Endelig rapport etter undersøkelse av Kragerø kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Kragerø kommune Arkivkode: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Kontaktperson i kommunen: Postboks 128 3791 Kragerø Hilde J. Skindalen Tidsrom for undersøkelsen: 3. - 4. oktober 2012 Fra Statens kartverk: Anders Østeraas, leder Knut Holter Nils Arnt Moen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - I noen tilfeller skjer utlevering av personopplysninger fra matrikkelen uten registrering av den som mottar nabolister. - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.
2 Statens kartverk kom med følgende merknad under undersøkelsen: - Det går ikke fram av protokollene hvilke dokumenter som er grunnlag for forretningen og hvilke dokumenter som er kommet til under forretningen. Utarbeidet dato: 5. november 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Kragerø kommune i perioden 3. 4. oktober 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Kragerø kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 I noen tilfeller skjer utlevering av personopplysninger fra matrikkelen uten registrering av den som mottar nabolister. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av lokale firma som er kjent av kommunen. AVVIK 2 Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 27, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelloven 33 og 34 inneholder bestemmelser om innhold ved en oppmålingsforretning og merking og måling av grenser. Matrikkelforskriftens 27 har detaljerte krav til dokumentasjon før matrikkelføring, herunder 1. ledd bokstav d) -erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Matrikkelforskriftens 27, 2. ledd bokstav f) har bestemmelse om at kommunen skal kontrollere at det foreligger begrunnelse som oppfyller vilkårene for eventuelt ikke å merke eller måle alle grensene. Videre i kommentarene til denne står det at det skal dokumenteres at det eventuelt er adgang for å unnlate merking og måling, og at dette ikke er til ulempe for matrikkelenheten.
6 Matrikkelforskriften 38 har detaljerte krav til protokoll. Matrikkelforskriftens 41, 2. ledd siste setning sier at der grensemerking utelates, skal grenseforløpet koordinatbestemmes og beskrives. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk. Avviket bygger på følgende observasjoner: For alle sakene gjelder følgende: Det er ikke laget en rapport for målinger og beregninger, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden stiller opp krav til utforming av rapporten, herunder måle- og beregningsdokumentasjon. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. I to saker (12-1044 og 12-1336) kommer det ikke fram i protokollene hvordan og når varsel er gitt. I enkelte saker fremgår det ikke om det er opplyst at den som utfører oppmålingsforretningen står i noe personlig eller økonomisk forhold til noen av partene. I noen av de utleverte sakene er enkelte grensepunkt umerket. Det fremgår ikke av dokumentasjonen begrunnelse som oppfyller vilkårene for ikke å merke. I sak 12-1255 er ikke ny grense fra nedsatt grensemerke og ut i sjøen beskrevet (retningen grensa går ut i sjøen). 5. Merknader Det ble gitt følgende merknad under undersøkelsen: MERKNAD 1 Det går ikke fram av protokollene hvilke dokumenter som er grunnlag for forretningen og hvilke dokumenter som er kommet til under forretningen. Kommentar: Blankett for protokoll har et felt for opplysning om saksdokumenter, som med hensikt og for oversiktens skyld bør være utfylt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av sakene kom det fram at feltene for opplysning om saksdokumenter ikke er utfylt.
7 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 3. oktober 2012 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 4. oktober 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8
9
10
11
12
13
14 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012 5. Årsmelding for Kragerø kommune 2011 6. Kragerø kommune Politisk delegasjonsreglement vedtatt 13.12.2001 7. Kragerø kommune Administrativt delegasjonsreglement versjon 4, godkjent 29.3.2012 8. Organisasjonskart Kragerø kommune 9. Rutine for registrering av nye adresser / omadressering 10. Rutine for behandling av søknad om fradeling 11. Rutine for grensejustering 12. Rutine for føring av bygningsinformasjon 13. Rutine for krav om sletting av matrikkelenhet og retting av opplysninger i matrikkelen 14. Rutine for oppmålingsforretning 15. Rutine for oppretting av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning 16. Rutine for krav om innsyn i og / eller utlevering av matrikkelopplysninger 17. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger (alt. for grensejusteringssaker) 18. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
15 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Kragerø kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ole Magnus Stensrud Rådmann X X Per Arnstein Enhetsleder Bygg og areal. X X X Hilde J Skindalen Fagleder og matrikkelfører X X X Jon Hirsti Matrikkelfører X X X Knut Nyhus Matrikkelfører X X X Stein Ove Sannes Leder for servicetorget X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Knut Holter, Nils Arnt Moen og Anders Østeraas med sistnevnte som tilsynsleder.