MØTEREFERAT INNLANDET POLITIDISTRIKT Til stede politiet: Johan Brekke (politimester), Johan Martin Welhaven (vise PM, fungerende leder Hedmark), Olav Sørby (fungerende leder Gudbrandsdal), Torun Mellison (HR og HMS), Siri Stai Vesterås (virksomhetsstyring), Renate Melbye Utti (operativ styring), Jørn Arild Flatha (Norges Politilederlag), Finn Hvalbye (Politiets Fellesforbund), Henning Klauseie (Politijuristene), Stian Loeng (Hovedverneombud), Bjørn Lier (politistasjonssjef Hamar), Ronny Hvalbye Solli (regionlensmann Valdres), Arne Hammersmark (leder arbeidsgruppe lokal struktur), Kari Anne Dobloug (kommunikasjonsrådgiver) og Tom Johnsen (prosjektleder). Til stede fra Kommunene: Johnny Hagen (fjellregionen), Ole Gustav Narud (Sør Østerdal), Geir Roger Borgedal (Hamar regionen), Sjur Strand (Glåmdal), Willy Westhagen (Hadeland), Bjørn Iddberg (Gjøvik regionen), Bengt Fasteraune (Nord Gudbrandsdal), Ole Tvete Muriteigen (Midt Gudbrandsdal) og Brit Kamprud Lundgård (Lillehammer regionen). Forfall: Linn Hilde Fosso (fungerende leder Vestoppland), Kristian Lunde (Parat), og Inger Torun Klosbøle (Valdres) Referent: Tom Johnsen Sak nr.: 201600713-5 Møtedato: 23.8.2016 kl. 1130-1530 Sted: Politihuset Hamar, møterom Tjuvholmen REFERAT FRA Møte 1/2016 UTVIDET STYRINGSGRUPPE PNP INNLANDET Sak Tema Sak Ansvar 1 Åpning/velkommen I Politimesteren ønsket velkommen til møtet. Ønsket spesielt velkommen til de kommunale representantene. Ingen kommentarer til innkallingen eller sakslista. Saksliste og innkalling godkjennes. Innlandet politidistrikt Hamar Tlf: 62539000 Org. nr.: Post: Postboks 355, 2303 HAMAR Faks: 62539001 Giro: Besøk: Vangsveien 155 E-post: post.innlandet@politiet.no www.politi.no
2 Presentasjonsrunde I Politimesteren orienterte kort om sammensetningen av styringsgruppa. Dette er ei utvidet styringsgruppe i forhold til den ordinære styringsgruppa for Prosjekt nytt politidistrikt (PNP) Innlandet. Gruppa er utvidet med 2 interne representanter og 1 kommunal representant (m/vara) fra hvert av de 10 regionrådene i Innlandet. Alle arbeidstakerorganisasjonene og Hovedverneombudet i politidistriktet er blant deltakerne. Alle presenterte seg kort med navn, funksjon og hvem de representerer. 3 Orientering om Innlandet politidistrikt I Politimesteren orienterte om Innlandet politidistrikt og var blant annet innom tema som; geografi, innbyggere, tjenestestedstruktur, antall ansatte, antall oppdrag/anmeldelser, vakt- og beredskap, etterforsking og forebygging, økonomi og utfordringer. Kort runde med spørsmål og kommentarer. Orienteringen tas til etterretning. 4 Orientering om nærpolitireformen I Prosjektleder orienterte om nærpolitireformen. Innlandet politidistrikt har etablert et eget prosjekt " PNP (prosjekt nytt politidistrikt) Innlandet" som skal ivareta alle ulike delprosjekt og innføringsløp i nærpolitireformen. Arbeidet med lokal struktur (geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder) er ett av disse innføringsløpene. Kort runde med spørsmål og kommentarer. Det fremkom et ønske om at når det brukes forkortelser (stammespråk) må man samtidig forklare hva dette betyr. En måte å gjøre dette på er å sette opp en samleoversikt over slike forkortelser med forklaring foran eller bak i presentasjonen. Orienteringen og kommentarene tas til etterretning. 5 Orientering om sentrale styringsdokumenter lokal struktur I Arne Hammersmark orienterte om sentrale føringer for arbeidet med lokal struktur, herunder krav til politiets tjenester, prosesskrav og samarbeid mellom kommunene og politiet. Side 2/6
Hammersmark presiserte at det som bør være prioritet 1 for kommunene i forhold til politiets lokale struktur i Innlandet, er det hvilken vakt- og patruljetjeneste innbyggerne vil få i ny struktur. Kort runde med spørsmål og kommentarer. Viktigheten av ærlighet og åpenhet i prosessen ble blant annet fremhevet fra flere. Orienteringen og kommentarene tas til etterretning. 6 Mandat for styringsgruppa I/D/B Politimesteren orienterte om utarbeidet mandat for styringsgruppa. Dette er i tråd med sentrale føringer for styringsgruppas arbeid. Ingen innvendinger/kommentarer til mandatet. Ingen endringer i utsendt mandat. 7 Godkjenning av mandat for arbeidsgruppa I/D/B Prosjektleder orienterte om utarbeidet mandat for opprettet arbeidsgruppe som skal fremme forslag til lokal struktur. Mandatet er bygget på sentrale føringer og den tilrådning som Politimesteren skal avgi til Politidirektoratet innen 15.12.2016. Prosjektleder orienterte for mottatt mail fra Klosbøle (Valdres) som påpekte at det ikke var noen representant fra Valdres regionen i Arbeidsgruppa. Arbeidsgruppas medlemmer er plukket ut på bakgrunn av en utlysningsprosess blant alle tilsatte i Innlandet politidistrikt, og deltakerne er satt sammen for på best mulig måte å representere hele Innlandet pd. både i forhold til geografi/tjenestesteder, ulike stillingskategorier og nivåer i organisasjonen. Prosjektleder påpekte at det er flere regioner som ikke er representert direkte i arbeidsgruppa, men at de som er der har et klart mandat om å tenke helhet og ivareta hele distriktet på lik måte. Det har også vært viktig at ikke størrelsen på gruppa blir for stor, noe som vil vanskeliggjøre mulighetene for å klare å samle gruppa tilstrekkelig antall ganger i løpet av en forholdsvis kort tidsperiode. Det ble ellers kommentert at det er viktig at arbeidsgruppa som skal fremme forslag om funksjonelle enheter og staber også ser på mulighetene for at ledere av funksjonelle enheter og ulike fagmiljøer kan sitte andre steder enn på Hamar. Side 3/6
Prosjektleder orienterte om at dette er tatt inn i mandatet for arbeidsgruppa. De skal blant annet se på hvordan vi på best mulig måte kan nyttiggjøre oss av eksisterende bygningsmasse i politidistriktet og hvilke fagmiljøer som kan/bør plasseres andre steder i politidistriktet. Prosjektleder orienterte om at regionlensmann Solli vil ta et initiativ til et møte med Klosbøle fra Valdres i etterkant av styringsgruppemøtet, slik at hun får en orientering om det som fremkommer i dette møtet. Det fremkom ingen andre innvendinger til sammensetningen av arbeidsgruppa eller til innholdet i mandatet. Mandatet godkjennes. 8 Godkjenning av plan for involvering av kommunene I/D/B Prosjektleder orienterte om utarbeidet plan for involvering av kommunene og arbeidstakerorganisasjonene. I tillegg til styringsgruppemøtene legges det opp til å gjennomføre 2 dager med workshop der alle kommunene blir invitert til å delta med 2 representanter hver (fordelt mellom de 2 dagene). Det er også planlagt å gjennomføre en høringskonferanse for alle kommunene i forbindelse med utsendelse av politimesterens forslag til lokal struktur på høring til kommunene. I den grad det er kapasitet vil Politimester, prosjektleder og Hammersmark også forsøke å imøtekomme invitasjoner til å stille opp i eksempelvis kommunestyremøter, regionrådmøter osv. Forespørsler sendes til: Tom.johnsen@politiet.no Kari.anne.dobloug@politiet.no Prosjektleder oppfordret styringsgruppas medlemmer om å komme med forslag til tema på workshop dagene. Det var enighet i styringsgruppa om viktigheten av en åpen prosess. I lys av det åpnes både workshopene og høringskonferansen for pressen. Invitasjoner til kommunene og pressen sendes ut i løpet av kort tid. Det fremkom noen synspunkter i forhold til et stramt tidsløp med korte frister for høringsuttalelser og klagefrist. Det var forståelse for at dette var sentralt satte frister, men det ses ikke bort fra at det kan komme kritikk fra enkelte hold på dette. Kari Anne Dobloug Det ble uttrykt tilfredshet i forhold til at det var lagt opp til en god involveringsprosess tatt i betraktning den korte tidsperioden vi har til rådighet. Side 4/6
Det ble stilt spørsmål rundt involvering av de tillitsvalgte. Prosjektleder orienterte om at alle arbeidstakerorganisasjonene og Hovedverneombudet er representert i styringsgruppa, og de er også faste deltakere i politidistriktets IDF møter (informasjons- drøftings- og forhandlingsmøter), hvor også nærpolitireformen er et sentralt tema. Ellers ingen kommentarer til planen. Planen for involvering av kommunene og arbeidstakerorganisasjonene godkjennes. 9 Orientering om arbeidet med faktainnsamling I Hammersmark orienterte om opprettelsen av arbeidsgruppe for faktainnsamling og det arbeid de har gjort. Arbeidsgruppa er satt sammen av etterretningspersonell fra de 3 gamle politidistriktene og analytikeren i Hedmark, og gruppa har jobbet gjennom sommeren. Det var viktig å få dette arbeidet i gang så fort som mulig, slik at faktagrunnlaget forelå til arbeidsgruppa for Geografiske driftsenheter og tjenestesteder skulle starte sitt arbeid (uke 33). Så snart dette faktagrunnlaget er kvalitetssikret vil en presentasjon av dette bli sendt til styringsgruppas medlemmer. Det vil også bli en presentasjon av faktagrunnlaget på workshop dagene. Det var enighet om viktigheten av et godt faktagrunnlag som bakgrunn for de vurderinger som skal gjøres i forhold til fremtidig lokal struktur i politiet. Hvis det viser seg at det er mangler i faktagrunnlaget og/eller ønskelig med ytterligere faktainnsamling, vil arbeidsgruppa kunne bistå med dette etter konkret bestilling. Orienteringen tas til etterretning 10 Eventuelt I Ingen saker. 11 Møtedatoer styringsgruppa I/D/B Det er i planen for involvering av kommunene lagt opp til 3 styringsgruppemøter. Det var enighet om at dette bør være tilstrekkelig. Det vil trolig være Side 5/6
vanskelig å samle styringsgruppa ennå oftere på grunn av andre aktiviteter/møter. Neste styringsgruppemøte avholdes 17.10.2016. Oppmøtetidspunkt og møtested vil fremkomme av innkallingen. Siste styringsgruppemøte gjennomføres 8.12.15. Oppmøtetidspunkt og sted vil fremkomme av innkallingen. Prosjektleder Prosjektleder Styringsgruppemøtet avsluttet kl. 1525 med fotografering utenfor politihuset. Tom Johnsen Prosjektleder MERK: Sakstype: I:Informasjon D:Drøfting B:Beslutning Side 6/6