Norges Skøyteforbund Att.: Halvor Lauvstad Serviceboks 1 Ullevål Stadion N-0840 Oslo Stavanger, 01.07.2015 Viser til hyggelig henvendelse, og har gleden av å bekrefte deres arrangement! Jeg vil minne om at en signert kopi må returneres hotellet innen 14 dager for at bekreftelsen skal være gyldig. Videre vil jeg be deg lese gjennom våre generelle betingelser for denne typen reservasjoner. Disse ligger vedlagt. Hvis noe skulle være uklart ved denne bekreftelsen, eller om du har noen spørsmål, ta gjerne kontakt med meg på telefon eller e-post.. Dere vil få en egen prosjektleder hos oss som vil ta kontakt for den videre planlegging. Samtidig vil jeg takke for at du valgte Clarion Hotel Energy og Comfort Hotel Square. Vi vet at dette er et viktig arrangement for deg, og vi vil gjøre vårt ytterste i all planlegging og avvikling for å sikre et plettfritt og vellykket arrangement. Ha en fortsatt fin dag! Med vennlig hilsen Clarion Hotel Energy Comfort Hotel Square Lene Moe Sales Manager
Takk for at dere valgte våre hotell, vi vet at dette er et viktig arrangement for dere og vil gjøre vårt ytterste for at det blir vellykket. Når vi har mottatt signert bekreftelse vil en av våre koordinatorer ta kontakt for å ta seg av detaljer rundt deres arrangement så vi sikrer at gjennomføringen blir tilrettelagt i alle ledd. Velkommen til Clarion Hotel Energy og Comfort Hotel Square! Overnatting 29-31.01.16 1000-1500 Norges Skøyteforbund står ikke ansvarlig for egen romblokk, så her er det «første-mann-tilmølla» prinsippet som gjelder. Booking av rom sendes til: Clarion Hotel Energy cl.energy@choice.no Telefon 51 34 78 00 Bookingkode: WCSKØYTER Eller Comfort Hotel Square Telefon: 51 56 80 00 co.square@choice.no Bookingkode: WCSKØYTER Viktig at deltakerne oppgir bookingkode ved bestilling slik at vi får lagt inn riktige betingelser
Overnatting Clarion Hotel Energy Enkeltrom, pr. rom pr. døgn kr. 650,- Dobbeltrom, pr. rom pr. døgn kr. 805,- Trippelrom, pr. rom pr. døgn kr. 1045,- 4-mannsrom, pr rom pr. døgn kr. 1245,- Prisene inkluderer vår flotte frokostbuffé, gratis Wi-Fi, tilgang på våre treningsfasiliteter Overnatting Clarion Hotel Square Enkeltrom, pr. rom pr. døgn kr. 750,- Dobbeltrom, pr. rom pr. døgn kr. 805,- Trippelrom, pr. rom pr. døgn kr. 1045,- Prisene inkluderer vår flotte frokostbuffé, gratis Wi-Fi, tilgang på våre treningsfasiliteter Alle oppgitte priser er netto. Prisene er inklusive merverdiavgift.
Vedlegg 1 Generelle betingelser ved bestilling av arrangementer Med mindre annet er avtalt gjelder følgende generelle betingelser. Skriftlig avtale må foreligge ved avvik fra denne. 1. Avbestillinger og endringer 1.1 For arrangementer med færre enn 80 personer Gjelder bankett/middag/rom/dagpakker/helpensjon: Avbestilling kan gjøres inntil 60 dager før arrangementstart 25 % av opprinnelig antall kan endres frem til 30 dager før arrangementsstart. 1.2 For arrangementer med 80 personer eller flere Gjelder bankett/middag/rom/dagpakker/helpensjon: Avbestilling kan gjøres inntil 90 dager før arrangementstart. 25 % av opprinnelig antall kan endres frem til 30 dager før arrangementsstart. Endringer og avbestillinger må meddeles hotellet skriftlig. Respekteres ikke ovennevnte frister for avbestilling/endringer vil opprinnelig bestilling bli belastet med fulle priser. Andre avbestillingsfrister må avtales skriftlig med hotellet. Prisen som er gitt er forbeholdt forespurt antall. Ved betydelige endringer i antall eller periode, forbeholder vi oss retten til å øke prisen eller endre lokaliteter. Siste frist for antall deltakere på dagpakker, serveringer og middager må vi ha innen 14 dager før ankomst. Når det er flere enn 60 gjester til lunsj, serveres det lunsjbuffet. Er det færre gjester, serveres det en deilig 2 retters lunsj.
2. Pakkepriser 2.1 Dagpakker Dagpakker gis for dagsmøter med minimum 15 deltakere. Pakken kan kun brukes over en dag og elementer av pakken kan ikke trekkes ut. Oppgjør må skje på fellesregning til arrangør. 3. Betaling / depositum / bankgaranti Bestiller er ansvarlig for kostnader i henhold til bestilling. Kontant betaling/kredittkort kreves dersom ikke annet er avtalt. Oppgjørsformen for dagpakker må være fellesregning. Det kan på forhånd avtales kreditt med hotellet, dette må gjøres skriftlig. Vi beregner oss et faktureringsgebyr på kr. 90,- pr. sendte regning. Kredittbeløpet faktureres ved avreise og forfaller pr. 10 dager netto. Vi forbeholder oss retten til å be om et depositum/bankgaranti ved store arrangementer. Avtale om depositum/bankgaranti innbetales/stilles etter avtale, senest 30 dager før arrangementstart. Ved for sen betaling belastes normal morarente. For viderefakturering av eksterne leveranser blir det belastet et servicegebyr på 15% Administrasjonsgebyr kr: 65,- 4. Økonomisk ansvar Dersom deltakerne ikke sjekker ut i resepsjonen, eller hevder ved utsjekk å ha en annen avtale med bestiller enn den hotellet er informert om, er bestiller pliktig til å betale deltakernes påkommende kostnader. 5. Navneliste og program Alfabetisk navneliste skal være hotellet i hende senest 14 dager før arrangementet begynner. Vennligst gi beskjed om gjester som ønsker allergikere og handikappede rom. For å kunne levere et best mulig teknisk arrangement, ber vi om at også programmet og kravspesifikasjon til arrangementet sendes hotellet senest 14 dager før ankomst. Forsinkelse av denne type info. Kan føre til ekstra kostnader. Skal rom/frokost bestilles og betales individuelt MÅ hotellet få beskjed om dette. 6. Disponering av værelser Vi ber om at det informeres vedrørende ankomsttid for gjestene. Vi skal gjøre alt vi kan for at gjesterommene er innsjekkingsklare fra kl. 15.00 ankomstdagen. Rommene kan disponeres til kl. 12.00 avreisedagen. Vennligst informer dine gjester om dette.
7. Plakater og utstillinger Hotellet skal på forhånd godkjenne oppheng av utstillingsmateriale og plakater. Rengjøring eller utbedring av skader vil om nødvendig bli belastet. Ved utstilling av stands etc. i fellesområder, belastes det kr. 600,- pr. stand pr. dag for inntil 3 x 3 meter. 8. Parkering Parkeringshus P-Siddis vil kunne benyttes av hotellets gjester. Parkeringen er avgiftsbelagt. 9. Force majeure Hendelser utenfor hotellets kontroll, gir hotellet rett til å heve avtalen uten erstatningsplikt. 10. Ansvar Hotellet tar ikke på seg ansvaret for arrangørens eller utstillerens eiendeler og utstyr. Forsendelse av pakker og materiale til møter, skal leveres hotellets varemottak. Vi gjør oppmerksom på at alle forsendelser må være merket med arrangementsnavn, kontaktperson og dato for møtet! Vi anbefaler at det tegnes en egen forsikring på dette. Hotellets erstatningsansvar er begrenset til det som følger av alminnelige norske erstatningsregler. Bekreftelse Norges Skøyteforbund aksepterer ovenstående betingelser og innholdet i medfølgende bekreftelse. Sted, Oslo Dato, Signatur, Halvor Lauvstad