Organisasjonsveiledning for tillitsvalgte
Innhold 1. Fakta om Det norske hageselskap 2. Vedtekter 3. Organisasjonsoppbygging 4. Drift av regionavdelinger 5. Drift av lokallag 6. Styrearbeid i regioner og lag 7. Markedsføring og profilering 8. Nettportalen 9. Rapportering og tidsfrister 10. Hedersbevisninger 2
1. Fakta om Det norske hageselskap VISJON: Vi arbeider for å bedre menneskers livskvalitet gjennom grønne opplevelser FORMÅL: Det norske hageselskaps formål er å fremme hageglede, bærekraftig hagekultur og landskapspleie, samt grønne omgivelsers positive helseeffekt for det enkelte menneske, familien og samfunnet. VERDIER: Engasjert, kompetent, tilgjengelig Det norske hageselskap er en landsomfattende, frittstående og ideell kultur- og miljøorganisasjon som er åpen for alle. Etablert i 1884 under navnet Selskabet Havedyrkningens Venner. I 1939 ble navnet endret til Det norske hageselskap. 24 500 medlemmer, 350 hagelag og 19 regionavdelinger. Administrasjon i Oslo. Utgiver av Norsk Hagetidend, landets største hageblad for norske forhold. Første gang utgitt i 1885. Hagelagene byr på hagekunnskap, inspirasjon og hageglede gjennom kurs, foredrag, plantebytte, planteloppemarkeder, hagevandringer, hagereiser og sosiale aktiviteter for alle. Arrangerer 1000 åpne hager hvor hageeiere inviterer alle til gode hageopplevelser, inspirasjon og hagemangfold. Står bak dugnadsinnsats for barn, på grønne områder utenfor institusjoner, i sansehager og offentlige arealer. Samarbeider med det offentlige og næringsliv om en rekke ulike prosjekter som Summende hager, Boligplanlegging i by, Bie elsker blomst, Grenseløse grønnsaker og urter, Klimasonekart og Sortslisten. H.M. Dronning Sonja er organisasjonens høye beskytter. Nettside: hageselskapet.no Se også Facebook, Instagram og Twitter. 2. Vedtekter Hageselskapets vedtekter har som mål å sikre formelle krav til demokratisk styring av organisasjonen og sørge for en forsvarlig forvaltning av økonomien. «Normalvedtekter» for lag og regioner er retningsgivende slik at de kan benyttes som veiledere i den daglige driften. Hagelagenes vedtekter skal godkjennes av regionstyret, mens regionvedtekter godkjennes av landsstyret. Vedtektene for Det norske hageselskap sentralt godkjennes av Hageselskapets øverste organ, representantskapsmøtet. 3
2.1. Vedtekter for Det norske hageselskap 4
5
2.2. Normalvedtekter for region 6
7
2.3. Normalvedtekter for lokallag 8
9
3. Organisasjonsoppbygging Representantskapet Representantskapet er organisasjonens høyeste myndighet og er sammensatt av representantskapets ordfører og varaordfører, landsstyret og to representanter fra hver region, valgt på regionenes representantskapsmøte. Representantskapet møtes hvert år innen 15. mai og behandler blant annet regnskap, årsrapport, budsjett, strategiske føringer og valg på styret for det kommende året. Landsstyret Landsstyret styrer Hageselskapet mellom representantskapsmøtene iht vedtektene og vedtak fattet av representantskapet. Landsstyret ansetter Hageselskapets direktør. Landsstyret består av leder, nestleder fem styremedlemmer og ett varamedlem som velges av representantskapet etter innstilling fra valgkomiteen, samt en representant for de ansatte totalt ni medlemmer. Administrasjonen Administrasjonens overordnede oppgave er å arbeide for å virkeliggjøre Hageselskapets visjon, formål og strategiske føringer gjennom å gjennomføre vedtakene som blir fattet i representantskapet og styret. Administrasjonen har disse arbeidsoppgavene: - Daglig ledelse, økonomi, regnskap, markedsføring og kommunikasjon - Utgivelse av Norsk Hagetidend og bøker - Vedlikeholde medlemstilbud og kurs - Støtte og videreutvikle den frivillige organisasjonen, medlemsregisteret og kommunikasjonen med medlemmene. Den frivillige organisasjonen består av: Regionavdelinger Regionavdelingen ledes av et styre med leder og normalt fire til seks medlemmer. Styret velges på det årlige representantskapsmøtet med representanter fra alle lokallagene i regionen. Hageselskapets regionavdelinger er bindeleddet mellom administrasjonen og lokallagene. Det skal være et serviceorgan som bistår hagelagene og koordinerer og leder virksomheten i regionen. Lokallag Lokallaget ledes av et styre med leder og normalt fire til seks medlemmer. Det lokale hagelaget er Hageselskapets viktigste ledd i kontakten med medlemmene. Hagelaget skal tilby sine medlemmer aktiviteter som kurs, foredrag og hagebesøk, og markedsføre Hageselskapet som en kilde til kunnskap og sosialt felleskap i sitt lokalmiljø. ORGANISASJONEN Representantskapsmøte Landsstyret Administrasjon 19 regionavdelinger 350 hagelag 24 500 medlemmer Hageselskapets øverste organ med to representanter fra hver region 9 medlemmer 8 ansatte Ledes av et valgt regionstyre Ledes av et valgt lokalstyre Aktiviteter, hageglede og inspirasjon 10
4. Drift av regionavdelinger Regionleddet er bindeleddet mellom administrasjonen og lokallagene, hvor det vesentligste av aktivitetene for medlemmene foregår. Regionen skal være et serviceorgan som bistår lokallagene og koordinerer og leder virksomheten i regionen. Hageselskapet har én region for hvert fylke, men med mulighet for å slå sammen regioner dersom det av geografiske eller økonomiske hensyn kan være praktisk eller ønskelig. Mange regioner benytter seg av tilbud om gratis kontorplass i Fylkesmannens landbruksavdeling, ofte kombinert med en ansatt sekretær i 20 prosent stilling, lønnet med tilbakeføringsmidler fra Hageselskapet sentralt. Regjeringen vil avvikle ordningen med gratis kontorplass fra 1. juni 2016. Regionavdelingen har et styre med egne vedtekter godkjent av landsstyret. Regnskap, budsjett og arbeidsplaner vedtas av representantskapet i regionen. 4.1. Regionavdelingens arbeidsområder Regionstyrets ansvar er todelt: - Vurdere situasjonen i regionen fortløpende og ta de nødvendige beslutninger for å sikre en positiv drift og utvikling. - Utføre de konkrete arbeidsoppgavene som påligger en regionavdeling. Arbeidsoppgaver - Avholde årsmøte iht vedtektene. - Drive virksomheten i regionen etter budsjett og arbeidsplan vedtatt på representantskapsmøtet. - Holde lokallagene oppdatert på informasjon fra sentralt hold. - Bistå lagenes styrer i deres arbeid. - Etablere nye lokallag der dette er relevant. - Revitalisere eller nedlegge sovende lag. - Følge opp beslutninger og vedtak som fattes i representantskapet og landsstyret. - Avholde minst ett felles møte for lagene i tillegg til representantskapsmøtet. - Koordinere og lede arbeidet med regionens programårbok Hva skjer. - Vedlikeholde og oppdaterer regionens hjemmeside på hageselskapet.no. - Vedlikeholde lister over foredragsholdere og besøkshager som lagene kan benytte i sine aktiviteter. - Arrangere fellesarrangementer der dette er relevant. - Skaffe inntekter gjennom lokale prosjekter eller sponsorstøtte. - Arbeide for hagesaken overfor kommunale og fylkeskommunale myndigheter. - Drive aktivt informasjonsarbeid gjennom lokal presse/radio og fjernsyn. - Samarbeide med andre organisasjoner. Oppgaver som går utover de vanlige sekretæroppgavene må fordels på styremedlemmene som arbeidskollegium, i tillegg til at styret er et beslutningsorgan. 4.2. Styret i regionavdelingen Styret består normalt av leder og fire medlemmer, med to varamedlemmer. Sistnevnte har møterett men ikke stemmerett (se 8 i normalvedtektene for region). Styret velges av representantskapsmøtet og skal lede arbeidet i fylkesavdelingen iht. vedtektene, vedtatt budsjett og arbeidsplan, samt øvrige vedtak fattet på representantskapsmøtet. Styrets sammensetning er som regel leder, nestleder, sekretær (hvis ikke ansatt i 20 prosent stilling), kasserer og studieleder. Se også: 6. Styrearbeid i regioner og lag 11
4.3. Representantskapsmøtet - Start planleggingen i god tid, og følg vedtektene nøye. - Innkalling med saksdokumenter sendes ut iht vedtatte frister. - Møteleder/ordstyrer bør velges utenfor styret. - Årsrapporten leses høyt og det gis adgang til kommentarer fra deltakerne. - Regnskapet skal være revidert, tilstrekkelig detaljert og bør presenteres i en oppstilling sammen med budsjettet og fjorårsresultatet for sammenligning. Alle inntekter og kostnader skal føres. (Bruttoregnskap ikke nettoregnskap) - Arbeidsplanen presenteres og forklares. - Budsjettet skal være tilstrekkelig detaljert og bør presenteres sammen med årets regnskap og gjerne fjorårets budsjett for sammenligning. - Valgkomiteen legger fram sin innstilling og ordstyrer gjennomfører valget iht vedtektene. - Andre saker som er ført opp på sakslisten behandles til slutt. - Etter at representantskapet er hevet, er det praktisk å ta opp andre saker av felles interesse og å ha sosialt samvær. 5. Drift av lokallag Lokallaget har et styre med egne vedtekter godkjent av regionstyret. Regnskap, budsjett og arbeidsplaner vedtas av årsmøtet. Hagelagene er medlemmenes viktigste kontakt med Hageselskapet, i tillegg til Norsk Hagetidend, våre nettsider og etter hvert også sosiale medier som Facebook og Instagram. 5.1. Hagelagets arbeidsområder De viktigste oppgavene for lokallagsstyret er: - Avholde årsmøte iht vedtektene. - Drive lokallaget etter budsjett og arbeidsplan vedtatt på årsmøtet. - Arrangere aktiviteter som kurs, foredrag, hagevandringer og medlemsmøter i tråd med medlemmenes egne ønsker. - Finne egnede og trivelige lokaler for medlemsmøtene. - Skaffe inntekter gjennom lokale prosjekter eller sponsorstøtte. - Vedlikeholde lagets hjemmeside på hageselskapet.no - Arbeide for hagesaken overfor kommunale myndigheter. - Drive aktivt informasjonsarbeid gjennom lokalpresse/radio og fjernsyn. - Samarbeide med andre organisasjoner der det er naturlig. - Samarbeide med nabohagelag der dette kan være aktuelt for mer rasjonell drift og bedre tilbud til medlemmene. 5.2. Styret i hagelaget Styret består normalt av leder og fire medlemmer, med to varamedlemmer. Sistnevnte har møterett men ikke stemmerett (se 7 i normalvedtektene for lokallag). Styret velges av årsmøtet og skal lede arbeidet i hagelaget iht vedtektene, vedtatt budsjett og arbeidsplan, samt øvrige vedtak fattet på årsmøtet. Styrets velger nestleder, sekretær, kasserer og studieleder blant styremedlemmene. 5.3. Hagelagstreff Medlemskvelder eller hagelagstreff er et viktig tilbud for å gi hageglade medlemmer faglig påfyll, inspirasjon og sosialt samvær. Gjennom felles aktiviteter, dugnader, kurs og foredrag bidrar hagelaget til å spre entusiasme, grønn kunnskap og interesse i nærmiljøet. Lokalene eller stedet bør ha en god atmosfære som appellerer til mennesker i alle aldre og profilerer Hageselskapet på en positiv måte. Pynt gjerne med plakater og materiell, som kan bestilles fra administrasjonen. 12
Gjør arrangementet kjent i god tid via lokalmedier, Hageselskapets «Grønn kalender» og nettsider, samt sosiale medier som Facebook. Og jungeltelegrafen. Styremedlemmene bør ta imot og hilse på alle som kommer, særlig nye og potensielle medlemmer, slik at de føler seg velkommen. Ved arrangementer/reiser med deltakeravgift, er det naturlig å differensiere mellom medlemmer og ikke-medlemmer. 5.4. Årsmøtet - Start planleggingen i god tid, og følg vedtektene nøye. - Innkalling med saksdokumenter sendes ut iht vedtatte frister. - Møteleder/ordstyrer bør velges utenfor styret. - Årsrapporten leses høyt og det gis adgang til kommentarer fra deltakerne. - Regnskapet skal være revidert, tilstrekkelig detaljert og bør presenteres i en oppstilling sammen med budsjettet og fjorårsresultatet for sammenligning. Alle inntekter og kostnader skal føres. (Bruttoregnskap ikke nettoregnskap) - Arbeidsplanen presenteres og forklares. - Budsjettet skal være tilstrekkelig detaljert og bør presenteres sammen med årets regnskap og gjerne fjorårets budsjett for sammenligning. - Valgkomiteen legger fram sin innstilling og ordstyrer gjennomfører valget iht vedtektene. - Andre saker som er ført opp på sakslisten behandles til slutt. - Etter at årsmøtet er hevet, er det praktisk å ta opp andre saker av felles interesse og å ha sosialt samvær. 6. Styrearbeid i regioner og lag 6.1. Arbeidsoppgaver Styrearbeid er teamarbeid, og under følger en liste over styrets arbeidsoppgaver i regionavdelinger og hagelag. Oppgavene kan også fordeles etter styremedlemmenes interesser og kompetanse eller gå på rundgang. Styreleder: - Ha totaloversikten og holde seg løpende orientert. - Delegere oppgaver og innarbeide gode rutiner for tilbakerapportering. - Sette dagsorden og lede styremøter. - Være pådriver for en god samarbeidsånd. - Representere laget utad. Nestleder: - Være styreleders stedfortreder. - Dekke de ansvarsområdene som er hensiktsmessig ut fra egen kompetanse og interesse. Sekretær: - Føre møteprotokoll. - Være ansvarlig for regionavdelingens/hagelagets korrespondanse. - Arkivere. - Overholde frister. - Koordinere arbeidet med programårboken Hva skjer. Kasserer: - Ha ansvaret for bankkonti og kassabeholdning, håndtere inn- og utbetalinger. - Ha oversikt over medlemslister. - Koordinere budsjettarbeidet. - Ha oversikt over lagets økonomi. 13
Studieleder: - Ha kontakt med Studieforbundet Natur og miljø. - Foreslå og markedsføre relevante kurs. - Gjennomføre og rapportere kursene til Studieforbundet. Vararepresentanter: - Kan være ressurspersoner som får spesielle oppgaver eller avlaster andre styremedlemmer NB! Det er full anledning til å engasjere personer utenfor styret til forskjellige arbeidsoppgaver! 6.2. Styremøter i praksis - Konstituerende møte etter representantskapsmøtet. - Sett opp møteplan for året med regelmessige møter. - Send ut innkalling og saksliste i god tid. - Faste punkter på en saksliste kan være: o Referat fra forrige møte o Godkjenning av sakslisten o Økonomi (regnskap og budsjett) o Aktiviteter (arbeidsplan) o Referatsaker (nytt fra administrasjonen) o Eventuelt - Velg et praktisk og hyggelig møtested. - Sett av tid til sosialt samvær før eller etter møtet. - Vær formell og effektiv under møtet. - Disponer tiden og hold tidsskjemaet. - Gi sekretæren gode arbeidsforhold. - Formuler klare vedtak med evt. ansvarlig og tidsfrist. - Nummerer sakene løpende under året, for eksempel: «Sak 07/15». 6.3. Suksessfaktorer for godt styrearbeid - Kontinuitet - God ledelse - System, orden og god dokumentasjon - Felles forståelse av mål og midler - God lagånd - Høyt under taket og lov til å stille «dumme» spørsmål - Tillit trygghet trivsel 6.4. Valgkomiteen - Valgkomiteen velges av, og innstiller til, regionens representantskapsmøte/hagelagets årsmøte. - Valgkomiteen er suveren og bør starte sitt arbeid i god tid. - Personer på valg må kontaktes for å avklare om de tar gjenvalg. - Foreslåtte kandidater må være forespurt. - Styret har ansvar for å hjelpe valgkomiteen administrativt. - Styreleder bør føle ansvar for å legge til rette for en arvtager (kontinuitet). 6.5. Skjemaer og maler På Bakhagen finnes maler for regnskap og årsrapporter. Der finner dere også maler for plakater og annet materiell og hjelpemidler som vedtekter og instrukser, til hjelp i styrearbeidet. 14
7. Markedsføring og profilering Medlemmene er Hageselskapets største aktiva, og medlemsvekst er viktig både for økonomien og for å lykkes i å virkeliggjøre vår visjon «å bedre menneskers livskvalitet gjennom grønne opplevelser». For å kunne tiltrekke oss flere medlemmer må vi markedsføre oss som en organisasjon som bidrar aktivt til et grønnere og triveligere samfunn og offentlig rom, og som gir det enkelte medlem inspirasjon og informasjon til å lykkes i sin egen hage eller på sin egen terrasse. Vår påstand er at et grønt miljø bedrer vår helse og trivsel! I tillegg til blant annet Norsk Hagetidend, våre nettsider og etter hvert også Facebook og Instagram, er aktivitetene i hagelagene vårt viktigste markedsføringsverktøy. Det er der folk blir gjort kjent med vår innsats for grønnere omgivelser. Derfor er det viktig å profilere «Det norske hageselskap» ved alle anledninger. Det er det vi kaller «merkevarebygging». Som et ledd i dette er det besluttet å benytte «Det norske hageselskap» i logoen på alle nivåer. Logoen er utformet for alle regionavdelinger og hagelag. Den vil også komme i en liggende versjon med grønn tekst på hvit bunn. Logoen skal altså bidra til å vise at vi er ett Hageselskap bestående av 19 regionavdelinger og 350 hagelag. Det må skje på mange måter, hvorav logoen vår, og flittig bruk av den, vil være ett av flere tiltak. Hageselskapet står øverst som overbygningen for hele organisasjonen, og under ser man hvilken region eller hagelag det er snakk om. Logoen finnes pr februar 2015 i stående versjon for alle regioner og kan lastes ned fra Bakhagen. Administrasjonen legger ut alle variantene for trykk og for hjemme-pc-bruk for regioner og hagelag fortløpende. Dette er tidkrevende arbeid, men ta kontakt med administrasjonen dersom dere har behov for logo før de blir lagt ut, så sender vi den til dere. Det er ikke anledning til å utvikle egne logoer basert på eksisterende hovedlogo. Trenger du logohjelp eller hjelp til oppsett av enkle trykksaker, kan administrasjonen bistå med det. I tillegg kan regioner og hagelag bestille gratis materiell fra administrasjonen, for eksempel verveplakat, vervebrosjyre, logostreamer og utgaver av Norsk Hagetidend. Dette er materiell som kan benyttes på arrangementer og hagelagstreff. Andre profileringsartikler, for eksempel klesplagg, kan kjøpes. Se Bakhagen for mer informasjon. 15
8. Nettportalen Hageselskapets nettsider, hageselskapet.no, er viktig både i markedsføringen av Hageselskapet og ikke minst som kommunikasjonsverktøy internt i organisasjonen og eksternt mot medlemmer og samfunnet for øvrig. Driftsansvaret ligger hos administrasjonen, men regionavdelinger og hagelag er ansvarlig for sine egne hjemmesider både nyheter, «Grønn kalender» og oppdatering av tillitsvalgte. Alle regionavdelinger og hagelag kan logge inn med egne passord for å oppdatere hjemmesidene sine. Adressen er: http://hageselskapet.no/typo3 Passordene får dere oppgitt enten ved å kontakte regionavdelingens superbruker eller ved å ta kontakt med administrasjonen. Bruksanvisninger Bruksanvisninger til publisering på nett finner du her: Bakhagen > Tips og veiledninger > Publisering på nett Bakhagen Alle tillitsvalgte har tilgang til «Bakhagen», Hageselskapets intranett. Her legges det ut mye nyttig informasjon om hvordan å drive et lokallag eller regionavdeling, foredrag, bilder og maler for plakater, regnskap og årsrapporter, for å nevne noe. Klikk på menypunktet «Bakhagen» i menylinjen på hageselskapet.no, og logg inn med ditt medlemsnummer og personlige passord. Klikk deretter igjen på knappen «Bakhagen». I høyre kolonne ligger menyen. Klikk på ønsket tema for å se evt undermenyer. 9. Rapportering og tidsfrister Målet er et enkelt og oversiktlig rapporteringssystem som sikrer formelle krav til demokratisk styring av organisasjonen og en forsvarlig forvaltning av økonomien. De aktuelle rapportene har normalt en forankring i regionavdelingenes årlige representantskapsmøter og hagelagenes årsmøter. Regionavdelingene Sender til administrasjonen rett etter representantskapsmøtet: - Årsrapport - Årsregnskap godkjent av revisor - Valgresultat Husk også å oppdatere endringer i styresammensetningen på regionavdelingens nettside! Hagelagene Sender til sin regionavdeling rett etter årsmøtet: - Årsrapport - Årsregnskap godkjent av revisor - Valgresultat Husk også å oppdatere endringer i styresammensetningen på hagelagets nettside! Årsplaner og frister Administrasjonen sender hvert år ut tidsplaner med frister til regionavdelingene: - Tidsplan for produksjon av programårboken Hva skjer - Frister for innsendelse av aktiviteter til «Grønn kalender» i Norsk Hagetidend - Årshjul og årsplan for regionavdelingene med frister for påmelding til møter, innsendelse av forslag på styrekandidater og til Årets hagelag osv. 16
10. Hedersbevisninger Årets hagelag Regionavdelingene sender inn sitt forslag til Årets hagelag fra eget område. Landsstyret kårer Årets hagelag og vinneren blir invitert til representantskapsmøtet hvor prisen overrekkes. Årets hagelag i regioner og nasjonalt kåres etter disse kriteriene: - Har gode program- og aktivitetstilbud i tråd med vår visjon, strategi og vedtatte planer - Har vekst i medlemstallet i forhold til potensialet - Er synlige og har et positivt omdømme i lokalmiljøet - Er aktiv og synlige på våre nettsider og sosiale medier - Har et aktivt og godt samarbeid med lokale medier - Viser evne til nytenking i lagsarbeidet Skjema for Årets hagelag og kriterier kan lastes ned fra Bakhagen under Vedtekter/instrukser. Hageselskapets hagekulturpris Hagekulturprisen tildeles personer, institusjoner, organisasjoner eller bedrifter som på en særdeles god måte har gått foran i realiseringen av Hageselskapets formålsparagraf. Den kan tildeles til én eller flere hvert år. Prisen består av diplom og en plakett som kan settes opp og være synlig for publikum. Regionavdelingene sender inn sine forslag innen fristen til administrasjonen. Landsstyret foretar tildelingen(e) etter innstilling fra administrasjonen. Hvert år bør en kulturpris tildeles Nord-Norge, Midt-Norge og Sør-Norge. Landsstyret kan fravike regioninndelingen og antall årlige prisutdelinger. Prisen overrekkes i forbindelse med en hensiktsmessig og naturlig anledning i løpet av hagesesongen samme år som tildelingen har funnet sted. Utdelingen skal primært finne sted i prisvinnerens lokale miljø, og den skal skje på en slik måte at prisvinneren og Hageselskapet gis mest mulig oppmerksomhet og omtale. Se retningslinjer og tidligere mottakere på Bakhagen under Vedtekter/instrukser. Hederstegn med diplom Hageselskapets «Hederstegn med diplom» bør henge høyt og begrenses til fem hedersbevisninger i året. Prisen skal gå til medlemmer som gjennom lengre tid har virket aktivt og godt for hagesaken lokalt, på regions- og/eller landsplan. I spesielle tilfeller kan prisen også gis til andre som har gjort en fortjenestefull innsats og vist verdifullt engasjement for fremme av hagesak, hagekultur og landskapspleie. Velbegrunnede forslag på kandidater fra enkeltpersoner eller hagelag sendes til regionavdelingen. Styret i regionen vurderer forslaget og videresender eventuelt dette sammen med sin anbefaling til administrasjonen. Tildelingen foretas av landsstyret. Styret kan fravike retningslinjene når de finner det nødvendig. Se retningslinjer og tidligere mottakere på Bakhagen under Vedtekter/instrukser. Æresmedlemskap Personer som har gjort en særdeles og fremragende innsats for hagesaken og organisasjonen gjennom praktisk eller vitenskapelig arbeid, kan utnevnes til æresmedlemmer. Æresmedlemmer utnevnes av landsstyret. Antallet æresmedlemmer kan høyst være 20. Se liste over Hageselskapets æresmedlemmer på Bakhagen under Vedtekter/instrukser. 17