SELJE KOMMUNE Formannskapet Møtebok Møtedato: 05.06.2014 Møtetid: Kl. 14:00 17:00 Møtested: Rådhuset Nordfjordeid Saksnr.: 059/14-059/14 Følgjande medlemmer møtte SP: Gunn Sande. FRP: Anne-Lise Drage. KRF: Raymond Myren. Følgjande medlemmer møtte ikkje TP: Ottar Nygård UAVH: Toril Sande FRP: Svein Hansen H: Kenneth Brandal Følgjande varamedlemmer møtte TP: Judith Kvåle, Terje Ødegård UAVH: Ingen vara hadde høve til å møte. FRP: Ingen vara hadde høve til å møte. H: Ingen vara hadde høve til å møte. Alle hadde meldt forfall til møtet. Følgjande frå administrasjonen møtte Fungerande rådmann Åse Elin Hole, som og førte møteboka. Merknad til innkallinga Ingen Merknad til saklista Ingen Fellesmøte med Eid og Vågsøy kl. 14.00 16.00 Møte i Selje formannskap kl. 16.00 17.00 5 voterande
Følgjande saker vart handsama Sak nr. Sakstittel 059/14 Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje - Handsaming av forstudierapport samt vedtak om oppstart av forprosjekt Tilleggsaker: Ingen Utskrift protokoll: Medlemmar, møtande varamedlemmar, biblioteka, abonnentar Utskrift møtebok: Abonnentar, kontrollutvalet, kommunekassa, revisor Signatur:
SELJE KOMMUNE SAKSGANG Styre, råd, utval Møtedato Saksnr Formannskapet 05.06.2014 059/14 Kommunestyret 18.06.2014 Sakshandsamar Åse Elin Hole Arkiv FE-026 Arkivsak 13/312 Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje - Handsaming av forstudierapport samt vedtak om oppstart av forprosjekt Vedlegg i saka Dok.dato Tittel Dok.ID 11.06.2014 prosjektmandat interkommunalt samarbeid versjon 1_14.pdf 56724 11.06.2014 Notat rådmann Eid 10 04 13.pdf 56723 11.06.2014 Utkast til rammeavtale mellom EVS 27 05 14.pdf 56722 11.06.2014 Rapport 22 05 14 versjon 3 siste utgåve.pdf 56721 11.06.2014 Tidsplan EVS 27 03 14 endra 06 05 14.pdf 56720 11.06.2014 KS sak Selje oppstart 24 06 13.pdf 56718 11.06.2014 KS sak Eid oppstart 200613.pdf 56717 11.06.2014 KS sak Vågsøy oppstart 200613.pdf 56716 11.06.2014 VS: Oversending av felles saksframlegg og Forstudierapport 56714 for EVS-samarbeid til politisk handsaming på felles formannskapsmøte 5. juni på Eid - del 1 11.06.2014 VS: Oversending av felles saksframlegg og Forstudierapport for EVS-samarbeid til politisk handsaming på felles formannskapsmøte 5. juni på Eid - del 2 56719 Saka gjeld Handsaming av forstudierapport for prosjektet Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje (EVS-kommunane), samt vedtak om oppstart av forprosjekt. Dette er i samsvar med kapittel 3.3 i Prosjektmandat for Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje Forstudie datert 31.10.2013. Positive og likelydande vedtak i EVS-kommunane er ein føresetnad for å kunne søke om fornyingsmidlar hjå Fylkesmannen innan fristen 1. juni-14. Desse midlane utgjer 50% av finansiering av prosjektet, og er ein føresetnad for å kunne gå vidare med prosjektet.
Bakgrunn for saka: Kommunestyra i Eid, Vågsøy og Selje gjorde i juni 2013 vedtak om godkjenning av prosjektmandat, oppretting av prosjektstilling, samt finansiering av prosjektet Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje. I Eid vart dette gjort i KS-sak 74/13 den 20.06.13, i Vågsøy i KS-sak 63/13 den 20.06.13, og i Selje i KS-sak 51/13 den 24.06.13. Prosjektet går over to år frå 01.10.13-30.09.15. Opplysningar til saka Prosjektleiar var på plass i 100% stilling frå 18. november-13 og forstudien for prosjektet blei starta opp med frist for ferdigstilling 1. mars. Frist for ferdigstilling av forstudien vart seinare utsett til 1. juni -14. Prosjektet har hatt følgjande prosjektorganisering: Prosjektnamn Prosjekteigar Styringsgruppe Prosjektansvarleg (PA) Prosjektleiar (PL) Prosjektgrupper Prosjektet sin startdato og sluttdato Prosjektet si totale budsjettramme Hovudmål Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje Kommunane Eid, Vågsøy og Selje Rådmenn i Eid, Vågsøy og Selje Rådmann i Selje Anita O. Hoddevik Leiarar innan aktuelle samarbeidsområde i kommunane 01.10.13 30.09.15 2 millionar kroner. Auka kvalitet, styrka fagkompetanse og/eller kostnadseffektive løysingar gjennom interkommunalt samarbeid. (Eid, Vågsøy og Selje) Mål for prosjektet Kommunane Eid, Vågsøy og Selje ønskjer å auke kvalitet, styrke fagkompetanse samt sørgje for kostnadseffektive løysingar for kommunale funksjonar og tenester gjennom interkommunalt samarbeid. Prosjektet var initiert av Eid kommune og alle Nordfjordkommunar fekk tilbod om å bli med i samarbeidet. Vågsøy og Selje takka ja til å bli med i prosjektet. I ettertid fekk Vanylven kommune også tilbod om å bli med, men takka nei i denne omgang. Følgjande fagområde har vore utgreidd i forstudien: Brann og feiing/tilsyn Rekneskap og skatt Lønn Sentralbord, post/arkiv Plan- og utviklingstenester Området Kommunalteknikk er tilrådd utført som forstudie parallelt med samarbeidsområda som går vidare i forprosjektet. Grunna mangel på tid blei ikkje dette fagområdet utgreidd i inneverande prosjektperiode. Mål for forstudien Identifisere samarbeidsområda som har størst potensial og som er enklast å gjennomføre. Legge til rette for eit hovudprosjekt som inneheld fleire delprosjekt.
Mål for forprosjekt Foreslå kontorkommune/vertskommune for dei ulike samarbeida. Tilrå kva tenestemeny kontora skal tilby. o Utarbeide forslag til tenesteytingsavtaler inkl. ansvarsfordeling mellom partane. Tilrå organisasjonsform for kvart enkelt samarbeid. Utarbeide ein prosjektrapport med anbefaling til den praktiske gjennomføringa av etableringane og framtidig drift av kontora. Utforme forslag til samarbeidsavtaler for kvart enkelt samarbeid mellom kommunane. Utarbeide forslag til saksframlegg for kvart enkelt samarbeid til politisk behandling i de enkelte kommunane. Mål for hovudprosjekt Tilsette leiar i dei samarbeida det vert gjort politiske vedtak om. Lage ein detaljert plan for oppretting av interkommunale einingar basert på forprosjektrapporten. Gjennomføre denne planen i samarbeid med tilsett leiar. Leiar overtek ansvaret når prosjektleiar overleverar prosjektet til drift. Økonomi Prosjektet si totale budsjettramme er på 2 millionar kroner i perioden 2013-15, der EVSkommunane dekker 1 million kroner. Ein føresetnad for finansiering av prosjektet er 50% finansiering av Fylkesmannen via fornyingsmidlar, tilsvarande 1 million kroner. Kapittel 6.1.4 i forstudierapport syner oversikt over økonomi for prosjektet. Prosjektet har fått tildelt kr. 250 000 i skjønnsmidlar den 11.07.13. Resterande søknadsbeløp på kr. 750 000 vert å søke om innan fristen 1. juni-14. Forstudien har hatt som problemstilling å identifisere samarbeidsområda som har størst gevinstpotensial og som er enklast å gjennomføre med omsyn til kjenneteikn for måloppnåing for hovudprosjektet. Kjenneteikn for måloppnåing er: Gjennomsnittskostnadene for tenestene er redusert. Kvaliteten på tenestene vert opplevd som minst like god som tidligare. Det er etablert eit bærekraftige fagmiljø innan samarbeidsområda som reduserer sårbarhet og bidrar til auka kompetanse blant medarbeidarane. Samarbeidet vert opplevd som positivt av dei tilsette samt bidrar til auka trivsel. Ikkje alle samarbeida kan realisere gevinstar på alle målområda. Eit eller fleire samarbeidsområde kan ha stort gevinstpotensial, men det kan ligge føre hindringar som gjer gjennomføring komplisert. Eit vesentleg moment for forstudien har vore å få fram eventuelle hindringar eller føresetnadar for samarbeid for dei ulike samarbeida, for å kunne vurdere samla kva samarbeid som vil vere enklast å kome i gang med. I kapittel 4.1 i forstudierapport er samarbeidsområda rangert med omsyn til samla gevinstpotensial samt vilkår for å kome i gang med samarbeid. Tabell 5 i kap. 4.1 er grunnlag for tilråding frå styringsgruppa for kva fagområde som bør gå vidare som forprosjekt. Kapittel 6 i forstudierapport gjev anbefaling om vidare arbeid for prosjektet med mål som lista opp ovanfor. Tilråding frå styringsgruppa (kapittel 4.2 i forstudierapport) Styringsgruppa si vurdering er at omtala samarbeidsområde vil gje små økonomiske innsparingar på kort sikt. Grunnlag for dette er mellom anna at kommunane har eit kontinuerlig fokus på omstilling i høve til ein kvar tid gjeldande rammevilkår, samt at kommunane tek ut gevinstar fortløpande i høve til IKT-samarbeidet i Nordfjord.
Når det gjeld utvikling av gode og meir robuste fagmiljø vil alle samarbeidsområda gje gevinst i form av mindre sårbare miljø, betra føresetnadar for rekruttering samt behalde kvalifisert arbeidskraft, kompetanseoverføring mellom tilsette, samt heving av kvalitet på tenesteproduksjonen. På grunnlag av prosjektgruppene sitt arbeid og konklusjonar tilrår styringsgruppa at følgjande område går vidare som forprosjekt: Brann og feiing/tilsyn Skatt og kommunal innkrevjing Lønn Sentralbord Plan- og utviklingstenester Tilråding er gjort utifrå ei samla vurdering av gevinstpotensial for samarbeidsområda jf. prosjektmål, samt føresetnadar for å kome i gang med samarbeid. Området Kommunalteknikk (felles administrasjonspersonell) vert vidareført som forstudie parallelt med forprosjektet. Grunna mangel på tid fekk ein ikkje fullføre forstudien for dette området i inneverande prosjektperiode. Utforming av framlegg til rammeavtale for samarbeidet mellom kommunane var også ein del av forstudiet. Viktig punkt som mellom anna føremål med samarbeid, styringsform og organisering, samt økonomi for samarbeida er omtala i rammeavtala. Framlegg til rammeavtale er godkjend av styringsgruppa, og vert lagt fram for politisk godkjenning, vedlegg 3 i forstudierapport. Anbefaling om vidare arbeid Kapittel 6 i forstudierapport gjev anbefaling om vidare arbeid. Jamfør tabell 33 i kap. 6.1.3 er fyrste hovudleveranse for prosjektet (HL1) komplett prosjektplan for forprosjekt inkludert milepælplan for prosjektgruppene sitt arbeid innan 1. sept.-14. Lover/regelverk Kommunelova. Syner til relevant lovverk i forstudierapport s.67. Vurdering Forstudierapport som ligg føre er svar på prosjektmandat kommunestyra i EVS-kommunane vedtok i juni 2013. Forstudien viser at gevinstane ved interkommunalt samarbeid fyrst og fremst gjer seg gjeldande i form av styrka og meir robuste fagmiljø, som vil betre føresetnadar for rekruttering og føre til samla kompetanseheving for dei tilsette, samt heving av kvalitet på tenesteproduksjonen. Det er viktig å utnytte desse gevinstane for å styrke kommunane, og ikkje minst for å realisere potensielle gevinstar IKT-samarbeidet mellom Nordfjordkommunane legg til rette for. Når samarbeid på aktuelle fagområde er etablert og sett i drift kan fleire kommunar inviterast inn i det interkommunale samarbeidet. Regjeringa sitt arbeid med ny kommunereform har vore og er ei utfordring for prosjektet. Målsetting for ny kommunereform er større og meir robuste kommunar med auka makt og mynde. Regjeringa sitt ekspertutval tilrår at kommunane bør minst ha 15-20 000 innbyggarar for å sikre ei god oppgåveløysing.
Det er viktig med politisk forankring av prosjektet og det er derfor avgjerande å gjennomføre prosjektet i fleire fasar slik at retninga i prosjektet kan korrigerast undervegs om det vert nødvendig. Konklusjon I tråd med tidlegare kommunestyrevedtak i EVS-kommunane sluttar kommunane seg til Forstudierapport for Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje datert 22.05.14, samt gjer vedtak om oppstart av forprosjekt i samsvar med kapittel 6 i forstudierapport. Saksgang Saka vert tilrådd av formannskapa på felles formannskapsmøte mellom EVS-kommunane 5. juni på Eid, med endeleg og likelydande vedtak i kommunestyra. TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONEN Selje kommunestyre vedtek følgjande: 1. Forstudierapport for Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje datert 22.05.14 vert godkjend. 2. Det vert gjort vedtak om oppstart av forprosjekt i samsvar med kapittel 6 i forstudierapport, samt hovudmilepælplan og leveransar for prosjektet jf. kapittel 6.1.3. Følgjande fagområde går vidare som forprosjekt: Brann og feiing/tilsyn, skatt og kommunal innkrevjing, lønn, sentralbord, og plan- og utviklingstenester. Fagområdet Kommunalteknikk går vidare som forstudie parallelt med forprosjekta. 3. Framlegg til rammeavtale mellom kommunane Eid, Vågsøy og Selje for interkommunalt samarbeid jf. vedlegg 3, vert vedteken. 4. Føresetnad for vedtaket er at det vert gjort positive og likelydande vedtak i EVSkommunane, samt finansiering frå Fylkesmannen som omsøkt. Handsaming i Formannskapet - 05.06.2014 5 voterande Framlegg frå Formannskapet vedk. pkt. 3: Som pkt.3 med fylgjande tillegg: Punkt 7 i rammeavtale går ut. Framlegg frå KRF: Som tilrådinga med nytt pkt. 5: Ein ber om uttale frå Fylkesmannen om forholdet mellom dette prosjektet og komande prosess med kommunereform innan handsaming i kommunestyra.
Røysting: Tilråding frå administrasjonen pkt. 1, 2 og 4 fekk 5 røyster for. Samrøystes Tilråding frå administrasjonen pkt. 3 fekk 0 røyster for. Samrøystes Framlegg frå Formannskapet fekk 5 røyster for. Samrøystes. Framlegg frå KRF fekk 2 røyster for og 3 røyster mot. FS-059/14 FRAMLEGG Selje kommunestyre vedtek følgjande: 1. Forstudierapport for Interkommunalt samarbeid Eid, Vågsøy og Selje datert 22.05.14 vert godkjend. 2. Det vert gjort vedtak om oppstart av forprosjekt i samsvar med kapittel 6 i forstudierapport, samt hovudmilepælplan og leveransar for prosjektet jf. kapittel 6.1.3. Følgjande fagområde går vidare som forprosjekt: Brann og feiing/tilsyn, skatt og kommunal innkrevjing, lønn, sentralbord, og plan- og utviklingstenester. Fagområdet Kommunalteknikk går vidare som forstudie parallelt med forprosjekta. 3. Framlegg til rammeavtale mellom kommunane Eid, Vågsøy og Selje for interkommunalt samarbeid jf. vedlegg 3, vert vedteken. Punkt 7 i rammeavtale går ut. 4. Føresetnad for vedtaket er at det vert gjort positive og likelydande vedtak i EVSkommunane, samt finansiering frå Fylkesmannen som omsøkt.