Sakspapirer Å rsmøte 21. juni 2016 klokken 18.00 Welhavens gate 66 Innhold 1. Årsberetning... 2 2. Regnskap 2016... 5 3. Lovendring... 5 4. Innkomne forslag... 9 5. Handlingsplan 2017... 9 6. Budsjett 2017...10 7. Valg...10
1. Årsberetning Styresammensetning: Etter årsmøte 7. juni 2016 ble styret i Sydnes Fritidsklubb sammensetning som følger: Styreleder: Hans Clausen Nestleder: Rune André Hauge Styremedlem: Jon Eigil Thorsen Styremedlem: Chris Hagen Magnussen På første styremøte 21.09.16 konstituerte styret seg med følgende: Styreleder og lokalets koordinator: Hans Clausen Nestleder: Rune Andre Hauge Kasserer og eksternansvarlig: Jon E. Thorsen Sekretær: Chris Magnussen I løpet av høsten 2016 valgte Rune André Hauge å trekke seg fra styret. På samme tid ble styret supplert med Frode Christiansen, Marit Jakobsen og Renate Husevåg som frivillige. På styremøte 19.10.16 konstituerte styret seg på nytt med følgende sammensetning: Formann: Hans Clausen Viseformann, kasserer og eksternansvarlig: Jon E. Thorsen Sekretær: Chris Magnussen Styremedlemmer: Marit Jakobsen, Renate Husevåg, Frode Kristiansen Fra november 2016 ble også Sydnæs Bataljons sjef William Lønningen innkalt til alle styremøter og inkludert i styret. Styret har siden forrige årsmøte avholdt 8 ordinære styremøter. På møtene diskuteres fast økonomi, program, PR og andre aktuelle saker. Styret kommuniserer også i lukket gruppe på Facebook. Leieforhold og økonomi Et budsjett for perioden høst 2016 vår 2017 ble laget og vedtatt på styremøte 12.10.16 (se under). Dette er siden revidert i 2017 som vist i sak 6 under.. 2
Styrets arbeidsbudsjett for høst 2016 til vår 2017. Post Inn Ut Tilskudd fra Bryggesjauerne kr 9 000 Oppstartsstøtte Bergen Kommune kr 10 000 Driftsmidler Bergen Kommune kr 15 000 Prosjektstøtte Ungdom og Fritid kr 15 000 Frifondsmidler Ungdom og Fritid kr 30 000 Basar og bingo kr 17 000 Husleie, Sydnæs Bataljon kr 40 000 Mat og drikke (10 mnd a kr. 1200,-) kr 12 000 Utstyr, leker, spill, hobbyartikler etc. kr 20 000 Premier kr 7 000 PR kr 6 850 Kontingent Ungdom og fritid kr 1 150 Kurs Ungdomsarbeidere kr 10 000 Kontingent (sponset av sjauerne) kr 1 000 SUM kr 97 000 kr 97 000 Balanse kr - kr - På et styremøte i ESF 15.11.16 ble det diskutert hvordan leieforholdet mellom klubben og korpset best kunne formaliseres. Det ble da enighet om at det tegnes en ordinær leiekontrakt på kroner 3 500,- pr. måned. Om klubben ikke skulle evne å betale leie, vil vi bli nødt for å sende søknad til fremleier om ettergivelse av utestående leie. Siden leiekontrakten enda ikke er blitt forelagt har klubben p.t. ikke betalt noen husleie til korpset. Korpset har tatt på seg vaktmesteransvar i bygget, og får kroner 2000,- for dette. Oppgaver består blant annet i kosting og rydding utenfor og i bakgården, samt bytting av ødelagte lyspærer. Fritidsklubben har tatt på seg dette ansvaret siden klubben er i lokalet hver onsdag. Det har vært forsinkelser med å få på plass egen foreningskonto for klubben grunnet at hele styret som det ble registrert i Brønnøysund tilbake i 2015 måtte signere for å få opprettet denne. Foreningskonto kom på plass i mars 2017 og først da kunne man søke tilskudd fra kommunen. Regnskap fra 2016 viser derfor kun gaver fra Bryggesjauerne som inntekt. Det har siden vist seg at klubben ikke fikk driftsmidlerfra kommunen når oppstartstøtte ble bevilget. Man kunne heller ikke søke på prosjektmidler samme år denne oppstartstøtten var bevilget. Frifondsmidler krever samarbeid mellom tre klubber og er et større prosjekt som SF ikke har kapasitet til å ta på seg nå. På sikt i 2018 kan dette f.eks. bli et samarbeid med Sydnæs Bataljon, Lungegaardens Buekorps, Knutepunkt Møllaren eller andre aktører i nærmiljøet. Basar og bingo har ikke blitt gjennomført enda, heller ikke kurs for ungdomsarbeidere. På den annen side har man fått en ekstrabevilgning på kr. 10 000,- fra Fana Sparebank og en ekstra gave fra Bryggesjauerne på kr. 10 000,- 3
Aktiviteter: Klubben har hatt åpent hver onsdag utenom i høytider og i julen og må sies å ha høy forutsigbarhet med sine arrangementer. Hver måned har et tema. Oktober: Halloween og tegn monster med Kim Holm November: Juleverksted Desember: Stengt Januar: Åpningsfest og Istid-filmen 1 og 2 med ispinner. Februar: Geologi (i samarbeid med Norges Geologiske Forening) Mars: Bygge humlekasser April: Påskeverksted Mai: Spill og uteleker Juni: Korpsets stiftelsesdag, Parkdag og uteleker. Noen andre arrangement i 2016: 12. Juni 2016: Stand på Parkdagen i Nygårdsparken. Bueskyting, luftgevær og gateleker 17. September 2016: Åpent under Park(ing) Day som ble arrangert utenfor. Utlån av gateleker. Vi leverer ut månedsprogram på Møhlenpris Skole ved hvert månedsskifte. Bergenhus og Årstad Kulturkontor trykker opp disse for oss og skolen står for distribusjonen. Det har vært varierende fremmøte med mellom 4-20 besøkende på ordinære åpne dager. Halloween og Park(ing) Day var best besøkt med rundt 40-50 barn innom. Filmkveldene er best besøkt av de ordinære dagene, med fallende oppslutning i 2017. Vi ser ofte mindre besøk når det er andre konkurrerende aktiviteter i nærmiljøet og vi har merket at jentene har blitt mer og mer fraværende utover våren, særlig på de ordinære åpne dagene. Tilbakemeldinger vi har fått er at det faste aktivitetstilbudet er mest tilrettelagt gutter, og dette er noe styret ønsker at klubben skal rette tiltak for til høsten. Korpset har altså rekruttert en del nye medlemmer fra klubben. Vi har oppfordret Sydnæs Bataljon til samarbeid med Lungegaardens Buekorps når det gjelder både verving til korpset og flere medlemmer, brukere og jenter til klubben. Vi jobber også med å involvere ungdommene i korpsene og andre besøkende ungdom til å involvere seg i styrelsen av klubben da mye av forutsetningen for å motta prosjektmidler er brukerstyring fra de unge. Styret henstiller årsmøte til å godkjenne årsberetning for Sydnes Fritidsklubb 2016. 4
2. Regnskap 2016 Styret henstiller årsmøte til å godkjenne regnskap for Sydnes Fritidsklubb 2016. 3. Lovendring I søknad til Sydnæs Bataljon datert 3. mai 2017 ber Sydnes Fritidsklubb om vedtak for å legitimere dette årsmøte og valg av lover til fritidsklubben da dette ikke har blitt gjort på skikkelig måte da klubben ble registrert som egen organisasjon i Brønnøysundsregisteret 7. juli 2015. Styret i Sydnæs Bataljon har den 7. juni 2017 stemt over, vedtatt og signert fritidsklubbens vedtaksforslag med følgende ordlyd: Vedtaksforslag: «Sydnæs Bataljons styre vedtar å anerkjenne Sydnes Fritidsklubb, stiftet av Sydnæs Bataljon 7. oktober 1954, org.nr.915 633 072, som uavhengig Sydnæs Bataljon, underlagt sin egen generalforsamling/årsmøte, og med det sittende fritidsklubbstyre per 2017 som legitimt. Videre vedtar styret at medlemmer av Eldre Sydnæsgutters Forening samt Sydnæs Bataljons styre vil ha innledende stemmerett under Sydnes Fritidsklubbs årsmøte 2017, med formål å vedta reviderte lover som sikrer Sydnæs Bataljons interesser i fritidsklubben.» 5
Følgende er eksisterende vedtekter som registrert i Brønnøysundregisteret 07.07.15: VEDTEKTER SYDNES FRITIDSKLUBB 1. Organisasjonens navn er Sydnes Fritidsklubb. 2. Dets formål er å engasjere og aktivisere gutter og jenter i alderen 7 til 18 år i et fordomsfritt, inkluderende og rusfritt miljø.. 3. Fritidsklubbens rekrutteringsområde er Sydneshaugen, Nøstet, Møhlenpris og Dokken. 4. Fritidsklubbens øverste myndighet er Styret. Dette består av minimum tre faste styremedlemmer og to varamedlemmer, hvorav Eldre Sydnæsgutters Forening og Sydnæs bataljon skal oppnevne en representant hver. Det øvrige styret skal bestå av personer tilknyttet lokale frivillige eller ideelle organisasjoner. 5. Alle styremedlemmer velges for to år av gangen, varamedlemmer for ett. Valg foregår senest innen av utgangen av september annenhvert år. Kandidater og interesserte meldes styret i Eldre Sydnæsgutters Forening senest to uker før valget. 6. På første møtet etter valget konstituerer styret seg. Vervene som fordeles er Leder, nestleder, kasserer og sekretær. Et styremedlem kan inneha flere styreverv. 7. Styret fastsetter og bestemmer all kontingent. 8. Innmelding i klubben skjer gjennom styret. 9. For forandring av Fritidsklubbens vedtekter kreves det 2/3 flertall. Forandringer skal opplyses medlemmene senest 4 uker etter. 6
Følgende er forslag utarbeidet av styret i Sydnes Fritidsklubb, forelagt medlemsmøte i ESF og i brevs form Sydnæs Bataljon uten tilbakemeldte merknader. Det er siden orienteringen gjort endringer i 8 og 9 hvor man velger inn styreleder og kasserer for to år om gangen i stedet for årlig. Styreposisjoner som varamann er fjernet og erstattet med styremedlem med stemmerett. FORSLAG NYE VEDTEKTER SYDNES FRITIDSKLUBB 21. JUNI 2017 1. Organisasjonens navn er «Sydnes Fritidsklubb». 2. Sydnes Fritidsklubb er en fri og selvstendig organisasjon med følgende forbehold: a) Klubben er opprinnelig stiftet av Sydnæs Bataljon som «Sydnes Bataljons Fritidsklubb» den 10. oktober 1954. b) Alle medlemmer i Sydnæs Bataljon har automatisk medlemskap i Sydnes Fritidsklubb. c) Sydnæs Bataljon og Eldre Sydnæsgutters Forening skal om mulig være representert i fritidsklubbens styre med minst én representant hver. d) Sydnes Fritidsklubb har rapporteringsplikt til Sydnæs Bataljons styre og Eldre Sydnæsgutters Forening (ESF) gjennom årsberetning og årsregnskap levert og godkjent til ESF generalforsamling, samt løpende kommunikasjon gjennom året. e) Sydnæs Bataljons styre og/eller Eldre Sydnæsgutters Forening har vetorett mot vedtak gjort i Sydnes Fritidsklubb styre eller årsmøte. For å nedlegge veto skal det ligge et avstemmingsvedtak med begrunnelse til grunn. f) Nedleggelse av veto må gjøres skriftlig og/eller ved styremedlems deltagelse innen to -2- måneder etter at vetoholder har blitt informert om saken man ønsker å nedlegge veto mot. 3. Dets formål er å engasjere og aktivisere barn i alderen 7 til 18 år i et fordomsfritt, inkluderende og rusfritt miljø. 4. Fritidsklubbens primære rekrutteringsområde er Sydneshalvøyen i Bergen, med bydelene Sydnes, Nøstet, Nygård, Møhlenpris og Dokken. 5. Styret fastsetter og bestemmer all kontingent. 6. Innmelding i klubben skjer gjennom styret. 7. Voksne over 18 års alder kan tegne seg som støttemedlemmer. 8. Fritidsklubbens øverste organ er årsmøtet hvor følgende har tale- og stemmerett og mulighet til å stille til valg i fritidsklubbens styre: 7
Medlemmer av Sydnes Fritidsklubb. Medlemmer av Eldre Sydnæsgutters Forening (ESF) eller andre støtteforeninger til Sydnæs Bataljon, anerkjent av ESF. Myndige støttemedlemmer av Sydnes Fritidsklubb. Årsmøtet skal holdes innen utgangen av mars måned hvert år og følgende saker skal behandles: 1. Styrets årsrapport 2. Innkomne forslag 3. Regnskap og budsjett 4. Valg av styreleder, kasserer og styremedlemmer 9. Styreleder og kasserer velges for to år av gangen, øvrige styremedlemmer for ett. Styreleder må være i myndig alder. Inntil 20 styremedlemmer kan velges inn og det skal stimuleres til at klubbens medlemmer selv engasjerer seg i styret. 10. På første møtet etter valget konstituerer styret seg. Vervene som fordeles er nestleder, kasserer, sekretær og PR-ansvarlig. Et styremedlem kan inneha flere styreverv. Styret kan mellom årsmøtene konstituere seg på nytt med to ukers varsel til samtlige styremedlemmer. 11. Dersom styret ikke er fulltallig ref. 9, kan styret konstituere nye styremedlemmer mellom årsmøtene. 12. For forandring av Fritidsklubbens vedtekter kreves det 2/3 flertall ved årsmøte. Forandringer skal opplyses medlemmene senest 4 uker etter. Styret henstiller årsmøtet til å vedta de nye fremlagte lover for fritidsklubben. 8
4. Innkomne forslag Ingen forslag mottatt før utsendelse av sakspapirer. Det kan legges frem forslag til votering under årsmøtet. 5. Handlingsplan 2017 Primærmål Styret skal: utarbeide en aktivitetsplan for høsten 2017 og våren 2018. synliggjøre klubben i nærmiljøet øke medlemsmassen etablere oversikt over og søke mulige økonomiske støtteordninger klubben kan nyttiggjøre seg av holde god forretningsorden samarbeide tett med andre brukere i Welhavens gate 66. Sekundærmål Styret skal jobbe mot: å utnevne en nestleder, sekretær og PR-ansvarlig som sammen med formann og kasserer utgjør kjernestyret og plikter å forberede dagorden og vedtak til hvert styremøte. å etablere fritidsklubben som en legitim aktør i nærmiljøet å inkludere flest mulig fra klubbens nærmiljø i dens drift å jobbe for å øke andelen besøkende jenter på åpne dager. Styret henstiller årsmøtet til å vedta handlingsplanen for 2017. 9
6. Budsjett 2017 Det er budsjettert med et stort underskudd som knytter seg til husleien. Fritidsklubben er avhengig av å få inn midler til å dekke denne leien eller få ettergitt husleie fra utleier. Vi har ikke rett på driftsmidler fra kommunen før 2018. Det er fortsatt mulig å søke øremerkede frifondsmidler ut 2017 til prosjekter på opp til kr. 30 000,-, men noe slikt er ikke prosjektert i 2017. Beskrivelse Inn Ut Driftsmidler Bergen Kommune kr - Frifondsmidler Ungdom og Fritid kr - Prosjektstøtte Ungdom og Fritid kr 15 000 Oppstartsstøtte Bergen Kommune kr 10 000 Kontingent kr 1 000 Basar og bingo kr 15 000 Gave Fana Sparebank kr 10 000 Utestående husleie 2016 (august-desember) kr 17 500 Husleie 2017 kr 42 000 * *Sydnæs Bataljons husleie er 120 000,- /år Mat og drikke kr 8 000 Kommunen dekker 33% = 40 000,-/år Utstyr, leker, spill, hobbyartikler etc. kr 5 000 Vaktmestertjenester gir inntekt på kr. 24 000,-/år Premier kr 1 000 Korpset må betale 56 000,- /år PR kr 500 Kontingent Ungdom og fritid kr 1 150 Lisens MPLC Norge kr 4 375 Prosjekt Laptop kr 15 000 SUM kr 51 000 kr 94 525 Overskudd/underskudd kr -43 525 Styret henstiller årsmøte til å godkjenne budsjett for Sydnes Fritidsklubb 2016. 7. Valg Valget må gjennomføres i henhold til årsmøtets vedtatte lover. Med forbehold at styrets innstilling for nye lover er vedtatt skal det velges for to år én styreleder og én kasserer, og deretter opp til atten ordinære styremedlemmer for ett år. 10