Saksprotokoll Utvalg: Bystyret Møtedato: 28.01.2016 Sak: 1/16 Tittel: Saksprotokoll: Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 Resultat: Behandlet Arkivsak: 15/61658 Vedtak: 1. Bystyret vedtar foreslåtte plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017. Planen skal ha følgende områder som hovedprioritet for gjennomføring av forvaltningsrevisjoner: økonomistyring og samfunnsansvar, ledelse og arbeidsmiljø, kvalitet innen helse- og velferdstjenestene, skolenes tjenestetilbud og myndighetsutøvelse, byplanlegging og vedlikehold og kommunen som aktør i næringsutviklingen. 2. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere også andre områder innen forvaltningsrevisjon som blir sentrale i planperioden. 3. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere definerte bestillinger fra revisjonen i kontrollkomiteens halvårlige bestillinger. 4. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de forvaltningsrevisjoner som er gjennomførte og resultatet av disse. Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksprotokoll for Bystyret 28.01.2016
Saksframlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 Arkivsak.: 15/61658 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar foreslåtte plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017. Planen skal ha følgende områder som hovedprioritet for gjennomføring av forvaltningsrevisjoner: økonomistyring og samfunnsansvar, ledelse og arbeidsmiljø, kvalitet innen helse- og velferdstjenestene, skolenes tjenestetilbud og myndighetsutøvelse, byplanlegging og vedlikehold og kommunen som aktør i næringsutviklingen. 2. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere også andre områder innen forvaltningsrevisjon som blir sentrale i planperioden. 3. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere definerte bestillinger fra revisjonen i kontrollkomiteens halvårlige bestillinger. 4. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de forvaltningsrevisjoner som er gjennomførte og resultatet av disse. Saksutredning: Bakgrunn Det følger av forskrift om kontrollutvalg 10 at kontrollkomiteen skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av Trondheim kommune ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon av de ulike virksomhetsområdene. Planen skal vedtas av bystyret. I Trondheim kommune er det en tradisjon at bystyret vedtar en overordnet plan som lister opp ulike hovedområder som forvaltningsrevisjonen skal omfatte. Det delegeres deretter til kontrollkomiteen å velge konkrete forvaltningsrevisjoner som faller innenfor planens rammer. Forrige plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (2013-2015) ble vedtatt i bystyret i januar 2013. Generelt om analysen Målet med den overordnede analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, bystyrets vedtak og forutsetninger. Med risiko menes i denne sammenheng faren for at det kan forekomme avvik. Risiko vurderes i forhold til sannsynligheten for at avvik forekommer, og konsekvensen det vil medføre for kommunens måloppnåelse, kommunens omdømme, innbyggerne, medarbeiderne eller samfunnet i helhet, dersom den inntreffer. For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko, må det vurderes Saksfremlegg - arkivsak 15/61658 1
hvilke områder som er de mest vesentlige. Med vesentlighet menes en samlet vurdering av alvorsgraden i trusselen som den enkelte risikofaktor representerer. Metode og informasjonsgrunnlag Metodisk er analysen gjennomført ved dokumentstudier og dybdeintervju med sentrale aktører i kommunen. Sekretariatet har i forbindelse med analysen gjennomført møter med ordfører, varaordfører, leder for det største opposisjonspartiet, lederne av bystyrekomiteene, rådmannen, kommunaldirektørene, enkelte i rådmannens fagstab, tillitsvalgte, hovedverneombud, ombudet for helse, omsorg og oppvekst og kommunerevisjonen. Intervjuene er gjennomført i perioden februar til august 2015. Dokumenter som er benyttet i arbeidet med analysen er kommunens økonomiplan, regnskap, årsrapporter, virksomhetsplaner, handlingsplaner, KOSTRA-tall, politiske saker, offentlige utredninger, veiledere for kommuner, rapporter fra tilsynsmyndigheter, revisjonsrapporter og tidligere overordnede analyser. Risikomodellen som benyttes i analysen illustrerer at det er en sammenheng mellom virksomhetens mål, risikoen som foreligger for at målene ikke nås, og de styrings- og kontrolltiltak som er etablert for å sikre at målene blir nådd. Risikostyring er et ansvar som tilligger politisk og administrativ ledelse, men tilsynsorganene må ha et inntrykk av hvordan det fungerer i egen kommune. Kunnskap om hvordan risikostyringen fungerer vil ha betydning for prioritering av revisjonsoppgavene, og derfor også for overordnet analyse. Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsarbeidet er en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor, og det er derfor viktig at kontrollkomiteen og bystyret bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollkomiteen og bystyret legger gjennom planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet i planperioden. Erfaringene viser at det alltid vil dukke opp aktuelle saker som gjør at det må gjøres omprioriteringer. Komiteen og revisjonen går gjennom status både i sine arbeidsutvalgsmøter og i komitémøtene. Det er derfor hensiktsmessig at det delegeres til kontrollkomiteen å velge konkrete prosjekt, og til å omprioritere i henhold til den faktiske situasjon. Kontrollkomiteens sekretariat har utarbeidet en overordnet analyse for Trondheim kommune 2016-2017, jf kontrollkomiteens sak 23/15. Med grunnlag i denne er det utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 Økonomistyring og samfunnsansvar Befolkningsvekst gjør at det kreves investeringer for å opprettholde tjenestenivået, og økte investeringer gir igjen økte kapitalutgifter. Kommunen må i de kommende årene ta høyde for at de økonomiske forutsetningene vil endre seg, og det vil være en kontinuerlig utfordring for kommunen å sørge for god økonomistyring og rapportering. Økonomitjenesten skal tilby økonomisk kompetanse etter behov til enhetene. På enkelte enheter har det vært betydelige overskridelser de seneste årene og det vil derfor være aktuelt å se på hvordan oppfølgingen av enhetene fungerer. Saksfremlegg - arkivsak 15/61658 2
Kommunen har satt høye mål for kommunens samfunnsansvar, og det skal stilles etiske krav ved alle anskaffelser i kommunen. Kommunens anskaffelsesstrategi ble vedtatt i 2014, og innkjøpsreglementet ble i 2015 revidert som en følge av dette. Det skal arbeides aktivt for å hindre at kontrakter går til leverandører/underleverandører som benytter svart arbeid, og kommunen ønsker å begrense antall ledd i kontraktskjeden i bygg- og anleggskontrakter. Dette området er vesentlig både i et økonomisk perspektiv og i et omdømmeperspektiv. Ledelse og arbeidsmiljø Blant Trondheim kommunes hovedmål for 2020 finner vi målet om at byen skal være en inkluderende og mangfoldig by, og at kommunen skal være en attraktiv arbeidsgiver. Trondheim kommune har over lang tid hatt et høyt sykefravær, noe som kan gi en risiko for kvaliteten på de kommunale tjenestene og de ansattes arbeidsmiljø. Det har vært stor politisk oppmerksomhet om sykefraværet, og det er derfor vesentlig å se på dette området. I kommunens organisasjonsmodell blir enhetslederne gitt betydelig myndighet og ansvar, og strukturen legger et stort ansvar for måloppnåelse på den enkelte enhetsleder. Lederrekruttering og lederkompetanse er derfor av avgjørende betydning. En intern evaluering hos rådmannen viser at dagens virkemidler for ledelsesutvikling ikke er gode nok. Kvalitet innen helse- og velferdstjenestene Trondheim kommune opplever tilflytting fra nabokommuner og nye brukere med omfattende tjenestebehov. Kommunen har et mål om full sykehjemsdekning. For å nå dette målet er kommunen avhengig av gode tjenester for hjemmeboende eldre og et godt arbeid med forebygging. Kvalitet i sykehjem og kvalitet i hjemmetjenesten er prosjekt som allerede er bestilt av bystyret, inkludert i dette er et prosjekt om medisinhåndtering. Forvaltningsrevisjonen av samhandlingsreformen i 2014 viste at Trondheim kommune hadde utfordringer knyttet til implementeringen av reformen. Selv om risikoen for avvik ser ut til å være redusert, er vesentligheten hvis et avvik skjer stort for de det gjelder og innbyggernes tillit til kommunen. Likeledes er det dyrt for kommunen å ikke kunne ta i mot utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. Det foreslås derfor en oppfølgingsrevisjon på området. Skolenes tjenestetilbud og myndighetsutøvelse Tidlig innsats fører ifølge rådmannen til at det avdekkes flere barn med behov for ekstra hjelp og støtte. Henvisning til BFT for sakkyndig utredning øker dermed. Kommunerevisjonens rapport om kvalitet i spesialundervisningen (2015) viste at forvaltningspraksisen på området ikke var god nok på de undersøkte skolene og at det var forskjeller på kvaliteten i tilbudet mellom de fire skolene og internt på den enkelte skole. Kvalitet i spesialundervisningen foreslås som et oppfølgingsprosjekt. Det er viktig at skolene har rutiner for å følge opp elever med høyt fravær for å unngå at elever dropper ut av skolen for tidlig. Det er avgjørende at skolene har rutiner for å fange opp problemer som de selv kan gjøre noe med, for eksempel mobbing eller dårlig psykososialt miljø. Risikoen med høyt fravær er at mange elever mister verdifull utdanning og at de sliter med problemer som ikke blir fanget opp. Byplanlegging og vedlikehold Plan- og bygningstjenestene er essensielle for å realisere byutvikling basert på bærekraftige Saksfremlegg - arkivsak 15/61658 3
prinsipper. Befolkningsveksten vil gi økt aktivitet på planområdet, og byggeaktivitet i nye områder gir økt behov for reguleringsplaner. I behandlingen av private reguleringsforslag er det viktig at kommunens overordnede byutviklingspolitikk ivaretas. Det overordnede planarbeidet krever god koordinering og effektiv utnyttelse av ressursene i planarbeidet. Videre vil det være en utfordring for kommunen å sikre et verdibevarende vedlikehold, både når det gjelder veger, bygninger og idrettsanlegg. Slitasjen på idrettsanleggene i kommunen er stor, og vedlikeholdet er ikke tilstrekkelig. Videre er det ifølge rådmannen et betydelig vedlikeholdsetterslep på de kommunale vegene. En stor andel av drifts- og vedlikeholdstjenestene på vegområdet er satt bort til private entreprenører, og oppfølgingen av disse kontraktene vil være avgjørende for den økonomiske styringen. Kommunen som aktør i næringsutviklingen Trondheim kommune ønsker i samarbeid med kompetansemiljøene, næringslivet og nabokommunene å legge til rette for en bærekraftig utvikling av byen og regionen. Det er utarbeidet flere sentrale planer innenfor nærings- og samfunnsområdet, blant annet strategisk næringsplan. Planen danner grunnlag for satsninger og samarbeidsområder i regionen, og skal etablere en regionalt forankret næringsplattform, samt bidra til å løse utfordringer på næringsområdet. Det er vesentlig med et godt samarbeid mellom aktørene for å nå målet om vekst og nyskaping i regionen. Konklusjon Med grunnlag i overordnet analyse foreslås det i planen følgende områder som hovedprioritet for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: økonomistyring og samfunnsansvar, ledelse og arbeidsmiljø, kvalitet innen helse- og velferdstjenestene, skolenes tjenestetilbud og myndighetsutøvelse, byplanlegging og vedlikehold og kommunen som aktør i næringsutviklingen. Saken legges med dette frem for innstilling til bystyret. Kontrollkomiteens sekretariat, 18.12.2015 Hilde Haugskott Rådgiver Marit Finnland Trøite Rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksfremlegg - arkivsak 15/61658 4