SONGDALEN KOMMUNE REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR P360 sak 17/00373-3 1. Hovedprinsipper a) Alle godtgjørelser relatert til stortingsrepresentanters/ordførers godtgjørelse justeres automatisk ved regulering av denne. b) Faste årlige godtgjørelser utbetales månedlig i 12 i like store rater. Denne godtgjørelsen gir ikke rett til feriepenger, men det kan avvikles normal ferie. c) Alle folkevalgte med faste årlige godtgjørelser som utbetales i månedlige rater får utbetalt sykepenger på bakgrunn av innlevert sykemelding fra lege. d) Ved flere påfølgende møter samme dag utbetales møtegodtgjøring etter reglementets pkt.3 for hvert møte. e) Ved mer enn 25 % fravær vil det totale fravær bli trukket av den faste årlige godtgjørelsen. Trekket vurderes 2 ganger årlig og foretas ved årets slutt. f) Kommunen har fra 2017 tatt i bruk Visma Expense. Dette er et nytt elektronisk program for blant annet utbetaling av godtgjøring til medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret. Det enkelte medlem må selv registrere krav om møtegodtgjøring, tapt arbeidsfortjeneste og reiseregning i Visma Expense. g) Medlemmer/varamedlemmer av øvrige utvalg skriver som tidligere under på møtegodtgjøringsskjema i møte, og leverer reiseregning på fastsatt skjema. Utbetaling skjer 2 ganger pr år (juni og desember). 2. Faste årlige godtgjørelser Fast årlig godtgjøring utbetales månedlige gjennom kommunens lønnssystem. De som omfattes av ordningen trenger derfor ikke sende krav via godtgjøringsprogrammet i Visma. Dette er: Ordfører Ordførers godtgjørelse settes til 90 % av stortingsrepresentants godtgjørelse. Ordførers godtgjørelse inkluderer all kommunal virksomhet. Ordfører er leder av formannskapet, administrasjonsutvalget og forhandlingsutvalget. Varaordfører Varaordførers godtgjøring er 10 % av ordførers godtgjørelse. Varaordfører får ordførers godtgjøring ved ordførers sykdomsfravær utover 1 uke.
Ledere av kultur- og utviklingskomiteen Godtgjørelse til utvalgsleder er 8 % av ordførers godtgjøring. Leder av tjeneste- og levekårskomiteen Godtgjørelse til utvalgsleder er 8 % av ordførers godtgjøring. Leder av planutvalget Godtgjørelse til utvalgsleder er 8 % av ordførers godtgjøring. Leder av kontrollutvalget Godtgjørelse til leder er 4 % av ordførers godtgjøring. 3. Møtegodtgjørelser Medlemmer av kommunestyret, formannskapet, tjeneste- og levekårskomiteen, kultur- og utviklingskomiteen, planutvalget, kontrollutvalget, sakkyndig nemnd og sakkyndig ankenemnd: Godtgjøres med kr 1000,- per møte. Utbetaling via Visma Expense, se reglementets pkt. 1 f). Varamedlemmer av kommunestyret, formannskapet, tjeneste- og levekårskomiteen, kultur- og utviklingskomiteen, planutvalget, kontrollutvalget, sakkyndig nemnd og sakkyndig ankenemnd: Ved innkalling av varamedlemmer (ved inhabilitet) til behandling av en sak, betales full møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. Utbetaling via Visma Expense, se hhv. reglementets pkt. 1 f) og g) Ledere andre utvalg: Leder av andre utvalg gis dobbel møtegodtgjørelse. Utbetaling, se reglementets pkt. 1 g). Leder må selv registrere kravet om dobbelt møtegodtgjøring. Øvrige utvalg: Som hovedregel godtgjøres det med kr 500,00 per møte Når det opprettes spesielle utvalg bør godtgjørelsen vurderes ut fra arbeidsmengde. Formannskapet vedtar slike satser. Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 g). Utvalg oppnevnt av andre enn kommunestyret: Utvalg som oppnevnes av staten eller andre godtgjøres i henhold for de regler som gjelder for vedkommende organ. Kommunale representanter i utvalg utenfor de som er nevnt i reglementet og som ikke får godtgjørelse i utvalget, godtgjøres med kr. 500,00 per møte. Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 g). Side 2 av 6
Kurs og seminarer: Deltakelse forutsetter forhåndsgodkjennelse gis av utvalgsleder og må dekkes innen rammen av vedtatt budsjett. Det utbetales ikke godtgjørelse for kurs, seminarer og reiser, men tapt arbeidsfortjeneste og eventuelle reiseutgifter dekkes. Det enkelte medlem må selv registrere krav om reisegodtgjøring i Visma Expense. (se også reglementets pkt.1 f) og pkt.5.) Dokumentasjon i form av innkalling/kursprogram, deltakerliste, parkeringsbilett, bompengeavgift o.l. må vedlegges. Appen Visma Attache benyttes. 4. Omsorgsgodtgjørelse Folkevalgte som har behov for lønnet stedfortreder for omsorg av barn under 12 år, eldre eller funksjonshemmede for å kunne delta på møter, befaringer, konferanser og lignende, utbetales godtgjøring på timebasis etter minstelønn i kap.4. Ordningen gjelder ikke ordfører eller de som i det aktuelle tidspunktet har stedfortreder/fast praktikant. Godtgjørelsen utbetales ikke til ektefelle/samboer. Det enkelte medlem må selv registrere krav om omsorgsgodtgjøring i Visma Expense. Utbetaling ihht pkt.1 f) eller g). Dokumentasjon/kvittering på utbetalt beløp for barnepass og lignende må vedlegges. Appen Visma Attache benyttes. 5. a. Skyssgodtgjøring ved politiske møter. b. Skyss-, kost og overnattingsutgifter ved reiser i forbindelse med vervet. a. Skyssgodtgjøring dekkes ved politiske møter: Skyssgodtgjørelse gis til alle som er oppnevnt til offentlige utvalg, men ikke for distanser under 6 km en vei til møte i kommunen. Godtgjøringen følger den til enhver tid gjeldende sats for kilometergodtgjøring i reiseregulativet (jfr. særavtalens 6 ). b. Skyss-, kost- og overnattingsutgifter dekkes ved reiser ifb med vervet: For skyss-, kost- og overnattingsutgifter ved reiser i forbindelse med vervet legges til grunn de til en hver tid gjeldende satser i reiseregulativet*, dog ikke for distanser under 6 km en vei til møte i kommunen. Når det gjelder eks. utgangspunkt og endepunkt for reisen, vises det til definisjonen i reiseregulativets 2 pkt. 2. Det forutsetter at billigste reisemåte benyttes. Side 3 av 6
* Kommunens reiseregulativ: http://www.ks.no/fagomrader/arbeidsgiver/lonn-og-tariff/saravtaler-og-ovrigeavtaler/reiseregulativet-1001--ny-saravtale-om-dekning-av-utgifter-til-reise-og-kostutenfor-norge/ 6. Telefongodtgjørelse Ordfører får fri mobiltelefon. Varaordfører samt leder av kultur- og utviklingskomiteen, planutvalget og tjeneste- og levekårskomiteen får en fast årlig godtgjørelse for telefon på kr. 1.500,-/år. Utbetaling skjer årlig i juni måned. 7. Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste Ombud kan kreve dekket både legitimerte og ulegitimerte tap så lenge det er godtgjort at det er et tap av inntekt. Tapt arbeidsfortjeneste ytes for hele den periode som medgår til å gjennomføre tillitsvervet, herunder reisetid. Kommunale ombud får dekket tap i arbeidsinntekt og andre utgifter som vervet medfører slik: 7.1 Ulegitimert tap av arbeidsinntekt. Tap av inntekt dekkes med inntil kr. 600,- pr. dag (kr.80,- pr. time) uten at tapet dokumenteres. Det erstattes også som tapt arbeidsfortjeneste etter ulegitimert sats i de tilfeller der ombud som er uten fast lønnet arbeid må forsømme sine ordinære gjøremål for å ivareta tillitsvervet. Eksempel vil være husmødre og studenter. Inntektstapet settes her tilsvarende den ulegitimerte satsen. Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 f). 7.2 Legitimert tap. Ombud med fast inntekt som kan dokumentere sitt tap, får erstattet sitt samlede tap/utgifter med inntil kr.2.750,- pr. møtedag ( kr.367,-/time). Ombud som er selvstendig næringsdrivende får enten tapt arbeidsfortjeneste dekket i henhold til den godtgjøring som er fastsatt for ulegitimert tap, eller etter vedkommendes netto næringsinntekt ved siste ligning (inntil kr. 2.750,- pr. møtedag) Ombud med legitimerte utgifter knyttet til innleie av personell for å ivareta omsorgen for små barn, syke og pleietrengende i heimen når den folkevalgte ivaretar sitt politiske verv, dekkes med inntil kr.600,-/dag (kr.80,-/time). Normalt ytes ikke dekning av utgifter til barnepass når dette utføres av et av barnets foreldre. Slik dekning kan likevel tilstås etter første ledd ved legitimert inntektsbortfall for den av foreldrene som passer barnet. Side 4 av 6
Kommunale tillitsvalgte som er ansatt hos en arbeidsgiver hvor det er rett til fri med lønn for å delta i politisk virksomhet, benytter denne rettigheten før kommunen dekker tapt arbeidsfortjeneste. Faktiske utgifter og tap innenfor disse satsene dekkes etter regning fra den enkelte. Kravet skal inneholde spesifisert oversikt over erstatningsbeløpet. Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 g). Kravet skal inneholde spesifisert oversikt over erstatningsbeløpet. Dette må dokumenteres. Det enkelte medlem må selv legge denne inn i Visma Expense ved hjelp av appen Visma Attache. 8. Ordfører er 100 % frikjøpt. Ordfører er 100 % frikjøpt. Evt. inntektsbortfall ut over godtgjøringssatsen (pkt. 1 første kulepunkt) dekkes ikke av Songdalen kommune. Ordfører og folkevalgt som har det å være folkevalgt som sin hovedbeskjeftigelse, tilbys samme rettigheter som ansatte i kommunen, for eksempel full godtgjørelse under svangerskapspermisjon, fedrekvote/pappapermisjon. Rettighetene gis også i en eventuell ettergodtgjøringsperiode. Ordføreren meldes inn i pensjonsordningen for folkevalgte i KLP, og har rett til avtalefestet førtidspensjon etter gjeldende regler. Ordfører og folkevalgt som har det å være folkevalgt som sin hovedbeskjeftigelse, gis ettergodtgjøring på 1,5 eller 3 måneder avhengig av om vedkommende har en jobb å gå tilbake til eller ikke. 9. Møter Tilrettelegging for ferieavvikling: Juli måned er normalt møtefri. Kommunestyrets møter: Kommunestyremøter avholdes 1 gang i måneden. Fast møtedag er onsdag. Møtestart er kl. 18.00. Det settes opp møteplan for 1 år av gangen. Formannskapet, tjeneste- og levekårskomiteen, kultur- og utviklingskomiteen og planutvalgets møter: Det avholdes normalt ett møte pr. måned. Møtestart er kl. 12.30. Det settes opp møteplan for 1 år av gangen. Ad hoc utvalg: Slike utvalg oppnevnes og møtes etter behov. Administrasjonen stiller sekretær til disposisjon for ad hoc utvalg. Øvrige utvalg Møter i øvrige utvalg innarbeides i møteplanen så langt det er mulig. Side 5 av 6
10. Opplæring og informasjon Ved begynnelsen av hver valgperiode arrangeres kurs for de nyvalgte representantene. Kurset skal omfatte grunnleggende prinsipp for kommunal virksomhet, og være relatert til det praktiske politiske arbeidet. 11. Endring av reglementet Eventuelle endringer, justeringer eller fortolkninger av dette reglementet skal behandles av formannskapet og vedtas av kommunestyret. Vedtatt kommunestyret 29. august 2007 sak 071/07 Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 14. desember 2011 sak 106/11 Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 11. desember 2013 sak 120/13 Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 23. september 2015 sak 73/15 Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 31. mai 2017 sak... /17 Side 6 av 6