Din referanse: Vår referanse: Dato: 5. september 2017

Transkript

1 Returadresse: Helfo, Postboks 2415, 3104 Tønsberg, Norway HELFO Innland KOA Psykisk Helse AS Avd. Rødbergodden Rødbergshavn 9300 Finnsnes Din referanse: Vår referanse: Dato: 5. september 2017 Oppfølgingsrapport 1. Bakgrunn og formål Rapporten gjelder oppfølgning av KOA Psykisk Helse AS, avd Rødbergodden, med organisasjonsnummer: og med virksomhetsnummer: , som tjenesteleverandør i ordningen fritt behandlingsvalg (FBV). Godkjenningen er gitt med hjemmel i forskrift om private virksomheters adgang til å yte spesialisthelsetjeneste mot betaling fra staten (heretter kalt FBV-forskriften). Godkjenningen omfatter TSB ordinær døgnbehandling. 2. Generelt om oppfølging Som tjenesteleverandør er virksomheten forpliktet til å følge angitte vilkår og forpliktelser i FBV-forskriften, jf. 3 og 6. Helfo har etter FBV-forskriften 8 ansvar for å følge opp og kontrollere at virksomheten innretter seg etter disse vilkårene og forpliktelsene gjennom hele godkjenningsperioden (5 år). Dersom vilkårene brytes vil det kunne utløse sanksjoner fra Helfo. Helfo skal på generelt grunnlag følge opp tjenesteleverandørene bredt, hvilket innebærer at opplysninger og informasjon av betydning for godkjenningen vil bli innhentet via ulike informasjonskanaler. Med dette som utgangspunkt har Helfo innhentet opplysninger og informasjon også fra eksterne aktører, som blant annet kontaktpersoner hos de regionale helseforetakene, pasientrådgiverne, Norsk Pasientregister (NPR) og eventuelle fylkesmenn. I de tilfeller hvor Helfo har avdekket forhold av vesentlig betydning for godkjenningen, er opplysningene blitt forelagt den aktuelle virksomheten til uttalelse som forutsatt i forvaltningsloven 17 tredje ledd. Oppfølgningsrapporten vil gi en oppsummering av den løpende oppfølgning i perioden fra godkjenning 22. juni 2016 til 30. mai Rapporten vil inneholde opplysninger som har fremkommet i forbindelse med oppfølgningen, og hvordan dette er håndtert av Helfo og leverandøren. Sett hen til at rapporten blir publisert på Helfo.no, vil oppfølgningsrapporten sikre en åpen og gjennomsiktig forvaltning. Oppfølgningen fra Helfo sin side er standardisert, av generell karakter og obligatorisk for alle som har fått godkjenning etter forskriften. I tillegg til et standardisert oppfølgingsløp følger også Helfo opp virksomhetene individuelt og etter behov gjennom hele Helfo Postadresse For privatperson For helseaktør Sentralbord HELSEØKONOMIFORVALTNINGEN Postboks 2415 Telefon: 800HELSE ( ) Telefon: Tønsberg E-post: 800helse@helsenorge.no E-post: post@helfo.no

2 godkjenningsperioden. Gjennomgangen i det videre vil følge kronologien i oppfølgingsskjema og forpliktelsene i forskriften. 3. Oppfølgning av KOA Psykisk Helse AS, avd. Rødbergodden 3.1 Oppfølgningsskjema- leverandørens besvarelse KOA Psykisk Helse AS, avd Rødbergsodden fikk inn første pasient 19. juli 2016 og har etter dette hatt et pasientvolum på inne i behandling til enhver tid. Det har vært løpende dialog mellom virksomheten v/ Heidi Johnsen (direktør) og Helfo fra søknadstidspunktet. Dialogen har foregått pr telefon og e-post. Virksomheten har svart på Helfo sitt oppfølgingsskjema for første- og annengangsoppfølging. Helfo mottok svar henholdsvis 25. oktober 2016 og 26. mai Rapportering Ved førstegangsoppfølging meldte virksomheten om at det hadde tatt lang tid å få operative Helsenett-linjer og at det hadde vært den største utfordringen. Årsaken var utfordringer i forhold til oppsett av NHN opp mot virksomhetens servere. Rapportering til NPR foregikk derfor manuelt den første tiden. I etterkant har det vært feil i fil som ble sendt NPR, men dette ble raskt rettet opp da virksomheten ble gjort oppmerksom på det. Etter dette har rapportering til NPR vært korrekt. Rapportering på ventetid gjøres ukentlig og fungerer bra. Virksomheten har ikke hatt fristbrudd Rutiner for henvisninger, innleggelse og utskrivelse I oppfølgningsskjemaet har virksomheten svart at retningslinjene om henvisning, inntak og utskriving fungerer. Henvisninger fra vurderingsinstanser behandles på inntaksmøte i virksomheten og skriftlig svar sendes vurderingsinstans, henviser og pasient med innleggelsesdato, tilbud om å stå på venteliste eller evt svar på hvorfor virksomheten ikke kan ta imot pasienten. Ved innkalling til innleggelse får alle pasientene et informasjonsskriv om rettigheter og annen informasjon i forhold til innleggelsen. Hasteinnleggelser gjøres primært med telefonkontakt mellom innleggende instans, vurderingsinstans og virksomheten. Papirarbeidet gjøres da i ettertid og så snart som mulig. Virksomheten skriver at de har rutine for skriftlige rapporter på pasienter i henhold til krav fra oppdragsgivere og rutine for epikrise i henhold til gjeldende lovverk. Det jobbes med etablering av ansvarsgrupper rundt den enkelte pasient. Kontakt etableres med hjemkommune og andre involverte parter i god tid før utskrivelse og skriftlig melding om utskrivingsdato sendes til hjemkommunen i god tid før behandling avsluttes, såfremt dette er mulig (noen velger å dra før behandlingen er vurdert fullført). 2

3 3.1.3 Individuell plan (IP), opplysning og informasjonsutveksling med aktuelle samarbeidsinstanser Virksomheten utarbeider og følger opp allerede eksisterende IP for de pasienter som ønsker det. I svar på oppfølgingsskjema skriver virksomheten at det brukes mye motivasjonsarbeid for at pasientene skal forstå fordelene med en slik plan og benytte seg av IP og dens muligheter. Virksomheten har egen prosedyre for etablering og bruk av IP i behandlingen. Virksomheten har også prosedyre for behandlingsplan. Alle pasienter har egne pasientkontakter som følger opp IP og behandlingsplan som skal sikre progresjon i behandlingen for pasientene. IP benyttes som samhandlingsdokument opp mot hjemkommune og andre involverte rundt pasienten. Pasientene eier sin plan og bestemmer hvem som skal være med i ansvarsgruppe i henhold til sine behov. Virksomheten har avtale med offentlig tannklinikk for ivaretakelse av tannbehandling for pasienter og personalet bestiller timeavtaler ved behov. De har avtale med lokalt legekontor for lab.tjenester. Virksomheten har avtale med fysioterapeut for pasienter med behov for fysioterapi. I tillegg henviser virksomhetens leger til andre spesialister ved behov. Virksomheten utveksler informasjon elektronisk innen helsevesenet Brukermedvirkning Virksomheten oppgir at de har ukentlige husmøter for pasientene der personal og leder deltar. På disse møtene kan pasientene ta opp ulike problemstillinger i fellesskap og ha mulighet til å påvirke innhold i behandlingsopplegget. Det foretas brukerundersøkelser to ganger i året vår og høst. Det brukes spørreskjema som bygger på Nasjonale pasienttilfredshetsundersøkelse for døgnbehandling Internkontroll Virksomheten skriver at de har har etablert internkontrollsystem som er tilgjengelig og kjent for de ansatte. De oppgir å ha gode rutiner på evaluering og evt korrigering av internkontrollen. Virksomheten har årlig gjennomgang av gjeldende rutiner og prosedyre der de evalueres, evt korrigeres og oppdateres. Ved behov for korrigering gjøres dette umiddelbart. Risikoanalyser evalueres hver tredje måned. De blir da oppdatert, korrigert og det lages nye risikoanalyser når behovet melder seg. Det fremkommer fra svar på oppfølgingsskjema at virksomheten har gode rutiner for brannvern. HMS håndbok evalueres årlig og ved behov. Korrigeringer gjøres ved behov. Virksomheten har kun hatt små avvik som er lukket i etterkant av gjennomgang i teamet eller i samarbeid med virksomhetsleder Bemanning og kompetanse Virksomheten har godkjenning på TSB ordinær døgnbehandling og har en bemanning og kompetanse for å yte spesialisthelsetjeneste til et pasientvolum på opp til 15. De bekrefter å ha et pasientvolum på inne i behandling til enhver tid. Virksomheten meldte ved førstegangsoppfølging at de hadde øket legeressurs med 10 timer i uken. Etter annengangsoppfølging ser Helfo at det også er øket andel psykolog med 50%. Ellers har de en bemanning som er forenlig med det de planla med ved godkjennelse. 3

4 Etter hvert som Helfo har gjort seg erfaringer i ordningen er imidlertid krav til bemanning og kompetanse oppjustert for å sikre faglig forsvarlighet. Hensynet til pasientsikkerheten veier tungt. Helfo ser også hen til likhetsprinsippet der virksomhetene skal behandles likt og forsvarlighetskravet er likt for alle. Helfo har derfor anbefalt virksomheten å justere opp bemanningen på natt. Dette for å imøtese de krav som Helfo setter for søkere til FBV ordningen i dag. 3.2 Informasjon fra samarbeidspartnere Helfo har henvendt seg til Fylkesmannen i Troms og pasientrådgiverne for å få en tilbakemelding på om det har kommet inn opplysninger som kan være av betydning hva angår virksomheten. Pasientrådgiverne har gitt tilbakemelding på at de ikke har mottatt opplysninger om virksomheten. Avdeling for saksbehandling og utbetaling i Helfo, har heller ingen ting å melde i forhold til virksomheten. Helfo har ikke fått noen tilbakemelding fra Fylkesmannen i Troms. 3.3 Individuell oppfølgning Det har ikke vært behov for risikobasert oppfølgning av KOA Psykisk Helse AS, avdeling Rødbergodden, rapporten er derfor som nevnt ovenfor i stor grad en oppsummering av de resultater som følger av den generelle og standardiserte oppfølgingen. 4. Avsluttende bemerkninger Helfo kontrollerer løpende om vilkårene som er stilt i forskriften er overholdt, og dersom det er avvik- hvilke sanksjoner det vil utløse. Oppfølgningen er som nevnt ovenfor både individuell og generell. KOA Psykisk Helse AS, avdeling Rødbergodden har ikke hatt avvik av betydning ut fra de opplysningene vi besitter pr. idag. Det understrekes at vår vurdering er basert på den informasjonen som vi har fått tilgjengeliggjort. Dokumentgrunnlag Vedtak om godkjenning med vedlegg Varsel om førstegangsoppfølging Oppfølgingsskjema Melding om oppfølging av godkjente virksomheter i FBV ordningen (2. gangs) Oppfølgingsskjema Diverse korrespondanse med ulike informasjonskanaler via e-post (pasientrådgivere, fylkesmann) FBV-forskriften Mønsteravtalen 4

5 Virksomhetens gjennomgang av midlertidig oppfølgingsrapport Den midlertidige oppfølgingsrapporten ble sendt til virksomheten for gjennomgang 28. juni Helfo ba om en skriftlig tilbakemelding på rapporten innen 15. august august 2017 svarer KOA Psykisk helse AS v/heidi Johnsen, at de ikke har noen kommentarer til rapporten. Vennlig hilsen Helfo pasientformidling Cecilie Marie Karlsen rådgiver Kathrine Klemetsen juridisk rådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskreven signatur. 5