dokumenter og annet arkivmateriale av betydning for Tjenesten uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens det befinner seg under Leverandørens kontroll. 2.3 Rettigheter til utstyr og programvarer Leverandøren skal benytte eget utstyr og programvarer som kreves til å utføre Tjenesten. Fylkeskommunens sak-/arkivsystem skal benyttes til elektronisk journalføring av dokumentene. Kundens tilgang til Leverandørens sak-/arkivsystem avtales i egen avtale, eventuelt ved justeringer i denne avtalen. 2.4 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. 2.5 Leverandørens ansvar og kompetanse Leverandørens Tjeneste skal dekke de funksjoner og krav som spesifiseres i avtalen med bilag. Leverandøren skal sørge for at det personalet som utfører Tjenesten har den nødvendige kompetansen. Side 3 av 6
Leverandøren skal gjøre Kunden oppmerksom på spesielle forhold knyttet til sin Tjeneste, som kan være av betydning for å unngå feilsituasjoner, driftsstans og tap. 2.6 Kundens ansvar og medvirkning Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for Tjenestens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Kunden skal legge forholdene til rette for at Leverandøren skal få utført sine plikter. Kunden har ansvar for at avleverte data ved oppstart er korrekte. 3. OM TJENESTEN 3.1 Generelt Tjenesten er tilgjengelig i den åpningstiden som gjelder for Hedmark fylkeskommune. 3.2 Ytelser som er tatt med i denne avtalen Spesifikasjon og beskrivelse av Tjenesten er inntatt i bilag 1. 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER Vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens Tjeneste, er spesifisert i bilag 2. Betaling skal skje etter faktura. Generelle prisendringer kan bare finne sted en gang pr. år, ved årsskiftet. 5. OPPHAVS- OG EIENDOMSRETT Kunden har eiendomsrett, katalogrett etter åndsverkslovens 43 og eventuell opphavsrett til databasen inneholdende informasjonen fra Kunden. Leverandøren har eiendomsrett til datamaskinutstyr og opphavsrett til programmer som benyttes. Leverandøren har ikke eiendomsrett til grunnlagsdata levert Leverandøren, og heller ikke rapporter, oversikter og lignende fremstilt på grunnlag av disse. Den ene part kan ikke foreta endringer i materiale, informasjon og lignende som etter disse bestemmelsene tilhører den annen part uten at dette følger av avtalen. Tilsvarende gjelder annen utnyttelse av informasjonen enn hva som følger av avtalen. 6. MISLIGHOLD 6.1 Leverandørens mislighold Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis Tjenesten ikke utføres som avtalt. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold. Hvis Tjenesten ikke kan utføres som avtalt, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Kunden skriftlig varsel om dette. Side 4 av 6
6.2 Kundens mislighold 6.3 Heving Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter etter avtalen. Hvis Kunden ikke betaler til avtalt tid, har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, jf. lov om renter ved forsinket betaling av 19.12.1976 nr. 100, 3, 1. ledd. Leverandøren skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Er Leverandørens mislighold av en slik art at det har vesentlig betydning for Kunden, og det ikke kan avhjelpes uten at Kunden påføres vesentlig kostnad eller ulempe, kan Kunden etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og 30 (tretti) dagers frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Hvis Kunden ikke betaler forfalt vederlag med tillegg av renter innen 30 kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende Kunden skriftlig varsel om at avtalen vil bli hevet, hvis oppgjør ikke er skjedd innen 15 virkedager etter at Kunden mottar varselet. 7. ØVRIGE BESTEMMELSER 7.1 Varighet og oppsigelse Avtalen trer i kraft når den er underskrevet av begge parter. Den løper deretter ut underskrivelsesåret, samt det derpå følgende kalenderår. Avtalen fornyes deretter automatisk for ett år av gangen dersom ikke noen av partene sier den opp med minst 6 måneders skriftlig varsel til et kalenderårs utløp. 7.2 Opphør av avtalen Ved opphør av avtalen skal Leverandøren levere tilbake til Kunden alt som er Kundens eiendom eller som Kunden har rettighetene til i samsvar med avtalen. Leverandøren skal ikke beholde noen kopier av databasen, eller informasjonen, og skal heller ikke etter avtalens opphør kunne gjøre bruk av noe av den aktuelle informasjonen. Leverandøren skal sørge for å overføre databasene til det elektroniske lagringsmedium som Kunden finner hensiktsmessig. 7.3 Suspensjon av partenes rettigheter og plikter Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Hver av partene kan bringe avtalen til opphør dersom situasjonen varer så lenge, eller er av et slikt omfang at det vil virke sterkt urimelig overfor vedkommende å opprettholde avtalen. Slikt opphør forutsetter imidlertid at vedkommende part varsler den annen med en måneds skriftlig varsel. Side 5 av 6
7.4 Tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger. ***** Side 6 av 6