Returadresse: Helfo, Postboks 2415, 3104 Tønsberg, Norway HELFO Verden 24363198 12 Trinnsklinikken AS Fanafjellsvegen 101 5243 FANA Din referanse: Vår referanse: Dato: 1. september 2017 Oppfølgingsrapport 1.Bakgrunn og formål Rapporten gjelder oppfølging av 12 Trinnsklinikken AS (heretter kalt 12 Trinnsklinikken), med organisasjonsnummer 899 619 382 og med virksomhetsnummer 999 651623, som tjenesteleverandør i ordningen fritt behandlingsvalg (FBV). Godkjenning som tjenesteleverandør innenfor ordningen er gitt med hjemmel i forskrift om private virksomheters adgang til å yte spesialisthelsetjeneste mot betaling fra staten (heretter kalt FBV-forskriften). 12 Trinnsklinikken (virksomhetsnummer 999 651 623) ble godkjent som tjenesteleverandør i FBV-ordningen i vedtak av 15. desember 2015. Godkjenningen omfatter tverrfaglig spesialisert rusbehandling (heretter TSB), avgifting og TSB ordinær døgnbehandling, hvor begge områder inkluderer behandling av pasienter med ROP lidelser, jfr. vedlegg til godkjenningsvedtaket. 2. Generelt om oppfølging Som tjenesteleverandør har virksomheten bundet seg til å følge angitte vilkår og forpliktelser i FBV- forskriften. Helfo har etter FBV- forskriften 8 ansvar for å følge opp og kontrollere at virksomheten innretter seg etter disse vilkårene og forpliktelser gjennom hele godkjenningsperioden (5 år). Dersom vilkårene brytes vil det kunne utløse sanksjoner fra Helfo. Helfo skal på generelt grunnlag følge opp tjenesteleverandørene grundig - hvilket innebærer at opplysninger og informasjon av betydning for godkjenningen vil bli innhentet via ulike informasjonskanaler. Med dette som utgangspunkt har Helfo innhentet opplysninger og informasjon også fra eksterne aktører, som for eksempel kontaktpersoner hos de regionale helseforetakene (RHF), pasientrådgiverne, Norsk Pasientregister (NPR) og Fylkesmannen i det aktuelle fylket. I de tilfeller hvor Helfo har mottatt opplysninger og informasjon av vesentlig betydning for godkjenningen, har vi forelagt virksomheten opplysningene til uttalelse, som forutsatt i forvaltningsloven 17 tredje ledd. Oppfølgingsrapporten vil gi en oppsummering av løpende oppfølgning i perioden fra 15. desember 2015 til 31. juni 2017. Rapporten vil inneholde opplysninger som har fremkommet i forbindelse med oppfølgningen, og hvordan dette er håndtert av Helfo og leverandøren. Rapporten vil bli publisert på Helfo.no, dette for å sikre en åpen og gjennomsiktig forvaltning. Helfo Postadresse For privatperson For helseaktør Sentralbord HELSEØKONOMIFORVALTNINGEN Postboks 2415 Telefon: 800HELSE (800 43 573) Telefon: 815 70 070 960 96 622 3104 Tønsberg E-post: 800helse@helsenorge.no E-post: post@helfo.no www.helsenorge.no www.helfo.no
Oppfølgingen fra Helfo sin side er standardisert, av generell karakter og obligatorisk for alle som har fått godkjenning etter forskriften. I tillegg til et standardisert oppfølgingsløp følger også Helfo opp virksomhetene individuelt ved behov gjennom hele godkjenningsperioden. Gjennomgangen i det videre vil følge kronologien i oppfølgingsskjema og forpliktelsene i forskriften. 3. Oppfølging av 12 Trinnsklinikken Helfo har, som et ledd i oppfølgingen, varslet om en obligatorisk førstegangsoppfølging 2-12 uker etter at vi fattet vedtak om godkjenning, jf. FBV-forskriften 8. Kontakten mellom 12 Trinnsklinikken og Helfo har inntil november 2016 foregått direkte med virksomheten via e-post og pr. telefon. Etter november 2016 har all kontakt i hovedsak gått gjennom virksomhetens advokat, også her via e-post og pr. telefon. 3.1 Oppfølgingsskjema - leverandørens besvarelse FBV-ordningen ble innført 1. november 2015. Implementeringen av oppfølgingssystemet ble noe forsinket fra Helfos side, og varsel- og oppfølgingsskjema ble derfor oversendt 12 Trinnsklinikken først den 6. april 2016 (heretter førstegangsoppfølging). 12 Trinnsklinikken returnerte utfylte oppfølgingsdokumenter til Helfo som forutsatt innen fristen på to uker. Virksomheten fikk den 4. mai 2017 på nytt en e-post med oppfølgingsskjema (heretter annengangsoppfølging). Det ble i samme e-post informert om at det ville bli innhentet opplysninger fra andre aktuelle samarbeidspartnere. Virksomheten besvarte henvendelsen innen fastsatt frist. 3.1.1 Tilsyn 12 Trinnsklinikken opplyser i begge besvarelser av oppfølgingsskjemaene at de ikke er under, eller har blitt satt under tilsyn av tilsynsmyndighetene (Helsetilsynet/Fylkesmannen). 3.1.2 Rapportering 12 Trinnsklinikken opplyser i førstegangsoppfølgingen at de har hatt pasienter inne til behandling. I oppgjørssystemet (KURH-data) fremkommer det at virksomheten fra første tertial etter godkjenning hadde hatt 46 pasienter inne til behandling. KURH-data viser at fra godkjenningen 15. desember 2015 til og med juni 2017 har virksomheten til sammen hatt 141 pasienter inne til behandling siden. 12 Trinnsklinikken opplyser i både første- og annengangsoppfølgingen at det per i dag ikke er noen kvalitetsregistre (www.kvalitetsregistre.no) det er aktuelt å rapportere på i forbindelse med spesialisthelsetjenestene de yter. Virksomheten informerer også om at de ikke har hatt utfordringer i forbindelse med Norsk helsenett (NHN) etter at de ble godkjente som FBV- leverandører. Virksomheten opplyser i både første- og annengangsoppfølgingen at det ikke har forekommet i fristbrudd for noen FBV-pasienter. 12 Trinnsklinikken benytter HK-data (rusdata) som leverandør av elektronisk pasientjournalsystem. I førstegangsoppfølgingen informerer virksomheten om at det har vært tekniske utfordringer med rapportering til NPR. Virksomheten gjennomførte første rapportering til NPR 3. april 2016, og har etter dette rapportert tilfredstillende. Oppgjør i FBV-ordningen skjer via NPR-behandlerkravmelding, herunder oppgjør over linje. Virksomheten hadde ikke systemet tilfredstillende på plass før i slutten av mai 2016, noe som førte til at utbetaling for behandling utført i desember 2015 og påfølgende måneder hopet seg opp. HK-data (rusdata) var klare for å sende over NPR-behandlerkravmelding i overgangen mai til juni 2016, og 12 Trinnsklinikken fikk da først utbetalt sine oppgjørskrav. 2
De ovennevnte utfordringene skyldes at virksomheten har vært i en oppstartsfase. 12 Trinnsklinikken og deres EPJ-leverandør har i ettertid innrettet seg etter de prosedyrer og retningslinjer som foreligger for fakturering og oppgjør innenfor FBV-ordningen. Vedrørende rapportering av ventetider til Helsedirektoratet (Helsetjenestekatalogen) opplyser virksomheten i begge oppfølgingsskjemaene at dette har fungert fint. Helfo har heller ikke mottatt tilbakemeldinger fra Helsedirektoratet eller pasientrådgiverene som tilsier noe annet. 3.1.2 Rutiner for henvisning, innleggelse og utskrivelse Virksomheten opplyser i begge oppfølgingsskjemaene at rutiner for henvisning, inntak og utskriving fungerer greit. 3.1.3 Individuell plan(ip), opplysning og informasjonsutveskling med aktuelle samarbeidsinstanser Virksomheten bekrefter i første- og annengangsoppfølgingen at de oppretter og utarbeider individuell plan for sine pasienter jfr. spesialisethelstjenesteloven 2-5. Det oppgis at ved innkomst bes pasientene underskrive samtykkerklæring til informasjonsutveksling, hvor det ved behov blir etablert kontakt med aktuelle samarbeidspartere. 3.1.4 Brukermedvirkning Når det gjelder brukermedvirkning informeres det i førstegangsoppfølgingen om at virksomheten benytter seg av en kartlegging som ligger i pasientregisteret i HK-data. I annengangsoppfølgingen skriver virksomheten at det gjennomføres muntlige samtaler med samtlige pasienter, hva angår positive og negative erfaringer med klinikken. Virksomheten arbeider for øvrig med å få innført spørreskjema hentet fra brukererfaringsundersøkelsen innen TSB. 3.1.5 Internkontroll Helfo mottok 4. mai 2016 informasjon om at det hadde forekommet feil ved utlevering av medisiner. Meldingen om dette avviket gjaldt både medikamenthåndtering og at det ikke var autorisert helsepersonell som hadde hatt ansvaret for håndtering og utlevering av disse. Helfo ba i den forbindelse om en nærmere redegjørelse for virksomhetens praksis og rutiner knyttet til risiko- og avvikshåndtering på dette området. I svaret fra 12 Trinnsklinikken fremkom det at det hadde forekommet mindre avvik når det gjaldt utlevering av medisiner. Det hadde blitt notert 14 slike avvik, hvor samtlige var ansett for å være av mindre alvorlig karakter. Klinikken bekrefter videre at det var helsepersonell i form av sykepleier/vernepleier som i det daglige står for medisinutlevering til pasientene. 12 Trinnsklinikkens rutiner og instrukser omkring legemidler ble i tillegg godt dokumentert i vedlegg til besvarelsen. I annengangsoppfølgingen skriver 12 Trinnsklinikken at tidligere forhold er korrigert og viser til brev av 24. mai 2016, hvor redegjørelsen av denne saken fremkommer. Utover dette opplyser 12 Trinnsklinikken at internkontrollen er kjent for alle ansatte. Virksomheten har en årlig systematisk gjennomgang av hele styringssystemet opp mot deres tilgjengelige statistikk og data. Dette for å sikre at virksomheten fungerer som forutsatt og at den bidrar til kontinuerlig forbedring. Det er ikke forekommet avvik av alvorlig karakter hos virksomheten som er meldt til andre tilsynsorganer. 3
3.1.6 Bemanning og kompetanse Helfo har i oppgave å påse at en virksomhet som ønsker å tilby tjenester innenfor ordningen, planlegger å yte forsvarlig spesialisthelsetjeneste iht. spesialisthelsetjenesteloven 2-2 og helsepersonelloven 4. Helfo må derfor på selvstendig grunnlag foreta en konkret vurdering av om virksomhetens planlagte bemanning og kompetanse holder et tilfredsstillende nivå jfr. FBV-forskriften 3 annet ledd, annet punktum. Vi har hatt en løpende dialog med 12 Trinnsklinikken vedrørende bemanning og kompetanse siden brev av 4. mai 2016. 12 Trinnsklinikken har videre tatt grep for å heve bemanningog kompetansenivået fra starten av godkjenningsperioden og frem til i dag. På tidspunktet for søknaden la 12 Trinnsklinikken frem en plan for virksomhetens bemanning og kompetanse. Totalt har de hatt 141 pasienter til behandling i FBV-ordningen. En stor andel av disse er pasienter med ROP-lidelser. I dag har 12 Trinnsklinikken en bemanning- og kompetansesammensetning på et høyere nivå enn de hadde på søknadstidspunktet. I det videre vil vi foreta en redegjørelse av den viktigste korrespondansen som har vært knyttet til bemanning og kompetanse, samt utfallet av dette. 3.1.6.1 Anmodning om øking av bemanning og kompetanse Det følger av Helfos vedtak om godkjenning av 15. desember 2015 at virksomheten ble godkjent for å yte tjenester innen TSB avrusning og TSB ordinær døgnbehandling inkludert behandling av ROP-lidelser for begge områdene. 12 Trinnsklinikken forpliktet seg fra dette tidspunktet til å påse at virksomheten til enhver tid har tilstrekkelig og forsvarlig bemanning og kompetanse til å levere de spesialisthelsetjenestene klinikken er godkjent for, jf. spesialisthelsetjenesteloven 2-2 og helsepersonelloven 4. Helfo skal som nevnt innledningsvis påse at virksomhetene til enhver tid oppfyller forpliktelsene i FBV-forskriften, herunder at virksomheten yter forsvarlig helsehjelp jfr. FBVforskriften 8. På dette grunnlag sendte Helfo e-post til virksomheten 27. juni 2016 hvor det ble bedt om en spesifisert oversikt over hvilken bemanning og kompetanse virksomheten faktisk har, ut fra det pasientvolumet de til en hver tid behandler. Helfo ba spesifikt om at det ble utredet mer om hvordan virksomheten ivaretar forsvarlig døgndrift opp mot TSB avgifting og behandling av ROP pasienter. Eiers representant, Ragnar Risholm, besvarte henvendelsen den 4. juli 2016. Der beskrev han pasientløpet i den behandlingen virksomheten utfører, samt hvilket bemanningsforhold, herunder sykepleiere/vernepleiere og miljøpersonell virksomheten har i forhold til et volum på 27 pasienter. Virksomheten opplyste samtidig om at de ved behov har ekstra personell til stede på dagtid. I tillegg oppga virksomheten å ha en 100 % legestilling, som også inngår i virksomhetens bakvaktsordning. Videre viser virksomheten til å ha psykologspesialist, sosionom, psykiater, muskelterapeut og personlig trener. For disse ble det ikke opplyst om stillingsprosenter. Helfo har fått tilgjengeliggjort opplysninger om hva virksomheten rapporterer/sender oppgjør for, og er derfor orientert om at virksomheten behandler en stor andel pasienter med kompleks problematikk hver måned. Helfo tok derfor kontakt med 12 Trinnsklinikken på nytt i brev av 10. november 2016 da vi ønsket en ny gjennomgang av bemanning- og kompetansenivået opp mot forsvarlighetskravet i spesialisthelsetjenesteloven 2-2 jfr. helsepersonelloven 4. I brev fra av 24. november 2016 ba Helfo igjen om en bekreftelse av den bemanning og kompetanse virksomheten har tilgjengelig. Dette som følge av at den dokumentasjonen Helfo mottok tidligere ikke ga en tilstrekkelig oversikt for å vurdere bemanning- og kompetansenivået. Virksomheten besvarte henvendelsen 6. desember 2016, hvor det blant 4
annet ble informert om at det er foretatt ansettelser, men at den totale bemanningssituasjonen er uendret fra tidligere. I brev av 23. desember 2016 ble virksomheten anmodet om å justere sin bemanning og kompetanse til et høyere nivå. Helfo mottok e-post den 2. januar 2017 fra virksomhetens advokat. Han ga uttrykk for at det er vanskelig å forstå hva Helfos anmodning betyr i praksis og at de mener å være innenfor det krav Helfo har satt. I brev fra virksomhetens advokat av 23. februar 2017 fremkommer det at 12 Trinnsklinikken har behandlet flere pasienter innen ROP enn de først antok. Dette på grunn av at det ikke ble endret tjenestekode ved rapportering/oppgjør. I samme brev opplyste 12 Trinnsklinikken om at de øker sin bemanning og kompetanse med ytterligere to 100 % stillinger psykologspesialist/psykolog, og ber om tilbakemelding på Helfos synspunkter på om dette er tilfredsstillende. Det ble opplyst i brevet at ansettelsesprosessen er i gang, og at den manglende kompetansen vil leies inn i påvente av dette. Helfo sendte brev til virksomheten den 13. mars 2017, hvor det på nytt bes om et oversiktsbilde på den totale bemanningen og kompetansen virksomheten har. Årsaken til dette var at mottatt oversikt fortsatt fremstod som uklar. Helfo mottok svar på henvendelsen den 10. mai 2017. Først i brev av 23. juni 2017, etter en del korrespondanse om denne tematikken, mottok Helfo brev fra virksomheten hvor de gir en klar totaloversikt over hva virksomheten faktisk har av bemanning og kompetanse. I brevet fremkom det at virksomheten har økt nivået betraktelig. Helfo vurderer at 12 Trinnsklinikken vil kunne ivareta pasientene på en forsvarlig måte med den bemanningen og kompetansen som virksomheten opplyser å ha per i dag. 3.2 Informasjon fra samarbeidspartnere Helfo tok kontakt med Fylkesmannen i Hordaland den 23. mai 2016 og 24. mai 2017. På henvendelsen av 23. mai 2016 svarte Fylkesmannen at de ikke har opplysninger om at 12 Trinnsklikken er i eller har vært under tilsyn. Fylkesmannen har ikke svart på hendvendelsen fra Helfo av 24. mai 2017. Det er ikke mottatt informasjon av betydning hverken fra Helfo internt eller fra pasientrådgiverne. Helfo har ved én anledning mottatt informasjon fra Helse Bergen som har stilt spørsmål ved om kompetanse/bemanning/vaktordning og avrusning har lavere bemanning enn de andre avrusningstilbud Helse Vest har. Helfo er også informert om at dette er løst gjennom dialog mellom Helse Bergen og 12 Trinnsklinikken. Helfo er ikke kjent med status i denne situasjonen, utover at 12 Trinnsklinikken har gjort en positiv endring av sin bemanning og kompetanse som beskrevet over i punkt 3.1.6. 3.3 Individuell oppfølging Som følge av ovennevnte problemstillinger knyttet til bemanning og kompetanse har det vært behov for oppfølging ut over standardisert oppfølgingsløp for å få en avklaring rundt denne tematikken. Helfo er av den oppfatning at det har vært en tett og god dialog med 12 Trinnsklinikken fra starten av godkjenningsperioden og frem til i dag. Helfo vurderer at det vil være hensiktsmessig for begge parter at det i nær framtid gjennomføres oppfølgingsbesøk hos 12 Trinnsklinikken jfr. FBV-forskriften 8 annet ledd. 5
4.Avsluttende bemerkninger Helfo kontrollerer løpende om vilkårene i forskriften er overholdt, og dersom det er avvik hvilke sanksjoner det vil utløse. Oppfølgingen er som nevnt ovenfor generell, men også individuell ved behov. 12 Trinnsklinikken har ikke hatt avvik av betydning ut fra de opplysninger som Helfo besitter per i dag. Det understrekes at vår vurdering er basert på den informasjonen som vi har fått tilgjengeliggjort. Helfo har i perioden etter at virksomheten fikk sin godkjenning vært opptatt av at nivået på bemanning og kompetanse til enhver tid tilfredsstiller kravene til en forsvarlig spesialisthelsetjeneste. 12 Trinnsklinikken har fra godkjenningen frem til 31. juni 2017 vært av den oppfatning at de driver forsvarlig spesialisthelsetjeneste og at deres praksis er i samsvar med gjeldende krav. Helfo har derimot ikke funnet oversendt dokumentasjon utfyllende nok for å vurdere om virksomheten har tilfredstillende bemanning og kompetanse. I brev av 23. juni 2017 gir virksomheten en tilfredsstillende oversikt over den bemanning og kompetanse de har per i dag. Helfo registrerer at det har skjedd en økning i antall psykologspesialister. I tillegg har antall ansatte med sosialfaglig kompetanse økt betraktelig. Helfo ser positivt på at virksomheten har tatt grep for å heve bemanning- og kompetansenivået slik det framgår per d.d. Dette særlig sett hen til at 12 Trinnsklinikken behandler en stor andel pasienter med behov for avgifting og med komplekse behov (ROP lidelser) innenfor FBV-ordningen. Dokumentgrunnlag Vedtak om godkjenning med vedlegg Varsel om førstegangsoppfølging Oppfølgingsskjema Melding om annengangsoppfølging. Oppfølgingsskjema Diverse korrespondanse. FBV-forskriften Mønsteravtalen Virksomhetens gjennomgang av midlertidig oppfølgingsrapport Den midlertidige oppfølgingsrapporten ble sendt til virksomheten for gjennomgang 11. juli 2017. Helfo ba om en skriftlig tilbakemelding på rapporten innen 15. august 2017. 28. august 2017 svarer 12 Trinnsklinikken AS v/advokat, at de ikke har noen kommentarer til rapporten. Vennlig hilsen Helfo pasientformidling Tove Irene L. Karlsen rådgiver Kathrine Klemetsen Juridisk rådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskreven signatur. 6