Hamar Kirkelige Fellesråd (HKF) KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling i ett steg etter FOA del I og del II for anskaffelse av Vanntåkeanlegg, Øvre Vang Kirke Tilbudsfrist: 23.08.2016 kl. 12:00
Innholdsfortegnelse 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Avtale og avtalemessige forhold... 3 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Fremdriftsplan... 4 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyren... 4 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud... 4 2.3 Taushetsplikt... 4 2.4 Etiske retningslinjer... 5 2.5 Forbehold og avvik... 5 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Tilleggsopplysninger... 5 2.9 Offentlighet... 5 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Lovbestemte krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 9 4.1 Forhandlinger... 9 4.2 Avvisning av tilbud... 9 4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 9 4.4 Tildelingskriterier... 9 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 10 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 10 6. VEDLEGG... 12 Side 2
INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Hamar Kirkelige Fellesråd Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norconsult AS v/stian Dørum Postadresse: Torggata 22, 2317 Hamar Gateadresse: Torggata 22, 2317 Hamar E-post: stian.dorum@norconsult.com Eventuelle spørsmål om konkurransen skal rettes til den ovennevnte epostadressen. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver eller dennes rådgivere hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Hamar Kirkelige Fellesråd ønsker tilbud på installasjon og idriftsettelse av vanntåkeanlegg for sikring/begrensning av skader ved ett eventuelt branntilløp. Alt av elektriske arbeider, oppkobling mot SD-anlegget og bygningsmessige arbeider besørger byggherren selv etter skjemaer og anvisninger fra denne entreprisens kontraktspartner. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen finnes i avtalens Bilag 1 Beskrivelse. 1.3 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen er estimert til mellom 300.000 og 600.000 kroner og er ett engangskjøp. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. Alt av elektriske arbeider, oppkobling mot SD-anlegget og bygningsmessige arbeider besørger byggherren selv etter skjemaer og anvisninger fra denne entreprisens kontraktspartner. 1.4 Avtale og avtalemessige forhold Det skal inngås 1 avtale med 1 leverandør. Avtaleperioden er ca. 21.09.2016 til 18.11.2016. Ved inngåelse av avtale om opsjon 1 og 2 utvides perioden med 4 uker. Kontraktsbestemmelser er iht. NS 8406. Taushetserklæring for eksterne, jf. avtalens Bilag X, skal signeres av Leverandøren ved avtaleinngåelse. Side 3
1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring på Doffin 01.08.2016 Tilbudsbefaring 10.08.2016 kl. 13.00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 15.08.2016 kl. 12.00 Frist for å levere tilbud 23.08.2016 kl. 12.00 Meddelelse om valg av leverandør 06.09.2016 Karensperiode 20.09.2016 Signering av avtale 21.09.2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Denne konkurransen er en bygge- og anleggsanskaffelse. Tildeling av avtale vil bli foretatt etter prosedyren «konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring», jf. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene(jf. 3.1 3.4) vil bli invitert til forhandlinger om tilbudene. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Henvendelsen skal skje skriftlig til oppdragsgivers e-post jf. pkt. 1.1. 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Side 4
2.4 Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer. Se eget vedlegg 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ avtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må i sitt tilbudsbrev vedstå seg sitt tilbud i tre - 3 måneder fra tilbudsfrist. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post, jf. 1.1, innen utløp av spørsmålsfristen som er angitt i pkt. 1.7. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post, jf. 1.1. 2.9 Offentlighet Hamar Kirkelige Fellesråd er underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Hamar Kirkelige Fellesråd hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om oppdragsgivers privatøkonomiske interesser Side 5
Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg: Originaldokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres* *Denne skal være skannet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 6
3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovbestemte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/merverdiavgift/skatteattest/ Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utfylt HMS-egenerklæring. Link til nedlastning her 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 7
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Hamar Kirkelige Fellesråd har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Hamar Kirkelige Fellesråd for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha utført tidligere tilsvarende arbeider med gode resultater. I løpet av de 3 siste årene. (Man bør utdype hva man legger i "tilsvarende oppdrag".) Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Referanseliste med kontaktpersoner med informasjon om oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser kan bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Kort beskrivelse av firmaet og arbeidsstyrke. Oversikt over personell som skal utføre jobben med navn, faglige kvalifikasjoner og erfaring Registrering i faglige registre og / eller relevante faglige godkjenninger Dokumentasjon Side 8
4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Forhandlinger Hamar Kirkelige Fellesråd vil på bakgrunn av innkomne tilbud invitere leverandørene til forhandlinger. Hamar Kirkeloge Fellesråd kan redusere antall deltakere i forhandlingsrundene iht. FOA 11-8. En eventuell reduksjon av antall leverandører vil basere seg på leverandørenes oppfyllelse av tildelingskriteriene. Den Norske Kirke forbeholder seg retten til å redusere antall leverandører før første forhandlingsrunde finner sted. Etter endt forhandling vil Hamar Kirkelige Fellesråd basere sin endelige evaluering på leverandørenes justerte tilbud. 4.2 Avvisning av tilbud Oppdragsgivers plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA 11-11 og 11-12. 4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 13-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1(2). 4.4 Tildelingskriterier Kun tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt 1. Pris: 60 % 2. Teknisk dokumentasjon og kvalitet / fabrikat av nytt utstyr og 20 % oppfyllelse av kravspesifikasjonen for øvrig. 3. Leveringstid: Leveringstid og fremdrift iht. kravspesifikasjon 20 % Side 9
5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse/postadresse som angitt, jf. pkt. 1.1. - Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Vanntåkeanlegg Øvre Vang Kirke - Tilbudet skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark. - Identisk skannet kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.9 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være Den Norske Kirke i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. - Tilbudet inklusive eventuelle vedlegg skal leveres på norsk. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av beskrivelsen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Utforming av skriftlig tilbud Skriftlig tilbud skal leveres i 1 ett eksemplar (innsatt i ringperm med skilleark) med den kapittelinndeling som vist i tabell 5.2.1 nedenfor. Utforming av elektronisk versjon Elektronisk versjon av tilbudet skal leveres uten katalogstruktur med filnavn og filformat som vist i tabell 5.2.1 nedenfor. Tabell 5.2.1 Utforming av tilbud Kapittel Innhold 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget, utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, e-postadresse og mobil.nr til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest for skatt, og mva. (jf. pkt. 3.1). 3. HMS-egenerklæring (jf. pkt. 3.1) 4. Firmaattest (jf. pkt. 3.2). 5. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (jf. pkt. 3.3) Side 10
Kapittel Innhold 5.1 Foretakets reviderte regnskap for 2012, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. 5.2 Foretakets reviderte regnskap for 2013, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. 5.3 Utskrift av tilgjengelige halvårsregnskap for 2014 med balanse, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsavslutning. 5.4 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. 5.5 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 6. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner (jf. pkt. 3.4) 8. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører (dersom ingen underleverandører vil bli benyttet skal kapittel 8 ikke fylles ut). For hver underleverandør skal følgende dokumenteres: Beskrivelse av hvilke underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. Redegjørelse for at leverandøren reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørenes organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. 9. Leverandørens besvarelse av krav Side 11
6. Vedlegg Vedlegg 1: Etiske Retningslinjer Hamar Kirkelige Fellesråd Vedlegg 2: Beskrivelse fra Norconsult Vedlegg 3: Tegninger Side 12