Hole kommune - vedlegg til kontoplan Investeringsprosjekter - regnskapsføring og oppfølging Innhold: 1. Kontering/kontostreng i investeringsregnskapet... 4 2. Hovedbok (kostnadsart/bevilgningart)... 4 3. Avgiftskode... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4. Kostnadssted/bevilgningssted... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5. Funksjoner... 7 6. WBS-elementer (tidligere omtalt som objekter)/disposisjonsprogram. Feil! Bokmerke er ikke definert. 7. For å få status på et investeringsprosjekt i ERV:... 8 8. Hvordan få sett den scannede fakturaen i budsjettkontroll? Veiledning.... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1
1. Skille mellom investeringer og drift Investeringsutgifter Varig: eiendelen må ha en økonomisk levetid på minst 3 år. Vesentlig verdi: en anskaffelseskost på minst kr 100.000. Uavhengig av regnskapsperiode: investeringer som strekker seg over flere år skal vurderes som én investering, selv om utgiftene det enkelte år skulle være lavere enn kr. 100.000. NB! kun utgifter relatert til prosjektet, ikke senere vedlikehold Fellesanskaffelser Hver enkelt eiendel skal som hovedregel vurderes for seg opp mot varighets- og vesentlighetskriteriet. Fellesanskaffelser kan likevel vurderes samlet opp mot vesentlighetskriteriet, dersom de enkelte eiendelene som omfattes av fellesanskaffelsen inngår i et samlet system med samme bruksformål. Fellesanskaffelser der hver enkelt eiendel hver for seg er bagatellmessige kan ikke klassifiseres som investering. Eiendeler som anskaffes i forbindelse med nybygging eller påkostinger på en eksisterende eiendel, vurderes som en del av de totale utgiftene til den samlede investeringen. Eks: Utskifting av sykehjemssenger: totalutskifting for hele kommunen eller et sykehjem: investering. Utskifting av enkelte senger er vedlikehold (drift) selv om det kjøpes inn flere samtidig. Tilsvarende for PC-er Påkostning/vedlikehold Skillet mellom påkostning og vedlikehold bygger på definisjonene av vedlikeholdskostnader og utviklingskostnader i Norsk Standard (NS 3454) Livssykluskostnader for byggverk Løpende vedlikeholdsutgifter skal utgiftsføres i driftsregnskapet Påkostninger skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balanseregnskapet Vil til en viss utstrekning måtte baseres på faglig skjønn i det enkelte tilfellet 2
Nærmere om påkostning Utgifter som påløper for å føre anleggsmidlet til en annen stand, eller bedre standard enn det var i da det opprinnelig ble anskaffet av kommunen. Det vil si utgifter som øker et anleggsmiddels bruksverdi. Utgifter til utvikling av et anleggsmiddel for å opprettholde dets verdi over tid i forhold til nye krav fra brukere og myndigheter Utgifter som enten: forlenger forventet økonomisk levetid til et anleggsmiddel øker kapasiteten eller funksjonaliteten utvider eller endrer bruksområdet, utover utgifter som følger av normal slit og elde, anses å øke bruksverdien og klassifiseres som påkostning. Nærmere om vedlikehold Utgifter som påløper for å holde et anleggsmiddel i samme standard tilsvarende som det var på opprinnelig anskaffelsestidspunkt. Tiltak som er nødvendige for å opprettholde anleggsmidlet på et fastsatt kvalitetsnivå, og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid (eiendelens forventede økonomiske levetid). Tiltak som har karakter av løpende vedlikehold, skal alltid klassifiseres som vedlikehold. Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje klassifiseres som vedlikehold. Vedlikehold har derfor også en preventiv virkning og forebygger skader. Utgifter som følger av normal slit og elde, som ikke forlenger levetiden til et driftsmiddel, som ikke øker kapasiteten eller funksjonaliteten og/eller som ikke utvider eller endrer bruksområdet, klassifiseres som vedlikehold. Utføres vedlikeholdet sjelden, vil dette kunne medføre at utgiften blir vesentlig (kr. 100.000). Dette medfører ikke at utgiften kan klassifiseres som påkostning. 3
2. Kontering/kontostreng i investeringsregnskapet I Visma er det følgende elementer som alltid skal fylles ut i investeringsregnskapet: Art 5 siffer (klasse+art) Ansvar 4 siffer Funksjon 3 siffer Investeringsprosjekt 4 siffer Momskode 4 siffer 0xxxxx xxxx xxx 0xxx xxxx Art - i investeringsregnskapet skal arten alltid starte med siffer 0. Kontoplanen er oppgitt gyldig arter i investeringsregnskapet. Ansvar - ansvarlig tjenestested eller avdeling som i drift. Funksjon - KOSTRA-funksjon, på mange områder er det egne funksjonsområder knyttet til bygninger f.eks 261 Institusjonslokaler.. Investeringsprosjekter (tidligere objekt eller wbs). Opprettes av regnskapsavdelingen. Starter også alltid med siffer 0. Momskoder i Visma er det de samme momskodene for investeringer som drift (i gammelt system var det ulike). 4
3. Arter (typer utgifter og inntekter) Dvs hva slags utgifter er det - se egen artskontoplan for investeringer i kommunens kontoplan. I tabellen nedenfor har jeg satt inn de mest brukte artene i investeringsregnskapet: Hovedbok Artstekst (art) Utgifter 019500 Avgifter, gebyrer el som byggesaksgebyrer 019560 Lisenser på dataprogram (som omfattes av investeringstiltaket). 020000 Inventar og utstyr 020060 PC og utstyr til pc 021000 Kjøp av transportmidler 023000 Kjøp av byggetjenester inkl materiale (der hvor andre utfører arbeidet for oss). 024000 Serviceavtaler, bygge- og vaktmestertjenester (der hvor andre utfører oppgaver for oss) 025000 Materialer til påkostning og nybygg (der hvor tiltaket gjennomføres av eget personell) 026000 Kjøp av renhold og vaskeritjenester 028000 Grunnerverv 028500 Kjøp av eksisterende bygg/anlegg 037000 Konsulenttjenester ved ekstern prosjektering, arkitekter m.v. Inntekter 067000 Salg av fast eiendom 070000 Refusjon / tilskudd fra staten til investeringer 073000 Refusjon / tilskudd fra fylkeskommunene spillemidler m.v. 077000 Refusjon/tilskudd fra andre 089000 Gaver fra andre. 5
4. Momskoder Dersom det ikke er merverdiavgift på fakturaen skal dere heller sette noe i avgiftskodefeltet! For områder innen momskompensasjon (de fleste tjenestene våre med unntak av salgsområder byggesak, vann og avløp): Mva sats på Kode faktura 25% mva 801 14% mva 802 8% 803 For som omfattes av ordinær moms, som vann og avløpsområdet: Mva sats på faktura Kode Avgiftsfri omsetning 103 25% mva 104 14% mva 105 8% 106 Utg.mva fra utlandet 107 5. Ansvar I investeringsregnskapet bruker vi samme ansvar som den ansvarlige tjenesteleder som skal følge opp prosjektet knyttes til. Feks vil et tiltak knyttet til Hole ungdomsskole ha 2600 Tjenesteleder Hole ungdomsskole som ansvar 6
6. Funksjoner Viktig å huske på et det er egne funksjoner/ kostra-funksjoner knyttet til lokaler for de fleste områder. Dette kan avvike fra de funksjoner tjenesteleder normalt har ansvar for. Funksjonsområde Funksjon tekst 130 Administrasjonslokaler 221 Førskolelokaler (inventar og utstyr på 201) 222 Skolelokaler (inventar og utstyr på 202) 261 Institusjonslokaler og boliger med heldøgns pleie og omsorg inventar og utstyr på 253. 265 Kommunalt disponerte boliger der det inngås leiekontrakt, inkl omsorgsboliger 381 Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg 386 Kommunale kulturbygg 7. Investeringer skal ha særskilte prosjektnr Alle investeringstiltak skal ha et særskilt prosjektnummer (4 siffer) knyttet til seg, og skal alltid starte med siffer 0xxx. Viktig å avklare med regnskapsfaglig ansvarlig hvilket prosjektnr som skal brukes i investeringsregnskapet ved nye tiltak. Det er regnskapsavdelingen som teknisk oppretter nye prosjektnr, men det blir økonomisjef som koordinerer det bl.a. i forhold til budsjett og rapportering. Se kontoplan med oversikt over alle investeringsprosjekter. 7
Økonomiavdelingen 8. For å få status på et investeringsprosjekt i Visma 1. Budsjettkontroll Økonomi/Rapportering Velg Rapporteringsmaler Felles. Velg Budsjettkontroll investeringer. Da skal du få opp en rapport for investeringer innen ditt ansvar eller på det enkelte prosjekt (se egen rapport). 2. Søk opp bilag fra regnskapet (enklere oppslag): Økonomi/Søk Investeringstiltak 1. Skriv inn prosjektnr i cellen 2. Trykk på menyknapp SØK (nede til høyere i bildet) Får da opp alle bilag (også fra lønn, fakturering mm). Du får opp Totalbeløp (over beløpskolonnen), kan overføre til excel. 8
Du kan også hente opp original fakturaen ved å sette markøren på aktuell linje, kommer et blått felt hvor det står Hent opp fakturadetaljer, trykk i feltet og du kommer inn i fakturbildet. Ser kontering, status (overført) og selve fakturabildet. 3. Hent opp bilaget ved å markere raden, enten skrive direkte inn i cellen eller velge ved å trykke på blå skrift Investeringstiltak.. Søk (her kan du også begrense på perioder eller velge annet regnskapsår når det blir aktuelt. I visma har vi ikke tatt inn historiske tall.. 9