STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: DATO: 07.04.2015 SAKSHANDSAMAR: SAKA GJELD: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF Konstituering av styre i Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 02/15 STYREMØTE: 16.04.2015 Styret blir konstituert i medhold av styresak 38/15 (Helse Vest RHF). Per Karlsen blir oppnemd som styreleiar og Eivind Hansen som nestleiar.
Etablering av Helse Vest Innkjøp HF Styret i Helse Vest RHF vedtok i sak 26/15 B (styremøte den 3. mars 2015) å etablera Helse Vest Innkjøp HF. Stifting av Helse Vest Innkjøp HF og konstituering av styret Styret i Helse Vest RHF stifta Helse Vest Innkjøp HF i sak 38/15 B (styremøte den 7. april 2015). I same styresak blei det fatta følgjande vedtak om styresamansetninga i Helse Vest Innkjøp HF : Styreleiar Per Karlsen, økonomi- og finansdirektør Helse Vest RHF Nestleiar Eivind Hansen, økonomi- og finansdirektør Helse Bergen HF Styremedlem Berit Haaland, klinikkdirektør, Helse Fonna HF Styremedlem Bjørn Munthe, økonomi- og finansdirektør Helse Stavanger HF Styremedlem Jannicke Daae Tønjum, administrerande direktør, Sjukehusapoteka Vest Styremedlem NN representant frå dei tilsette Styremedlem NN representant frå dei tilsette Varamedlem Vidar Atle John Vie, viseadministrerande direktør, Helse Førde HF (fast møtande) I tillegg kjem varamedlemmar for representantane for dei tilsette. Forslag til vedtak: Styret blir konstituert i medhold av styresak 38/15 (Helse Vest RHF). Per Karlsen blir oppnemd som styreleiar og Eivind Hansen som nestleiar. 2
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: 10.04.2015 SAKSHANDSAMAR: Per Karlsen SAKA GJELD: Konstituering av administrerande direktør ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 03/15 B STYREMØTE: 16.04.2015 Lars-Johan Frøyland konstitueres til administrerende direktør for Helse Vest Innkjøp HF inntil videre. 3
Konstituering av administrerende direktør Rekruttering av administrerende direktør er igangsatt og forventes gjennomført innen sommeren 2015, med oppstart innen høsten 2015. Det er naturlig å konstituere logistikk og innkjøpssjef Lars Johan Frøyland som administrerende direktør inntil rekruttering av administrerende direktør er ferdigstilt. Lars-Johan Frøyland konstitueres til administrerende direktør for Helse Vest Innkjøp HF inntil videre. 4
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: 08.04.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Tilsettingsutval Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 04/2015 STYREMØTE: 16.04.2015 I samband med rekruttering av administrerande direktør blir følgjande tilsettingsutval satt saman: Per Karlsen, leiar Eivind Hansen Hilde Christiansen 5
Tilsettingsutval I samband med rekruttering av administrerande direktør til Helse Vest Innkjøp HF er det teneleg å etablere eit tilsettingsutval. Utvalet deltek i vurdering av aktuelle kandidatar, og deltek ved intervju av kandidatar. Ein gjer framlegg om at styreleiar Per Karlsen blir leiar av tilsettingsutvalet, og at utvalet i tillegg består av : Eivind Hansen, nestleiar i styret i Helse Vest Innkjøp HF Hilde Christiansen, personal- og organisasjonsdirektør Helse Vest RHF Forslag til vedtak I samband med rekruttering av administrerande direktør blir følgjande tilsettingsutval etablert: Per Karlsen, leiar Eivind Hansen Hilde Christiansen 6
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: 08.04.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Innskotskapital Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 05/2015 STYREMØTE: 16.04.2015 Styret tar saka til orientering. 7
Innskotskapital Helse Vest Innkjøp HF I følgje stiftingsprotokollen for Helse Vest Innkjøp HF skal føretaket stiftast med ein kapital på 5 millionar kroner. Stiftingskapitalen blir betalt inn ved at Helse Vest RHF som eigar gjer eit kontantinnskot på kr. 5 000 000,-. Innskotsforpliktinga forfell til betaling straks helseføretaket er stifta. Helseføretaket er nå stifta og innskottskapitalen blir betalt inn så snart praktisk råd. Styret tar saka til orientering. 8
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: 12.04.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Arbeid med årsbudsjett 2015 ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 06/15 O STYREMØTE: 16.04.2015 Styret tek saka til orientering. 9
Arbeid med årsbudsjett 2015 Det skal etablerast eit årsbudsjett for Helse Vest Innkjøp HF for 2015. Arbeidet med årsbudsjettet er starta opp, men det er på dette stadiet ein del forhold som må avklarast før ein kan gjere framlegg om endeleg budsjett for 2015. Av forhold som må avklarast nærare for å kunne lage eit endeleg budsjettframlegg er mellom anna: endeleg inntekstramme for føretaket tal tilsette i det nye føretaket leigesituasjonen knytt til kontorareal estimering av andre driftskostnader Det er lagt opp til at Helse Vest RHF dekkjer kostandane knytt til oppstart av Helse Vest Innkjøp HF. Ein tek sikte på å fremja sak om årsbudsjett 2015 til styremøtet i juni. I same møte vil ein leggja fram sak om budsjettprosess for 2016. Forslag til vedtak: Styret tek saka til orientering 10
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: 10.04.2015 SAKSHANDSAMAR: Joakim Solbakk Pedersen SAKA GJELD: Status etableringsaktivitetar ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 07/15 O STYREMØTE: 16.04.2015 Styret tar saka til orientering. 11
Praktisk etablering av Helse Vest Innkjøp HF Det vart i januar 2015 etablert eige prosjekt for å støtte praktisk etablering av Helse Vest Innkjøp HF. Det overordna målet for prosjektet er å understøtte etablering av det nye selskapet samt gjere føretaket operativt. Helse Vest Innkjøp HF er no formelt stifta og har fått konstituert leiing. Fleire av aktivitetane frå prosjektet vil difor bli overført til selskapet. Status for aktivitetar samt matrise arbeidsdeling mellom prosjektet og Helse Vest Innkjøp HF ligg vedlagt. Styret tar saka til orientering. 12
Vedlegg til sak 07/15 O Aktiviter som skjer i regi av HVI HF Fylle med innhold Organisering inkludert plan for innhold Ansvarlig Frist Status Lage utkast til fordeling av ansatte JSP 27.mar Utkast klart Aktuelle datoer for WS for å fylle med innhold JSP 15.apr Utkast klart 14.04 Kartlegging ansatte JSP/TYA 25.apr Prosjektkontor + leder Stavanger gjestnår. Plan for gjennomføring av møter Interim Ledelse 20.apr Avklare behov for adm. Støtte (Stabsfunksjon) Interim Ledelse 01.mai Organisasjon, roller og prosess HVI HF Ansvarlig Frist Status MTU og IKT Interim Ledelse 01.mai Kirurigske og medisinske fag Interim Ledelse 01.mai Ikke medisinske fag Interim Ledelse 01.mai Fellestjenester Liv Kvalheim 01.mai PR og JSP møte med LK 10.04 Strategi/SLA Ansvarlig Frist Status Innkjøpsstrategi Interim Ledelse 01.mai Virksomhetsstrategi Interim Ledelse 01.mai Lage utkast til SLA Interim Ledelse 01.mai Fysisk etablering (Lokaler og IT) Lokaler Ansvarlig Frist Status Bergen Interim Ledelse 01.jun JSP i dialog med arealkontor Bergen Fonna Interim Ledelse 01.jun Førde Interim Ledelse 01.jun Stavanger Interim Ledelse 01.jun IT Ansvarlig Frist Status Etablere systemportefølje HV IKT PR 30.jun Møteserie med IKT igangsatt Internettt og intranett Interim Ledelse 01.okt Domene registrert Praktisk etablering Praktisk oppstart av nytt selskap Ansvarlig Frist Status Konstituerende styremøte LJF 10.04.2015 Praktiske oppgaver vedrørende selskapsregistrering GH Løpende Bankkonto inkl egenkapital Interim Ledelse Løpende Budsjett Interim Ledelse Løpende Finansiering Interim Ledelse Løpende Rekruttering AD Styre HVIHF Snarest Rektuttering seksjonsledere Interim Ledelse Snarest Rekruttering medarbeidere (Spesielt MTU) Interim Ledelse Må avklares Prosjsketkontor igangsatt rekrutteringsprosess 13
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: 12.04.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Møteplan 2015 Styret Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1486 STYRESAK: 08/15 B STYREMØTE: 16.04.2015 Helse Vest Innkjøp HF har styremøter etter følgjande møteplan for 2015 13. mai 8. juni 27. august 1. oktober 9. november 14
Møteplan 2015 Ein gjer framlegg om styremøter på dei datoane oversikten nedanfor viser. I same tabellen er det lagt inn forslag til kva saker ein skal behandle i det einskilde styremøte. Lista over saker er ikkje uttømmande. I alle styremøte vil det bli lagt fram sak om status for etableringsaktivitetar. Dato for styremøte Saker 13. mai (formiddag) Vedtekter og fullmakter Organisering av verksemda Finansiering av verksemda Tidspunkt for overdraging av verksemd 8. juni Årsbudsjett 2015 + budsjettprosess 2016 27. august (formiddag) Nasjonalt innkjøpsorganisasjon framlegg fra RHFa til HOD 1. oktober Budsjett 2016 Strategi for verksemda 9. november Forslag til vedtak : Helse Vest Innkjøp HF har styremøter etter følgjande møteplan for 2015 13. mai 8. juni 27. august 1. oktober 9. november 15
16