BTI RUTINESKILDRING FOR BRUK AV ELEKTRONISK STAFETTLOGG

BTI RUTINESKILDRING FOR BRUK AV ELEKTRONISK STAFETTLOGG

Føreord Innføring av SamPro Stafettlogg vart vedteke hausten 2016 og er ein del av verktøya i BTI-modellen (Samarbeidsmodellen for Betre Tverrfagleg Innsats kring arbeid med utsette barn og unge). I modellen er det behov for eit elektronisk verktøy for å koordinere arbeidet kring utsette barn og unge. Val av verkty vart mellom anna gjort av di vi allereie nytta SamPro i arbeidet med Individuell Plan (IP), Individuell Utviklings Plan (IUP) og Individuell Opplæringsplan (IOP). Dette var då eit verkty som allereie var kjend for mange. BTI-prosjektet, med utvikling av BTI-modellen, har vore organisert med kommunalsjef som prosjekteigar, og einingsleiar barnehage som prosjektleiar. Einingsleiar barnehage er no BTIkoordinator. Rutineskildring for bruk av Elektronisk Stafettlogg vert med dette gjeldande for skular og barnehagar i Lindås kommune frå 01.08.2016. Knarvik, juni 2016 Mona Hagewick BTI-koordinator - 2 av 12

Roller i Stafettloggen Ansvar Kommunalsjefen har ansvaret for at Visma SamPro Stafettloggen er operativt og tilgjengeleg for dei brukarane som skal bruke programmet. Kommunalsjefen ser til at dei ulike brukar-rollene i SamPro er oppretta, og at dei fungerer i samsvar med gjeldande rolleskildring. Kommunalsjefen ser til at det er årleg gjennomgang, evaluering og oppfølging av rutinar og praksis i SamPro. Etter avtalen med Visma, skal kommunen opprette rollene Lokal administrator og Lokal superadministrator. Dette er roller som er avgjerande for SamPro Stafettloggen sin funksjon. Kommunen sin ped. IKT-rådgjevar har desse 2 rollene. Lokal administrator (kommunal rolle) og Lokal superadministrator - ansvar og oppgåver: Ansvar Kommunalsjefen peikar ut ein Lokal administrator i sin stab, og ein person som har kompetanse og mandat til å fungere i Lokal administrator sin stad ( fungerande ved fråvær). Lokal administrator skal i tillegg ha rolla som Lokal superadministrator Rolla som Lokal superadministrator er «systemkritisk» i den forstand at den må vere operativ til ei kvar tid for at SamPro skal vera tenleg Lindås kommune skal gi Visma (Support) melding om kven som skal ha rolla som Lokal superadministrator. Ved endringar, skal melding om det sendast Visma. Vedlikehald av malar og planinnhald Vedlikehald av rutinar knytt til bruken av SamPro Skulering og rettleiing av koordinatorar Gjennomføre «Plan for oppfølging» Oppgåver Som Lokal superadministrator : leggje til nye lokale administratorar i Lindås kommune endre rettar for andre roller Det er kun rolla Lokal superadministrator som har desse rettane. Som Lokal administrator: Opprette felles malar og planinnhald Opprette ein fiktiv plan som alle koordinatorar blir lagt inn i. Denne planen fungerer som mal i kommunen Vedlikehalde malar og planinnhald Vedlikehalde rutinar knytt til bruken av SamPro Stafettloggen. Leggje inn Koordinator ved kvar barnehage/skule/helsestasjon med brukarnamn og passord. Dette kan vere styrar/rektor/leiande helsesøster, eller den/dei han peikar ut. Skal ha tilgang til «Rediger person» og «Lag ny plan» (merk av for). Tilby skulering og rettleiing til koordinatorar Gjennomføre tiltaka i «Plan for oppfølging» Knyte til seg ei faggruppe av 6-8 brukarar, som til saman dekkar praktisk og administrativ bruk av SamPro Stafettloggen i barnehage, skule, helsestasjon og andre. Faggruppa deltek i årleg gjennomgang, m.a. med handtering av endringar i malar, oppdateringar, evaluering og oppfølging av rutinar og praksis i SamPro. Tildele medlemmer i faggruppa tilgangar i SamPro etter behov - 3 av 12

Koordinator - ansvar og oppgåver Definisjon Koordinator: Rektor/styrar/avdelingsleiar har koordinatoransvaret, men kan delegere dette til andre. Skulen/barnehagen/avdelinga har 1 ( i store skular/bhg/avd evt 2) personar som er koordinator Det er kjent for alle tilsette kven dette er, og kva oppgåver han/ho har Koordinator sine oppgåver Opprette Stafettlogg Administrere tilgangar og rettar i stafettloggar ved eigen barnehage/skule Delta på samarbeidsfora for koordinatorar og bringe innhaldet attende til avdelinga. Gi opplæring og brukarstøtte til personalet på eigen barnehage/skule Syte for at Stafettloggen kvart år innan 15.juni blir arkivert i elevmappe WebSak Koordinator sitt ansvar Sjå til at det vert oppretta og iverksett rutinar for Stafettlogg ved eigen barnehage/skule/ avdeling Sjå til at foreldra har informasjon om og er gitt høve til å lese Stafettloggen og tilhøyrande dokument. Stafetthaldar (pedleiar/kontaktlærar)- ansvar og oppgåver Stafetthaldaren er den personen som har ansvar for å knyte innsatsen til ei heilskapleg og koordinert oppfølging av barnet, ungdomen og/eller familien. Stafetthaldar sitt ansvar og oppgåver er å koordinere innsatsen, kalle inn til tverrfaglege møte, foreslå dagsorden, kalle inn til ad hoc-møte ved behov, leie møta, introdusere nye partar, gi melding til dei som ikkje skal møte eller følgje opp, avslutta arbeidet, involvere brukarar, vere kontaktperson og loggførar. Syte for samtykke frå foreldra dersom andre tenester/instansar enn skule og PPT skal ha lesetilgang til planen eller det skal kallast inn til møte med Tverrfagleg team (skjema for samtykke ligg som dokument i SamPro. Mandat for Tverrfagleg team ligg som dokument i Samarbeidsmodellen. ) Skanne inn dokument som skal inn i Stafettloggen. Syte for at møteinnkallingar og møtereferat vert lagt inn i SamPro etter kvart Skrive innhaldet (tiltak/organisering/omfang) Syte for samarbeid med personale som skal gje innspel til eller skrive deler av planen Vere pådrivar for arbeidet vert fullført Syte for at det jamleg vert skrive inn kommentarar og vurderingar av eleven si utvikling Ha ansvar for at vedtekne endringar/oppdateringar vert skrivne inn (t.d. endringar som har vore drøfta i samarbeidsmøte, med PPT, andre hjelpetenester, ) Legge alle møtereferat inn SamPro Stafettloggen under «Meldinger»/ «Dokumenter» - 4 av 12

Kva er elektronisk stafettlogg? Elektronisk stafettlogg er eit verktøy til bruk i Samarbeidsmodellen for Betre Tverrfagleg Innsats for utsette barn og unge ( BTI-modellen). Sjå: https://www.lindas.kommune.no/hjem.380850.nn.html Elektronisk stafettlogg er eit verktøy som blir nytta i samarbeidet rundt eit barn eller ein ungdom. Stafettloggen kan vere eit verktøy i samarbeidet mellom til dømes foreldre/skule/barnehage og andre fagpersonar, det vil sei når fleire skal samarbeide på tvert av fag, avdelingar og einingar. Stafettloggen dokumenterer det som skal gjerast og det som er gjort, og er viktig i dialogen med foreldre (og ungdom). Stafettloggen er ei elektronisk loggbok over tiltak og involverte personar. Stafettloggen vert utarbeidd i tverrfaglege møte med foreldre/ ungdom, og fungerer som eit møtereferat. Stafettloggen er ikkje eit alternativ til eller ein kopi av andre planar innan ulike fagområde (til dømes IOP, IUP, omsorgsplan, tiltaksplan osb.), men eit supplement til desse som sikrar at det arbeidet som vert gjort av dei ulike aktørane er koordinert til det beste for barnet/ungdommen. Stafettloggen erstattar ikkje fagsystem eller dokumentasjonskrav som følgjer av profesjon (som til dømes helsepersonell). Den elektroniske Stafettloggen er ei webbasert løysning. Ein kjem til påloggingsvindauga ved å gå inn på www.individplan.no Kven kan opprette stafettlogg? Koordinator ved den einskulde skule/ barnehage/ avdeling kan opprette stafettlogg og gje tilgangar. Kvar avdeling (skule, barnehage, avdeling) utarbeider rutinar for kven av dei tilsette som skal vere Koordinator og ha tilgangar til å opprette ein stafettlogg. Den fagperson Stafetthaldar - som, jf. interne rutinar og i samråd med foreldra, avgjer at det er trong for setje i verk koordinerte tiltak rundt eit barn/ungdom på bakgrunn av ei særleg merksemd eller bekymring tar dette med til dialog ressursteamet. Der avgjer teamet om det skal opprettast Stafettlogg. Stafettloggen kan berre opprettast etter samtykke frå foreldra. Stafetthaldar er ansvarleg for å innhente samtykket. Bruk samtykkeskjema som ligg på nettsida til Lindås kommune, BTI. Når opprettar ein elektronisk stafettlogg? Stafettloggen blir oppretta når det er behov for å dokumentere og koordinere arbeidet med barnet/ungdommen, og det er behov for å involvere fleire aktørar det vil seie ved inngangen til nivå 2 i BTI - Samarbeidsmodellen. - 5 av 12

Det er koordinator som - etter samtykke frå foreldra - opprettar Stafettloggen. Ved behov for å be fleire tenester med i samarbeidet, skal dette gå fram av samtykket. Korleis opprettar eg ein elektronisk stafettlogg? Den fagperson Stafetthaldar - som, jf. interne rutinar og i samråd med foreldra, avgjer at det er trong for setje i verk koordinerte tiltak rundt eit barn/ungdom på bakgrunn av ei særleg merksemd eller bekymring tar dette med til dialog ressursteamet. Der avgjerd teamet om det skal opprettast Stafettlogg. Dersom du ikkje allereie har ein brukarkonto i Sampro må du kontakte koordinator ved din bhg/skule/ avd for å få dette. Koordinator vil då gje deg dei tilgangar du treng for å opprette stafettlogg. Leiinga på din arbeidsplass vil vite kven koordinatoren er. Dersom du allereie er brukar av Sampro (t.d. gjennom å vere deltakar i en individuell plan, IUP eller IOP) skal du ikkje ha ny brukarkonto, men din koordinator må gje deg rettigheiter til å opprette Stafettlogg. Kva skal stå i ein elektronisk stafettlogg? Kven er involvert i arbeidet rundt barnet/ungdommen? Desse blir beskrive som deltakarar i Stafettloggen og skal leggast inn under «Deltakere». Foreldre er alltid deltakarar. Ungdom over 15 år kan delta dersom han/hun ønskjer det. 2. «Om meg sjølv». Her trykker du rediger, og skriv inn følgjande opplysningar om barnet/ungdomen: Namn: Fødd: Skule/barnehage. Klassetrinn/avdeling Du kan også laste opp et bilde av barnet/ungdommen dersom det er ønskelig. 3. En kort beskrivelse av årsaken til oppmerksomheten/bekymringen for barnet/ungdommen. Se mal under «meldinger» Oppstartsnotat. - 6 av 12

4. Målsettingar og fordeling av ansvar for gjennomføring av «aktivitetar» for å nå måla blir beskrive under sjølve planen «Mål og aktiviteter». Formuler konkrete, positivt formulerte målsettingar som kan evalueras. Det er viktig at ein ikkje tillegg oppgaver til personer i gruppa rundt barnet/ungdommen uten at dei vet om dette og er enige om dette, dersom dei ikkje er til stades på møtet. Når ein har skrive inn dei mål og aktivitetar ein har blitt einige om, og har fordelt ansvar med tidsfristar er dette i mange tilfelle nok som eit referat frå møte. 5. Dersom det i tillegg skulle vere behov for møtereferat etter samarbeidsmøter eller ansvarsgruppemøter, kan desse skrivas inn i «mal for møtereferat» under «meldingar» i Stafettloggen og sendast som ein elektronisk melding til deltakarane i stafettloggen. NB! Ein skal ikkje laste opp epikriser, sakkunnige utreiingar, vedtak, testar og liknande i Stafettloggen. Men det kan noterast at desse fins og kor ein kan finna ei. Det er kun samtykkeskjemaet som skal lastas opp i Stafettloggen. Kor tid opphøyrer stafettloggen? Det kan være ulike årsaker til at ein stafettlogg skal avsluttast: Dersom barnet/ungdommen får en Individuell plan. Dersom målsettingane er nådd og det ikkje lenger blir ytt ekstra innsats i høve barnet/ungdommen. Dersom foreldra trekkjer samtykket til ein stafettlogg og ikkje ønskjer tverrfaglig samarbeid rundt barnet/ungdommen. Da blir Stafettloggen sett «passiv», ved at samtykka blir trekte tilbake (blir nullstilt i Stafettloggen). Dersom foreldra ønskjer å slette Stafettloggen kontakt lokal administrator. Språket i stafettloggen. Dersom det er praktisk mogeleg: Skriv loggen i møtet. Oppsummer målsettingar og aktiviteter inkludert ansvarsfordeling før møtet blir avslutta. Formålet med stafettloggen er å skape ein oversikt over arbeidet overfor det einskilde barnet /ungdomen. Språket må difor være enkelt og tydeleg: Skriv til foreldra og/eller ungdom (barn over 15 år). - 7 av 12

Fatt deg kort. Berre informasjon som er naudsynt for å sikre oversikt og kontinuitet i arbeidet skal takast med. Skriv korte setningar. Ver presis. Det skal ikkje vere tvil om kven som skal gjere kva. Vær presis med omsyn til tid, dag eller periode. Bruk konkrete tidsfristar i stadet for «innan rimelig tid» eller «snarast». Bruk vanlege ord og uttrykk. Unngå forkortingar skriv heile ordet. Ver spesielt observant på fagspråk som «MST», «BUP», etc. Les alltid korrektur. Dersom det er mogeleg les høgt for møtedeltakarane før møtet blir avslutta. 10 trinn for å kome i gang med Stafettlogg i SamPro 1.Koordinator ved barnehagen/ skulen : Epost til/ frå lokal administrator der du legg ved ditt brukarnamn i Lindås kommune (t.d. hamo, syas osb ) og ditt mobilnummer (jobb- eller privat). 2. Når du har fått bekrefting på registrering: Gå inn på www.sampro.no og skriv inn det brukernamnet og passordet du har fått. Eingangskode får du på SMS (eller epost, om det er ønska). 3. Trykk på «Lag plan» og skriv inn personnummeret til den du skal lage stafettlogg til. Dersom personen har en plan i Sampro fra før, kommer dette opp på linja her - 8 av 12

4. Trykk «Neste» og fyll ut felta merka med raud stjerne. Den stafettloggen lages for er alltid planeigar. Dersom stafettloggen er for eit barn som ikkje skal logge seg inn selv, skal foreldra sitt /pårørende sitt telefonnummer eller epost førast opp. Merk! Obligatorisk felt bytter frå mobil til epost dersom du merker av for epost framfor mobil som er standard under Kontaktinformasjon. 5. Trykk «Neste». Under planmal vel du Stafettlogg. Då får du opp ein ferdig utfylt oversikt over Planelementa. Her gjer du ingen endringar, men går vidare til neste trinn. Mål og aktiviteter: Sett opp dei kortsiktige måla de jobbar med og dei aktivitetane de har blitt einige om for å forsøke å nå måla. Melding: Må være med! Her skrivast m.a. innkallingar og referata. Kalender: Planeigar sin kalender der møta o.a. kan leggast inn. Logg: Viser kven som har besøkt planen. Bør alltid vere med. Blir registrert automatisk. Dokument: Kan laste opp dokumenter i PDF. Her skal KUN samtykkeskjemaet lastas opp. Ingen andre dokument skal inn i Stafettloggen. 6. Dersom planeigar (ungdom over 15 år) sjølv skal kunne logge inn, hak av for å opprette brukarkonto. Om ikkje, gå vidare til neste trinn. Trykk «Fullfør» nede i høgre hjørne. - 9 av 12

7. Trykk «Forny samtykke» for å sette samtykke på planen til eit år (kan gis annan periode). Nye deltakarar får same samtykkeperiode dersom ikkje anna vert angitt. 8. Trykk på «Hjem»-fanen. Her kan du setje inn bilete av barnet/ungdommen dersom det er ønskjeleg. Under «Om meg sjølv» skriver du inn: 1. Namn på planeigar altså barnet/ungdommen 2. Fødselsdato 3. Barnehage/skule/anna. Frå «Hjem»-fanen kjem du og til kalendaren, samt til «Meldingar» der du kan sende innkallingar, møtereferat og meldingar mellom to eller fleire av deltakarar. Her finn du og malen for «Oppstartsnotat for stafettlogg». Dette skal fyllast ut når du startar opp ein Stafettlogg. - 10 av 12

Trykk på «Oppstartsnotat Stafettlogg», og så på «Hent maltekst». Du får då opp følgjande mal som du fyller ut: Set inn tittel, gjerne «Oppstartsnotat og dagens dato». Oppstartsnotatet sendast til deltakarane i Stafettloggen ved å hake av på «Velg alle». 9. Under «Deltakere» legg du til fleire deltakarar eller endrar samtykke for deltakarane. Her blir det gjeve tilgang for Stafetthaldar og. Husk! Sjekk Sett inn tittel, gjerne «Oppstartsnotat og dagens dato». Oppstartsnotatet sendast til deltakarane i Stafettloggen ved å hake av på «Velg alle». - 11 av 12

10. Under «Planen» legg du inn dei Mål og aktivitetar de har blitt einige om i møtet. Nye mål leggast til ved å trykke her Aktiviteter (tiltak) leggast til ved å trykke på «+» under det aktuelle mål. Viktig! Dette er ikkje meint som ein fullstendig brukarhandbok, men som ein hjelp til å kome i gang og opprette plan. Om du trykkjer på det blå spørsmålsteiknet oppe til høyre når du er logga inn vil det 0pne seg en elektronisk brukarhandbok. Har du spørsmål ta kontakt med ein kollega som har brukt SamPro ei stund, eller ta kontakt med prosjektleiar BTI Mona Hagewick : hamo@lindas.kommune.no Lykke til! - 12 av 12