Tvedestrand kommune Møteprotokoll Formannskap Utvalg: Møtested: Kommunehuset, møterom Byssa Dato: 28.01.2014 Tid: 15:00 18:00 Faste representanter som møtte: Jan Dukene LEDER TTL Carl F. Bertelsen NESTL H Morten Foss MEDL TTL Torleif Haugland MEDL KRF Aud Angelstad MEDL SP Tine G. Sunne MEDL H Hege Irene Bjerkeseth MEDL TTL Håvard Røiseland MEDL AP Irene Strandene Hansen MEDL AP Fra administrasjonen møtte: Pål Frydenberg Elisabeth Christiansen Anton Thomassen Svein Dale Rådmann Enhetsleder Enhetsleder Enhetsleder Tvedestrandskolen Teknisk Plan, miljø- og eiendom Anne Grete Aaby Hansen Teamleder Service- og dokumentsenter
Saksliste Saksnr Innhold PS 1/14 Iverksetting av vedtak fattet av kommunestyret i 2013 PS 2/14 PS 3/14 PS 4/14 PS 5/14 Revisjon av reglementer for politiske organer Oppnevning av politiske ad-hoc utvalg Avtale om å benytte kommunal grunn ved Dypvåg brygge for å legge ut flytebryggeanlegg med 50 plasser. Referat og drøftingssaker PS 6/14 Ettersendt sak: Utlysning av anbud for leie av NAV-lokaler fra høsten 2015 Merknader til protokoll Ingen merknader Merknader til innkalling og saksliste Ingen merknader Tvedestrand, 28.01.2014 Jan Dukene Ordfører Anne Grete Aaby Hansen Møtesekretær
PS 1/14 Iverksetting av vedtak fattet av kommunestyret i 2013 Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret tar fremlagt oversikt over oppfølging av kommunestyrets vedtak i 2013 til orientering. Saksprotokoll i Formannskap - 28.01.2014 Morten Foss (TTL) ba om at saken senere år lages med oversikt over vedtak for helt kalenderår, om nødvendig slik at saken legges fram i et senere møte året etter. Det bes også om at vedlegget lages i en mer lesbar form, noe lignende tidligere år. Rådmannens forslag til vedtak enstemmig tilrådd. Innstilling Kommunestyret tar fremlagt oversikt over oppfølging av kommunestyrets vedtak i 2013 til orientering.
PS 2/14 Revisjon av reglementer for politiske organer Rådmannens forslag til vedtak 1. Politisk forhandlingsutvalg, grunnerverv gjeninnføres ikke. 2. Politisk oppnevnt byggekomite, gjeninnføres ikke. 3. Vedtak i kommunestyret 22.11.11, sak 31/11 om valg av fast byggekomite for perioden 2011-2015 oppheves med virkning fra 1.3.14. 4. Vedtak i kommunestyret 22.11.11, sak 39/11 om valg av forhandlingsutvalg grunnerverv for perioden 2011-2015 oppheves med virkning fra 1. 3.14. Saksprotokoll i Formannskap - 28.01.2014 Morten Foss (TTL) fremmet rådmannens forslag punkt 2 og 3 samt følgende forslag til nytt punkt 1: Politisk forhandlingsutvalg, grunnerverv består ut denne valgperioden, dvs. fram til nytt kommunestyre er konstituert høsten 2015. Punkt 4: Tvedestrand kommunestyre ber om at hele den politiske organiseringen blir gjennomgått og at det settes ned en politisk gruppe som skal legge fram en innstilling senest innen første kommunestyremøte i 2015. Rådmannens forslag Foss sitt forslag 2 stemmer 7 stemmer og tilrådd Innstilling 1. Politisk forhandlingsutvalg, grunnerverv består ut denne valgperioden, dvs. fram til nytt kommunestyre er konstituert høsten 2015. 2. Politisk oppnevnt byggekomite, gjeninnføres ikke. 3. Vedtak i kommunestyret 22.11.11, sak 31/11 om valg av fast byggekomite for perioden 2011-2015 oppheves med virkning fra 1.3.14. 4. Tvedestrand kommunestyre ber om at hele den politiske organiseringen blir gjennomgått og at det settes ned en politisk gruppe som skal legge fram en innstilling senest innen første kommunestyremøte i 2015.
PS 3/14 Oppnevning av politiske ad-hoc utvalg Rådmannens forslag til vedtak 1. Utvalg for å se på kretsgrenser, skoleskyss, organisering, drift og foreslå løsninger til resultatforbedringer i skolen sammensettes slik:. leder.... Sekretær for utvalget er enhetsleder Elisabet Christiansen. 2. a. Utvalg for å foreslå nye føringer for sosialhjelp kombinert med arbeids- og/eller utdanningsplikt sammensettes slik: Leder Sekretær for utvalget er Nav-leder Åse Selaasdal b. Utvalget fastsetter selv hvorvidt representant fra Eldrerådet skal gis observatørstatus. 3. a. Utvalg for å se på om dagens ordning med kommunale veier kan endres for eventuelt å få til en mer rettferdig fordeling sammensettes slik: leder Sekretær for utvalget er enhetsleder Anton Thomassen. b. Utvalget fastsetter selv hvorvidt representant fra Eldrerådet skal gis observatørstatus. Saksprotokoll i Formannskap - 28.01.2014 Utvalg nr 1: Hege Irene Bjerkeseth fremmet følgende forslag: Jan Dukene (TTL), medlem Carl F. Bertelsen fremmet følgende forslag: Ole Goderstad (H), leder
Aud Angelstad fremmet følgende forslag: Inger Klara Lilleholt (SP) Vaaje, medlem Torleif Haugland fremmet følgende forslag: Torleif Haugland (KRF), medlem Irene Strandene Hansen fremmet følgende forslag: Tove Aagård (AP), medlem Rådmannens forslag med mindre kosmetiske endringer og med tillegg fra Bjerkeseth, Bertelsen, Angelstad, Haugland og Strandene Hansen ble enstemmig tilrådd. Utvalg nr 2: Hege Irene Bjerkeseth fremmet følgende forslag: Sveinung Lien (TTL,) leder Carl F. Bertelsen fremmet følgende forslag: Tone-Lin Hansen (H), medlem Aud Angelstad fremmet følgende forslag: Aud Angelstad (SP), medlem Torleif Haugland fremmet følgende forslag Hilda Berit Evensen (KRF), medlem Irene Strandene Hansen fremmet følgende forslag: Håvard Røiseland (AP), medlem Rådmannens forslag med mindre kosmetiske endringer og med tillegg fra Bjerkeseth, Bertelsen, Angelstad, Haugland og Strandene Hansen ble enstemmig tilrådd. Utvalg nr 3: Hege Irene Bjerkeseth fremmet følgende forslag Morten Foss (TTL), leder Carl F. Bertelsen fremmet følgende forslag: Beate Stabell-Hansen (H), medlem Aud Angelstad fremmet følgende forslag: Jørgen Goderstad (SP), medlem Torleif Haugland fremmet følgende forslag: Haldis Kverum Carlsen (KRF), medlem Rådmannens forslag med mindre kosmetiske endringer og med tillegg fra Bjerkeseth, Bertelsen, Angelstad og Haugland ble enstemmig tilrådd.
Innstilling 1. Utvalg for å se på kretsgrenser, skoleskyss, organisering, drift og foreslå løsninger til resultatforbedringer i skolen sammensettes slik: Ole Goderstad(H), leder Jan Dukene(TTL), medlem Inger Klara Lilleholt Vaaje (SP), medlem Torleif Haugland (KRF), medlem Tove Aagaard (AP), medlem Sekretær for utvalget er enhetsleder Elisabet Christiansen. 2. Utvalg for å foreslå nye føringer for sosialhjelp kombinert med arbeids- og/eller utdanningsplikt sammensettes slik: Sveinung Lien (TTL), leder Tone-Lin Hansen (H), medlem Hilda Berit Evensen (KRF), medlem Aud Angelstad (SP), medlem Håvard Røiseland (AP), medlem Sekretær for utvalget er Nav-leder Åse Selaasdal Utvalget fastsetter selv hvorvidt representant fra Eldrerådet skal gis observatørstatus. 3. Utvalg for å se på om dagens ordning med kommunale veier kan endres for eventuelt å få til en mer rettferdig fordeling sammensettes slik: Morten Foss (TTL), medlem Beate Stabell-Hansen (H), medlem Jørgen Goderstad (SP), medlem Haldis Kverum Carlsen (KRF), medlem Sekretær for utvalget er enhetsleder Anton Thomassen. Utvalget fastsetter selv hvorvidt representant fra Eldrerådet skal gis observatørstatus.
PS 4/14 Avtale om å benytte kommunal grunn ved Dypvåg brygge for å legge ut flytebryggeanlegg med 50 plasser. Rådmannens forslag til vedtak Tvedestrand kommunestyre vedtar at det kan inngås leiekontrakt med Knutsen Maskin A/S under de forutsetninger og vilkår som er fastlagt i fremlagt kontraktsforslag. Saksprotokoll i Formannskap - 28.01.2014 Det ble påpekt at det et sted i kontrakten står at leien fastsettes til kr. 1500/år for sesongen 2014. Rådmannen bekreftet at dette er feil, og at kontraktformularet vil bli endret til kr. 1500,-/år/plass slik det er forhandlet med utbygger. Etter spørsmål fra Håvard Røiseland opplyste administrasjonen om at det i saksfremlegget var henvist til feil driftsalternativ for Østerå eiendom og Tvedestrand Vekst. Østerå eiendom kjører etter driftsalternativ 3 og Tvedestrand Vekst tilnærmet etter driftsalternativ 2. Carl Bertelsen foreslo følgende tillegg til teksten i leiekontrakt: Kommunestyret skal godkjenne en eventuell ny eier og betingelser for ny eier. Rådmannens forslag med tillegg fra Bertelsen enstemmig tilrådd. Innstilling Tvedestrand kommunestyre vedtar at det kan inngås leiekontrakt med Knutsen Maskin A/S under de forutsetninger og vilkår som er fastlagt i fremlagt kontraktsforslag. Kommunestyret skal godkjenne en eventuell ny eier og betingelser for ny eier.
PS 5/14 Referat og drøftingssaker: Utvidet 17. mai - komite 2014 Saken er ved en feil ikke framlagt på ordinær måte i formannskap, men den vil komme opp til behandling i kommunestyret. Til kommunestyret foreligger dette forslaget fra rådmannen: 17. mai-komiteen utvides med tre medlemmer grunnet større arrangement i forbindelse med 1814-jubileet 1 politiker fra formannskapet 1 politiker fra livsløpskomiteen 1 politiker fra eldrerådet Carl F. Bertelsen (H) fremmet forslag om tilleggsbevilgning av inntil kr 50.000 som dekkes over posten til kommunestyrets disposisjon, samt Hege Irene Bjerkeseth (TTL) som nytt medlem. Rådmannens innstilling med mindre språklige endringer og med Bertelsens forslag ble enstemmig tilrådd. Innstilling 17. mai-komiteen utvides med tre medlemmer grunnet større arrangement i forbindelse med 1814-jubileet Hege Irene Bjerkeseth (TTL) 1 politiker fra livsløpskomiteen 1 politiker fra eldrerådet Det innvilges en tilleggsbevilgning på inntil kr 50.000 som dekkes over posten til kommunestyrets disposisjon Kommunale prosjekter og planer ble gjennomgått. Styrevalg Arendal revisjonsdistrikt Ordføreren tar opp med nåværende leder Per Stabell en forespørsel om å ta gjenvalg. Kommunalt eierskap Det framlegges en sak til neste formannskapsmøte. Beredskap Torleif Haugland (KRF) stilte spørsmål til eventuell beredskap i forbindelse med de større snøfallene. Morten Foss (TTL) stilte spørsmål om tiltak og planer for brannsikring. Carl F. Bertelsen (H) ba om en oppdatering over planer som foreligger. Ordføreren og rådmannen besvarte spørsmålene. Informasjon om plassering av videregående skole Rådmannen redegjorde for den seinere utvikling. Videre framgangsmåte ble diskutert.
PS 6/14 Utlysning av anbud for leie av NAV-lokaler fra høsten 2015. Rådmannens forslag til vedtak 1. Tvedestrand kommunestyre godkjenner at det lyses ut anbudskonkurranse i 2014 for ny leieavtale for kontor til NAV Tvedestrand fra høsten 2015, som følge av at nåværende leiekontrakt av Dønnestadgården går ut september 2015, og som følge av nye statlige krav til sikkerhet og utforming for NAV lokaler. 2. Tvedestrand kommunestyre legger til grunn at det er NAV Aust-Agder som står som formell leietaker med refusjon for kommunens andel av leiesummen i tråd med den til en hver tid gjeldende driftsavtale. NAV Aust-Agder gjennomfører utlysingen og velger utleier m.m. i nært samarbeid med kommunen. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne eventuell endringer i driftsavtalen som følge av m.a. ny leieavtale. 3. Leietiden fastsettes til 10 år, pluss muligheten for forlengelse i ytterligere 5 + 5 år. 4. Det forutsettes at NAV lokalene skal ligge sentralt plassert i Tvedestrand, slik at de er lett tilgjengelig for brukerne gjennom m.a. offentlig kommunikasjon. Saksprotokoll i Formannskap - 28.01.2014 Rådmannens forslag til vedtak ble med mindre språklige endringer enstemmig tilrådd. Innstilling 1. Tvedestrand kommunestyre godkjenner at det lyses ut anbudskonkurranse i 2014 for ny leieavtale for kontor til NAV Tvedestrand fra høsten 2015, som følge av at nåværende leiekontrakt av Dønnestadgården går ut september 2015, og som følge av nye statlige krav til sikkerhet og utforming for NAV lokaler. 2. Tvedestrand kommunestyre legger til grunn at det er NAV Aust-Agder som står som formell leietaker med refusjon for kommunens andel av leiesummen i tråd med den til en hver tid gjeldende driftsavtale. NAV Aust-Agder gjennomfører utlysingen og velger utleier m.m. i nært samarbeid med kommunen. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne eventuelle endringer i driftsavtalen som følge av blant annet ny leieavtale. 3. Leietiden fastsettes til 10 år, pluss muligheten for forlengelse i ytterligere 5 + 5 år. 4. Det forutsettes at NAV lokalene skal ligge sentralt plassert i Tvedestrand, slik at de er lett tilgjengelige for brukerne gjennom blant annet offentlig kommunikasjon.