Endelig rapport etter undersøkelse av Høylandet kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Høylandet kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 7975 Høylandet Tidsrom for undersøkelsen: 19. - 20. september 2012 Kontaktperson i kommunen: Arne Johs. Kjøglum Fra Statens kartverk: Nils- Arnt Moen, leder John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkelforvaltningen føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkelen og arkivert Det er varslet at det skulle lånes ut 2 saker som gikk ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som gikk ut på grensejustering. Det viste seg at kommunen ikke hadde hatt noen saker med grensejustering. Ved avslutning av intervjuet ble tilsynet overlevert 2 saker som gikk ut på oppretting av matrikkelenhet. I forbindelse med tilsynet ble kommunens og Kartverkets representanter enig om at kommunens kontaktperson skulle endres fra Arne Jørgen Paasche til Arne Johannes Kjøglum. Sammendrag av resultater: Statens kartverk avdekket følgende to avvik knyttet til undersøkelsen i kommunen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen er overholdt i alle saker.
2 - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning ved oppretting av matrikkelenhet er ikke oppfylt. Statens kartverk avdekket en merknad knyttet til undersøkelsen i kommunen: - Kommunen er ikke kjent med retningslinjer for registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen Utarbeidet dato: 11. oktober 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Høylandet i perioden 19. 20. september 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Høylandet kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkelforvaltningen føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkelen og arkivert Det viste seg at kommunen ikke hadde noen saker med grensejustering. Men etter intervjuet ble tilsynet overlevert 2 saker som gikk ut på oppretting av matrikkelenhet. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Deler av krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 41. Kommentar: Matrikkelforskriften 41 femte ledd, har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 2 utlånte saker er det funnet mangler ved dokumentasjon i begge saker. Det er ikke laget en rapport for målinger og beregninger i samsvar med Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden stiller krav til utforming av rapporten, herunder måle- og beregningsdokumentasjon. Rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningene skal være vurdert og kommentert. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i alle saker. Avvik fra: Matrikkelloven 25, matrikkelforskriften 60. Kommentarer: Matrikkelforskriftens 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknad til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke alltid overholdes
6 5. Merknad Det ble gitt følgende merknad: MERKNAD 1 Utlevering av informasjon fra matrikkelen - manglende registrering. Prosedyre Retningslinje for utlevering fra matrikkelen er ukjent for kommunen. Kommentar: Da det i kommunen er svært få henvendelser om utlevering, er vi usikker på om det har forekommet noe brudd på rutinen. Merknaden bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at Retningslinje for utlevering av matrikkelen ikke brukes i kommunen. Registreringsskjema er heller ikke etablert. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 19. september 2012 4 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 20. september 2012 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7
8
9
10
- 5-11
- 6-12
13 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Årsberetning for Høylandet kommune 2011 4. Kommuneplan for Høylandet kommune 5. Organisasjonskart for Høylandet kommune 6. 2 saker vedrørende oppretting av ny matrikkelenhet 7. Rekvisisjoner 2012 8. Høylandet kommune Delegasjonsreglement gjeldende fra 01.01.2012
14 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Høylandet kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Liv Elden Djokoto Rådmann X X X Kåre J. Kjøglum Plansjef X X X Morten Neergård Matrikkelfører /landmåler X Sissel J. Almaas Matrikkelfører X X X Arne J. Paasche Teknisk sjef X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Landmåler /matrikkelfører Morten Neergård var tilstede ved intervju og oppsummeringsmøtet første dag, han deltok ikke i åpningsmøtet og sluttmøtet. Fra Statens kartverk deltok John Thomas Aalstad og Nils-Arnt Moen, med sistnevnte som tilsynsleder.