VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 24. mai 2011 Tid: Kl 10:00 Sted: Verdal rådhus møterom 2. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE 011/11 Referatsaker 012/11 Den økonomiske internkontroll 013/11 Verdal kommunes årsregnskap og årsberetning for 2010 014/11 Orientering fra administrasjonen vedrørende skoleutbyggingen Verdal/Steinkjer, 19.05.11 Lasse Hegge Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf. 74 11 14 78 / 90 95 04 40 E-post: paul.stenstuen@komsek.no
SAK 011/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 24.05.11 Paul Stenstuen 011/11 412-1721-5.3 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Oppsummering av revisjonen av regnskapet for 2010 2 KomRev Trøndelag IKS Informasjon om endret praksis mht. å unnta Vedlagt Ikke vedlagt våre brev og rapporter fra offentlighet 3 KomRev Trøndelag IKS Møte i representantskapet Ikke vedlagt 4 KomSek Trøndelag IKS Møte i representantskapet Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 012/11 DEN ØKONOMISKE INTERNKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 01.06.11 Paul Stenstuen 012/11 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg revisors anbefalinger i brev datert 31.05.11 og forventer at disse blir fulgt opp. Vedlegg 1. Notat fra KomRev Trøndelag IKS (U.OFF, jf. offentleg lova 13 og forvaltningsloven 13) 2. Brev nr. 2 2010, fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr. 3 2010, fra KomRev Trøndelag IKS
Ikke trykte vedlegg 1. KU sak 022/09 Orientering fra rådmannen 2. Kommunestyrets sak 46/09 Årsregnskap og årsrapport 2008 - Verdal kommune 3. Kontrollutvalgets sak 014/09 Verdal kommunes årsregnskap og årsrapport for 2008 - fornyet behandling samt oppfølging av sak nr. 012 4. Kontrollutvalgets sak 012/09 Orientering om brudd på kommunens finansstrategi (finansreglementet) 5. Revisors brev nr. 2-2008 av 02.04.09 for årsregnskapet 2008 6. Kontrollutvalgets sak 010/09 Verdal kommunes årsregnskap og årsrapport for 2008 7. Samkommunestyret, sak 08/09, den 30.04.09 8. Revisors brev nr. 1-2008 av 02.06.09 for årsregnskapet 2008 9. Kontrollutvalgene Levanger og Verdal Invitasjon til en orientering om dataverktøyet Kvalitetslosen 10. Sak 020/08 Verdal kommunes årsregnskap for 2007 11. Revisors merknader mv. av 17.04.08 for årsregnskapet 2007 12. Kontrollutvalgets sak 011/07 Orientering om kommunens internkontroll 13. Kontrollutvalgets sak 005/07 Verdal kommunes årsregnskap og årsberetning for 2006 14. Revisors merknader av 29.03.07 for årsregnskapet 2006 15. Verdal kommunes økonomireglement mv. 16. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 17. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 18. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksfremstilling Revisor har plikt til bl.a. å påpeke feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen skriftlig overfor kontrollutvalget, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Påpekninger etter denne bestemmelsen skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at forhold påpekt av revisor i nummerert brev blir fulgt opp, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Mangler ved den økonomiske internkontroll er blitt påpekt av både revisor og av kontrollutvalget over flere år. Som eksempel har revisor tatt opp de svake rutinene kommunen har hatt med hensyn til avstemming av lønns- og trekkoppgaver mot regnskapet siden 2002. Brev nr. 1-2006 fra revisor til kontrollutvalget Brevet som var datert 29.03.07 omhandlet manglende underskrift på kontrolloppstilling RF- 1022. Kommunen hadde fylt ut og signert skjemaet. Revisor var av den oppfatning at skjemaet ikke viste samsvar mellom regnskapet og innberettede beløp. Revisor anså det allikevel som sannsynlig at oppgavepliktige utbetalinger var korrekt innberettet.
Brev nr. 1-2007 datert 17.04.08 fra revisor til kontrollutvalget Brevet som var datert 17.04.08 omhandlet manglende underskrift på kontrolloppstilling RF- 1022. Selv om forholdet også er blitt påpekt av kontrollutvalget registrerer en at det i løpet av siste 6 år ikke har skjedd forbedringer på dette området. Revisor har derfor sett seg nødt til å ta inn forholdet som et forbehold i revisjonsberetningen. Revisjonsberetningen for 2007 ble avgitt med forbehold vedrørende svakheter i den interne kontroll knyttet til avstemming mellom lønn og regnskap - herunder manglende utfylling av kontrolloppstillingen (RF1022). Jf. revisjonsberetningen. Kontrollutvalget forutsatte i sin uttalelse at rådmannen prioriterte arbeidet med kvalitetssikring og internkontroll, slik at forholdet ble brakt i orden til neste regnskapsavleggelse. Brev nr. 1-2008 fra revisor til kontrollutvalget Brevet var datert 02.04.09 omhandlet kvalitetssikring og internkontroll. Etter revisors vurdering var det for lite fokus på budsjettforskrifter, regnskapsforskrifter og regnskapsstandardene ved økonomiavdelingen. Som eksempel på mangelfull kvalitetssikring nevnte revisor at en etter gjennomgangen av regnskapet har måttet korrigere dette flere ganger. Kontrollutvalget fikk en orientering fra rådmannen om arbeidet med å forbedre de kommunale rutiner og internkontroll i sakene 012/09 og 022/09. I tillegg ble det gitt en felles orientering for kontrollutvalgene i Levanger og Verdal. Brev nr. 2 2008, fra revisor til kontrollutvalget Brevet, som var datert 02.06.09, omhandlet et avdekket brudd på kommunens finansreglement. Kontrollutvalget fikk en orientering fra rådmannen i sak 012/09. I sin uttalelse til årsregnskapet for 2008 uttalte kontrollutvalget bl.a. følgende: Kontrollutvalget forventer at rådmannen prioriterer og iverksetter tiltak for å forbedre kvalitetssikring og internkontroll, jf. nummerert brev nr. 1. til kontrollutvalget og revisjonsnotatet for 2008. Kommunestyret gjorde slikt vedtak ved behandlingen av sak 46/09 Årsregnskap og årsrapport 2008 - Verdal kommune : 1. Verdal kommunes årsregnskap for 2008 fastsettes med et regnskapsmessig underforbruk (overskudd) på kr. 1.261.055,02. 2. Rådmannens årsrapport for 2008 tas til orientering. 3. Ufinansierte investeringer, totalt kr. 6.397.251,65, dekkes inn ved økt låneopptak på 2,5 millioner kroner og bruk av kapitalfond. 4. Det regnskapsmessige overskuddet avsettes til kommunens disposisjonsfond. 5. Verdal kommunes plasseringer i obligasjoner avsluttes. Obligasjonene innløses så snart rådmannen finner det økonomisk forsvarlig. 6. Verdal kommunestyre har merket seg at kontrollutvalgets gjennomgang avdekker at rutiner rundt kvalitetssikring og internkontroll ikke er tilfredsstillende. Kommunestyret ber om at det blir framlagt en egen sak hvor rutinene gjennomgås og endres slik at man oppnår en tilfredsstillende kvalitetssikring og internkontroll
Brev nr. 2-2010, fra revisor til kontrollutvalget Revisors brev nr. 2-2010, datert 15.04.11, omhandler manglende underskrift på kontrolloppstillingen RF-1022. (Lønns- og pensjonskostnader 2010) Revisor opplyser at administrasjonen har nedlagt et betydelig arbeid for å oppklare differansen uten at dette har lyktes. Selv om differansen på kr 75 000 er ubetydelig i forhold til de samlede arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser på 443 mill kr, finner revisor ikke å kunne underskrive på skjemaet. Brev nr. 3-2010, fra revisor til kontrollutvalget I forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2009 ble det gitt ros til økonomiavdelingen for å ha bedret den interne kontroll/kvalitetssikring av regnskapene. Det ble imidlertid samtidig presisert at en samtidig hadde et forbedringspotensial på enkelte områder. Revisor har ved sin revisjon av regnskapet for 2010 avdekket svakheter i den økonomiske internkontroll på en del områder, se brev nr. 3-2010, datert 12.04.11, fra KomRev Trøndelag IKS. Revisor har fulgt opp administrasjonens arbeid med å forbedre den økonomiske internkontroll i løpet av våren, se vedlagte notat fra KomRev Trøndelag IKS. I revisors anbefalinger heter det bl.a. at kommunen anbefales å: Sørge for at betydningen av å ha god internkontroll også når det gjelder økonomi/regnskap blir tydelig for hele organisasjonen. Intensivere arbeidet med å legge inn rutinebeskrivelser i KvalitetsLosen og utvikle dette videre til å bli en helhetlig oversikt over internkontrollen. Sikre at rutinene for økonomisk internkontroll blir implementert i hele kommunen, om nødvendig med tett overvåkning fra ledelsen. Iverksette tiltak for å sikre at alle som har oppgaver knyttet til økonomi/regnskap til enhver tid har nødvendig og ajourført informasjon. Kontrollutvalget har også anmodet administrasjonen om en presentasjon av rutinene vedrørende den økonomiske internkontroll i møte. Vurdering En viser til revisors vurderinger og anbefalinger som avgis på revisjonsfaglig grunnlag.
SAK 013/11 VERDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2010 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 24.05.11 Paul Stenstuen 013/11 418-1721-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Verdal kommunes årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar Årsberetning for Verdal kommune for 2010 til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Verdal kommunes årsregnskap for 2010 2. Revisjonsberetning for 2010 datert 12.04.11 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr. 2 2010, fra KomRev Trøndelag IKS, se sak 12/11 4. Brev nr. 3 2010, fra KomRev Trøndelag IKS, se sak 12/11 5. Verdal kommunes årsregnskap for 2010 utsendt fra kommunen 6. Verdal kommunes årsberetning for 2010 utsendt fra kommunen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Lovbestemte krav til årsregnskapets innhold Krav til de kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre gis nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Lovbestemte krav til årsberetningens innhold Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling, resultatet av virksomheten, samt andre forhold som måtte være av vesentlig betydning for kommunen. Jf. kommunelovens 48 5. ledd.
Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunene. I forbindelse med dette skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Det skal også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Årsberetningen er således et svært viktig dokument som skal redegjøre for hvordan de midler som er stilt til disposisjon er anvendt, og for resultatet av virksomheten. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, 10 4. og 5. ledd, slår videre fast at: Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Behandlingsmåten og frister Forskrift om kontrollutvalg 7 slår fast at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Her heter det at: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2010 Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 14 633 559. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 870,8 og 823,4 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 47,4 millioner kroner.
Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr. 2010 Budsjett 2010 2009 Til fordeling drift 532 683 523 261 517 475 Netto driftsresultat 39 428 18 159-7 317 Bruk av tidligere års avsetninger 10 009 7 888 16 265 Årets avsetninger 34 804 26 047 8 718 Regnskapsmessig mindreforbruk 14 634 0 230 Investeringsregnskapet for 2010 Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse, med et finansieringsbehov og sum finansiert på kr. 237,5 millioner kroner. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsberetningen Årsberetningen skal legges frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandles. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 Krav til revisor Verdal kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 12.04.11. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Nummererte brev fra revisor til kontrollutvalget Revisor har plikt til å påpeke en del for hold skriftlig overfor kontrollutvalget. Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Disse påpekningene skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har mottatt to brev fra revisor i forbindelse med regnskapsrevisjonen for 2010. (Revisors brev nummer 1 var datert 02.04.09 og omhandlet kvalitetssikring og internkontroll.) Brev nr. 2-2010 Revisors brev nr. 2-2010, datert 15.04.11, omhandler manglende underskrift på kontrolloppstillingen RF-1022. (Lønns- og pensjonskostnader 2010) Revisor opplyser at administrasjonen har nedlagt et betydelig arbeid for å oppklare differansen uten at dette har lyktes.
Selv om differansen på kr 75 000 er ubetydelig i forhold til de samlede arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser på 443 mill kr, finner revisor ikke å kunne underskrive på skjemaet. Brev nr. 3-2010 I forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2009 ble det gitt ros til økonomiavdelingen for å ha bedret den interne kontroll/kvalitetssikring av regnskapene. Det imidlertid samtidig presisert at en samtidig hadde et forbedringspotensial på enkelte områder. Revisor har ved sin revisjon av regnskapet for 2010 avdekket svakheter i den økonomiske internkontroll på en del områder, se brev nr. 3-2010, datert 12.04.11, fra KomRev Trøndelag IKS. Revisor har fulgt opp administrasjonens arbeid med å forbedre den økonomiske internkontroll nærmere i løpet av våren. Se også egen sak om dette. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kontrollutvalget å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget skal også kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan også kommentere andre forhold. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon vil i hovedsak være at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn med revisors arbeid. Kontrollutvalget har også plikt til å påse at revisors eventuelle påpekninger i forhold til årsregnskapet blir fulgt opp, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2010 følger vedlagt.
SAK 014/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE SKOLEUTBYGGINGEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 24.05.11 Paul Stenstuen 014/11 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 004/11 2. Kontrollutvalgets sak 019/10 3. Kontrollutvalgets sak 008/10 4. Kontrollutvalgets sak 025/09 5. Kommunestyret 29.09.08, sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 6. Kontrollutvalget 14.11.07, sak 026/07 7. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 8. Forskrift om kontrollutvalg 9. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10. Kommuneloven Saksfremstilling Kontrollutvalget har bedt revisor gjennomføre forvaltningsrevisjon Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall, jf. kontrollutvalget den 14.09.10, sak 019/10. Kontrollutvalget har i forbindelse med den pågående forvaltningsrevisjon anmodet prosjektlederen for utbyggingsprosjektet om en orientering vedrørende status for utbyggingsprosjektet. Prosjektlederen for utbyggingsprosjektet vil som anmodet gi en orientering i møte. Steinkjer 19.05.11 Paul Stenstuen Kontrollsekretær