Møteprotokoll Styre: Sykehuset i Vestfold HF Møtested: Sykehuset i Vestfold Tønsberg møtereom 028 Dato: 20.01.2011 Tidspunkt: kl 14.00-17.50 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Stein-Are Agledal styreleder Bjørn Walle nestleder Ole Johan Bakke Anne Sollie Hem Karen Anne Kjendlie Bjørn Kåre Sevik Kari Rasmussen Nina Dreyer Liseth Jørn Flaatten Tone Woll Buer Vivvi Bjørnø Fra Brukerutvalget møtte Anne Stryken Nygaard Kari Melbye observatør observatør Fra administrasjonen møtte Navn Adm.dir. Stein Kinserdal Økonomidirektør Roger Gjennestad HR-direktør Bente Krauss Strategidirektør Jørn Jacobsen Spesialrådgiver Randi Fjellberg Protokollfører KONSTITUERING Innkalling ble godkjent. Side 1 av 7
SAKER SOM BLE BEHANDLET 20.01.2011 SAK: 1/2011 Godkjenning av protokoll fra møtet 02.12.2010 Protokollen ble godkjent og signert. SAK: 2/2011 Foreløpig regnskap 2010 Det er 3 rapporteringer av årsregnskap til HSØ. Den første rapporteringen er 21. januar. SiV har framskyndet sin interne prosess noe slik at det som rapporteres til HSØ 21. januar presenteres i styremøte 20. januar. Det vil være flere forhold som ikke er endelig avklart, bl.a. er siste frist for kvalitetssikring av inntekter 11. februar, men mye av det endelige regnskapet som skal være ferdig medio mars er på plass. Det har vært kommunisert lenge at pensjonsreformen vil påvirke pensjonskostnaden for 2010. Det er nå annonsert at den endelige beregningen for dette skal foreligge 19. januar men det er avklart at dette vil få stor konsekvens for SiV`s resultat. Imidlertid endres resultatkravet tilsvarende og derfor blir ikke avviket mot resultatkrav påvirket. Det ble i møtet gjennomgang av dette som en del av foreløpig regnskap i 2010. : 1. Styret tar foreløpig regnskap 2010 til orientering. 2. Regnskap og forslag til styrets beretning behandles i styremøtet 17. mars. SAK: 3/2011 Årlig melding 2010 Årlige melding er styrets rapportering til eier om hvordan helseforetaket har svart opp det regionale helseforetakets bestilling av helsetjenester. Årlig melding inneholder i tillegg styrets plandokument for 2011-2014. Årlig melding leveres av alle foretak i HSØ RHF etter fast mal. Frist for oversending av Årlig melding er 1. mars. Utkast til Årlig melding 2010 forelegges styret for innspill og drøfting av eventuell videre prosess. Styreleder gis fullmakt til sammen med administrasjonen å innarbeide presiseringer fra styret og ferdigstille Årlig melding. SAK: 4/2011 Budsjett 2011 inkludert investeringsbudsjett. Risikovurdering sykehusområde Side 2 av 7
Hovedpremissene for SiV budsjett 2011 ble vedtatt i styremøte 2/12 2010. Etter det møtet har HSØ meddelt de endelige rammene for 2011, og SIV har gjennomført grundige risikovurderinger i alle klinikker og avdelinger. Ettersom premissene for driftsbudsjettet nå er avklart, inkluderes forslag til investeringsbudsjett og en egen risikovurdering for investeringer i denne budsjettsaken. Oppdraget og bestillingen SiV får fra Helse Sør-Øst, foreligger foreløpig kun som midlertidig versjon. Endelig versjon utarbeides etter foretaksmøte i Helse Sør-Øst RHF 31.01.11, og vil bli behandlet i foretaksmøte for SiV i februar. Det midlertidige oppdrags- og bestillingsdokumentet mottok SiV 07.01.11. Det viktigste i det midlertidige dokumentet inngår i budsjettforutsetningene, statsbudsjett og de 5 hovemålene til HSØ, og inngår således i den risikovurdering som det redegjøres for i denne saken. Ettersom dokumentet ble mottatt her rett før skrivefrist for styremøtet 20.01.11, og har status som midlertidig versjon, vil direktøren i likhet med i 2010, gi en samlet risikovurdering i styremøtet i mars. 1. Styret vedtar budsjett for 2011 med et bærekraftig økonomisk resultat. 2. Styret støtter de prioriteringer administrerende direktør har lagt inn i budsjettet. 3. Styret legger til grunn at SiV i 2011 fortsatt skal ha sterkt fokus på økonomisk kontroll for å sikre framtidig handlingsfrihet og bæreevne. 4. Styret legger også til grunn at SiV i 2011 skal ha sterkt fokus på god virksomhetsstyring, kvalitet og pasientsikkerhet. 5. Styret vedtar investringsbudsjettet slik det er foreslått og gir adm.dir. fullmakt iverksette prosjekter innenfor de rammer som HSØ til enhver tid gir. 6. Styret tar til etterretning den risikovurdering som er gjort og ber adm.dir. fortløpende følge opp de risikoutsatte områdene. SAK 5/2011 Helikopterlandingsplass og nytt parkeringshus Styret ved SiV behandlet i møte 01.09.10 sak 52/10 Etablering av helikopterplass og nytt parkeringshus ved Sykehuset i Vestfold og godkjente at SiV bruker inntil 60 mill kr av investeringsrammen i 2011 2012 til nytt parkeringshus med midlertidig helikopterlandingsplass på taket. SiV har utredet konseptet videre frem mot anbudsinnhenting. Alternative løsninger med ulik investeringsbehov og parkeringskapasitet er vudert i saken. Styret inviteres til valg av løsningsalternativ. Side 3 av 7
1. Styret legger til grunn at parkeringshuset med midlertidig helikopterlandingsplass oppføres i hht. alternativ 1 i denne styresak. 2. Konseptet for helikopterplass og parkeringshus godkjennes iinnenfor en kostnadsramme på 63,8 mill kroner i verdi pr. april 2009, hvorav 30 mill kroner finansieres ved lån fra Helse Sør-Øst. 3. Styret ber om å bli løpende orientert om utviklingen av prosjektet, herunder om status etter anbudsrunde SAK: 6/2011 Handlingsplan fristbrudd I sak 075-2010 Mål og budsjett 2011. Økonomisk langtidsplan 2011 2014 til styret i Helse Sør-Øst RHF er det for planperioden 2011-2014 satt fem konkrete mål for Helseforetakene i Helseregion Sør-Øst: 1. Pasienten opplever ikke fristbrudd 2. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % 3. Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 4. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. 5. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Denne saken orienterer om SiVs arbeid med handlingsplanen i forhold til at pasienten ikke skal oppleve fristbrudd. 1. Styret erkjenner at det er viktig å nå målet om at pasientene ikke skal oppleve fristbrudd. 2. Styret ber om at handlingsplanen gjennomføres og har tillit til at tiltakene i saken er tilstrekkelig til å oppnå målene. 3. Styret ber om fortløpende rapportering og at det ved rapportering om avvik også forelegges tiltaksplaner for å lukke avvikene. SAK: 7/2011 Handlingsplane sykehusinfeksjoner under 3% I sak 075-2010 Mål og budsjett 2011. Økonomisk langtidsplan 2011 2014 til styret i Helse Sør-Øst RHF er det for planperioden 2011-2014 satt fem konkrete mål for Helseforetakene i Helseregion Sør-Øst: 1. Pasienten opplever ikke fristbrudd 2. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % 3. Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 4. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. 5. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Denne saken orienterer om SiVs arbeid med Mål 2: Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. Side 4 av 7
1. Styret erkjenner at det er viktig å nå målet om at sykehusinfeksjoner skal reduseres til 3% 2. Styret ber om at handlingsplanen gjennomføres og har tillit til at tiltakene i saken er tilstrekkelig til å oppnå målene. 3. Styret ber om fortløpende rapportering og at det ved rapportering om avvik også forelegges tiltaksplaner for å lukke avvikene SAK: 8/2011 Forhandlingsmandat SiV- PiV Styret ved PiV behandlet i møte 8. desember 2010 sak 069/2010 Utfordringer og muligheter for Psykiatrien i Vestfold HF i sykehusområdet. PiV-styret ga administrasjonen fullmakt til å forhandle med administrasjonen i SiV om forslag til en avtale som skal regulere forholdet mellom PiV og SiV ved evt. fusjon mellom disse foretakene. Administrerende direktør i SiV vil gjennom denne saken både orientere SiV-styret om PiV-vedtaket, og formelt få fullmakt fra SiV-styret til å gå i forhandlinger med PiVs administrende direktør. 1. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å framforhandle en avtale som regulerer forholdet mellom SiV og PiV ved en evt. fusjon. 2. Styret forutsetter at det skal utarbeides en fusjonsplan som er grunnlaget for avtalen. Fusjonsplanen skal blant annet omhandle temaer som framdriftsplan med tilhørende aktivitetsplan, ansvars-, rolle og oppgavefordeling for HSØ RHF, styre(ne) og AD(ene) både i evt. fusjonsprosess og etter evt. fusjon, risikoanalyse, samt operasjonelle forhold som økonomi, personal, avtaler, IKT og Oppgjør, plikter og rettigheter. 3. Styret legger til grunn for fullmakten at avtalen søker å imøtekomme PiV-styrets forutsetninger for avtale og fusjon, men forventer at avtaleforslaget også ivaretar SiVs behov for bærekraftige løsninger. 4. Styret legger til grunn at fusjon mellom de to likeverdige helseforetakene kan innebære at SiV HF fortsetter som den juridiske enhet. 5. Styret legger til grunn at 13 prinsipper for brukemedvirkning og 12 prinsipper ansattemedvirkning legges til grunn. 6. Styret forutsetter at forslag til avtale blir behandlet i styrene i deres respektive møter i mars 2011. SAK: 9 /2011 Seniorpolitikk i Sykehuset i Vestfold Styret gis med denne saken en orientering om sykehusets seniorpolitikk. Styret tar saken til orientering. Side 5 av 7
SAK: 10/2011 Sykehuskampanjen God vakt. Lukking av pålegg Arbeidstilsynets Sykehuskampanje God Vakt har pågått siden 2005. I 2008 ble det gjennomført et oppfølgingstilsyn for å kartlegge effekt av de første pålegg som ble gitt. Sykehuset i Vestfold fikk i oktober 2009, på lik linje med 15 andre helseforetak i landet, nytt pålegg knyttet til opplevelse av ubalanse mellom oppgaver og ressurser. 4 av 5 påleggspunkter er allerede lukket. Siste rapporteringsfrist var 31.12.10 og nå avventes Arbeidstilsynets behandling av det siste påleggspunktet. Saken legges fram for å gi en helhetlig orientering om arbeidet som er gjennomført i 2010 for å oppfylle kravene i pålegget. 1. Styret tar arbeidet med oppfølgingen av pålegget til etterretning og stiller seg bak administrerende direktørs anbefaling om videre oppfølging i 2011. 2. Adm.dir holder styret orientert om tilbakemelding fra Arbeidstilsynet vedrørende lukking av det siste påleggspunktet. SAK: 11/2011 Styrets årsplan 2011. Møteplan for styret ved SiV for 2011 ble vedtatt 20.10.10. Utkast til sakskart forelegges styret til orieintering og vil bli fortløpende oppdatert. Møteplanen ble tatt til orientering SAK: 12/2011 Eventuelt a) Anne Sollie Hem ba om en orientering om Sykehuspartner i neste møte ut fra oppslag i media b) Planlagt styreseminar 2. februar utsettes. Ny dato fastsettes etter avklaring med de tre foretakene.styret ba om rask tilbakemelding om endringer i tidsplanen for prosessen. Tønsberg 20.01.2011 Randi Fjellberg protokollfører Stein-Are Agledal, leder Bjørn Walle Jørn Flaatten Side 6 av 7
Karen Anne Kjendlie Vivvi Bjørnø Kari Rasmussen Ole Johan Bakke Tone Woll Buer Bjørn Kåre Sevik Anne Sollie Hem Nina Dreyer Liseth Side 7 av 7