BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT MØTEINNKALLING Dato: 20.09.2017 KOMMUNESTYRET Onsdag 27.09.2017 kl. 18.00 Utvalgets faste medlemmer innkalles til møte 27.09.2017 kl. 18.00 i Kommunestyresalen. Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal straks melde fra om dette og oppgi forfallsgrunn. Forfall meldes på telefon 917 45 011 eller epost tone.halvorsen@baerum.kommune.no Orienteringer Asker og Bærum politidistrikt ble 01.05.2017 slått sammen med Oslo politidistrikt. Det nye Oslo politidistrikt er delt inn i tre geografiske driftsenheter: øst, sentrum og vest. Enhet vest består av tre politistasjoner, plassert på Majorstuen, Sandvika og Asker. Hovedsetet for enhet Vest er Sandvika politistasjon. Politileder for Enhet Vest Stein Olav Bredli vil orientere kommunestyret om status vedrørende den nye organiseringen. Forslag til Handlingsprogram 2018-2021 Orientering v/rådmann Erik Kjeldstadli SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 091/17 Godkjenning av protokoll 092/17 Forvaltningsrevisjon - Effektiv byggesaksbehandling? 093/17 Kommunale vigsler - Endringer i ekteskapsloven fra 1. januar 2018
2 094/17 Godtgjøringsnivå for rådene - Endringer i kommunens godtgjøringsreglement 095/17 Referatsaker Lisbeth Hammer Krog ordfører Tone Halvorsen formannskapssekretær
3 BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 07.09.2017 N - 125 17/23850 17/188541 Saksbehandler: Tone Halvorsen Saksansvarlig: Tone Halvorsen Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Kommunestyret 27.09.2017 091/17 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak: Protokoll fra 30.08.2017 godkjennes slik den foreligger. Vedlegg: Protokoll - Kommunestyret - 30.08.2017 3707330
4 BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 07.09.2017 17/3963 17/188778 Saksbehandler: Tone Halvorsen Saksansvarlig: Tone Halvorsen Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Kommunestyret 27.09.2017 092/17 Forvaltningsrevisjon - Effektiv byggesaksbehandling? Kontrollutvalgets innstilling: 1. Rapporten om byggesaksbehandlingen tas til orientering. 2. Rådmannen bes intensivere arbeidet med standardisering av reguleringsbestemmelsene, da dette er en forutsetning for digitale løsninger. Dette er et saksfremlegg utarbeidet av politisk sekretariat. Det vises til vedleggene i saken. Vedlegg: Sak Effektiv byggesaksbehandling 3716349 Effektiv byggesaksbehandling - forvaltningsrevisjonsrapport 3716350 Utskrift av saken 3716376
5 BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 12.09.2017 17/24208 17/191498 Saksbehandler: Eirik Lindstrøm Saksansvarlig: Eirik Lindstrøm Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Formannskapet 19.09.2017 176/17 Kommunestyret 27.09.2017 093/17 Kommunale vigsler - Endringer i ekteskapsloven fra 1. januar 2018 Formannskapet-19.09.2017-176/17 Innstilling: 1. Kommunestyret delegerer vigselsmyndighet til følgende ansatte ved Politisk sekretariat: Eirik Lindstrøm, Tone Halvorsen, Anne-Grete Bukier, Stig Olai Kapskarmo, Mette Rambøl, Bente Skåret og Kjersti Flattum Saturday. Myndigheten er delegert fra og med 01.01.18. 2. Kommunestyret delegerer vigselsmyndighet til Øyvind Brandt. Myndigheten er delegert fra og med 01.01.18. 3. Politisk sekretariat bes følge opp saken og opprette et kommunalt vigselstilbud fra 01.01.18 i tråd med gjeldende lovvedtak og føringene gitt ved behandlingen av denne saken. 4. Politisk sekretariat kan utarbeide nærmere retningslinjer og informasjonsskriv om det kommunale vigselstilbudet. 5. Kommunestyrets vedtak om delegering av myndighet til Politisk sekretariat inntas i del 2 av kommunens «Reglementer for folkevalgte organers virksomhet». Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret delegerer vigselsmyndighet til følgende ansatte ved Politisk sekretariat: Eirik Lindstrøm, Tone Halvorsen, Anne-Grete Bukier, Stig Olai Kapskarmo, Mette Rambøl, Bente Skåret og Kjersti Flattum Saturday. Myndigheten er delegert fra og med 01.01.18. 2. Kommunestyret delegerer vigselsmyndighet til Øyvind Brandt. Myndigheten er delegert fra og med 01.01.18. 3. Politisk sekretariat bes følge opp saken og opprette et kommunalt vigselstilbud fra 01.01.18 i tråd med gjeldende lovvedtak og føringene gitt ved behandlingen av denne saken. 4. Politisk sekretariat kan utarbeide nærmere retningslinjer og informasjonsskriv om det kommunale vigselstilbudet.
6 5. Kommunestyrets vedtak om delegering av myndighet til Politisk sekretariat inntas i del 2 av kommunens «Reglementer for folkevalgte organers virksomhet». SAKEN I KORTE TREKK Bakgrunn Stortinget har gjennom lovvedtak 106 (2016-2017) vedtatt endringer i ekteskapsloven som innebærer at vigselsmyndighet overføres fra notarius publicus (dommere ved tingrettsembetet) til «ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet.» Lovendringene trer i kraft 01.01.18, jf. beslutning i statsråd 01.09.17. I høringsrunden var flere instanser kritiske til lovforslaget, blant annet Asker og Bærum kommuner. Forslaget er vedtatt og medfører at Bærum kommune må ha et system på plass for å kunne foreta borgerlige vigsler fra 01.01.18. Den administrative delen av ordningen bør være operativt noen måneder i forkant for å kunne motta henvendelser fra brudepar som ønsker å bestille tidspunkt for vigsler etter årsskiftet. Nærmere om formålet med lovvedtaket Et hovedformål med lovvedtaket er at man ønsker å gi innbyggerne et bedre tilgjengelig vigselstilbud, blant annet i form av kortere reisevei, i de områder der dette har vært en utfordring. Det vises til lovproposisjonen der følgende fremkommer: «Departementet legger til grunn at en overføring av vigselsmyndighet fra domstolene til kommunene vil gi innbyggerne et bedre tilgjengelig vigselstilbud, blant annet i form av kortere reisevei for mange. Departementet er enig i at dagens tilbud fungerer bra, men mener at kommunale vigsler i større grad kan tilpasses til brudeparets ønsker enn det vigsler i regi av domstolen kan.» Bærum kommune er nok ikke blant de kommunene det her siktes til at har et forbedringspotensial i forhold til tilgjengelighet og reisevei, jf. beskrivelsen nedenfor av dagens borgerlige vigselstilbud i kommunen. Det er viktig å merke seg at poenget med lovendringen er å overføre ansvaret og kompetansen for vigslene til kommunene. Ut over dette er det ikke vedtatt endringer i kravene til innhold og fremgangsmåte for vigslene. Når det gjelder kostnadene forbundet med ordningen uttales følgende i lovproposisjonen: «Kommunens ressursbruk knyttet til vigsler vil avhenge av antall, hvem som skal utføre vigslene, hvilket tilbud kommunen fastsetter med tanke på tid, sted og varighet og hvor mye tid kommunens ansatte vil bruke til nødvendige forberedelser. Oppgaveoverføringen skal fullfinansieres, jf. Stortingets forutsetning i Innst. 333 S (2014 2015). Overføring av oppgaver mellom forvaltningsnivåene skal i utgangspunktet følges av rammeoverføringer innenfor en samlet uendret utgiftsside på statsbudsjettet. Det legges opp til at midlene innlemmes i kommunenes rammetilskudd. Finansieringen av oppgaveoverføringen, herunder spørsmålet om overføringen av ressurser fra domstolene til kommunene, vil behandles i den ordinære budsjettprosessen.» Dagens vigselstilbud i Asker og Bærum
7 Asker og Bærum tingrett gjennomfører vigsler som hører inn under både Asker og Bærum kommuner. Tingretten gjennomfører vigsler mandag til fredag, mellom klokken 08:30 og 14:30. Mandag til torsdag er vigslene i tingrettens lokaler, fredager er de i Bærum rådhus. Det må alltid bestilles time for vigsel i forkant. Time kan tidligst bestilles fire måneder i forkant, da det er en forutsetning at brudeparet kan fremlegge prøvingsattest som viser at de oppfyller vilkårene for å inngå ekteskap i Norge. Denne attesten utstedes av Skatteetaten og er kun gyldig i fire måneder. Domstolen tilbyr ikke vigsler utenom kontortid eller på andre lokasjoner enn tingrett/rådhus. Slike seremonier kan kun gjennomføres privat dersom man kjenner en dommer som er villig til å gjøre dette uten å ta seg betalt for det. En borgerlig vigsel i regi av domstolene er noe annet enn en humanistisk vigsel. Sistnevnte foretas av Human-Etisk forbund og kan foregå både innendørs og utendørs, så lenge seremonistedet er egnet for en verdig og høytidelig seremoni. I 2016 gjennomførte Asker og Bærum tingrett totalt 179 vigsler, hvorav 98 i tingretten og 81 i rådhuset. Fra 01.01.17 til 14.07.17 er totalen 83, hvorav 50 i tingretten og 33 i rådhuset. En rimelig antakelse er at ca. 2/3 hører inn under Bærum kommune og 1/3 under Asker kommune. En del av parene som vies er utenlandske statsborgere med lovlig opphold, men uten fast bopel. Begge kommuner vil plikte å vie disse. Når det gjelder innholdet i seremonien opplyser tingretten at man setter av 10 minutter til hver seremoni i tinghuset og 15 minutter i rådhuset. Den obligatoriske delen av seremonien tar ca. 5 minutter og består i at vigsler leser det borgerlige vigselsformularet. Dette er en tekst som er fastsatt ved kongelig resolusjon med hjemmel i ekteskapsloven 15, og den vil også gjelde for kommunale vigsler. Seremonien tilbys gjennomført på norsk og engelsk. Dersom en av partene ikke forstår språket, plikter disse selv å stille med kvalifisert tolk. Vigselsformularet setter et minimumskrav til innholdet i vigselen, men det er i prinsippet også rom for å tilpasse seremonien med for eksempel sang, musikk, utveksling av ringer, tekstlesing e.l. Dersom brudeparet ønsker å bruke tid til denne typen aktiviteter er de selv ansvarlig for å organisere alt som er nødvendig. Domstolen gir streng beskjed om at ytre tidsramme er henholdsvis 10 eller 15 minutter, og at 5 av disse går med til den obligatoriske delen av seremonien. Etter seremonien utsteder domstolen en midlertidig vigselsattest til brudeparet. Samtidig returneres prøvingsattesten til Skatteetaten som utsteder endelig vigselsattest. Kort om tilbudet i andre kommuner Generelt for alle kommunene gjelder at time for vigsel må bestilles i forkant og at brudeparet må fremlegge gyldig prøvingsattest. Oslo byfogdembete gjennomfører borgerlige vigsler i kontortiden på onsdager og fredager. Bergen tingrett tilbyr borgerlige vigsler på alle ordinære arbeidsdager, men kun i tidsrommet 13:00
8-14:30 (sommertid) og 13:00-15:00 (vintertid). Sør-Trøndelag tingrett gjennomfører borgerlige vigsler i kontortiden på torsdager og fredager. Stavanger tingrett tilbyr borgerlige vigsler på alle ordinære arbeidsdager, mellom klokken 09:00 og 14:30. Tingretten opplyser imidlertid at de aller fleste velger å gifte seg på en fredag. Det settes av 15 minutter til hver seremoni. Hvordan bør kommunen organisere vigselstilbudet? Ved ikrafttredelsen av lovvedtaket mister domstolene sin kompetanse til å gjennomføre vigsler. Det er derfor kritisk at kommunene har et operativt tilbud fra samme dato. Det viktigste spørsmålet å avklare er hvem som skal ha ansvar for å tilrettelegge og gjennomføre Bærum kommunes vigselstilbud. Lovvedtaket gir vigselsrett direkte til ordfører og varaordfører. Ut over disse angis det at kommunestyret selv kan gi vigselsmyndighet til «kommunalt ansatte eller folkevalgte». Ved å bruke denne formuleringen er det tydeliggjort at kommunestyret uttrykkelig må ta stilling til hvem som skal ha vigselsmyndighet. Beslutningen kan ikke delegeres til andre. Videre sies det i lovproposisjonen: «Kommunestyret må selv vurdere om og i hvilken grad adgangen til å gi vigselsmyndighet skal benyttes. Kommunestyret må også selv vurdere hvilke personer i kommunen som er egnet til å forestå vigsler. Kommunen må til enhver tid ha god og tilgjengelig oversikt over hvem som har vigselsmyndighet i kommunen.» I lovproposisjonen understrekes det at det er store forskjeller mellom kommuner i Norge, og at det er meningen å legge til rette for et bredt skjønn som gir den enkelte kommune mulighet til å finne den beste løsningen ut fra lokale forhold. Det uttales således uttrykkelig at det i store kommuner med mange vigsler ofte ikke vil la seg gjøre at ordfører og varaordfører forestår vigslene selv. Tilsvarende understrekes det at det ikke er nødvendig at det er noen i kommunens ledelse som utfører vigsler. Det påpekes imidlertid at det kan være hensiktsmessig å påse at det tilbys vigslere som er politisk nøytrale. Det er et krav at personer som får vigselsmyndighet enten må ha et ansettelsesforhold eller være folkevalgt i kommunen. Ansettelsesforholdet kan være fast eller midlertidig. For øvrig stilles det krav om at det opprettholdes et godt tilgjengelig tilbud og at man bevarer vigselens seremonielle preg. Om sistnevnte uttales følgende: «Departementet mener at rammen rundt vigselen, som bruk av det borgerlige vigselsformularet og lokale, er av størst betydning for om seremonien oppleves høytidelig og verdig.» Bærum er landets femte største kommune med et høyt administrativt og politisk aktivitetsnivå. Det stilles store forventninger til de folkevalgte, både i form av tilgjengelighet for møtevirksomhet og i forhold til å sette seg inn i saksdokumenter. I tillegg skal kommunens folkevalgte ivareta sin ombudsrolle og kontakt med publikum. Samtidig gjennomføres det et betydelig antall borgerlige vigsler i kommunen, på ukentlig basis. Det er mye som taler for at det å gjennomføre borgerlige vigsler, ikke bør være en prioritert oppgave for ordfører, varaordfører eller andre ledende folkevalgte i Bærum. Kommunens ledende
9 politikere vil normalt ha andre presserende oppgaver som bør prioriteres. Hverdagen til disse folkevalgte er også slik at man tidvis må omrokere på planlagte avtaler på kort varsel. Det kan oppleves som ugreit for brudepar som har innstilt seg på å bli viet av en ledende politiker, om dette endres kort tid i forkant. Videre er det et selvstendig poeng at en del brudepar nok vil foretrekke å bli viet av en politisk nøytral person. Ut fra likebehandlingshensyn bør man for eksempel heller neppe åpne for at ordfører foretar vigsler annet enn på helt tilfeldig basis. Dette fordi det ellers vil være vanskelig å begrunne hva som skal til for å få nettopp ordfører som vigsler. Antall vigsler er stort og jevnt fordelt gjennom året. Det er viktig å etablere en ordning som sikrer at kommunen har et stabilt vigselstilbud over tid. Det bør oppnevnes vigsler med en fast tilknytning til kommunen og et tilstrekkelig antall personer til at oppgaven kan deles mellom flere. Det er viktig at man kan håndtere fravær ved sykdom og ferieavvikling, uten at det går ut over tilbudet. På denne bakgrunn synes det mest ryddige å være at vigselskompetansen delegeres ned til ansatte ved en bestemt avdeling eller enhet i kommunen. Denne enheten bør da få ansvaret for alle oppgaver forbundet med vigselstilbudet, inkludert gjennomføringen av vigslene og administrativt for- og etterarbeid. Politisk sekretariat forvalter kommunens vigselslokale og har til nå hatt ansvar for dialogen med domstolene knyttet til borgerlige vigsler. Sekretariatet har også løpende kontakt med ordfører og varaordfører, som gis vigselsmyndighet direkte i loven. Med forbehold om at man ikke har fullstendig oversikt over oppgavens totale omfang, anslår sekretariatet at man langt på vei bør kunne gjennomføre oppgaven innenfor dagens budsjettrammer. En forutsetning er at tilbudet ikke utvides i forhold til det domstolene tradisjonelt har hatt. På denne bakgrunn foreslås det å delegere ansvaret for oppfølgingen av kommunens vigselstilbud til Politisk sekretariat. Det foreslås at følgende personer ved sekretariatet gis vigselskompetanse: Eirik Lindstrøm, Tone Halvorsen, Anne-Grete Bukier, Stig Olai Kapskarmo, Mette Rambøl, Bente Skåret og Kjersti Flattum Saturday. Det foreslås videre å gi vigselskompetanse til én person fra en annen avdeling slik at vedkommende kan fungere som en reserveløsning dersom hele politisk sekretariat er opptatt, eksempelvis med seminar, kurs e.l. Det foreslås derfor å deleger vigselskompetanse til rådmannens stabssjef Øyvind Brandt. Øvrige rammer for det kommunale vigselstilbudet Departementet kan gi utfyllende regler om vigselsordningen gjennom forskrift og rundskriv. I brev av 01.09.17 opplyser departementet at det tas sikte på å ferdigstille disse i løpet av september. Samtidig er det forutsatt i lovvedtaket og proposisjonen at den enkelte kommune skal ha et betydelig handlingsrom med hensyn til organisering av vigselstilbudet ut fra lokale ønsker og prioriteringer. Som et utgangspunkt foreslås det at man i Bærum legger opp til et vigselstilbud som er sammenlignbart med det domstolene tradisjonelt har hatt, og som innfrir de minimumskrav som oppstilles i regelverket. Dernest kan utvidelser av tilbudet eventuelt vurderes etter at man har hatt ansvaret en periode og gjort noen erfaringer med hvordan det oppleves.
10 På denne bakgrunn foreslås følgende når det gjelder det nærmere innholdet i vigselstilbudet i Bærum: Omfang Avhengig av kapasitet og etterspørsel foreslås det å tilby vigsler enten 1 eller 2 dager pr. uke. Det virker naturlig å fortsette med fredager klokken 13:00 som et hovedtidspunkt. Det er viktig at tilbudet ikke gjøres for omfattende dersom det skal gjennomføres innenfor gjeldende ressursrammer. Det minnes om at et tilbud om ukentlige vigsler, likevel er et godt tilbud og i tråd med det som i dag tilbys i sammenliknbare kommuner. I tillegg til selve seremonien vil kommunen måtte påregne noe tidsbruk til administrativt for- og etterarbeid. Dette vil blant annet omfatte å håndtere bestilling av timer til vigsler, besvarelse av spørsmål fra publikum, utstedelse av midlertidig vigselsattest, samt retur av prøvingsattest til Skatteetaten. Hvem skal tilbudet gjelde for? Kommunen plikter å ha et vigselstilbud til egne innbyggere. Det er tilstrekkelig at én av brudefolkene er bosatt i kommunen. Hvem som anses å være bosatt i kommunen følger av de alminnelige regler om folkeregistrering av bostedsadresse. Som hovedregel vil brudefolk som ikke er bosatt i Bærum, ikke ha noen rett til å få inngå ekteskap her. Kommunen kan i prinsippet likevel velge å tilby vigsler også for denne gruppen. Det anbefales ikke at Bærum utvider sitt tilbud til å omfatte andre kommuners borgere i denne omgang. Ekteskapsloven forutsetter at alle som oppfyller vilkårene for inngåelse av ekteskap og kravene til prøving, har krav på vigsel i Norge. Det følger således uttrykkelig av loven at utenlandske statsborgere som har lovlig opphold, men ikke er fast bosatt her i landet, kan inngå ekteskap i Norge. Siden denne gruppen personer ikke er «innbyggere» i noen bestemt kommune, følger det av lovvedtaket at alle kommuner har plikt til å foreta vigsler for disse brudeparene, gitt at vilkårene for øvrig er oppfylt. Når og hvor skal vielsene finne sted? Lovproposisjonen understreker betydningen av å opprettholde vigselens seremonielle karakter, og viser i denne sammenheng til at bruk av egnede lokaler og det borgerlige vigselsformularet er avgjørende tiltak i så måte. I tråd med dagens praksis foreslås å videreføre at vigslene finner sted i Bærum rådhus som har et egnet og høytidelig innredet vigselsrom. Rådhuset er sentralt plassert i Sandvika og lett tilgjengelig med offentlig kommunikasjon fra de fleste steder i kommunen. Videre foreslås det å videreføre domstolenes praksis om at vigsler ikke foretas utenom kontortid eller på andre steder enn i rådhuset. En slik praksis sikrer likebehandling da det er vanskelig å se for seg at kommunen vil ha kapasitet til å imøtekomme alle ønsker om vigsler utenfor arbeidstid og på andre lokasjoner. Det kan oppleves som urettferdig dersom man åpner for at noen kan få vie seg på andre tider og steder, men ikke alle. Samtidig foreslås det å overlate til politisk sekretariat å vurdere om man i enkelttilfeller skal åpne for å gjennomføre vigsler på andre steder enn rådhuset og andre dager/tider enn alminnelig
11 kontortid. Tanken er at man gjennom en slik prøveordning kan opparbeide seg noen erfaringer som vil være verdifulle ved en senere evaluering. Prøveordningen vil i så fall innebære at det påløper ekstra kostnader som brudeparet må dekke, hovedsakelig overtidsbetaling for medgått tid til vigsleren. Seremoniens innhold Det borgerlige vigselsformularet er fastsatt ved kongelig resolusjon og skal benyttes ved gjennomføringen av borgerlige vigsler. Formularet setter et minimumskrav til innholdet i vigselen, men det er i prinsippet rom for å tilpasse seremonien med for eksempel sang, musikk, utveksling av ringer, tekstlesing e.l. I utgangspunktet anbefales det at man viderefører domstolenes praksis med å sette av inntil 15 minutter pr. vigsel i rådhuset. Av disse vil 5 minutter medgå til den obligatoriske lesingen av vigselsformularet. Brudeparet vil dermed ha ca. 10 minutter tilgjengelig til andre aktiviteter som musikk, tekstlesing e.l. som de selv er ansvarlig for å tilrettelegge for. Domstolene opplyser at dette fungerer godt i praksis. Det foreslås å videreføre domstolenes praksis om å ha et tilbud om å gjennomføre vigsler på norsk og engelsk. Dette er kompetanse kommunen skal klare å stille med. Dersom en av partene ikke forstår et av disse språkene, plikter disse selv å stille med kvalifisert tolk og dekke utgiftene forbundet med dette. Kostnader for brudeparet Det følger av ekteskapsloven at kommunens alminnelige vigselstilbud skal være gratis for kommunens egne innbyggere. Dersom kommunen åpner for at vigsler kan skje utenfor kommunens ordinære lokaler, utover ordinære åpningstider eller for brudefolk som ikke er bosatt i kommunen, kan kommunen kreve dekket merkostnader ved dette. Eksempler på slike kostnader er utgifter for lønn til vigsleren og kostnader knyttet til bruk av kommunale lokaler. Kommunen må i så fall regulere hvilke kostnader som kan kreves dekket. Det skal ikke være anledning for kommunen til å ta betaling for gjennomføring av vigsler ut over dekning av nødvendige, påregnelige merkostnader. Vigseltilbudet som beskrives i denne saken vil være gratis for brudeparet. Samtidig kan det skje at tilbudet utvides eller at det oppstår uforutsette unntakssituasjoner. Det anbefales at det overlates til politisk sekretariat å konkretisere eventuelle utgifter som helt unntaksvis kan påløpe, og påse at disse kommuniseres til brudeparet på forhånd. I utgangspunktet vil dette kun dreie seg om overtidsbetaling for medgått tid til vigsleren. Nærmere retningslinjer og informasjonsskriv Det er varslet at departementet vil gi utfyllende regler om vigselsordningen gjennom forskrift og rundskriv i løpet av september. Samtidig er dette et arbeid som kan bli forsinket. Kommunen mottar allerede en rekke henvendelser fra publikum knyttet til vigsler i 2018. Det er derfor viktig at man får klargjort noen overordnede rammer for det kommunale vigselstilbudet så raskt som mulig. Det er lite sannsynlig at rammene som beskrives i denne saken vil være i strid med forskrift og rundskriv. Det vises til at det er forutsatt at den enkelte kommune skal ha et betydelig handlingsrom med hensyn til organisering av vigselstilbudet ut fra lokale ønsker og prioriteringer. Kommunene bestemmer selv om de lokale tilpasningene skal framgå av egen forskrift eller vedtas på annen måte. Skulle det mot formodning i etterkant oppstå motstrid, vil politisk sekretariat komme tilbake til kommunestyret med en ny sak for å klargjøre forholdet.
12 Det anbefales at man overlater til politisk sekretariat å utarbeide nærmere retningslinjer og informasjonsskriv om rutinene for borgerlige vigsler i Bærum, innenfor rammene av de føringene som gis i denne saken. Aktuelle forhold å omtale nærmere er for eksempel vilkårene for vigsler i Bærum, tid og sted for vigsler, rutiner for bestilling av tid, administrative rutiner (dokumentasjonskrav, saksbehandlingstid osv.), informasjon om hvordan seremonien foregår, utgifter som unntaksvis kan påløpe osv. Det vil videre være viktig å utarbeide god informasjon som kan publiseres på kommunens nettsider. Evaluering Politisk sekretariat antar at det er naturlig å evaluere ordningen etter at den har vært virksom en viss tid, anslagsvis ca. ett år. Man vil da ha opparbeidet seg bedre oversikt over hvor arbeidskrevende ordningen er å håndtere, samt hvilken etterspørsel etter endringer som kommer fra publikum. Det gir et bedre grunnlag for å vurdere om det er et konkret behov for å eksempelvis utvide tilbudet til å omfatte vigsler på andre steder enn rådhuset og andre dager/tider enn alminnelig kontortid. Vedlegg: Informasjon om endringer i ekteskapsloven kommunale vigsler 3721049 (4711454) Prp 91 L 2016-2017 3721050 Informasjon om ikrafttredelse av endringer i ekteskapsloven fra 1. januar 3721051 2018 kommunale vigsler (4791085) Behandlingen i møtet 19.09.2017 Formannskapet Votering: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Formannskapet-19.09.2017-176/17: Innstilling: 1. Kommunestyret delegerer vigselsmyndighet til følgende ansatte ved Politisk sekretariat: Eirik Lindstrøm, Tone Halvorsen, Anne-Grete Bukier, Stig Olai Kapskarmo, Mette Rambøl, Bente Skåret og Kjersti Flattum Saturday. Myndigheten er delegert fra og med 01.01.18. 2. Kommunestyret delegerer vigselsmyndighet til Øyvind Brandt. Myndigheten er delegert fra og med 01.01.18. 3. Politisk sekretariat bes følge opp saken og opprette et kommunalt vigselstilbud fra 01.01.18 i tråd med gjeldende lovvedtak og føringene gitt ved behandlingen av denne saken. 4. Politisk sekretariat kan utarbeide nærmere retningslinjer og informasjonsskriv om det kommunale vigselstilbudet. 5. Kommunestyrets vedtak om delegering av myndighet til Politisk sekretariat inntas i del 2 av kommunens «Reglementer for folkevalgte organers virksomhet».
13 BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 29.08.2017 17/8042 17/181549 Saksbehandler: Eirik Lindstrøm Saksansvarlig: Eirik Lindstrøm Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Kommunestyret 27.09.2017 094/17 Godtgjøringsnivå for rådene - Endringer i kommunens godtgjøringsreglement Godtgjøringsutvalgets forslag til vedtak: 1. Endringer i kommunens «Reglement om godtgjørelser mv. til medlemmer av styrer, utvalg, komitéer, nemnder og råd» vedtas i tråd med vedlagte forslag. 2. Endringene trer i kraft 01.10.17. SAKEN I KORTE TREKK Bakgrunn Godtgjøringsutvalget mottok den 06.06.17 en henvendelse fra leder og nestleder av eldrerådet der det anføres at godtgjøringen til rådets medlemmer er for lav når man ser hen til den innsats og aktivitet som medlemmene nedlegger. Utvalget ble derfor bedt om å foreslå en økning av godtgjøringen til rådene. Kommunestyret behandlet i møte den 21.06.17 en sak vedrørende godtgjøring til medlemmer av det nye ungdomsrådet. Saken ble utsatt da lederen for godtgjøringsutvalget viste til henvendelsen fra eldrerådet og anbefalte at utvalget over sommeren kunne komme tilbake til kommunestyret med én sak som generelt vurderer hvilken godtgjøringsordning som bør gjelde for de tre kommunale rådene.
14 Problemstillinger I nærværende sak reises to hovedproblemstillinger til diskusjon: 1. Hvilket godtgjørelsesnivå bør gjelde for medlemmer av rådene? 2. Skal de tre rådene i denne sammenheng behandles likt, eller er det grunnlag for å differensiere mellom dem? Ad 1: Rådenes godtgjørelsesnivå Godtgjøringsutvalget mener at man generelt bør tilstrebe at godtgjøringssatsene ligger mest mulig fast i kommunestyreperioden, og at eventuelle endringer vurderes i forbindelse med den revisjon av reglementet som tradisjonelt gjøres mot slutten av perioden. Utvalget viser til at det i forbindelse med inngangen til inneværende kommunestyreperiode ble foretatt en fullstendig revisjon av reglementet, der man blant annet vurderte nivået på godtgjørelsene for de ulike verv og kombinasjoner av verv. I forbindelse med denne revisjonen ble det foretatt en generell økning av godtgjørelsesnivået, blant annet ved at det grunnbeløpet som godtgjøringssatsene beregnes ut fra, ble oppjustert fra 80 % til 90 % av gjeldende statsrådslønn. Beregningsgrunnlaget i godtgjøringsreglementet blir videre justert en gang i året, i tråd med de reguleringer som foretas i statsrådslønnen. Samtidig ser utvalget at rådene honoreres lavt sammenliknet med øvrige politiske styringsorganer. Det vises til at det kun er rådets leder som tilstås fast basisgodtgjørelse, samt at rådene har en lavere sats for variabel møtegodtgjørelse. Rådene nedlegger en god arbeidsinnsats og fyller en viktig funksjon som premissleverandør og rådgiver i forkant av den politiske behandlingen av sakene. Det er viktig at rådenes godtgjørelse står i forhold til innsatsen som nedlegges og ikke settes så lavt at den kan virke demotiverende overfor personer som ønsker å bidra. Samtidig mener godtgjøringsutvalget at det ikke er noen målsetting at godtgjørelsen settes så høyt at den i seg selv blir den fremste motivasjonsfaktoren for at personer ønsker å bidra i råd og politiske utvalg. Videre er det en grunnleggende forskjell mellom rådene som har rådgivende kompetanse, og de politiske utvalgene som har en annen rolle med budsjettansvar og selvstendig avgjørelsesmyndighet innenfor sine områder. Etter en helhetsvurdering anbefaler godtgjøringsutvalget at gjeldende godtgjøringsreglement endres slik at lederen av rådet tilstås en fast årlig basisgodtgjørelse på 4 % av beregningsgrunnlaget, dvs. en økning fra 34 944 kroner til 46 592 kroner. Videre anbefales det at rådets nestleder tilstås en fast årlig basisgodtgjørelse på 2 % av beregningsgrunnlaget, dvs. 23 296 kroner. Endelig anbefales det at den variable møtesatsen for medlemmer og varamedlemmer økes fra 0,09 % til 0,12 % av beregningsgrunnlaget, det vil i praksis si en økning fra 1048 kroner til 1398 kroner. Sistnevnte sats er samme som gjelder for møter i øvrige politiske utvalg, med unntak av kommunestyret der satsen er noe høyere. Det er også et selvstendig poeng at dette er samme satsen som utvalget har kommet til at man vil anbefale at skal gjelde for ungdomsrådets medlemmer, jf. nedenfor. Merkostnaden som følge av forslaget blir ca. 130 000 kroner. I tillegg kommer kostnaden til godtgjøring av medlemmene av det nye ungdomsrådet, jf. nedenfor.
15 Endringene foreslås iverksatt fra 01.10.17. Ad 2: Særlig om ungdomsrådet Godtgjøringsutvalget mener det er naturlig å ta utgangspunkt i at det har vært en overordnet føring fra kommunestyret at ungdomsrådet skal være likestilt med de to øvrige kommunale rådene, både med hensyn til funksjon (rådgivende) og arbeidsmåte. Dette taler for at det ikke bør differensieres mellom godtgjøringene som tilstås medlemmene av de ulike rådene. På den annen side ønsker godtgjøringsutvalget å vise til at det her er snakk om å etablere et helt nytt organ, som man foreløpig ikke kjenner den konkrete arbeidsmengden og møtefrekvensen til. Ungdomsrådet skiller seg også fra de øvrige rådene ved at det ikke er et lovpålagt organ. Godtgjøringsutvalget mener endelig at det er et viktig hensyn at det ikke skapes for store interne forskjeller mellom ungdommene som er medlem av rådet. Samtidig bør man forsøke å ta hensyn til at det innebærer et noe større ansvar å ha ledervervet i rådet. Etter en helhetsvurdering anbefaler godtgjøringsutvalget at det ikke betales fast årlig basisgodtgjørelse til noen av representantene i ungdomsrådet. Når det gjelder den variable møtesatsen anbefaler utvalget at rådets leder tilstås en møtesats på 0,18 % av beregningsgrunnlaget, som p.t. utgjør 2097 kroner. Dette er samme sats som gjelder for møter i kommunestyret. Når det gjelder rådets øvrige medlemmer og varamedlemmer anbefales det en møtesats på 0,12 % av beregningsgrunnlaget, som p.t. utgjør 1398 kroner. Dette er samme sats som gjelder for møter i øvrige politiske utvalg og som anbefales for de øvrige rådene. Endringene vedrørende ungdomsrådet foreslås iverksatt 01.10.17. Dette sikrer at man har et system for godtgjøring av rådets medlemmer på plass når de starter opp sin virksomhet i løpet av høsten 2017. Merkostnaden som følge av opprettelsen av ungdomsrådet anslås til ca. 147 000 kroner. Det er da tatt utgangspunkt i at rådet vil ha 10 møter pr. år. Den totale merkostnaden som følge av forslagene omtalt i denne saken stipuleres dermed samlet til 277 000 kroner. Vedlagt følger utkast til de endringer i punkt 16 i kommunens godtgjøringsreglement som anses nødvendig for å gjennomføre forslagene beskrevet i denne saken. Vedlegg: Forslag nye satser 3705068
16 BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 20.09.2017 N - 125 17/23850 17/197247 Saksbehandler: Tone Halvorsen Saksansvarlig: Tone Halvorsen Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Kommunestyret 27.09.2017 095/17 Referatsaker Forslag til vedtak: Refererte dokumenter tas til orientering slik de foreligger. Refererte dokumenter til orientering: