OPEN ANBODSKONKURRANSE

OPEN ANBODSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Kvam herad Ambodskonkurranse på levering av programvare for forvaltning av eit digitalt planregister til eining for private planar og byggjesak i Kvam Del. 1

Innhaldsliste DEL. 1... 1 INNHALDSLISTE... 2 1. BESKRIVING AV BEHOV... 3 1.1. OPPDRAGSGJEVAR... 3 1.2. BEHOV... 3 1.3. LENGDA PÅ KONTRAKTEN OG VERDIEN AV DEN... 3 2. KONKURRANSEREGLER... 4 2.1. REGLAR FOR KONKURRANSEN... 4 2.2. PROSEDYRE FOR ANSKAFFINGA... 4 2.3. KUNNGJERING... 4 2.4. KONTAKTPERSON HJÅ OPPDRAGSGJEVAR... 4 2.5. OPNING AV TILBODET... 4 2.6. VEDERLAG M.M... 4 2.7. KONTRAHERINGSPLIKT...5 2.8. TILBYDAREN SINE ATTERHALD... 5 2.9. TILDELINGSKRITERIAR... 5 2.9.1. Hovudkriteriet for val av leverandør... 5 2.9.2. Underkriteriar ved val av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet... 5 2.10. SÆRSKILTE SOSIALE KONTRAKTSVILKÅR... 6 3. KVALIFIKASJON OG DOKUMENTASJONSKRAV... 7 3.1. SKATTEATTESTAR... 7 3.2. HMS STADFESTING FRÅ LEVERANDØR... 7 3.3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.3.1. Organisering og juridisk stilling... 7 3.3.2. Økonomisk og finansiell kapasitet... 7 3.3.3. Tekniske og faglege kvalifikasjonar... 8 4. KRAV TIL TILBODET... 9 4.1. FORMKRAV... 9 4.2. SPRÅK... 9 4.3. INNLEVERINGA... 9 4.4. KONTAKTPERSON HJÅ TILBYDAR... 9 4.5. ALTERNATIVE TILBOD... 9 4.6. OPNING FOR Å GJE TILBOD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 9 4.7. FRIST FOR Å VEDSTÅ TILBODET OG TILBAKEKALLING... 10 2

1. Beskriving av behov 1.1. Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar for leveranse av løysing for digitalt planarkiv er Kvam herad. Konkurransen omfattar leveranse av programvare for etablering av et digitalt planregister i henhold til Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister. Funksjonalitet programvaren skal støtte er vidare gjort greie for i vedlagt kravsspesifikasjonar. 1.2. Behov Kvam herad skal ha eit digitalt planregister som er offentleg tilgjengeleg for ålmenta og som gjer moglegheit for økt deltaking i arealplanprosessen. Dette gjer innbyggarar og næringsliv moglegheit for innsyn og påverknad, betre beslutningsstøtte til politikarar, og administrasjonen for å effektivisera sin sakshandsaming. Innbyggarar, bedrifter og organisasjonar får samla tilgang til detaljerte saksdokument og plankart på ein ny og brukarvennleg måte, heile døgnet, via internett. Det vert mogleg å sende uttale til planar som er på høyring på eit eige skjema tilgjengeleg frå nettsida. 1.3. Lengda på kontrakten og verdien av den Planregisteret vert ein viktig del av Kvam herad sitt støttesystem. Installering av systemet og import av plandokument til systemet er eit stort arbeid. Opplæring og installasjon av nye system i ein kommune krev at det systemet Kvam herad vel, er stabilt over ein lengre tidsperiode. Lengda på kontrakten blir sett til 3 år, med opsjon på 2 nye år. Innkjøp med årlege vedlikehaldskostnader vil liggje på ca 100 000,- basert på innehenta data frå marknaden. 3

2. Konkurranseregler 2.1. Reglar for konkurransen Konkurransen er regulert av lov om offentlege anskaffingar av 16. juni 1999, med tilhøyrande forskrifter, spesielt forskrift om offentlege anskaffingar del I og III. Det vert oppfordra til at dei enkelte tilbydarane gjer seg kjent med rammevilkåra for offentlege innkjøp. Informasjon om regelverket er å finna på Fornyings og administrasjonsdepartementet sine internettsider http://odin.dep/fad/norsk/tema/offentlig/bn.html 2.2. Prosedyre for anskaffinga Konkurransegrunnlaget er basert på prosedyren open anbodkonkurranse, jf. lov av 16. juli nr. 69 om offentlige anskaffingar, med tilhøyrande forskrift fastsett ved kgl. res. 7. april 2006. 2.3. Kunngjering Det er sendt ut anbod til 3 programvarehus og konkurransen er og offentleggjort på Kvam herad si heimeside (www.kvam.kommune.no). 2.4. Kontaktperson hjå oppdragsgjevar Kontaktperson i Kvam herad er Heidi E. Ørjansen, tlf: (+47) 56558699 eller e-post: heidi.orjansen@kvam.kommune.no. Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjer god nok rettleiing kan han be om tilleggsopplysningar inntil ei veke før utløpet av innleveringsfristen. All kommunikasjon skal førast skrifteleg og sendast til oppgitt e-post adresse. Det er ikkje tillete å venda seg til andre personar som er tilknytte oppdragsgjevar for å skaffa informasjon om konkurransen, eventuell oppsøkande kontakt kan føra til avvising. Svar på ein eventuell førespurnad vil bli anonymisert og sendt ut til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. 2.5. Opning av tilbodet Opning av tilbodet vil gå føre seg etter at innleveringsfristen er gått ut den 08.01.2010 kl. 12.00. Dersom innleveringsfristen vert utsett vil opningstidspunktet verta utsett tilsvarande. Leverandørane har ikkje høve til å vera tilstades under opninga av tilbodet. 2.6. Vederlag m.m. Leverandøren har ikkje krav på noko form for godtgjering i samband med utarbeiding av tilbodet. Utskrift av protokollen over innkjøpet vil ikkje verta sendt ut til tilbydarane. Avviste og forkasta tilbod vil ikkje bli returnert. 4

2.7. Kontraheringsplikt Kvam herad har ikkje kontraheringsplikt. Kvam herad skal ha rett til å avlyse konkurransen på bakgrunn av økonomi, kvaliteten på tilboda, ved politisk endring av mynde og ved andre grunnar som etter regelverket for offentlege anskaffingar kan reknast som saklege. 2.8. Tilbydaren sine atterhald Konkurransegrunnlaget med vedlegg skal leggast til grunn for innsending av tilbod. Dersom tilbydaren ynskjer å ta atterhald mot delar av konkurransegrunnlaget, eller om det kjem fram av samanhengen at det er teke atterhald, må desse beskrivast eintydig og presist slik at heradet kan vurdera atterhalda utan kontakt med tilbydar. Alle atterhald skal takast inn i eit eige fylgjeskriv som skal merkast Vedlegg 8. Tilbydaren sine atterhald, og det må tydeleg visast til kva punkt i konkurransegrunnlaget atterhaldet gjeld. Tilbydarane vert gjort merksame på at uklarheiter, atterhald og andre avvik frå konkurransegrunnlaget kan føra til at oppdragsgjevar i samsvar med forskrift om offentlege anskaffingar kan/må avvisa tilbodet. Dette gjeld mellom anna tilbod som inneheld vesentlege atterhald mot kontraktvilkåra, og atterhald som kan medføra tvil om korleis tilbodet kan vurderast i høve til dei andre tilboda. Tilbydarane som tek atterhald bør difor så langt det er mogeleg setja ein pris på atterhalda, dersom dei kan medføra prismessige konsekvensar. 2.9. Tildelingskriteriar Tildelingskriteriar er dei kriteriane som oppdragsgjevar skal leggja vekt på ved val av tilbod. Ei samla vurdering av tildelingskriteriane vil avgjera kven som vert tildelt kontrakt av dei kvalifiserte tilbydarane. 2.9.1. Hovudkriteriet for val av leverandør I denne anbodskonkurransen har oppdragsgjevar valt følgjande hovudkriterie for val av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet for oppdragsgjevar. 2.9.2. Underkriteriar ved val av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet Dei kriteriane som kjem fram i tabellen under skal leggast vekt på i vurderinga av det mest økonomisk fordelaktige tilbodet. Den relative vektinga av kriteriane er lista opp i tabellen under. Tildelingskriteriar Vekting +/- % Pris 50-70 % Integrasjon, brukarvennleg og kvalitet 30-50 % SUM 100 % Pris: I vurdering av pris vil oppdragsgjevar vurdere dei samla kostnadane knytt til innføring av digitalt planarkiv. Element som vil inngå her er installering, vedlikehaldskostnadar, opplæring m.m. 5

Integrasjon, brukarvennlig og kvalitet: Kvam herad ønskjer ein løysing der det er full integrasjon med sakssystemet kommunen nyttar i dag, dette vil effektivisere rutinar og ein slepp dobbeltføring av data. Då vil ein samstundes luka bort feilkjelder. Løysinga må vere brukarvennleg, slik at Kvam herad sine innbyggarar skal kunne nytta og tilegna seg nødvendig informasjon i Webinnsyn med omsyn til planinformasjon. Alle desse kriteriane vil vere viktig i vurdering av løysing Kvam herad skal velje. 2.10. Særskilte sosiale kontraktsvilkår Det er i kontraktsforslaget tatt inn særskilte sosiale kontraktsvilkår som tilbydaren ikkje kan ta atterhald mot. 6

3. Kvalifikasjon og dokumentasjonskrav Definisjon: absolutte minstekrav for at leverandøren skal kunna delta i konkurransen. Oppdragsgjevar pliktar å avvisa leverandørar som ikkje oppfyller desse obligatoriske dokumentasjon og kvalifikasjonskrava. Dersom ein leverandør baserar seg på bruk av ein underleverandør for å oppfylla dei fastsette kvalifikasjonskrava, skal det dokumenterast at dei obligatoriske dokumentasjon og kvalifikasjonskrava også er oppfylt hjå dei. Det skal også vedleggast ein skriftleg erklæring frå underleverandør, der han forpliktar seg til å stilla til disposisjon dei nødvendige ressursane samt å halda seg til krava i avtalen med oppdragsgjevar. 3.1. Skatteattestar Leverandørar må leggja ved gyldige skatteattestar som stadfestar at alle skattar og avgifter er innbetalt. Ein gjer merksam på at for kommunar inneber dette to separate attestar, hhv. frå skattefuten (meirverdiavgift) og kemneren (skatt). Eventuelle restansar kan medføra avvising og må derfor grunnast spesielt. Attestane skal ikkje vera eldre enn 6 mnd. rekna frå innleveringsfristen sitt utløp. 3.2. HMS stadfesting frå leverandør Leverandørar som vil utføra arbeid for oppdragsgjevar skal legga ved eigenerklæring (i samsvar med forskrift om offentlege anskaffingar paragraf 3-4 jmf. vedlegg 2) som stadfestar at leverandøren oppfyller dei lovbestemte krava som gjeld innan helse, miljø og sikkerheit i Noreg. 3.3. Kvalifikasjonskrav 3.3.1. Organisering og juridisk stilling Krav: Lovleg etablert føretak. Dokumentasjon: For leverandørar etablert i Noreg vil dette bety gyldig firmaattest frå Brønnøysund registeret. 3.3.2. Økonomisk og finansiell kapasitet Krav: Det vert kravd av leverandøren at han har god økonomisk soliditet og kan dokumentera ein innteningsevne som er egna til å sikra gjennomføringa av kontrakten. Dokumentasjon: Som grunnlag for kvalifiseringa vil oppdragsgjevar kunna innhenta kredittvurdering hjå ekstern leverandør av kreditt og marknadsinformasjon. 7

Leverandørar som ikkje vert vurdert som kredittverdige i forhold til ratingen vil få tilbodet sitt avvist. Leverandøren skal ved innhenting av tilbodet vere kjent med dei registrerte opplysningane om føretaket. Han må og samtykke i at opplysningane vert innhenta og at dei vil bli lagt til grunn for vurderinga av leverandøren sine økonomiske forhold. Dei verksemder/tilbydarar som ikkje har hatt rekneskap dei seinare år, vil bli avvist dersom det ikkje vert framlagt tilsegn om bankgaranti av ein slik storleik at den kan nyttast som garanti for å innfri kontrakten sitt innhald. Leverandørane kan og kvalifiserast økonomisk etter dokumentasjon som nemnt i paragraf 17-8 (2) gitt at det vert vedlagt dokumentasjon som viser at dei rår over dei nødvendige ressursane og at det andre føretakt fyljer kravet. 3.3.3. Tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav: Leverandøren må ha tilstrekkeleg tekniske og faglege kvalifikasjonar til å sikra ei god gjennomføring av oppdraget i samsvar med kontrakten. Dersom leverandøren baserar tilbodet sitt på tekniske og faglege kvalifikasjonar hjå ein underleverandør/samarbeidspartnar, skal det føreleggjast ein skrifteleg erklæring som forpliktar denne. Dokumentasjon: Leverandøren skal leggja ved oversikt over føretaket sin totale bemanning og bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan). Leverandøren skal leggja ved ei liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas jf. FOA 17-9. Med bakgrunn i den informasjonen som ligg i dokumentasjonen som nemnt ovanfor, kan ein tilbydar verte vurdert til ikkje å vere kvalifisert for dei aktuelle oppgåvene. Manglande vedlegg kan føre med seg at leverandøren sitt tilbod vert avvist. Dei same dokumentasjonskrava gjeld eventuelle underleverandørar som inngår i tilbodet. 8

4. Krav til tilbodet 4.1. Formkrav Tilbodet skal vere skrifteleg og sendast i lukka og merka konvolutt utan identifisering av leverandør. Tilbodsbrevet skal vera datert og underteikna. 4.2. Språk Tilbodet og alle tilhøyrande dokument som inngår i tilbydaren sitt anbod skal utarbeidast på norsk (valfritt mellom nynorsk og bokmål). 4.3. Innleveringa Tilbodet kan leverast eller sendast i posten på følgjande adresse: Kvam herad V/Heidi E. Ørjansen Grovagjelet 16 5600 Norheimsund Sendinga må vera tydeleg merka med: Anbudkonkurranse på levering av digitalt planregister att Heidi E. Ørjansen. Tilbodet skal leverast i eit papireksemplar, og i eit elektronisk eksemplar på eit eigna lagringsmedium. Tilbod som er sendt elektronisk eller på telefaks vert ikkje akseptert. Siste frist for innlevering av tilbod er sett til 08.01.2010. kl. 12.00. Tilbod som vert levert etter denne datoen vert automatisk avvist. Det er tilbyder sitt ansvar at tilbodet er i hende hjå oppdragsgivar innan fristen. 4.4. Kontaktperson hjå tilbydar Tilbydaren må oppgje namn, adresse, telefonnummer og e-postadresse på den personen som skal kunna kontaktast i samband med tilbodet. Oppdragsgjevar vil nytta e-post ved spørsmål i samband med tilbodet, og ved gjennomføring av konkurransen. 4.5. Alternative tilbod Det er ikkje opning for å gje alternative tilbod. Det er tillete med fleire alternative løysingar dersom desse er tydeleg åtskilte og er innanfor spesifikasjonane. 4.6. Opning for å gje tilbod på deler av oppdraget Kommunen ønskjer ein totalleverandør og det er såleis ikkje mulig å gje tilbod på deler av oppdraget. 9

4.7. Frist for å vedstå tilbodet og tilbakekalling Tilbydar må vedstå tilbodet sitt i 90 kalenderdagar rekna frå fristen for innlevering av tilbodet. Innleverte tilbod kan skriftleg trekkast tilbake eller endrast innan utløpet av tilbodsfristen. 10