www.pwc.no Plan forvaltningsrevisjon Eidfjord kommune
Føreord Kontrollutvalet har valt PwC til å utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon i Eidfjord kommune. Planen skal vere fundert i ein overordna analyse av risiko- og vesentlegheit på tilhøva i kommunen. I tilbodet er det skissert ein prosess der PwC laga til eit utkast for plan og overordna analyse. Denne prosessen er følgt. Det blir her lagt fram plan for forvaltningsrevisjon. Overordna analyse er lagt med som vedlegg. Planen skal bli vedteken av kommunestyret. Føremålet med planen er å peike ut område innanfor verksemda til Eidfjord kommune som skal prioriterast med tanke på forvaltningsrevisjon. Dette er ein ny plan for perioden2012-2016. I denne planen vert det foreslått at kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å foreta endringar og omprioriteringar i planen. Slik adgang til å delegere går fram av forskrift om kontrollutval 10 1. Vidare vert det tilrådd at forvaltningsrevisjonsrapportar vert handsama i kommunestyret etter kvart som dei ligg føre, og at revisor, etter 12 i forskrift om kontrollutval, ser etter om kommunestyret sine vedtak i forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgt opp. Denne oppfølginga rapporterer kontrollutvalet årleg til kommunestyret. Bergen 05.06.2012 1 Forskrift av 15. juni 2007 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, med heimel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 2
1. Bakgrunn og føremål for planen Etter 77 nr. 4 i kommuneloven 2 skal kontrollutvalet sjå til at det vert ført kontroll med at den økonomiske forvaltninga i kommunen går føre seg i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak, og at det vert gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknad ut ifrå kommunestyret sine vedtak og føresetnader (forvaltningsrevisjon). I forskrift om kontrollutval 9 vert dette ansvaret spesifisert; kontrollutvalet skal sjå til at kommunen si verksemd årleg vert gjenstand for forvaltningsrevisjon. 10 12 i kontrollutvalsforskrifta gjev føringar på korleis ansvaret for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast. For det første skal det utarbeidast ein plan for forvaltningsrevisjon ( 10): "Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter". For det andre skal kontrollutvalet rapportere til kommunestyret ( 11): "Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner". For det tredje skal vedtak bli følgt opp ( 12): "Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte". Kontrollutvalet legg fram for kommunestyret plan for forvaltningsrevisjon etter 10 med utgangspunkt i ein overordna analyse. Overordna analyse og utkast til plan er utarbeidd av PwC og handsama i kontrollutvalet, jf. innstilling til vedtak. Det overordna føremålet med planen er å identifisere område innanfor kommunen si verksemd som skal prioriterast for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Desse områda er skildra og lista opp i kapittel 2. Planen vil gjelda ut inneverande valperiode og til ny plan vert vedteken. Kontrollutvalet og PwC har mars arbeidd med den overordna analysen som er grunnlaget for planen. Kontrollutvalet ynskte ein grundig prosess både i høve til deltakarar og innhald. 2 Lov av 25. september nr. 107 1992 om kommuner og fylkeskommuner. 3
Omgrepa vesentlighet og risiko Som det går fram av 10 skal planen vera basert på vesentlighet og risikovurderingar. Desse omgrepa er av PwC definert slik: Vesentlegheit handlar om å identifisera dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA benchmarking brukarperspektivet økonomi aktualitet Risiko handlar om å identifisera sannsynligheten for at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: lovverk føremål og målsettingar organisering planverk og strategiar budsjett Nedanfor er det først gjort greiee for dei prioriterte områda for forvaltningsrevisjon. Deretter er rutinar for gjennomføring og rapportering av det einskilde revisjonsprosjekt skildra. I vedlegg - overordna analyse - er skildra: 1) prosessen for gjennomføringg av den overordna analysen; herunder det teoretiske fundament, prioriterte omsyn, framgangsmåte og involvering av deltakarar, 2) oversyn over identifiserte område. 4
2. Prioriterte område for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har prioritert dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon som ligg i den overordna analysen. Prioriteringa er gjort ut i frå vurderingar knytt til risiko og aktualitet. I risikoomgrepet er det teke omsyn til: - at tilhøve eller hendingar kan inntreffe og påverke oppnåing av målsettingar negativt, - risikoen i høve til sannsynligheten for at den inntreff, og den forventa konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer: Nesten sikkert Kritisk Høy S annsyn lighet Sannsynlig Moderat Lite sannsynlig B A Medium Lav Usannsynlig Ufarlig Lav Moderat Alvorlig Katastrofal Konsekvens Framlegg til prioritering Kontrollutvalet tilrår prioritet for føljande område for forvaltningsrevisjon: Kommunen som arbeidsgjevar Offentlege innkjøp Næringsutvikling Interkommunalt samarbeid og internkontroll Dei prioriterte områda er skildra nærare nedanfor. I vedlegg, overordna analyse, er andre identifiserte område skildra. Kontrollutvalet tek høgde for vidare prioritering og eventuell omprioritering i perioden. Denne prioriteringa vil vere tufta på aktualitet og risiko. I samband med tinging av forvaltningsrevisjonsprosjekt, vil kontrollutvalet syte for naudsynt design, spissing og avgrensing av prosjekta. 5
Nærmare om prioriterte område: Kommunen som arbeidsgjevar Eidfjord har utfordringar når det gjeld å sikre seg tilstrekkeleg og god arbeidskraft. Utfordringa gjeld både nyrekruttering, det å behalde arbeidskraft samt det å få eldre arbeidstakarar til å stå lengre i arbeid. Mykje av kunnskapen er monopolisert, og når enkeltpersonar sluttar blir man stilt i en vanskelig situasjon. Ein gjennomgang på dette området kan tenkjast å ha fokus på kva slags plan, strategi og tiltak kommunen har for å redusere sårbarheit. Kommunen slit også, som mange andre kommunar, med høgt sykefråvær. Variasjonen er stor mellom sektorane i kommunen. Det å kartlegge årsaker til sjukefråvær med mål om å redusere dette vil kunne gi auka tilfredse mellom dei tilsette, og sikre ein betre økonomi for kommunen, samtidig som det gir innspel til kommunen sin rolle som arbeidsgjevar. Offentlege innkjøp Kommunen er underlagt lov og forskrift om offentlege innkjøp. Dette er eit komplisert lovverk og Klagenemnda for offentlege innkjøp har svært mange saker der ein part hevder at det ligg føre regelbrot. Eit siktemål ved regelverket er at innkjøp skal vere underlagt konkurranse, mellom anna for at innkjøp skal vere prismessig gunstig. Fleire stadar i landet har kommunar samarbeid kring innkjøp, mellom anna av omsyn til handtering og administrasjon av innkjøp, samt tru på at auka kvanta kan gje betre vilkår for kjøp. For 2012 og åra framover er det planlagt vesentlige investeringar i kommunen. Investeringane inneber innkjøp av varer og tenester som vil vere underlagt regelverket for offentlege anskaffingar. Også innkjøp knytt til drift er underlagt det same regelverket. Interne rutinar i kommunen, effektivitet og faktisk etterleving av regelverket vil kunne vere eit tema for revisjon. Kommunen innfører i 2012 E-Handel. Ein innser også at eit nytt system vil krevje ein tilvenningsperiode. Eventuell gjennomgang på området må leggast seint i perioden, slik at ein får tid til å la dette gå seg til. Eit slikt prosjekt vil kunne sjå på integrasjon av reglene om offentlige innkjøp inn i E-Handel funksjonalitet og handsaming. Næringsutvikling Respondentane peikte på at det var ønskjeleg å legge til rette for vekst og utvikling i Eidfjord. Dette er eit breitt område, som også rører ved mange av dei andre momenta som er nemnt i rapporten. Ein gjennomgang kunne sett på korleis man best mogleg legg til rette for næringsutvikling i Eidfjord, frå arealplanlegging, rekruttering av arbeidskraft og økonomi. Internkommunalt samarbeid og interkontroll Etter kommunelova har administrasjonssjefen ansvar for ein betryggende internkontroll. God internkontroll er generelt heilt vesentleg og omorganiseringar, stillingsvakansar, uklar rolle- og ansvarsfordeling bidrar til at internkontrollen vert sårbar. 6
Eidfjord har interkommunalt samarbeid på ein rekkje områdar. På prosessmøtet kom det fram at det til tider var uklart kor ansvaret låg. Etter lova er det alltid kommunens eige ansvar å sikre kvaliteten på tenestene som leverast i kommunen, sjølv om tenestene er levert gjennom eit samarbeid. Fleire tema innafor dette område kan vere aktuelt for revisjon. Barnevern er av respondentar løfta fram. Eidfjord er i eit interkommunalt samarbeid med fem kommunar, der Odda er vertskommune. Respondentane påpeiker at ein har god kontroll på området, men at konsekvensane er potensielt store dersom tenesta ikkje vert utøvd i tråd med regelverk og mål. Ein gjennomgang av kommunen si organisering av desse tenestene, og bruk av tiltak i høve til lover og tilrådd praksis, kan vere aktuelle problemstilling å sjå nærare på. Eit anna tema som kan vere aktuelt er knytt til kommunen si tilrettelegging og utvikling av rammer for samarbeid og samhandling; om kommunen legg til rette for å hente mest moglegg ut av interkommunalt samarbeid innafor eksisterande samarbeid og innafor potensielle samarbeidsområde. Ein gjennomgang av internkontroll knytt til område med interkommunalt samarbeid ville kunne etterprøve om kvaliteten på tenestene som leverast er tilfredsstillande. I tillegg vil det kunne vere høve til å sjå om styring og kontrollansvaret er hensiktsmessig organisert og ivaretatt. 7
3. Gjennomføring, oppfølging og rapportering Kontrollutvalet sitt ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon går fram av kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval 9, jf. foran. Kontrollutvalet vil, med utgangspunkt i denne planen, tinga forvaltningsrevisjonsprosjekt. Eventuelle endringar og omprioriteringar i planen ligg til kommunestyret, men myndet kan bli delegert til kontrollutvalet etter forskrift om kontrollutval 10. Slik delegering vert foreslått. Revisjonsprosjekt vert gjennomført etter forskrift om revisjon 7,2 3 : "Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt". Det vert vidare foreslått at sekretariatet til kontrollutvalet, på vegne av kontrollutvalget, etter 12 i forskrift om kontrollutval følgjer opp kommunestyret sine vedtak i samband med handsaminga av forvaltningsrevisjonsrapportar. Det vert tilrådd at kontrollutvalet legg opp til ei årleg rapportering til kommunestyret av denne oppfølginga. Etter 8 i forskrift om revisjon skal revisor rapportere etter kvart til kontrollutvalet; om resultata av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet rår til at kvar revisjonsrapport vert handsama i både kontrollutvalet og kommunestyret, og då med kontrollutvalet som innstillande instans. Ei slik rutine tilfredsstiller 12 i forskrift om kontrollutval knytt til kontrollutvalet si rapporteringsplikt. 3 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Fastsett 15. juni 2004 med heimell i kommuneloven. 8
Vedlegg Overordna analyse 9