Rammeavtale om kjøp av hotelltjenester UNE saksnummer 17/00308
Avtale om hotelltjenester Rammeavtale om kjøp av hotelltjenester er inngått mellom: (heretter kalt Leverandør) Og Utlendingsnemnda (heretter kalt Oppdragsgiver) Sted og dato: (Oppdragsgivers navn) Utlendingsnemnda (Leverandørs navn) Oppdragsgivers underskrift Leverandørs underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Oppdragsgiver: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Hos Leverandør: Navn: Stilling: Telefon: E-post:
Innhold 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER... 5 1.1. RAMMEAVTALENS FORMÅL OG OMFANG... 5 1.2. RAMMEAVTALENS DOKUMENTER... 5 1.3. TOLKING - RANGORDNING... 5 1.4. VARIGHET OG OPPSIGELSE OPSJON PÅ FORLENGELSE... 5 1.5. ENDRINGER I AVTALEN ETTER AVTALEINNGÅELSE... 6 2. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER... 6 2.1. PRISER... 6 2.2. PRISENDRING... 6 3. TILDELING INNENFOR RAMMEAVTALEN... 6 4. LEVERANDØRENS PLIKTER... 6 4.1. GENERELLE FORPLIKTELSER... 6 4.2. VARSLINGSPLIKT... 6 4.3. ETISKE KRAV OG KRAV TIL GJENGS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 7 4.4. HOTELLTJENESTENS EGENSKAPER... 7 4.5. BRUK AV UNDERLEVERANDØRER... 7 4.7. REKLAME, KUNDEPLEIE M.V.... 7 5. OPPDRAGSGIVERS PLIKTER... 8 5.1. GENERELLE FORPLIKTELSER... 8 5.2. KLARHET OVERFOR LEVERANDØR... 8 5.3. BRUK AV TREDJEPART... 8 6. PLIKTER SOM GJELDER OPPDRAGSGIVER OG LEVERANDØR... 8 7. MISLIGHOLD... 9 7.1. MISLIGHOLD AV RAMMEAVTALEN... 9 8. OVERFØRING AV RETTIGHETER OG PLIKTER... 9 9. TVISTER... 9 9.1. RETTSVALG... 9 9.2. FORHANDLINGER... 9 9.3. MEKLING... 9 9.4. DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING... 10 Side 4 av 10
1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1. RAMMEAVTALENS FORMÅL OG OMFANG Denne avtalen er en rammeavtale mellom Oppdragsgiver og Leverandøren om leveranse av hotelltjenester som beskrevet i bilag 1 Kravspesifikasjon. Rammeavtalen gir Oppdragsgiver rett til å kjøpe hotelltjenester innenfor rammeavtalens omfang og varighet. Rammeavtalens formål er å regulere partenes rettigheter og plikter i forbindelse med kjøp av hotelltjenester som spesifisert av Oppdragsgiver i bilag 1 Kravspesifikasjon, og som evt. er ytterligere spesifisert i forbindelse med det enkelte avrop. Leverandør plikter å levere hotelltjenester som omfattes av denne rammeavtalen når Oppdragsgiver gjør avrop ihht. rammeavtalen. Rammeavtalen innebærer ikke at Oppdragsgiver er forpliktet til å kjøpe et fastsatt volum for hotelltjenester. Rammeavtalen kan ikke benyttes av Oppdragsgivers ansatte i forbindelse med private reiser. 1.2. RAMMEAVTALENS DOKUMENTER Rammeavtalen består av følgende dokumenter: Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Bilag 1: Kravspesifikasjon x Bilag 2: Tilbudsskjema Bilag 3: Miljøprofilbeskrivelse x x 1.3. TOLKING - RANGORDNING Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn: - Bilag 1 Kravspesifikasjon - Den generelle avtaleteksten - Bilag 2 Tilbudskjema - Bilag 3 Miljøprofilbeskrivelse 1.4. VARIGHET OG OPPSIGELSE OPSJON PÅ FORLENGELSE Rammeavtalen gjelder fra kontraktsignering og i 1 (ett) år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge rammeavtalen i inntil ytterligere 3 (tre) år med ett år av gangen (1 + 1 + 1). Total avtaleperiode er maks 4 (fire) år. Varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest 3 (tre) måneder før rammeavtalen utløper. Side 5 av 10
Ved vesentlig endrede forutsetninger underveis i avtaleperioden, kan både Oppdragsgiver og Leverandør si opp avtalen med 6 (seks) måneders skriftlig varsel. Oppsigelsen påvirker ikke allerede tildelte avrop. 1.5. ENDRINGER I AVTALEN ETTER AVTALEINNGÅELSE Ved behov for endringer i avtalen etter avtaleinngåelse, inntas aktuelle endringer i en tilleggsavtale. 2. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER 2.1. PRISER Bestemmelser om pris, betalingsbetingelser og fakturering fremkommer i vedlegg 3. 2.2. PRISENDRING Prisene kan endres ved fornyelse av rammeavtalen tilsvarende økningen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen). Indeksen juni til juni skal benyttes som basis. Prisene kan endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens priser eller kostnader. For øvrig er prisene faste i avtaleperioden. 3. TILDELING INNENFOR RAMMEAVTALEN Avrop for overnatting gjøres direkte til det aktuelle hotellet hovedsakelig gjennom reisebyrå. Oppdragsgiver plikter å gjøre kontraherende reisebyrå kjent med rammeavtalen for hotelltjenester. 4. LEVERANDØRENS PLIKTER 4.1. GENERELLE FORPLIKTELSER Leverandør plikter gjennom hele kontraktens løpetid å opprettholde minst samme nivå til kvalifikasjonskravene som de som ble stilt ved inngåelsen av rammeavtalen. 4.2. VARSLINGSPLIKT Hindres Leverandør fra å oppfylle sine forpliktelser til rett tid, skal han uten ugrunnet opphold gi melding til Oppdragsgiver om hindringen og dens virkning på muligheten til å oppfylle. Leverandør skal kunne dokumentere når og hvordan slik melding ble gitt. Side 6 av 10
4.3. ETISKE KRAV OG KRAV TIL GJENGS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandør skal til enhver tid respektere grunnleggende menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. 4.4. HOTELLTJENESTENS EGENSKAPER Leverandør er ansvarlig for at utførelsen av hotelltjenester skjer i overensstemmelse med gjeldende lovgivning, og ellers i samsvar med relevant bransjeregelverk og evt. andre regler som kan ha innvirkning på utføring av hotelltjenestene. Leverandør skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser og godkjenninger for utføring av hotelltjenestene, og på Oppdragsgivers anmodning fremlegge dokumentasjon på at nødvendige tillatelser og godkjenninger foreligger. 4.5. BRUK AV UNDERLEVERANDØRER Leverandør kan bare benytte seg av underleverandør for oppfyllelse av sine plikter under rammeavtalen der slik benyttelse ikke forringer eller truer med å forringe oppfyllelsen. Dersom Leverandør ønsker å benytte underleverandør, krever dette skriftlig forhåndssamtykke fra Oppdragsgiver. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandørs forpliktelser etter rammeavtalen gjelder også underleverandør. Leverandør plikter å informere underleverandør om dette. Leverandør er i alle tilfeller ansvarlig overfor Oppdragsgiver for ytelser fra underleverandør som om han stod for ytelsene selv. 4.6. PLIKTER VED AVTALENS OPPHØR Ved avslutning av avtaleforholdet, uavhengig av årsaken til at rammeavtalen opphører, plikter Leverandør å bidra til en smidig overgang til eventuell ny leverandør. Dette gjelder ikke dersom rammeavtalen er hevet, som følge av Oppdragsgivers mislighold eller forventede mislighold av rammeavtalen. Eventuelle avrop som er gjort eller arbeid som er påbegynt før utløpet av avtaleforholdet skal gjennomføres, selv om hotelltjenesten må utføres etter utløpet av avtaleperioden. 4.7. REKLAME, KUNDEPLEIE M.V. Leverandør må innhente forhåndsgodkjennelse fra Oppdragsgiver dersom Leverandør for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om rammeavtalen. Leverandør skal ikke tilby Oppdragsgiver eller representanter for Oppdragsgiver gaver eller gavelignende varer eller tjenester i tilknytning til avtaleforholdet mellom Leverandør og Oppdragsgiver. Side 7 av 10
5. OPPDRAGSGIVERS PLIKTER 5.1. GENERELLE FORPLIKTELSER Oppdragsgiver skal bidra til å legge forholdene til rette for at Leverandøren skal få utført sine plikter etter denne avtalen og tilhørende tildelingskontrakter. 5.2. KLARHET OVERFOR LEVERANDØR Oppdragsgiver er ansvarlig overfor Leverandør for å ha gitt uttrykk for formålet med kjøpet, samt sine krav og behov, på en slik måte at Leverandør har et tilstrekkelig klart grunnlag for sine avtaleforpliktelser. 5.3. BRUK AV TREDJEPART Oppdragsgiver kan fritt engasjere tredjepart til å bistå seg i forbindelse med sine forpliktelser under rammeavtalen. Leverandør skal varsles om engasjementet. Leverandør kan motsette seg engasjementet hvis han påviser at det vil medføre vesentlig forretningsmessig ulempe for ham. 6. PLIKTER SOM GJELDER OPPDRAGSGIVER OG LEVERANDØR 6.1. SAMARBEID Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring. 6.2. RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON OG DOKUMENTASJON Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med rammeavtalen og gjennomføringen av rammeavtalen med avrop, skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten gjelder også etter at rammeavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. 6.3. TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med rammeavtalen og gjennomføringen av rammeavtalen med avrop, skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Side 8 av 10
Taushetsplikten gjelder også etter at rammeavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. 7. MISLIGHOLD 7.1. MISLIGHOLD AV RAMMEAVTALEN Eventuelt mislighold av rammeavtalen håndteres i henhold til alminnelige kontraktsrettslige prinsipper. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves, med mindre Leverandør eller noen han svarer for har utvist gro uaktsomhet eller forsett. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser, tap av data og krav fra tredjeparter. 8. OVERFØRING AV RETTIGHETER OG PLIKTER Partene kan ikke overføre rettigheter eller plikter etter denne rammeavtalen til tredjepart uten etter skriftlig forhåndssamtykke fra den andre parten. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Dersom Leverandør fusjonerer eller fisjonerer, har Oppdragsgiver rett til å heve rammeavtalen umiddelbart. 9. TVISTER 9.1. RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 9.2. FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen av rettsvirkningene av rammeavtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. 9.3. MEKLING Dersom en tvist i tilknytning til denne rammeavtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige Side 9 av 10
om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 9.4. DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Oppdragsgivers hjemting er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endeling virkning ved voldgift. ***** Side 10 av 10