Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo

Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Fakultetsstyret Sak: Orienteringssak 1 - c) Møtedato: 10. desember 2015 Orientering om fullført evaluering av økonomifunksjonen, ref.nr. 2010/14949 Notat av 2. desember 2015 med bilag følger vedlagt. Saken oversendes fakultetsstyret: Til behandling: Til orientering: X Forside - Orienteringssak

Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Fra: Fakultetsstyret Fakultetsdirektøren Sakstype: Orienteringssak Tilgang: Åpen Notatdato: 2. desember 2015 Møtedato: 10. desember 2015 Arkivsak nr.: 2010/14949 Saksbehandler: Bård Kjos Orientering om fullført evaluering av økonomifunksjonen Fakultetsstyret fattet i september 2011 følgende vedtak: Fakultetsstyret viser til fakultetsdirektørens notat av 16. september 2011 med vedlegg og vedtar å samle fakultetets økonomifunksjon i en seksjon på fakultetsnivå, underlagt fakultetsdirektøren. Det forutsettes at seksjonens tjenestenivå overfor grunnenhetene reguleres av enhetsvise avtaler. [ ] Fakultetsdirektøren pålegges å gjennomføre en evaluering av den nye ordningen i løpet av første halvår 2013. Resultatet av evalueringen og eventuelle forslag til vesentlige endringer av organiseringen legges fram for fakultetsstyret. Evalueringen har vært utsatt i samråd med instituttene for å gi seksjonen tilstrekkelig tid til å etablere seg som seksjon og til å utvikle nye rutiner. I samråd med instituttene nedsatte dekanen 2.9.2015 en arbeidsgruppe bestående av kontorsjefene ved fakultetets tre institutter samt seksjonssjef for økonomiseksjonen, for å gjennomføre den pålagte evalueringen. Gruppen har vært ledet av kontorsjef Astrid Waaler Kaas ved ILS. Vedlagt følger arbeidsgruppens rapport. Gruppen oppsummerer sitt arbeid slik i innledningen til avsnitt 7: Økonomiseksjonen får gode tilbakemeldinger på flere områder. De leverer generelt bra til UiO sentralt. Seksjonen er blitt mer robust. Kvaliteten i leveransene til instituttene varierer. Ut fra en samlet vurdering av funn mener arbeidsgruppen at det ikke er nødvendig eller ønskelig med en omorganisering av funksjonen (helt eller delvis oppdeling). De skisserte tiltakene under anbefales gjennomført for å heve kvaliteten på leveransene til instituttene. Fakultetssekretariatet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7, Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: 22 85 82 76 Telefaks: 22 85 82 41 postmottak@uv.uio.no www.uv.uio.no

2 En hovedkonklusjon er altså at arbeidsgruppen ikke finner grunnlag for «vesentlige endringer av organiseringen», jfr. fakultetsstyrets vedtak. Fakultetsdirektøren slutter seg til dette. Rapporten viser også at man har nådd flere målsettinger, blant annet at man har fått en robust funksjon som leverer tjenester med minimal sårbarhet knyttet til fravær og turnover. Tilbakemeldingene på seksjonens leveranser er også gode fra UiO- og fakultetsnivået. Detaljerte anbefalinger om tiltak som kan heve kvaliteten på leveransene til grunnenhetene (herunder forskere/prosjektledere) fremgår av rapporten. Fakultetet vil i samarbeid med enhetene følge opp disse anbefalingene. Det er blant annet allerede iverksatt at seksjonsleder er personlig involvert i alle enhetenes arbeid nå i november/desember med å utarbeide femårige prognoser for perioden 2016-2020, som et tiltak for å redusere variasjonen mellom enhetene. Bård Kjos fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Vedlegg: Rapport fra arbeidsgruppen med intervjuguide/spørreskjema

18.11.2015 Evaluering av økonomifunksjonen ved Det utdanningsvitenskapelige fakultet 1. Bakgrunn Fakultetsstyret fattet i september 2011 følgende vedtak: Fakultetsstyret viser til fakultetsdirektørens notat av 16. september 2011 med vedlegg og vedtar å samle fakultetets økonomifunksjon i en seksjon på fakultetsnivå, underlagt fakultetsdirektøren. Det forutsettes at seksjonens tjenestenivå overfor grunnenhetene reguleres av enhetsvise avtaler. De to hovedproblemstillinger som var bakgrunnen for fakultetsstyrets vedtak var 1. Behovet for spesialisert kompetanse og økt kvalitet og 2. Behovet for en robust tjeneste og sikre leveranser. Det ble trukket fram at å samle fakultetets økonomifunksjon innebar utfordringer relatert til spørsmålet om tilstrekkelig nærhet til tjenestemottakerne herunder både spørsmål om lojalitet og prioriteringer, og om innsikt i den primærvirksomheten og de ledelsesutfordringene funksjonen skal støtte opp under. Fakultetets økonomifunksjon ble lagt til fakultetet i januar 2012. Økonomikonsulenter som tidligere hadde sittet på instituttene ble flyttet til et felles kontor i Helga Engs Hus. Det ble i 2013 utarbeidet og signert avtaler som beskrev den tenkte samhandlingen mellom fakultetet og enhetene knyttet til tjenesteleveranser (ephorte saksnr. 2010/14949). Avtalene brukes ikke aktivt. 2. Mandat og arbeidsgruppe Evaluering av økonomifunksjonen ble vedtatt som et årsplantiltak for fakultetet i 2015. Følgende arbeidsgruppe ble nedsatt av dekanen 2.9.2015: Kontorsjef Astrid Waaler Kaas, ILS (leder) Kontorsjef Elin Østbø Sørensen, IPED Kontorsjef Kristin Fedje Fredriksen, ISP Seksjonssjef Jarle V. Traavik, UV Økonomileders rolle ble avklart I arbeidsgruppens første møte. Han skulle: - bidra med utarbeidelse av spørsmål til intervjuene - beskrive status i økonomifunksjonen - bidra til gjennomlesing/ korrekturlesing av rapporten. Det presiseres at økonomiseksjonens øvrige ansatte ikke har deltatt i arbeidet med rapporten (med ett unntak). 1

18.11.2015 Arbeidsgruppen ble gitt følgende oppdrag: 1. Det skal foretas en kvalitativ gjennomgang av økonomifunksjonen som helhet og av dens ulike delområder. Gjennomgangen skal omfatte tjenesteleveranser til både lokale brukere (med særlig vekt på enhetsledere og prosjektledere) og til overordnet nivå (UiO). En vurdering av økonomifunksjonens overordnede organisering (prinsipper for arbeidsdeling og koordinering) er en del av oppdraget, men ikke seksjonens arbeidsmiljø eller enkeltmedarbeideres arbeidssituasjon og oppgaver. 2. Det skal vurderes om funnene i punkt 1 tilsier at det er nødvendig eller ønskelig med en omorganisering av funksjonen (helt eller delvis oppdeling av økonomiseksjonen). 3. Det skal identifiseres delområder innenfor funksjonens ansvarsområde med særlige behov for videreutvikling og evt. foreslå en prioritering mellom disse. 3. Metode a. Intervju Det ble gjennomført intervjuer innen områdene økonomistyring, prosjektstyring og regnskap transaksjons- og bilagshåndtering. Kontorsjefene gjennomførte intervjuene. Det ble først og fremst stilt spørsmål knyttet til kvalitet, men også til kommunikasjon, informasjon og service. Følgende ble intervjuet på området regnskap transaksjons- og bilagshåndtering: 1 fra økonomifunksjonen 1 bestiller/saksbehandler på hvert institutt 1 saksbehandler på fakultetet 1 vitenskapelig ansatt på hvert institutt (reiseregninger) Totalt: 8 Følgende ble intervjuet på området prosjektstyring: 2 prosjektledere + 1 fra forskningsadministrasjonen fra hvert institutt Totalt: 9 Følgende ble intervjuet på området økonomistyring: Dekan og fakultetsdirektør, instituttledere og kontorsjefer. Totalt 8 b. Spørreskjema Sentrale personer innen sentraladministrasjonen knyttet til lønn og reiseregninger, regnskap og økonomistyring ble tilsendt et spørreskjema hvor de ble bedt om å vurdere UV fakultetets leveranser på en skala fra 1-4 hvor 1= dårlig 2= kan forbedres 3=Bra 4= Utmerket 2

4. Beskrivelse av status i økonomifunksjonen 18.11.2015 c. Dagens organisering seksjoner og ansatte Økonomiseksjonen ble etablert med 8,6 årsverk men har etter naturlig avgang konsolidert oppgavene slik at den i dag utgjør 7,6 faste årsverk fordelt på to hovedformål: Bilagsgruppen består av 2,6 årsverk knyttet til produksjon av regnskapsbilag: bestillinger/ innkjøp, refusjon av utlegg og reiseregninger samt behandling av inngående og utgående faktura. Økonomistyringsgruppen består av 4 årsverk knyttet til økonomistyring og kontrollbehov for enhetene: tilrettelegging for plan-, budsjett- og rapporteringsbehov på enhetene samt oppfølging, kvalitetssikring og rådgiving for enhetsledelsen. I tillegg er det en seksjonsleder som leder seksjonen og som har et faglig totalansvar for økonomifunksjonen. Lederen har også operativt ansvar for seksjonens bemannings- og kompetansebehov, oppgavefordeling og rapportering til fakultetsledelsen. d. Dagens organisering prinsipper for arbeidsdeling og koordinering Ved etablering av økonomiseksjonen eksisterte det en hypotese i UiOs konsulentgruppe basert på erfaringer fra større enheter om at det kunne være muligheter for rollefordeling basert på økt grad av spesialisering. Et eksempel på dette var tanker om å ha en konsulent dedikert til eksternfinansierte prosjekter. Underveis i implementeringen ble det imidlertid avklart ganske raskt at seksjonens beskjedne størrelse og fulle bredde av oppgaver ville medføre en betydelig risiko for rutinesvikt ved en for stor grad av spesialisering. Oppgaver er derfor i dag fordelt i hovedsak på kostnadssted innenfor de to gruppene som utgjør økonomiseksjonen. På denne måten kan en økonomikonsulent eller bilagskonsulent overta nærmest enhver oppgave for en annen på et annet kostnadssted, og slik sett er risikoen ved ikke-planlagt fravær sterkt redusert. Unntak fra dette omfatter oppfølgingsansvar for bestemte systemer og enkelte mindre roller og ansvar som effektivt og med lav risiko kan forvaltes av en enkeltperson. Eksempler på dette inkluderer enkelte kontrollaktiviteter, ansvar for oppdatering av systemer mv. Arbeidsoppgavene er fordelt med tanke på at alle skal ha omtrent like store oppgaveporteføljer, og det gjøres periodiske gjennomganger og revurdering av oppgavefordeling. Seksjonen gjennomfører seksjonsmøter der temaer omfatter status, behov og forbedringspotensial. For øvrig er det seksjonens inntrykk at det er relativt utstrakt kontakt mellom seksjonens ansatte og øvrige ansatte på fakultetets enheter samt relevante kontaktpunkter på UiO. Denne kommunikasjonen er kritisk for seksjonens evne til å utføre sine oppgaver på en mål- og kostnadseffektiv måte. 3

18.11.2015 5. Kvalitativ gjennomgang av økonomifunksjonen - Tilbakemeldinger e. Regnskap, transaksjons- og bilagshåndtering i. Instituttene Kvalitet Innkjøp er forbedret og fungerer bra. Instituttene blir fulgt godt opp. Noen synes det generelt kan være vanskelig å finne frem til riktig tiltakskode ved bestillinger. Det oppleves som nyttig å ha attestasjonsmyndighet på instituttene til å håndtere utlegg utenom HRportalen. Det bidrar til at det brukes mindre tid på reiseregninger og utleggsbilag. Fakultetets bilagskonsulent opplever at mange av bilagene som kommer inn mangler dokumentasjon. Kommunikasjon Instituttene og økonomiseksjonen opplever at kommunikasjonen i stor grad er god. Det er større forståelse for andres hverdag nå, men bilagskonsulent kan oppleve tilbakemeldinger som "det har ikke du noe med". Informasjon de fleste oppgir UiOs hjemmeside som det viktigste stedet hvor de finner informasjon. Service De fleste sier de stort sett blir tatt i mot på en hyggelig måte, og at bilagskonsulentene yter en høy grad av service. Innkjøp og bestillinger yter bra service. Servicen oppleves å være personavhengig. ii. UiO sentralt Skala fra 1-4 benyttet Spørsmål 1 knyttet til kvalitet: Hvordan opplever du kvaliteten i det som leveres fra UV? To svar: 3 og 2 Som forbedringsområde trekkes fram at økonomiseksjonen kan sette seg bedre inn i regelverket. Spørsmål 2 knyttet til kommunikasjon: Hvordan opplever du kommunikasjonen med UV? To svar: 3 og 3(2) Kommunikasjonen er i utgangspunktet bra, men kan forbedres ved å levere i tide det bestillingene lyder på. Vi mottar forskjellige leveranser og kommuniserer på flere nivå og opplever at det kan oppstå misforståelser. Spørsmål 3 knyttet til samhandling: Hvordan opplever du samhandlingen med UV? To svar: 3 og 3 Spørsmål 4 knyttet til informasjonsflyt: Opplever du at enhetene ved UV er godt informert om rutiner og regler knyttet til innkjøp, fakturering, bilagslønn, reiseregninger. To svar: 3 og 3 (2) Ekstrakommentar: «Vi opplever enkelte ganger at endringer i vår informasjon om frister og leveranser, ikke blir hensyntatt ved første leveranse etter endringen, og må 4

18.11.2015 kommuniseres flere ganger. Det er viktig at all informasjon blir kommunisert i organisasjonen og at alle de som blir berørt tar til seg informasjonen og hva det betyr for det de skal levere.» UiO sentralt opplever at de samme feilene gjøres om igjen og tilbyr seg å komme ut til enheten. De oppgir at de har gode erfaringer med dette når det gjelder personalkonsulenter. f. Økonomistyring i. Instituttene Kvalitet: Generelt oppleves det stor grad av variasjon mellom instituttene i leveransen fra økonomiseksjonen når det gjelder kvalitet. Det er noe uklart hva økonomifunksjonen skal levere og hva det forventes at instituttene skal gjøre selv. Flere svarer: "jeg får det jeg bestiller". Noen gir uttrykk for at de er usikre på om det grunnlaget de får er riktig. Økonomikonsulentene forholder seg til det tekniske knyttet til prosjektøkonomi og dermed kan det strategiske bli borte. Det oppleves av flere at beslutninger ofte kommer som en kommando fra økonomikonsulent. Økonomi har bidratt med strategisk verktøy for å analysere 10 års LTB for ILS. Verktøyet gjorde ILS i stand til å gjøre gode analyser. Det førte til en god og viktig prosess for ILS. Aktivitetsanalyser gjøres av instituttene selv. Det etterspørres hvem som sier fra når det er «røde» tall. Gode rutiner for internbruk av ansatte mellom institutter savnes. Opplever at det ofte blir for mange e-poster frem og tilbake. Instituttledelsen opplever i varierende grad å få god hjelp til virksomhetsrapportering (års- og langtidsbudsjett), og svarer fra «utmerket» til «en del feil og mangler». Den enkelte forsker er involvert men det trekkes fram fra flere hold at instituttledelsen i for liten grad er involvert i prosjektstyring. «Man får oversikt til undertegning. Er ikke involvert. Skriver bare under. Mister oversikten.» Men igjen er det forskjeller mellom instituttene: «Ja, jeg får automatisk en vurdering av økonomiske effekter av oppstart ved nye prosjekter og er involvert ved forespørsel fra forskere.» Kommunikasjon: På økonomiseksjonen benyttes det fagspråk som ikke alltid er lett forståelig for de som ikke jobber innen økonomi. Det setter store krav til kommunikasjon. Det oppleves av og til problematisk å kommunisere med økonomikonsulentene, men det generelle bildet er at kommunikasjonen er god. Noen gir uttrykk for at de møter holdninger og uttrykk som «sånn er det 5

18.11.2015 bare», og at økonomikonsulent kan oppleves som noe uprofesjonell. Flere sier at de merker avstanden, og at økonomi nå er mer løsrevet fra miljøet på instituttene. Kompetanse: Instituttene kjenner ikke til den totale kompetansen i økonomifunksjonen. Realkompetansen fungerer generelt bra. Evne til strategisk tenkning ut over seksjonsleder savnes. En tilbakemelding trekker fram at det kan virke som om det er et konkurranseforhold internt mellom de ansatte i økonomifunksjonen, og at dette i så fall oppfattes som lite konstruktivt. Kompetanse som instituttledelsen mener er viktig (i tillegg til god økonomiforståelse) er nøyaktighet, gode kommunikasjonsevner og serviceinnstilling. Det ble stilt spørsmål ved i hvilken grad det samhandles i økonomifunksjonen og om kompetanse deles. EU-kompetanse mangler. Instituttene mener at det ikke er nødvendig med en egen person på økonomi med EU-kompetanse, men at det er viktig med en plan for hvor instituttene kan få tak i kompetansen. Service: Grad av service varierer, men oppleves stort sett som god. Påvirkningsmulighet i forhold til økonomikonsulentene oppleves som liten. Det ble gitt eksempler på tilbakemeldinger som:«fungerer ikke å komme med god råd/ønsker» eller «Stivbent holdning til hvordan ting skal gjøres». GENERELT: ii. UiO sentralt Svar gitt på en skala fra 1-4 (1-dårlig 4 utmerket) Spørsmål 1 knyttet til kvalitet: Hvordan opplever du kvaliteten i det som leveres fra UV? To svar: 3+ og 3 Spørsmål 2 knyttet til kommunikasjon: Hvordan opplever du kommunikasjonen med UV? To svar: 4- og 4 Spørsmål 3 knyttet til samhandling: Hvordan opplever du samhandlingen med UV? To svar: 4- og 4 Ekstrakommentar: «De som arbeider i forhold til økonomifunksjonen ved UV synes samarbeidet fungerer fint!» g. Prosjektstyring i. Instituttene Kvalitet: Instituttene sier at møtene med økonomikonsulent oppleves som ryddige, og at økonomikonsulent virker å være faglig kompetente. Noen 6

18.11.2015 forskere sier de har hatt lite behov for hjelp, og at de stort sett ordner det meste selv. Flere understreker at det er viktig å involvere instituttledelsen rundt oppretting og drift av store prosjekter. «Økonomi har fokus på å tjene penger, og ser ikke alltid det overordnede bildet». Det gir den enkelte forsker trygghet å ha noen utover økonomi å diskutere med. I budsjetteringsprosessen kommer forskerne med tallene selv. De bygger på tidligere erfaringer, og opplever at de trenger lite råd i denne fasen. De fleste opplever at budsjetteringsstøtten har blitt bedre, ikke minst at verktøyene er blitt bedre. Men som en uttrykker det: «Jeg savner en kvalitetssikring av budsjett og regnskap, i dag er det kun økonomikonsulent som selv kvalitetssikrer dette». Den største utfordringen knyttet til prosjektstyring ligger på rapportering av forbruk. Flere prosjektledere gir uttrykk for at de ikke har økonomisk kontroll. «Kan ikke følge med selv». Det stilles spørsmål som: «Hvordan oppdage feilposteringer?» Det er en forventning om at økonomiseksjonen har kontroll og oversikt over forbruk. De prosjektrapporter som kan tas ut er komplisert for den enkelte forsker. «Får ikke beskjed dersom noe er galt. Hvem følger med?» «Det fungerer bra når "ting er helt på stell", men jeg mener det må finnes løsninger hvis det oppstår situasjoner/ endringer underveis, som innebærer at vi må lage nye løsninger.» En enkel mal etterspørres fra økonomi (drift, investeringer, reise og personer tilknyttet prosjektet) «Jeg skulle gjerne hatt muligheten til selv å kunne ta ut rapporter, som på en enkel måte gir innsikt. Blir for teknisk for min del.» Flere gir uttrykk for at det ikke skjer noe med mindre du ber om det. De aller fleste prosjektledere oppgir at de fører skyggeregnskap selv. Kommunikasjon: Prosjektlederne er i tett kontakt med økonomifunksjonen i faser, avhengig av prosjektfasene. De opplever at økonomikonsulent er tilgjengelig når de har behov for en prat. Det gis uttrykk for at det skjer mye i økonomiseksjonen, men at det ikke kommuniseres godt nok ut til instituttet. Det oppleves som frustrerende at du kun får se tallene på skjerm i det som av en prosjektleder kalles «månedlig audiens». Det savnes pedagogiske forklaringer. «Hvor lenge skal det være vår feil at vi ikke forstår?» Det er ønskelig at seksjonsleder i større grad skal forholde seg til de vitenskapelige. Informasjon: Prosjektlederne virker generelt godt fornøyd med den informasjonen de får fra økonomiseksjonen. Noen oppgir at det mangler forståelse for at ikke alt er selvforklarende når du bruker system sjelden. Service: Forskerne opplever stort sett at de blir tatt godt i mot, men at det er individuell variasjon. Personlige forhold er viktig. 7

18.11.2015 Annet: Alle instituttene kommenterer på en større geografisk avstand og at det er blitt større terskel for å besøke økonomiseksjonen. «Økonomi er ikke lenger en del av instituttmiljøene. De mister innsikt i prioriteringene til instituttene.» «Det er viktig med forståelse for virksomheten de skal betjene. I dag er de frakoblet strategisk kunnskap om instituttet.» Flere mener at dette virket bedre før når de var tetter på virksomheten. En forsker nevnte også at sentraliseringen, med mer spesialiserte funksjoner, kan føre til at kompetansen fragmenteres. ii. UiO sentralt Vi har fått følgende tilbakemelding fra UiO sentralt: «Jeg kjenner ikke UVs arbeidsfordeling på dette området inngående. Basert på dette er besvarelsen preget av at samlet sett, så er det en del å gå på, selv om jeg føler vi samarbeider godt med seksjonen generelt.» Spørsmål knyttet til kvalitet: Hvordan opplever du kvaliteten i det som leveres fra UV? Ett svar: 3 Spørsmål knyttet til kommunikasjon: Hvordan opplever du kommunikasjonen med UV? Ett svar:3 Spørsmål knyttet til samhandling: Hvordan opplever du samhandlingen med UV? Ett svar:3 Spørsmål knyttet til informasjonsflyt: Opplever du at enhetene ved UV er godt informert om rutiner og regler knyttet til prosjektstyring? Ett svar: 3 (har egentlig ingen forutsetning for å mene noe om hvordan forskernes innsikt i dette er, ingen kontakt mellom oss og forsker) «Generell kommentar: Stort sett er nivået på det som leveres bra, men noe er også ikke bra nok. Det kan virke som om kompetanse og evne til selvstendige vurderinger er veldig ulik i gruppa. Ofte oppstår en del unødig støy på grunn av mangler eller feil, eller spørsmålsstillinger som burde håndteres lokalt. Nå kjenner jo ikke jeg til den interne arbeidsfordelingen i UVøkonomiseksjonen, så dette kan jo være resultat av ulike årsaker, som jeg naturlig nok ikke kan hensynta i vurderingen. Når det gjelder UVs prosjektportefølje er den relativt liten. 74 aktive prosjekter av totalt 2066 på UiO pr sept. 2015 (tilsv. under 4 %). Totalrammene er ca. 469 MNOK for UV, og ca. 10 280 MNOK for hele UIO (tilsv. under 5 % )for de pågående prosjektene. Naturlig nok er ikke denne porteføljen av en størrelsesorden som gjør UV til en av de utfordrende enhetene på dette området.» 8

18.11.2015 6. Vurdering av funn Sett opp mot de utfordringer som ble skissert for fakultetsstyret relatert til spørsmålet om tilstrekkelig nærhet til tjenestemottakerne, (både spørsmål om lojalitet og prioriteringer, og om innsikt i den primærvirksomheten og de ledelsesutfordringene funksjonen skal støtte opp under) kan svarene tyde på at disse utfordringene ikke er blitt tilstrekkelig ivaretatt. Arbeidsgruppen mener at noen enkle tiltak kan bidra til å kompensere for den opplevde mangel på nærhet. Følgende hovedfunn ansees for å være de viktigste: Sentralisering av økonomifunksjonen har gått på bekostning av ønsket om økt kvalitet på alle områder til instituttene. o Instituttledelsen opplever i større eller mindre grad at de ikke har full kontroll knyttet til økonomistyring o Instituttledelsen er i for liten grad involvert ved prosjektoppstart o Skyggeregnskap er utbredt. Prosjektledere/forskningsgruppeleder opplever at de ikke har full kontroll over forbruk i sitt tiltak/sitt prosjekt/sin forskningsgruppe o Likebehandling det er forskjell på kvaliteten i leveranser til instituttene Nærhet til instituttene En av utfordringene i samlokaliseringen var relatert til spørsmålet om tilstrekkelig nærhet til tjenestemottakerne. Alle instituttene opplever at det er blitt større avstand til økonomi. Økonomi er ikke lenger en del av instituttmiljøene. Dette må det kompenseres for. Behovet for en robust tjeneste er forbedret. Økonomikonsulentene kan bidra på tvers av instituttene ved f.eks. sykdom eller når det er mye å gjøre. Kvalitet i leveranser til UiO er bedret, og tilbakemeldingene fra UiO sentralt tyder på at økonomiseksjonen leverer tilfredsstillende kvalitet. Instituttene opplever at det er lite strategisk kompetanse i økonomifunksjonen Kommunikasjonsutfordringer knyttet til avstand og personlig egnethet Funnene peker på klare forbedringsområder som vi mener kan håndteres innenfor dagens organisering. 7. Anbefalinger Økonomiseksjonen får gode tilbakemeldinger på flere områder. De leverer generelt bra til UiO sentralt. Seksjonen er blitt mer robust. Kvaliteten i leveransene til instituttene varierer. Ut fra en samlet vurdering av funn mener arbeidsgruppen at det ikke er nødvendig eller ønskelig med en omorganisering av funksjonen (helt eller delvis oppdeling). De skisserte tiltakene under anbefales gjennomført for å heve kvaliteten på leveransene til instituttene. Delområder innenfor funksjonens ansvarsområde med særlige behov for videreutvikling Kompensere for manglende nærhet Økonomikonsulent/bilagskonsulent bør sitte på instituttet (spesielt viktig for ILS) 1 dag i uken/hver 14.dag Intern organisering i økonomiseksjonen 9

18.11.2015 Vurdere om økonomikonsulentene skal fortsette å være tilknyttet ett institutt. Ser fordeler med ett kontaktpunkt, men da må økonomiseksjonen bli bedre på kompetansedeling. (For å sikre likebehandling). Videreutvikle samhandlingen internt i seksjonen. Organisering i team på 2 hvor en har hovedansvar og den andre har skyggeansvar. Gi instituttledelsen bedre grunnlagsmateriale og bedre verktøy for strategisk ledelse Alle instituttene bør få strategisk verktøy slik at de kan vurdere 10 års LTB med jevne mellomrom (hvert år/annethvert år). Ledelsen må involveres ved oppstart av store prosjekter Ledelsen må få tilgang til budsjetteringsverktøy Gi den enkelte prosjektleder/forsker/forskningskonsulent bedre grunnlagsmateriale slik at de opplever å ha kontroll Kommunikasjon Ledelse Strukturendring for rapportering av drift nødvendig. Generelt behov for mer skriftlig informasjon/ dokumentasjon. Eksempler på tiltak: o Ha et skriftlig utgangspunkt i forkant av møter. o Sende informasjon etter hvert møte. o Sende jevnlig (hvert tertial) rapporter om forbruk. Rapportene må være enkel å forstå. (evt gi opplæring i å ta ut rapporter) o Rutiner for oppretting av tiltak for nyansatte. o Melding når tiltak blir fjernet. Jobbe kollektivt i seksjonen med rutiner og maler. Ta utgangspunkt i best praksis. F.eks. lage epost maler. Jevnlige møter mellom kontorsjefene og seksjonsleder Faste, regelmessige møter mellom fane og økonomi Seksjonsleder må ta tydeligere ansvar og grep for å arbeide med utvikling og kompetanseheving innad i seksjonen Økonomifunksjonen må arbeide kollektivt med å bruke sine styrker Økonomi- og bilagskonsulentene må følges opp basert på tilbakemeldinger om forbedringspunkter fra instituttene. Vedlegg: Intervjuguide og Spørreskjemaer til UiO sentralt Saksnotat fakultets styremøte 10.12.2010 og 23.9.2011 10

EVALUERING AV ØKONOMIFUNKSJONEN PÅ UV MAL INTERVJU KVALITET I TJENESTENE Økonomitjenestene er delt inn i følgende delområder: 1. Regnskap, transaksjons- og bilagshåndtering a. Regnskapsavslutning, kontrollprogram, kontering, frikjøpshåndtering, innkjøp, ompostering, reiseregninger, refusjoner 2. Økonomistyring a. Budsjettering, tertialrapportering, prognosearbeid, rådgivning, analyser, kontrollarbeid + ledelse 3. Prosjektstyring a. Rådgivning ved søknader, prosjektoppretting og rapportering, forhandlinger, avtaler, kontrollarbeid Der hvor det er mulig registrerer vi svarene på en skala fra 1-4: 1= dårlig 2= kan forbedres 3=Bra 4= Utmerket TJENESTELEVERANSE TIL LOKAL BRUKER For å definere forventet tjenesteleveransene er det tatt utgangspunkt i det arbeidet som ble gjort i 2013 knyttet til tjenesteavtaler mellom UV fakultetet og enhetene. REGNSKAP, TRANSAKSJONS OG BILAGSHÅNDTERING: Intervjuobjekter: I bilagsbehandler fakultetet 1 bestiller/saksbehandler på hvert institutt 1 saksbehandler på fakultetet 1 vit.ansatt på hvert institutt (reiseregninger) Spørsmål: 1. Kvalitet Opplever du at registering og kontering av bilag (Inngående fakturaer, Frikjøp, omposteringer, internhandel, utgående fakturering) gjøres riktig første gang? (Skala 1-4) Hvis ikke; hva mener du er årsaken til det? (noen andre har gjort feil, informasjon om hvordan det skal gjøres er for dårlig, ) 2. Kvalitet Opplever du at reiseregningene dine blir utbetalt innen rimelig tid? (Skala 1-4) 3. Kvalitet Innkjøp. Gjennomføres innkjøp raskt, og får du det du har bestilt til riktig tidspunkt? (Skala 1-4) 4. Kvalitet Opprettelse av tiltak/prosjekt (ja/nei) a. Er det enkelt å få greie på hvilket tiltaksnr du har til egne driftsmidler/prosjektmidler? (ja/nei) b. Opprettes tiltak raskt (ja/nei) 5. Kommunikasjon hvor ofte ber du om hjelp til økonomiske spørsmål? Hvem ber du i så fall om hjelp fra? 30.09.2015 1

EVALUERING AV ØKONOMIFUNKSJONEN PÅ UV MAL INTERVJU 6. Informasjon hvordan skaffer du deg informasjon om lover og regler og hvordan du skal gjøre ting riktig? a. Hjemmeside UV b. Hjemmeside UiO c. Spør kontorsjef d. Spør økonomikonsulent e. Spør kollega/andre i administrasjonen 7. Service Blir du tatt i mot på en hyggelig måte og opplever du at du får god service av økonomifunksjonen på fakultetet? (Skala 1-4) ØKONOMISTYRING: Intervjuobjekter: Dekan og fakultetsdirektør 3 instituttledere 3 kontorsjefer Spørsmål: 1. Kvalitet - Opplever du at registering av den informasjon du gir gjøres riktig første gang? (Skala 1-4) 2. Kvalitet Får du som leder god hjelp til å analysere og gode beslutningsgrunnlag? (Skala 1-4) 3. I hvilken grad bruker du disse tjenestene? a. Analyse av mulige satsinger b. Konsekvensutredninger c. Analyse av overordnet økonomisk status d. Trendanalyser og langtidsanalyser e. Utarbeidelse av styrenotat f. Aktivitetsanalyser 4. Kvalitet Får du som leder god hjelp til virksomhetsrapportering (års- og langtidsbudsjett) (Skala 1-4) a. Tertial- og årsbudsjett b. LTB riktig grunnlag levert c. LTB standard analyser d. Økonomikonsulent koordinerer arbeidet rundt virksomhetsrapportering i god tid e. Drøfting av avvik f. Deltar økonomikonsulent i styremøter? 5. Kvalitet Får du som leder hyppige nok rapporter for basis-, prosjekt- og totaløkonomien? Hvis nei; hvor ofte ønsker du å få rapporter? Etterspør du rapporter? Kan du ta ut økonomirapporter selv? 6. Kvalitet ER kvaliteten på leveransen tilfredsstillende? (Skala 1-4) 7. Kvalitet Prosjekter. Får du som leder en vurdering av økonomiske effekter av oppstart av nye prosjekter? Er du som leder involvert ved planlegging av prosjektsøknader? 30.09.2015 2

EVALUERING AV ØKONOMIFUNKSJONEN PÅ UV MAL INTERVJU 8. Kompetanse Mener du at økonomifunksjonen på UV innehar den kompetanse som er nødvendig for deg som leder? (Skala 1-4) Hvis nei; hvilken kompetanse mener du økonomifunksjonen bør utvikle? 9. Hvor ofte bruker du styringskartet? 10. Kommunikasjon - Hvor ofte snakker du med en økonomikonsulent (om økonomi)? Får du som leder tilgang til de dokumenter du ønsker? Hvis nei, beskriv hvilke dokumenter du ønsker tilgang til. 11. Informasjon - hvordan skaffer du deg informasjon om lover og regler knyttet til økonomi? a. Hjemmeside UV b. Hjemmeside UiO c. Spør kontorsjef d. Spør økonomikonsulent e. Spør kollega 12. Service Blir du tatt i mot på en hyggelig måte og opplever du at du får god service av økonomifunksjonen på fakultetet? (Skala 1-4) PROSJEKTSTYRING: Intervjuobjekter: 2 prosjektledere + en fra forskningsadministrasjonen fra hvert institutt Spørsmål: 1. Kvalitet- får du som prosjektleder god støtte ved prosjektsøknad, prosjektoppstart, oppfølging underveis og prosjektavslutning? Er kvaliteten på leveransen tilfredsstillende? (Skala 1-4) a. Rådgivning ved prosjektsøknad og budsjettering b. Budsjett ved oppstart med avklaring av ressursbruk, investeringer og mva-spørsmål, egenandel vs. frikjøp c. Revidert budsjett ved innvilgede prosjektmidler d. Opprettelse av prosjekt og innleggelse i økonomisystemet e. Rapportering underveis om forbruk f. Støtte til rapportering til NFR/andre finansiører g. Økonomisk rapport ved avslutning av prosjekt 2. Kommunikasjon - Hvor ofte snakker du med en økonomikonsulent og i hvilke faser? 3. Informasjon Hvordan skaffer du deg informasjon om økonomiske forhold knyttet til ditt prosjekt? Og er informasjonen lett å forstå? (Skala 1-4) 4. Service Blir du tatt i mot på en hyggelig måte og opplever du at du får god service av økonomifunksjonen på fakultetet? (Skala 1-4) 30.09.2015 3

EVALUERING AV ØKONOMIFUNKSJONEN PÅ UV MAL INTERVJU TJENESTELEVERANSE TIL UIO SENTRALT SPØRSMÅL KNYTTET TIL KVALITET INNEN OMRÅDE REGNSKAP, TRANSAKSJONS OG BILAGSHÅNDTERING: Epost sendt til 2 ledere 1. Kvalitet: Hvordan opplever du kvaliteten i det som leveres fra UV? 2. Kommunikasjon Hvordan opplever du kommunikasjonen med UV? 3. Samhandling Hvordan opplever du samhandlingen med UV? 4. Informasjonsflyt Opplever du at enhetene ved UV er godt informert om rutiner og regler knyttet til innkjøp, fakturering, bilagslønn, reiseregninger. Der hvor svaret er 1 eller 2 oppfølgingsspørsmål: Hva mener du bør forbedres? SPØRSMÅL KNYTTET TIL KVALITET INNEN OMRÅDE ØKONOMISTYRING: Epost sendt til 2 ledere 1. Kvalitet: Hvordan opplever du kvaliteten i det som leveres fra UV? 2. Kommunikasjon Hvordan opplever du kommunikasjonen med UV? 3. Samhandling Hvordan opplever du samhandlingen med UV? 4. Informasjonsflyt Opplever du at enhetene ved UV er godt informert om rutiner og regler knyttet til økonomistyring? Der hvor svaret er 1 eller 2 oppfølgingsspørsmål: Hva mener du bør forbedres? SPØRSMÅL KNYTTET TIL KVALITET INNEN OMRÅDE PROSJEKTSTYRING: Epost sendt til 2 ledere 1. Kvalitet: Hvordan opplever du kvaliteten i det som leveres fra UV? Hvor stor er prosjektporteføljen til UV i forhold til andre fakultet? 2. Kommunikasjon Hvordan opplever du kommunikasjonen med UV? 3. Samhandling Hvordan opplever du samhandlingen med UV? 4. Informasjonsflyt Opplever du at enhetene/den enkelte forsker ved UV er godt informert om rutiner og regler knyttet til prosjektstyring? Der hvor svaret er 1 eller 2 oppfølgingsspørsmål: Hva mener du bør forbedres? 30.09.2015 4