Tynset kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget ------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtested: Formannskapssalen, Tynset Rådhus Møtedato: Torsdag 20. april 2017 Tid: Kl. 13:00 Saknr. 9-15 Til stede på møtet: Medlemmer: Odd Erik Resell Ingrid Lium Ketil Leteng Marit Motrøen Terje Hylen Forfall: Signe Marit Lium Merknader: Ordfører Merete Myhre Moen deltok innledningsvis i møte. Møtesekretær presenterte en presentasjon om kontrollutvalgets oppgaver og rolle samt hvilke saker kontrollutvalget har behandlet i siste periode. Ordfører ønsker å delta i 2 møter i kontrollutvalget for nærmere dialog og at rådmann i større grad blir invitert for å orientere om aktuelle saker kontrollutvalget ønsker nærmere belyst. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Norvald Veland Ordfører: Merete Myhre Moen (dialogmøte og sak 11/17) Fra administrasjonen: Rådmann Arild Einar Trøen (sak 11/17) Økonomisjef Per Østigard (sak 11/17) Frå revisjon KPMG Ingunn Olsson (sak 11/17) Møtet ble avsluttet kl. 15.30. Tynset, 20. april 2017 Norvald Veland Norvald Veland møtesekretær Neste møte: Torsdag 1. juni 2017 Møteprotokoll, møte 20. april 2017 Side 1 av 6
09/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Innkalling og saksliste til møte 20.04.17 godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Innkalling og saksliste til møte 20.04.17 godkjennes. 10/2017 Protokoll fra møte 21.02.17 Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.02.17 godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.02.17 godkjennes. 11/2017 Årsoppgjør Tynset kommune 2016 Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tynset kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef gjennomgikk hovedtall med budsjettavvik for året 2016 og nøkkeltallene fra Kommunal Rapport. Rådmann og økonomisjef svarte utfyllende på spørsmål fra utvalgets medlemmer underveis. Revisor refererte til revisjonsberetningen som ikke hadde noen merknader til årsregnskap og årsmelding for Tynset kommune 2016. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tynset kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Møteprotokoll, møte 20. april 2017 Side 2 av 6
12/2017 Konkurransegrunnlag forvaltningsrevisjon Forslag til kravspesifikasjon/prosjektbeskrivelse fra Abakus AS omarbeides som følger: 1. Hvilke vurderingskriterier lå til grunn for kommunens valg og forhandlinger om kjøp av «Jordkjendbygget»? 2. Hva var grunnlaget for at forhandlinger gikk med leietaker og ikke direkte med eier av bygget når det samtidig skulle foretas store investeringer i bygget? 3. Ble forhandlingsprosessen tilstrekkelig grad forankret politisk og hvilke fullmakter var gitt politisk? 4. Ble anbud anskaffelse lokaler til ny brannstasjon utlyst samt innhenting anbud nødvendig ombygging? 5. I hvor stor grad ble brukere (Midt-Hedmark brann- og redning IKS) involvert og andre nødvendige instanser som bl.a. Arbeidstilsynet som skulle godkjenne de nødvendige bygningsmessige installasjoner? Ovenstående bes inntatt i kravspesifikasjon/prosjektbeskrivelsen som utsendes ved innhenting av anbud. Rapport ønskes ferdig for behandling i kontrollutvalgets møte den 28.09.17. Tilbydere bør forholde seg til en ramme innenfor kr. 100.000. Kontrollutvalget gjennomgikk spørsmål og forslag til kravspesifikasjon og gjorde en endring og en tilføyelse til innstilling til vedtak. Forslag til kravspesifikasjon/prosjektbeskrivelse fra Abakus AS omarbeides som følger: 1 Hvilke vurderingskriterier lå til grunn for kommunens valg og forhandlinger om kjøp av «Jordkjendbygget»? 2 Hva var grunnlaget for at forhandlinger gikk med leietaker og ikke direkte med eier av bygget når det samtidig skulle foretas store investeringer i bygget? 3 Ble forhandlingsprosessen tilstrekkelig grad forankret politisk og hvilke fullmakter var gitt politisk? 4 Ble anbud anskaffelse lokaler til ny brannstasjon utlyst samt innhenting anbud nødvendig ombygging? 5 I hvor stor grad ble brukere (Midt-Hedmark brann- og redning IKS) involvert og andre nødvendige instanser som Arbeidstilsynet som skulle godkjenne de nødvendige bygningsmessige installasjoner? 6 Har kommunen gjennomført risikovurderinger i planleggings/beslutningsgrunnlag for investeringsprosjektet? Ovenstående bes inntatt i kravspesifikasjon/prosjektbeskrivelsen som utsendes ved innhenting av anbud. Rapport ønskes ferdig for behandling i kontrollutvalgets møte den 28.09.17. Tilbydere bør forholde seg til en ramme innenfor kr. 100.000. Møteprotokoll, møte 20. april 2017 Side 3 av 6
13/2017 Innkommet sak deltakelse forvaltningsrevisjon Midt-Hedmark brann og redning IKS 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Tynset kommune for 2017-2020 og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden 2010-2017? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene underproblemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 27 timer (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen 31.10.17. 7. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget diskuterte igjennom henvendelsen og innstilling til vedtak. I innstilling gjøres i pkt 4.1 i linje 2 påstander om til henvisninger varslinger. Videre henvises til Arbeidsmiljølovens 2,5 og 3,6 som omhandler håndtering av varslingssaker. 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Tynset kommune for 2017-2020 og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med henvisninger til varslinger om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden 2010-2017? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene underproblemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 3 Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 4 Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 27 timer (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen 31.10.17. Møteprotokoll, møte 20. april 2017 Side 4 av 6
5 Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Det henvises videre til Arbeidsmiljølovens 2.5 og 3.6 som omhandler håndtering av varslingssaker 14/2017 Orienteringssaker Saksdokumenter: Melding om politisk vedtak, kommunestyret sak 33/17 den 28.03.17 Valg av leverandør sekretariat for kontrollutvalget perioden 2017-2020; Odd Erik Resell, PP ble erklært habil. Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret 28.03.17: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret at Kontrollutvalg Fjell IKS blir valgt for kontrollutvalget for perioden 2017-2020. Melding om politisk vedtak, kommunestyret sak 26/17 den 28.03.17 Evaluering, oppfølging og avrunding av omstilling i helse- og omsorgssektoren: 1.Kommunestyret tar den foreliggende evalueringsrapporten til etterretning og finner at den danner en tilfredsstillende beskrivelse av hvordan rådmannen har fulgt opp vedtak i sak 56/16. 2. Kommunestyret gir sin tilslutning til at en nå, på grunnlag av de tiltak som beskrives i rapporten, kan gå videre med arbeidet mot en overgang fra omstillingsmodus til utviklingsmodus med fokus på et kontinuerlig forbedringsarbeid i sektoren. 3. Kommunestyret vil bidra til at det gis politiske føringer i utformingen med en revidert arbeidsgiverstrategi, og at dette ses i sammenheng med høringen av en ny kommunikasjonsstrategi og en felles gjennomgang av lov og avtaleverk for ansatte, tillitsvalgte og ledere. Evalueringsrapporten følger også vedlagt til orientering. Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Tynset kommune. Vedlagt følger skatteetatens kontrollrapport i brev av 15.02.17. Kontrollrapporten har ingen anmerkninger og skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger for 2016 verken gitt pålegg eller anbefalinger. Fagkonferanse Kontroll og tilsyn 7-8. juni 2017 Vedlagt følger invitasjon til fagkonferanse som FKT (Forum for Kontroll og Tilsyn) og årsmøte som skal avholdes i Tromsø 7. 8. juni. Saker tas til orientering. Møteprotokoll, møte 20. april 2017 Side 5 av 6
Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Saker ble tatt til orientering. Ingen deltakelse fra Tynset kontrollutvalg på fagkonferansen Kontroll og tilsyn den 7.-8. juni. 15/2017 Åpen post Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Forslag til sekretariatets møteplan for 2017 ble gjennomgått og diskutert. Kontrollutvalget vedtok følgende tilføyelser: Økonomi møter der tertialrapport behandles: 01.06.17 og 28.09.17 Møte/deltakelse fra ordfører: ( 2 årlig) 28.09.17 Oppfølgingssaker: Oversikt oppdateres til hvert møte I sak 46/16 29.11.16 fremla sekretariatet utkast til reglement for kontrollutvalget. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: Framlagt utkast er godt supplement for Kontrollutvalget og synes dekkende for kontrollutvalget sitt arbeid og ansvarsområde. Kontrollutvalget vedtok at reglementet sendes utvalgets medlemmer og at dette gjennomgås på nytt i nest møte 1. juni.. Sekretariatet har gjort henvendelse til øvrige kontrollutvalg som er deleiere i FARTT i henhold til vedtak sak 05/17 om gjennomføring av selskapskontroll. Alvdal kontrollutvalg har svar positivt at de ønsker å delta, Folldal har utsatt saken. Øvrige kontrollutvalg, Tolga og Rendalen har ikke behandlet henvendelsen. Tynset kontrollutvalg har ingen motforestillinger til at en av de øvrige kommuner er bestiller av selskapskontrollen da de har revisjonsavtale som inkluderer selskapskontroll og dermed ikke vil få ekstra kostnader. For Tynset vil det ikke medføre økt kostnad/fordeling. Møteprotokoll, møte 20. april 2017 Side 6 av 6