SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800992 : E 614 &53 : P. Hanasand med flere Behandles av: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 11.03.2008 24/08 Bystyret 01.04.2008 UTLEIE AV KOMMUNALE BYGG BYSTYRETS ØKONOMIPLANVEDTAK SPØRSMÅL OM FORLENGELSE AV DAGENS ORDNING 1. Saken gjelder Bystyret vedtok i økonomiplanen 2008 11 å gå over fra bruk av tilsynsvakter ved utleie av enkelte kommunale bygg til å etablere et nøkkelutlånsystem fra og med høsten 2008. Ordningen med sesongbasert utlån/utleie til fysisk aktivitet dreier seg om 18 skolebygg, i tillegg kommer utlån av lokaler i Kulturskolen og rådhuset. Rådmannen ber i denne saken om tid til å foreta en grundigere utredning av ordningen og at nyordningen ikke iverksettes fra høsten 2008. Utsettelsen har økonomiske konsekvenser. 2. Bakgrunn og historikk Bystyret i Sandnes kommune behandlet i forbindelse med økonomiplanen for 2006 2009 en sak om Rutine for utlån og utleie av kommunale bygg. Prinsipper for tildeling av tilsyn og betaling. Det vises til vedlagte saksfremstilling samt de vedtatte reglementene: Regler for utlån og utleie av lokaler i Sandnes kommune sine skolebygg og Arbeidsinstruks for tilsynsvakter. Saken omhandlet hvilke skolebygg som skulle prioriteres for utlån og utleie, tilsynsvaktordningen for disse, samt prinsipper for revidering av betalingsreglementet ved utlån. Bakgrunnen for saken var at resultatenhetene meldte om uklare ansvars- og oppgaveforhold og misnøye med gjeldende tilsynsordninger mv. Det ble i saken lagt opp til at utlån og utleie skulle konsentreres om færre skolebygg for derigjennom å oppnå bedre disponering av midlene avsatt til tilsyn og å kunne klare å holde utgiftene til byggdrift og energi nede. Anlegg som ville stå uten tilsynsvakt skulle benytte nøkkelutlån. Tiltakene i saken er i stor grad gjennomført i løpet av 2007 og effekten av tiltakene er i tråd med forventningene. I forbindelse med utarbeidelsen av inneværende økonomiplan ble resultatenhetene pålagt å komme med effektiviseringsforslag. Byggdrift foreslo i rådmannens forslag til økonomiplan følgende: Frivillige lag og organisasjoner låner i dag bygninger gratis av kommunen til kveldsaktiviteter. Kommunen har kostnader knyttet til tilsynsvakter. Dersom lag og organisasjoner selv betaler for tilsynsvakter, kan kommunen spare kr.2,4 millioner. Forslaget fra rådmannen ble ved behandlingen av økonomiplanen ikke vedtatt. Bystyret vedtok heller at man bevilget kr.200.000 over to år til å etablere et nøkkelutlånsystem. Samtidig tok man i tråd med rådmannens forslag bort de kr.2,4 mill. til tilsynsvakter, men la inn igjen kr.1,3 mill. i 2008 for å kunne fase ut tilsynsvaktordningen. Rådmannen forstod bystyrets vedtak dit hen at man fra høsten 2008 skal avvikle tilsynsvaktordningen og erstatte den med et nøkkelutlånsystem. Bystyret så ikke for seg at lag og foreninger selv skulle betale for tilsynsvaktene. Konsekvensen av vedtaket er at tilsynsvaktene i sin helhet må erstattetes av et nytt nøkkelutlånsystem. Side 1 av 4
På denne bakgrunn ga rådmannen i sitt konsekvensnotat til økonomiplanen følgende kommentar til forslaget fra flertallet (før det ble vedtatt): Tilsynsvakter/nøkkeladministrasjon ved utlån av kommunale bygg. Sandnes kommune har i dag nøkkeladministrasjon på enkelte bygg, og har blandede erfaringer med et slikt system. På mindre bygg kan det fungere, men på store bygninger hvor det ofte er flere leietakere samtidig medfører det utfordringer. Låntakerne benytter bygningene på forskjellig tidspunkt. Dette medfører at det må deles ut mye nøkler og med fare for at disse kommer på avveie. Dette kan også medføre hærverk og tyverier i bygningene. Tilsynsvaktene utfører flere oppgaver som måtte utføres av andre hvis det skal innføres nøkkeladministrasjon. Det kan nevnes: - Stedlig brannvernleder med kjennskap til alarmer og nødprosedyrer. - På steder med svømmebasseng har tilsynsvaktene svømme og livredningskurs. - Flaggfiring ca.11 dager i året på skolene. - Renholdsoppgaver, statistikk med mer. 3. Rådmannens vurdering Utlån og utleie av kommunale bygg gjelder i hovedsak lag/foreninger og idrettslag som benytter idretts- og svømmehaller, samt skolenes gymnastikksaler og skolebasseng til trening, mosjon, turneringer og kamper. Gjeldende reglement for utlån regulerer prioriteringen av brukergruppene når fordelingen av ledig tid foretas. For denne aktiviteten er det oppsatt faste ukeplaner pr. bygg for utlånsaktiviteten. Park og idrett gjør tildelingen av treningstider og koordinerer hele arbeidet ift. idretten, Byggdrift og skolene. Utover sesongorganisert utlån til idrettsaktivitet forestår skolene, i hovedsak sporadisk, utlån av rom til enkelt arrangement. Søknad om slikt lån rettes til rektor som fatter avgjørelse i saken. Til slikt sporadisk utlån er normalt knyttet nøkkeladministrasjon, så fremt det ikke er sammenfallende med annen aktivitet i bygget med tilsynsvaktordning. Idretts- og svømmehallene har egne hallbetjenter. Erfaringene med rutinene vedtatt i 2006 er stort sett gode, men det avhenger selvfølgelig litt av hvem man spør og hvilke forventninger man måtte ha. Fortsatt er det en utfordring å få til et helt klart definert ansvarsforhold for utlån og utleie på enkelte skolebygg. Følgende beretning fra en driftsoperatør i Byggdrift gir etter rådmannens oppfatning et godt innblikk i situasjonen: Det eneste som fungerer skikkelig med nøkkeladministrasjon er selve nøkkel ut/innleveringa. Dette har gått greit og svært få nøkler har kommet på avveie. Utover det så har denne type ordning mange svakheter. Som du selv nevner så blir det en del frustrasjon blant både renholdere, driftsoperatører, og skolens personale. Bogafjell har ved gjentatte forsøk ytret ønske om å få tilsynsvakt på kveldstid, uten å lykkes med det. Resultatet av det blir at skolen slites mye fortere ned og at det oppstår en del hærverk som følge av dårlig vakthold. Det har i de senere år oppstått en god del skader på bygning og inventar der ingen vet noe om hvordan dette har oppstått. Jeg har selv ved flere anledninger måttet jage ut unger som oppholder seg inne i skolebygningen på kveldstid. Dette er unger som tar seg inn gjennom åpne dører fordi de som har lånt rom i i bygget har låst opp. Disse leietakerne er ikke selv i stand til å rydde opp, for som en av leietakerne sa til meg jeg vet jo ikke om de hører til her eller ikke. Ellers vil jeg nevne at det hjelper lite at skolen selv har skjerpet sine låserutiner, hvis det kommer leietakere noen timer senere og låser opp igjen. Brannvesenet rykket ut mellom 15 og 20 ganger i 2007 til det de kaller slurveutrykninger. Dette koster i dag 3000 kr. Pr. Side 2 av 4
gang i gebyr. Sånn jeg ser det er det bare et tidsspørsmål før skolene nekter å betale for disse utrykningene. Min egen konklusjon har vært lenge og blir det fortsatt: Enten må bygninger over en viss størrelse med stor aktivitet ha egen tilsynsvakt. Hvis det ikke er økonomisk rom for det, så bør skolene låses igjen og være utilgjengelige for alle andre enn skolens personale. Jeg mener at det finnes alt for mye kostbart utstyr som tilhører både skole og eiendom til at de kan gå på selvstyr hele kveldene. Kommunen har som nevnt innledningsvis, og i saken fra 2006, utfordringer i forhold til flere typer bygg: 1. Bygg som ikke leies eller lånes ut. Det kan reises spørsmål ved om ikke kommunens realkapital/bygninger kunne vært mer og bedre utnyttet om flere typer bygg var i bruk utover normal arbeidstid. Denne problemstillingen er ikke en del av denne saken. 2. Skolebygg som leies eller lånes ut med nøkkeladministrasjon Flere steder i kommunen fungere en slik ordning helt utmerket. Problemet oppstår når bruken av bygget blir mer omfattende og består av flere ulike aktører. Beskrivelsen fra driftsoperatøren i Byggdrift gjelder et bygg med omfattende bruk og utleie. I en slik situasjon kan det være ønskelig å gå over til en tilsynsvaktordning. Kommunen har i dag 5 skoler som leies ut kun med nøkkeladministrasjon. Bystyrets vedtak legger imidlertid opp til at tilsynsvaktordningen skal avvikles og at alle byggene skal over på en nøkkeladministrasjonsordning. Rådmannen har på den bakgrunn startet arbeidet med å kartlegge kommunens bygningsmasse med sikte på en slik nyordning. Rådmannen har også som en oppfølging av saken om et nytt adgangssystem til rådhuset kartlagt hva slike og lignende systemer innebærer for andre bygg omfattet av utleie eller utlån. De tradisjonelle nøkkelsystemene representerer lav sikkerhet, og krever omfattende tiltak og kostnader for å gjenopprette sikkerheten når nøkler kommer på avveie. Adgangskontroll med tags, magnetstripekort eller biometriske lesere innebærer et høyere sikkerhetsnivå ettersom det er vesentlig enklere og billigere å opprettholde sikkerheten for slike anlegg. Et on-line adgangskontroll system, av samme type som installeres i rådhuset vil ha en kostnad på ca. kr. 35.000 eks. mva. pr. dør. I tillegg kommer produksjon mv. av kortene. Et enklere system som ikke er on-line har en kostnad på ca. kr. 20.000 eks. mva. pr. dør. Alle de aktuelle byggene må gjennomgås for seg for å kunne avgjøre hvor mange kortlesere som trengs. Viktige elementer i tillegg til de bygningsmessige løsningene er om gymsal, basseng, garderobeanlegg, instrumentrom osv. skal inngå i løsningen. For de mest kompliserte byggene kan en se for seg behov for 5 8 kortlesere. Arbeidet med å finne en best mulig ordning krever noe mer tid enn det som bystyrets vedtak legger opp til. Rådmannen ser at det kan ligge muligheter i å finne gode adgangskortsystemer som kan erstatte dagens nøkkelordninger. På noen bygg vil en trolig også kunne erstatte dagens tilsynsvaktordninger. Dette krever imidlertid noe mer utredning å få klarlagt. 3. Bygg som leis og lånes ut med tilsynsvaktordning Kommunen har i dag 13 skolebygg som leies eller lånes ut med tilsynsvakter, i tillegg kommer utlån i rådhuset til lag og foreninger. Rådmannen ser ikke at det finnes noen enkel overgang til adgangskort som fullt og helt kan erstatte tilsynsvaktene. Det må imidlertid være mulig å få til kortsystemer kombinert med tilsyn, som gir mer Side 3 av 4
kostnadseffektive løsninger enn dagens. Rådmannen ber om tid til å se på flere mulige løsninger, men hele tiden med bystyrets ønske og intensjoner som førende for løsningsforslagene. Tilsynsvaktordningene har i noen grad også i seg et element av tilskudd til foreninger og lag. Dette er en tilleggsproblemstilling det frivillige Sandnes må få noe tid på seg til å erstatte på annen måte. Et annet element i valg av tilsyn og kontroll med skolebyggene er det økende hærverket som skjer i og etter arbeidstiden. Av den grunn har rådmannen igangsatt et eget prosjekt under navnet Trivelige skoler uten hærverk med deltakere fra Eiendom og Oppvekst skoler i tillegg til Sandnes Sunn by. Siktemålet er ved fokus på positive tiltak å få ned hærverket ved kommunens skoler. De elementene av adgangskontroll som er nevnt i denne saken henger naturlig sammen med viktige deler av prosjektet om trivelige skoler. Kommunen skal i løpet av april måned tildele tid for fysisk aktivitet i de ulike skolebyggene for høsten 2008 og trenger derfor en avklaring i forkant av dette hvilke ordninger som skal gjelde ved de ulike byggene og anleggene. Rådmannen ber derfor om at bystyret samtykker i at økonomiplanvedtaket om overgang til nøkkeladministrasjon ved alle bygg utsettes, og at rådmannen kommer tilbake med en utredning om konsekvenser og muligheter i forbindelse med neste års økonomiplan. En umiddelbar konsekvens av dette er at rådmannen må be om at bystyret i første tertial 2008 tilleggsbevilger den innsparingen som ble tatt i inneværende økonomiplan. For å dekke opprettholdelse av tilsynsordning i høstsesongen er det behovet i størrelsesorden kr. 1,1 mill. Rådmannen setter derfor fram følgende forslag til VEDTAK: 1. Bystyret ber rådmannen legge frem en sak om utlån eller utleie av kommunale bygg i forbindelse med neste års økonomiplan. Det skal vektlegges å få til et adgangskontrollsystem som er så enkelt og effektivt som mulig. 2. Rådmannen fremmer i forbindelse med behandlingen av 1.tertial 2008 forslag til en tilleggsbevilgning slik at dagens ordning med tilsynsvakter kan videreføres ut 2008. RÅDMANNEN I SANDNES, 25.02.2008 Tore Sirnes rådmann Per Hanasand stabssjef Vedlegg nr. 1 : Saksfremlegg ifm. økonomiplan 2006-2008, med Regler for utlån og utleie av lokaler i skolebygg og arbeidsinstruks for tilsynsvakt Side 4 av 4
Vedtatt av Sandnes Bystyre den 13.12.2005, sak 112/05 REGLER FOR UTLÅN OG UTLEIE AV LOKALER I SANDNES KOMMUNE SINE SKOLEBYGG 1. REGLENE GJELDER FOR All fast og tilfeldig bruk av skolelokaler utenom rammen for skolens egen undervisningstid etter "Forskrifter m. v. for grunnskolen". Skolens fotball- og håndballbaner og andre utendørs treningsområder er deler av skoleanlegget og disponeres som gymnastikksaler og svømmehall så langt disse regler passer. For kombinerte anlegg som skole/samfunnshus, skole/idrettsanlegg m.v. gjelder spesielle regler. 2. TILDELING AV FASTE TIDER FOR UTLÅN AV GYMNASTIKKSAL- OG SVØMMEHALL a) Alle søknader om faste tider for bruk av gymnastikksal og svømmehall i sesongen rettes til park og idrett, som i samarbeid med Idrettsrådet og skolen utformer et samlet forslag utfra alle innkomne søknader og prioriteringskriteriene. b) Rektor mottar forslaget om fast utlån for sin skole og sørger for at samarbeidsutvalget fatter endelig tildelingsvedtak. Tilsagnsbrev (mal foreligger) sendes leietaker c) Melding om at tildelt tid ikke mottas/tas i bruk sendes park og idrett, slik at andre kan prioriteres inn på den ledige tiden. Dette skjer i dialog mellom park og idrett og skolen. 3. TILSYNSVAKT a) Sesongens oppsett for tilsynsvakter utarbeides av eiendomsdrift samtidig med at timeoppsettet for fast utlån i sesongen lages. b) Eiendomsdrift inngår arbeidsavtaler med tilsynsvaktene. Vaktmester på bygget er tilsynsvaktens nærmeste overordnede (kfr. instruks for tilsynsvakt). c) Anlegg med delt tilsynsordning vil ha særlig tilpassede tilsynsoppgaver jfr instruksen. 4. UTLÅN MED NØKKELADMINISTRASJON Skoler som ikke omfattes av tilsynsvaktordningen kan inngå avtale om fast og sporadisk utlån av rom ved å benytte nøkkeladministrasjon. For utleie med nøkkeladministrasjon gjelder følgende spesielle regler: Leietaker er ansvarlig for og skal kvittere for mottatt nøkkel og nøkkel nr. Nøkkelen utleveres av vaktmester/ansvarlig på anlegget mot fremvisning av at et depositum på kr. 1.000,- pr. nøkkel er innbetalt. Depositumet betales tilbake uten renter mot innlevering av nøkkelen ved sesongens slutt. Leietaker skal sammen med rektor og eiendomdrift signere egen avtale om bruk av lokalene. Av avtalen fremgår nærmere regler for leieforholdet. I det daglig er vaktmester kontaktperson på bygget ved avvik eller uklarheter. Det er ikke tillatt å låne ut skolens lokaler uten at avtale om bruk av lokalene er inngått og signert. Dette er av særlig betydning mht. skader og hendelser som kan oppstå i en utleiesituasjon. 1
Vedtatt av Sandnes Bystyre den 13.12.2005, sak 112/05 5. BRUKS- OG LEIETIDER a) Brukstid for undervisningsrom er fra kl 17.00 til kl 23.00, og for gymnastikksaler og bad fra kl 16.00 til kl 23.00 på virkedager mandag til fredag gjennom skoleåret. b) I bydeler der det ikke finnes andre tilgjengelige lokaler, kan gymnastikksaler og bad brukes/leies ut lørdager fra kl 10.00 til kl 16.00. c) Ved særlige tilfeller kan det tillates av skolen at undervisningsrom, gymnastikksaler og bad brukes/leies ut også i tidsrommet fra kl 14.00 til kl 17.00 mandag til fredag. Tilsvarende at leietiden utvides til kl 23.00. d) Skolen har ansvaret for å varsle eiendomsdrift om særlige leieavtaler som går utover kjernetiden for utlån, dette for å kunne planlegge mest mulig rasjonell byggdrift i perioden. 6. SØKNAD OM LÅN AV LOKALER a) Søknad om tildeling av faste tider i gymnastikksal og basseng skrives på fastsatt skjema som kan fås på skolen, på kommunens servicekontor eller hentes på kommunens internett hjemmeside, og skal sendes park og idrett for behandling (kfr. pkt 2 og 3 foran) Søknadsfrist er 1. april b) Søknad om fast og tilfeldig bruk av andre skolelokaler sendes skriftlig til den enkelte skole. Søknad skal fremmes i god tid. For leie hele skoleåret er søknadsfristen til 1. april c) Søknader om fast leie av lokaler (utover gymnastikksal og basseng) legges frem for park og idrett og eiendomsdrift til uttalelse, før samarbeidsutvalget treffer endelig avgjørelse. Leietaker meddeles tildelt tid i tilsagnsbrev som skal returneres med bekreftelse om at tiden tas i mot. Kopi av bekreftet tilsagnsbrev sendes eiendomsdrift og park og idrett. Faller leietaker inn under bestemmelsen om leiebetaling utstedes faktura for leien i samsvar med betalingsreglementet. 7. LEIEAVTALENS VARIGHET Avtaler for fast leie skal følge skoleåret og kan maksimum inngås for ett skoleår om gangen. 8. BRUKSFORMÅL a) Skolelokalene kan utleies til opplærings- og annen kultur- og fritidsvirksomhet innenfor de retningslinjer som er fastsatt av departementet og skolestyret. Etter samme estemmelser må ingen stenges ute av religiøse eller politiske grunner. b) I de tilfeller der det finnes andre tilgjengelige lokaler (bydelshus, idrettshaller o.l.) skal leietaker henvises til å nytte disse. 9. LOKALER OG UTSTYR I BYGGET SOM ER UNNTATT FRA UTLEIE a) Rom hvor det foregår virksomhet der elevenes eller personalets personlige forhold og interesse kan være særlig utsatt, er unntatt fra utleie. Dette gjelder min. skoleledelsens kontorer, arbeidsrom for lærere, rom for rengjøringspersonale, rom for vaktmester og rom for helsetjenester. 2
Vedtatt av Sandnes Bystyre den 13.12.2005, sak 112/05 b) Utleie av spesialrom som naturfag, heimkunnskap og kunst og håndverk kan bare foretas hvis det er tilstrekkelig skapplass hvor skolens utstyr, materialer og elevarbeider kan oppbevares. For utleie av slike spesialrom gjelder for øvrig til enhver tid de særregler som måtte være fastsatt for slike rom. c) Mediatek og tilsvarende fellesarealer som har fast installert PC er, videoutstyr og annet avansert teknisk og IKT-utstyr skal unntas for utleievirksomhet. Samarbeidsutvalget kan vedta å gjøre unntak der det for eksempel er kyndig kursleder/ansvarlig tilstede under hele arrangementet. Erstatningserklæring kan i slike tilfeller kreves mht eventuell erstatning av skadet utstyr hvis det oppstår. d) Gymnastikkutstyr som kasser, hest, bom og klatretau m. v. kan benyttes av lag som leier skolen for trening. Apparater og inventar i gymnastikksal m. v. må bare nyttes under tilsyn av voksne ledere. Apparater og inventar må settes tilbake på plass etter bruk. Ved fotballspill skal innefotball benyttes. e) Skolens samarbeidsutvalg etter råd fra eiendomsdrift og kommunens IKT-driftsenhet, kan lage nærmere spesialregler for utleie av spesialrom og utstyr ved den enkelte skole. 10. ANKE AV AVSLAG PÅ SØKNAD OM LEIE/UTLÅN Avgjørelse i saker om utleie/utlån og fordeling av faste tider i skolenes lokaler, gymnastikksaler og svømmebasseng kan ankes inn for utvalg for kultur og oppvekst for endelig avgjøres. Det samme gjelder tvil om tolkningen av dette utleiereglementet. 11. INSTRUKS FOR LEIETAKER a) Det er forbudt å ta med og/eller nyte alkohol og andre rusmidler på skolens område (kfr. Opplæringslova). Røyking er ikke tillatt i skolens lokaler eller på skolens område. b) Lokaler med utstyr som kan brukes, stilles til disposisjon i den stand alt befinner seg i. Skolen er ikke ansvarlig for deltakernes personlige effekter. c) I hvert enkelt leieforhold skal skolen ha skriftlig melding om hvem som er ansvarlig leder eller instruktør. d) Leietakeren har ansvar for ro og orden i lokalene og på skolens område, at ingen uvedkommende får adgang til lokalene og at deltakerne forlater skoleområdet til rett tid. e) I anlegg der det ikke er tilsynsvakt har leietaker ansvar for å føre opp i registreringspermen ankomst og avslutningstidspunkt, leder/ansvarlig som var tilstede og antall deltakere som møtte i utlånstiden. I anlegg med tilsynsvakt forestår tilsynsvakten slik registrering. f) Leietakeren er erstatningspliktig for skader som påføres skoleanlegg, inventar og utstyr. Lederen skal straks melde fra om slike skader til tilsynsvakt, eller ved nøkkeladministrasjon skal skolens vaktmester eller rektor informeres muliglig med en gang og skriftlig senest påfølgende dag. 3
Vedtatt av Sandnes Bystyre den 13.12.2005, sak 112/05 Ved store skader og behov for sikring av bygg har leietaker ansvaret for å iverksette tiltak ihht nødtiltak prosedyren på bygget. g) Kommunalsjef oppvekst, skoleinspektør, rektor, vaktmester og medlemmer av samarbeidsutvalget har til enhver tid adgang til de rom som blir leid ut. Samme rett har idrettsrådet og idrettskonsulenten når det gjelder gymnastikksaler og svømmehaller. 12. AVVIK FRA LEIEAVTALE a) Med unntak av de oppsatte fastsatte seriekamper/stevner ihht terminliste, må leietaker vike plass for eventuelle arrangementer fra skolens side. Skolen gir varsel så tidlig som mulig og minst 8 dager i forveien. b) Dersom leietakeren ikke bruker skolerom i den tildelte tid, skal leietakeren melde fra til skolen min. 2 dager i forveien. Manglende varsling og uteblivelse medfører at utleier blir ilagt et gebyr jfr. betalingsreglementet Det må kontrolleres nøye om de tildelte tider nyttes aktivt, slik forutsetningen er for tildelingen av brukstid for den enkelte. 13. BETALING FOR LEIEN a) Bruk av kommunens idretts- og svømmehaller og skolelokaler og eventuell betaling er nærmere definert i det til enhver tid gjeldende betalingsreglementet i Sandnes kommune for utlån og utleie av disse lokalene. Idrettslag, skolekorps, skolekor og skolens egen aktivitet i skoleanlegget er vederlagsfri. b) Ved bruk av skolelokaler ifm. innsamlings- og lignende inntektsgivende arrangementer som organisasjoner/foreninger/lag driver når arrangementene er et ledd i deres kulturelle, humanitære og sosiale arbeid betales normalt ikke leie. 14. OPPHØR AV LEIEAVTALE Alle leietakere skal gjøres kjent med ovennevnte utleieregler, med skolens ordensregler og særregler for spesialrom og utstyr. Dersom aktiviteten på tildelt fast tid kommer til opphører tidligere i sesongen, plikter leietaker å melde ifra om dette straks, slik at ledig tid kan bli tildelt andre brukere. Dersom utleie- og ordensreglene ikke overholdes, kan de instanser som har avgjørelsesrett i utleiesaker nekte videre leie for kortere eller lengre tid. Vedlegg 1: Standard leieavtale for lån av skolelokaler 4
Jfr. Sandnes Bystyre13 desember 2005 Bsak 112/05 ARBEIDSINSTRUKS FOR TILSYNSVAKTER 1. Ansettelsesforhold a) Tilsynsvakt er ansatt i Sandnes kommune, Eiendomsdrift b) Vaktmester/bademester i aktuelle bygg er tilsynsvaktens nærmeste overordnede. c) Tilsynsvakter som er på flere anlegg samtidig kan være underlagt flere vaktmestere. Det kan avtales spesielt om hvem og hvordan oppgaven som nærmeste overordnet ivaretas. Dersom dette medfører noen uklarheter kontaktes driftssjef for Eiendomsdrift for avklaring og beslutning. d) Vaktmester/bademester eller driftssjef skal ved oppstart av sesongen sette tilsynsvakt inn i branninstruks og prosedyrer som skal følges ved nød- og skadesituasjoner 2. Arbeidsoppgaver a) Tilsynsvakt skal låse opp slik at lokalene er tilgjengelige for leietakerne b) Tilsynsvakt skal fylle ut registreringskjemaet om bruk av tildelt tid. Her krysses av om oppsatt leietaker har vært til stede, om ansvarlig leder(e) møtte, antall deltakere, hvilket rom som ble benyttet. I merknadsrubrikken anføres uregelmessigheter slik som at tiden ble delvis eller ikke benyttet, flere eller færre deltakere enn oppsatt mv. Registreringsskjema skal settes inn i permen for registrering på anvist plass i bygget. c) Tilsynsvakt skal påse at det er orden ved anlegget og kontrollere at leietakere møter med ledere ihht inngått avtale. De som møter uten ledere skal bortvises. Uvedkommende skal også vises bort fra lokalene. d) Tilsynsvakt skal påse at leietakerne ikke oppholder seg andre steder enn forutsatt ved utleie. Kun tilgang til lokaler som anført for tildelt utlån skal låses opp. e) Når leietiden er slutt skal tilsynsvakten kontrollere de utleide rom; 1. Påse at rommene er ryddige og rene for synlig rusk 2. Påse at inventar og utstyr er satt på plass. Tavler skal være rengjorte. 3. Gymsal kontrolleres etter hver bruker der dette er praktisk mulig å få til. 4. Gulv i gymsal skal moppes etter siste bruker 5. Garderobe og dusjer sjekkes, og dusjene skal spyles når de har vært i bruk. 6. Papir skal tømmes på anviste steder ved behov. 7. Sørge for at dører og vinduer er lukket og låste, samt at lysene er slukket. 1
Jfr. Sandnes Bystyre13 desember 2005 Bsak 112/05 8. Rapportere til driftssjef dersom leietaker ikke har møtt opp uten å gi beskjed, eller om en leietaker stiller med 5 eller færre deltakere i gymsal eller basseng. f) Tilsynsvakten påser også at det er vasket og ryddet etter større tilstelninger. g) Tilsynsvaktene skal etter pålegg fra vaktmester/bademester eller driftssjef gjøre annet arbeid på arbeidsstedet ved behov. Arbeidsliste over faste og tilfeldige oppgaver foreligger på bygget og gjennomgås i forkant. Utførte oppgaver skal krysses ut og årsaker til eventuelt ikke utførte oppgaver skal påføres skjemaet. h) Tilsynsvakt skal føre kontroll med de tekniske anlegg ihht. opplæring og instruks fra vaktmester/bademester. Dersom det oppstår problemer som tilsynsvakten ikke kan løse på egenhånd skal dette rapporteres til overordnet. i) Tilsynsvakten plikter å ha satt seg inn i branninstruksen og følge denne. Det tilligger tilsynsvakten å påse at leietakerne følger denne anvisningen. j) Ved skader på bygg eller utstyr som skjer i leietiden, skal tilsynsvakt påse at ansvarlig leder fyller ut skadeskjemaet (ligger på bygget). Hendelsesforløp skal beskrives så fullstendig som mulig. Skadeskjemaet signeres av begge og leveres til overordnet. Ved store skader som krever omgående tiltak og sikring bygget følges nødprosedyren for bygget. k) Når tilsynsvakten har ledig tid skal dette benyttes til rydding og lignende på området. Både innendørs og utendørs. Knust glass, papir og annet søppel fjernes straks. 3. Godgjørelse a) Tilsynsvakter som har ansvar for flere bygg skal bevege seg raskest mulig mellom byggene. Medgåtte km. godtgjøres ihht. statens satser for bil, sykkel eller gange. b) Tilsynsvaktene plikter å gjøre seg kjent med utleietiden på aktuelle bygg, leietakere, stengetid/ferier, skolerute etc. Arbeidstiden varierer etter utleie og behov, og skal kun arbeide når det foreligger utleie på de aktuelle byggene. c) Timeliste og evt. kjørelister skal innleveres senest den 20. hver måned. Lønn utbetales den 12. i påfølgende måned. Denne arbeidsinstruks er mottatt og gjennomgått, dato: : Tilsynsvakt Vaktmester/Bademester Driftssjef Navn på anlegg Navn på anlegg Eiendomsdrift 2