SPESIELLE KONTRAKTSVILKÅR er utarbeidet spesielt for denne anskaffelsen. For øvrige bestemmelser henvises det til alminnelige kontraktsvilkår. Ved strid mellom bestemmelsene viker alminnelige kontraktsvilkår. 1. FAKTURERINGSVILKÅR Troms fylkeskommune og Troms fylkestrafikk skal kun motta faktura og kreditnota elektronisk. Fakturaadresse Troms fylkeskommune: Troms fylkeskommune <Navn på skole/tannklinikk/etat/senter> Postboks 338 Alnabru 0614 OSLO Faktura i pdf-format kan sendes per e-post til: troms-fylke@nets.eu. Vi oppfordrer våre leverandører til å benytte efaktura. Vår efakturaadresse er vårt org.nr. 864 870 732 og vårt aksesspunkt er Nets. Fakturaadresse Troms fylkestrafikk: Troms Fylkestrafikk FKF Postboks 299 Alnabru 0614 OSLO efaktura til Troms Fylkestrafikk sendes til fakturaadresse 996 461 386 (org.nr.). Alle fakturaer skal uten unntak sendes til oppgitt fakturaadresse eller e-post ovenfor, eller aller helst som elektronisk (EHF) faktura. For å sikre god fakturabehandling er det viktig at retningslinjene følges. Les mer om disse her: Elektronisk faktura til Troms fylkeskommune Krav til merking, format og innhold Vi gjør oppmerksom på at: Alle fakturaer til Troms fylkeskommune SKAL ha oppgitt et 5-sifret-ressursnummer som bestillingsreferanse - uansett format (de 5 sifrene skal stå i fakturafeltet «Deres ref.») Faktura som er feiladressert vil returneres til leverandør Faktura som ikke oppfyller krav til innhold, kvalitet eller merking vil bli returnert Direktoratet for forvaltning og IKT har laget retningslinjene for elektronisk faktura. Disse finner du her. Konkurranse vedr. kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy Side 1 av 6
2. GJENNOMFØRING AV LEVERANSEN 1.1. Generelt I forbindelse med de programvare som er angitt i vedlegg 1 skal leverandøren gi oppdragsgiver tilgang til de programrettelser som periodevis utgis. 1.2. Leverandørens ansvar og kompetanse Leverandøren skal ha de nødvendige autorisasjoner og rettigheter mv. i forhold til programvare og utstyr som skal vedlikeholdes etter avtalen. Leverandøren skal ta nødvendige forholdsregler for å unngå at oppdragsgivers utstyr/programvare blir rammet av virus ved leverandørens ytelser i henhold til denne avtalen. Dette inkluderer et ansvar for gjennomføring av oppdaterte virustester og eventuelle mottiltak i forhold til vedlikeholds- og servicetjenestene der dette er relevant. 1.3. Dokumentasjon Leverandøren skal regelmessig gi oppdragsgiver oversiktlig dokumentasjon som på en tilfredsstillende måte for oppdragsgiver beskriver hvilket vedlikehold og hvilken service som er utført. Dette inkluderer dokumentasjon av endringer og modifikasjoner som leverandøren utfører i henhold til avtalen. Hvis dokumentasjonen er nødvendig for oppdragsgivers bruk av utstyr eller programvare, skal dokumentasjon eller nødvendig instruksjon gis uten ugrunnet opphold. 1.4. Overføring av avtalen til Oppdragsgiver eller til tredjepart Leverandøren har plikt til å bistå oppdragsgiver eller tredjepart utpekt av oppdragsgiver med å komplettere dokumentasjonen av vedlikeholdstjenestene for overføring til oppdragsgiver eller ny leverandør. 1.5. Brukerstøtte Hvis avtalen omfatter brukerstøtte skal tjenesten være beskrevet i kravspesifikasjon og leverandørens tilbud. Dersom de angitte fristene i kravspesifikasjonen ikke overholdes, kan oppdragsgiver kreve prisavslag iht. pkt. 9.3. 3. UNDERSØKELSESPLIKT OG MELDING AV FEIL 1.6. Test og akseptanse Etter implementering skal systemet utprøves i en periode før aksept foretas i samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør. Når systemet er funnet levert i henhold til oppdragsgivers krav skal akseptansedokument signeres av begge parter og leveransen anses som godkjent. Dato på signert akseptansedokument regnes som leveringsdag. Oppdragsgiver kan ikke nekte å godkjenne leveransen dersom de påpekte feil er uvesentlige for oppdragsgivers bruk. A- og B-feil anses hver for seg som vesentlige. C-feil anses som uvesentlige, med mindre flere C-feil samlet sett medfører at godkjennelse vil være klart urimelig. 1.7. Melding av feil Oppdragsgiver skal melde feil uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal bistå med å rette feilen innenfor de rammer som er definert i kravspesifikasjon. Konkurranse vedr. kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy Side 2 av 6
Hvis nødvendige rettelser bare gjøres tilgjengelige for oppdragsgiver ved utsending av ny versjon av programmet, er også den nye versjonen inkludert i vederlaget. Leverandøren kan bare feilrette ved levering av ny versjon dersom oppdragsgiver kan nyttiggjøre seg denne på oppdragsgivers eksisterende tekniske plattform. Hvis dette vil føre til komplikasjoner i forhold til andre deler av oppdragsgivers systemportefølje, har oppdragsgiver rett til å kreve at feilen rettes på annen måte. 1.8. Feilkategorier Feil skal kategoriseres etter følgende inndeling: Nivå Kategori Beskrivelse A Kritisk feil - Feil som medfører at systemet stopper, at data går tapt eller at andre funksjoner som er kritiske for oppdragsgiver ikke er levert eller ikke virker som avtalt. - Dokumentasjonen er ufullstendig eller misvisende og dette medfører at oppdragsgiver ikke kan bruke systemet eller vesentlige deler av det. B Alvorlig feil - Feil som fører til at funksjoner som er viktige for oppdragsgiver ikke virker som beskrevet i avtalen og som det er tids- og ressurskrevende å omgå. - Dokumentasjonen er ufullstendig eller misvisende og dette medfører at oppdragsgiver ikke kan benytte funksjoner som er viktige for C Mindre alvorlig feil oppdragsgiver. - Feil som fører til at enkeltfunksjoner ikke virker som avtalt, men som oppdragsgiver relativt lett kan omgå. - Dokumentasjonen er mangelfull, upresis eller kan lett misforstås. 1.9. Installering av programrettelser mv. Hvis leverandøren er ansvarlig for å installere programrettelser m.v., skal dette skje på alle enheter i oppdragsgivers anlegg som har den aktuelle programvare og som er omfattet av avtalen. Dette skal gjøres innen en spesifikk tidsfrist hvis dette er avtalt, og under enhver omstendighet uten ugrunnet opphold etter at programrettelsen er klar for installasjon. 1.10. Nye versjoner Nye versjoner av programvare som er spesifisert i leverandørs tilbud er inkludert i avtalen. Når nye versjoner av programvare er utgitt, skal leverandøren så snart som mulig sende oppdragsgiver disse. Når en ny versjon av et program skal gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver, skal leverandøren, med mindre annet er avtalt, installere den nye versjonen på alle enheter oppdragsgiver ønsker, og som omfattes av avtalen. Oppdragsgiver kan motsette seg å installere ny versjon av programmet dersom det medfører oppgradering av oppdragsgivers eksisterende tekniske plattform. Leverandøren har plikt til å gjøre tilgjengelig nye versjoner av programvare m.v. Som denne avtalen omfatter, i god tid slik at oppdragsgiver kan følge anbefalt oppgraderingstakt når det gjelder nye versjoner av basisprogramvare og standardprogramvare som inngår i oppdragsgivers tekniske plattform. Konkurranse vedr. kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy Side 3 av 6
4. VEDERLAG Utlegg ved reiser dekkes bare i den grad de er avtalt på forhånd. Reise- og diettkostnader skal spesifiseres særskilt, og dekkes etter Statens gjeldende satser hvis ikke annet er avtalt. Kostnader vedrørende implementering, integrering og opplæring skal inkluderes iden inngitte prisen i prisskjema. Oppdragsgiver skal med andre ord ikke ha andre kostnader i forbindelse med implementering, integrering og opplæring enn det som fremkommer i prisskjema. 5. DISPOSISJONSRETT TIL PROGRAMMER MV. 1.11. Begrenset disposisjonsrett Oppdragsgiver får en begrenset disposisjonsrett til programvaren som inngår i leveransen. Disposisjonsretten omfatter de rettigheter som er nødvendig for at oppdragsgiver skal kunne utnytte leveransen som avtalt, herunder rett til å fremstille det antall eksemplarer av programmene som følger av normale drifts- og sikkerhetsrutiner. Disposisjonsretten løper fra avtalens undertegning, uten noen tidsbegrensning eller oppsigelsesadgang, med mindre annet er avtalt av partene. Vederlaget for disposisjonsretten til programmene, herunder eventuelle forutsetninger og begrensninger, for eksempel i forhold til antall brukere eller sted/utstyr for utøvelse av disposisjonsretten, er beskrevet i vedlegg 1 og 2. Oppdragsgiver har ikke adgang til å overlate programmer eller kopier av programmene til tredjemann uten skriftlig samtykke fra leverandøren, med mindre dette skjer i forbindelse med driftstjenester fra en driftsleverandør. 1.12. Rettigheter til tilpasninger Leverandøren beholder opphavsretten til tilpasninger som utvikles spesielt for oppdragsgiver med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet. Oppdragsgiver får en tidsubegrenset, vederlagsfri og ikke-eksklusiv rett til å utnytte de enkelte deler av programvaren som utvikles eller tilpasses spesielt for oppdragsgiver (utvidet disposisjonsrett). Utvidet disposisjonsrett omfatter rett til å bruke, kopiere, modifisere og videreutvikle tilpasningene, enten selv eller ved hjelp av tredjepart. Oppdragsgiver har rett til å gi tilsvarende utvidet disposisjonsrett til annen offentlig virksomhet. Kildekode med tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon av tilpasningene skal overleveres til oppdragsgiver innen ti (10) virkedager etter leveringsdag med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet. 6. FRI PROGRAMVARE Dersom fri programvare skal benyttes i forbindelse med leveransen, skal leverandøren utarbeide en oversikt over den aktuelle frie programvare. Oversikten inntas i eget vedlegg i avtalen sammen med kopi av de lisensbetingelsene som gjelder for den aktuelle frie programvare. Konkurranse vedr. kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy Side 4 av 6
Leverandøren skal påse at det ikke benyttes fri programvare med lisensbetingelser som er uforenlige med kravene til leveransen eller som er uforenlige med lisensbetingelsene som gjelder for annen programvare som inngår i leveransen. 7. MISLIGHOLD 1.13. Krenkelse av andres immaterielle rettigheter (rettsmangel) Dersom de leverte ytelsene krenker opphavsrett eller andre immaterielle rettigheter som tilhører andre, er leverandøren forpliktet til å holde oppdragsgiver skadesløs, enten ved å skaffe den rettigheten som mangler, eller ved å skaffe oppdragsgiver disposisjonsrett til minst likeverdig ytelse. 8. SANKSJONER VED MISLIGHOLD 1.14. Tilbakehold av ytelser Ved leverandørens mislighold kan oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre oppdragsgivers krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av oppdragsgivers mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig. 1.15. Dagbot ved forsinkelse Blir ikke avtalt tidspunkt for levering, eller andre frister i kravspesifikasjonen overholdt, og det ikke skyldes force majeure eller oppdragsgivers forhold, foreligger en forsinkelse fra leverandørens side som gir grunnlag for dagbot. Dagboten påløper automatisk. Dagboten utgjør 0,15 prosent av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. Så lenge dagboten løper, kan oppdragsgiver ikke heve avtalen. Denne tidsbegrensningen gjelder imidlertid ikke hvis leverandøren, eller noen denne svarer for, har gjort seg skyldig i forsett eller grov uaktsomhet. Hvis bare en del av den avtalte ytelsen er forsinket, kan leverandøren kreve en nedsettelse av dagboten som står i forhold til oppdragsgivers mulighet til å nyttiggjøre seg den del av ytelsen som er levert. 1.16. Prisavslag Dersom det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes leverandøren å avhjelpe en mangel, har oppdragsgiver krav på forholdsmessig prisavslag. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning. 1.17. Heving Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den annen part etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Konkurranse vedr. kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy Side 5 av 6
Oppdragsgiver kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket. Vesentlig forsinkelse foreligger når levering ikke er skjedd når maksimal dagbot er nådd. 1.18. Erstatning En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinket driftsstart eller driftsavbrudd, som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra den misligholdende partens side, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. Dagbøter kommer til fradrag i eventuell erstatning for samme forsinkelse. 1.19. Erstatningsbegrensning Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tap av data anses som indirekte tap, bortsett fra hvor dette skyldes datahåndtering som er leverandørens ansvar under avtalen. Samlet erstatning i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer kontraktssummen eksklusiv merverdiavgift. Har leverandøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene. 9. ØVRIGE BESTEMMELSER 1.20. Risiko for utstyr og programmer Risikoen for skade som skjer på utstyr og leverte programeksemplarer mv. På grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra leverandøren til oppdragsgiver ved faktisk levering. Hvis det inntreffer slik skade eller slikt tap mens oppdragsgiver bærer risikoen, har oppdragsgiver krav på ny levering dersom det kan skje uten særlig ulempe for leverandøren og mot å dekke leverandørens direkte kostnader uten fortjeneste. 1.21. Overdragelse av rettigheter og plikter I den grad oppdragsgiver er en offentlig virksomhet kan oppdragsgiver helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til annen norsk offentlig virksomhet, som da er berettiget til tilsvarende vilkår. Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra oppdragsgiver. Dette gjelder også hvis leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap eller annet selskap i samme konsern. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Rett til vederlag etter avtalen kan fritt overdras, men fritar ikke leverandøren for hans plikter og ansvar. 1.22. Endring av oppdragsgivers systemer Oppdragsgiver kan komme til å bytte ut enkelte av sine systemer i avtaleperioden. Leverandøren plikter da å bistå oppdragsgiver eller tredjepart utpekt av oppdragsgiver med å integrere leverandørs system i oppdragsgivers nye systemer. Konkurranse vedr. kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy Side 6 av 6