It s better to be roughly right, than perfectly wrong Linjeforening for studenter ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning ved Universitetet for miljø- og biovitenskap i Ås V E D T E K T E R Sist revidert: Høst 2009
Vedtekter for Optimum Sist vedtatt av Instituttallmøtet på IØR 18.11.2009 1 Formål Optimum er linjeforeningen for studenter ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning ved Universitetet for miljø- og biovitenskap i Ås. Optimum skal: bidra til økt faglig og sosial aktivitet for instituttets studenter stimulere til økt kontakt mellom næringslivet og studentene 2 Organisatorisk tilknytning Optimum er en partipolitisk- og religiøs nøytral linjeforening for økonomistudnetene ved Institutt for økonomi og resursforvaltning. Optimum er tilknyttet Fagutvalget ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning gjennom gjensidig styrerepresentasjon. Fagutvalget er der alle klassetillitsvalgte og representanter valgt under 13.1.2 møtes en uke før hvert Studentting og diskuterer saker som angår studentene på Instituttet og Universitetet. Optimums leder skal representere Optimum i Fagutvalget. 3 Medlemmer Alle som er registrert som studenter ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning er medlemmer av Optimum. Medlemskapet utløper dersom en ikke lenger er student. Eventuell utmelding skjer ved at medlemmet sender en skriftlig henvendelse om dette til ledelsen i Optimum. Esklusjon av medlemmer som ikke tjener organisasjonens formål behandles av ordinert Instituttallmøte eller ekstraordinært Instituttallmøte etter innstilling fra Optimums styre. 4 Stemmerett og valgbarhet Alle medlemmer har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i foreningen. 2
5 Kontingent Medlemskap i Optimum er gratis. 6 Instituttallmøtet Instituttallmøtet er Optimums høyeste myndighet. Instituttallmøtet holdes hvert semester. Ett i perioden 1.-30. april og ett i perioden 1.-30 november, og innkalles av styret med 1 måneds varsel med skriftlig melding til medlemmene. Forslag som skal behandles på Instituttallmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før Instituttallmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før Instituttallmøtet. Alle medlemmer har adgang til Instituttallmøtet. Instituttallmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. Instituttallmøtet er vedtaksført med det antall stemmer som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. 7 Instituttallmøtet oppgaver Instituttallmøtet skal: 1. Godkjenne innkalling og saksliste 2. Godkjenne tellekorps og referent (referent oppnevnes i forkant av instituttallmøte) 3. Behandle Optimumstyrets halvårsmelding 4. Behandle Optimums regnskap 5. Behandle innkomne forslag 6. Vedta Optimums budsjett 7. I henhold til 13 velges: a. Styremedlemmer til Optimum b. Verv tilknyttet fagutvalget ved Instituttet c. valg- og kontrollkomité 8 Ekstraordinære årsmøter 3
Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Møteinnkallelse og vedtak skjer etter samme regler som for ordinære årsmøter. 9 Styret Optimum ledes av styret som er høyeste myndighet mellom Instituttallmøtene. Styret skal: 1. Iverksette Instituttallmøtets bestemmelser 2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse 3. Administrere og føre nødvendig kontroll med Optimums økonomi og eiendeler i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser 4. Representere Optimum utad Leder innkaller til styremøter ved behov. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet gjelder det som styrelederen, eller stedfortreder utpekt av styreleder, har stemt for. 10 Grupper/avdelinger Optimum kan organiseres med avdelinger og/eller grupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner. Optimums styre bestemmer opprettelsen av avdelinger/grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Styret har plikt overfor årsmøtet til å rapportere om aktivitet i de ulike avdelinger/grupper. For avdelinger/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele Optimum, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere Optimum utad uten styrets godkjennelse. 11 Vedtektsendringer 4
Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene. 12 Oppløsning av Optimum ( 12 kan ikke endres.) Oppløsning av Optimum kan bare vedtas på ordinært allmøte med 2/3 flertall. Avstemmingen foretas skriftlig. Forslag om oppløsning må være gjort kjent for medlemmene minst 14 dager før Allmøtet. Blir oppløsning vedtatt, holdes ekstraordinært allmøte ikke tidligere enn to måneder senere, ei heller lengre tid enn 6 månder senere. Dato for dette settes av det møte som vedtok oppløsning etter innstilling fra styret. For at Optimum skal kunne oppløses, må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Skriftelig votering. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i samsvar med dette, treffes etter bestemmelse om vedtektsendringer. I tilfelle oppløsning tilfaller Optimums eiendeler Institutt for økonomi og ressursforvaltning UMB til beste for studentmiljøet. 13 Optimums styresammensetning og andre verv valgt på Instituttallmøtet 13.1.1 Optimums styre Optimums styre består av følgende verv og velges på de bestemte Instituttallmøter (vår eller høst) Leder velges VÅR Økonomisekretær (nestleder) velges HØST Arrangementsansvarlig (m/ komité) velges HØST Markedsføringsansvarlig (m/ komité) velges VÅR Bedriftspresentasjonsansvarlig (m/ komité) velges HØST M/komite menes at ansvarlig selv kan sette ned en komite på inntill 4 personer. Disse må ikke følge ansvarliges valgperiode. Komiteen settes formelt ned av styret. Komitemedlemmene har ikke stemmerett i styret. Komitemedlemmene har heller ikke møte-/uttalelsesrett i styret om ikke dette sees på som hensiktsmessig. I tillegg kan Instituttallmøtet, dersom det ser det hensiktsmessig, velge inntil 1 Styremedlem og 1 Vara til styret hver VÅR og HØST. Disse innehar sitt verv i 1 år. 5
Fagutvalgsleder deltar med stemmerett i styret på lik linje med de andre styremedlemmene i Optimum. 13.1.2 Verv tilknyttet Fagutvalget ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning Fagutvalgsleder/Instituttstyrerepresentant på valg VÅR/HØST Det velges Fagutvalgsleder på hvert ordinære Instituttallmøte (vår og høst). Den som blir valgt sitter et semester som Nestleder av Fagutvalget for så å sitte det neste semesteret som Leder av Fagutvalget. Leder og nestleder av Fagutvalget er begge studentenes representanter til Instituttstyret ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning. Instituttstyret Vara sitter 1 år på valg VÅR Studenttingsrepresentant 1 sitter 1 år på valg VÅR Studenttingsrepresentant 2 sitter 1 år på valg VÅR Studenttingsrepresentant 3 sitter 1 år på valg HØST Studenttingsrepresentant Vara 1 sitter 1 år velges av fagutvalget Studenttingsrepresentant Vara 2 sitter 1 år velges av fagutvalget Undervisningsutvalgsrepresentant 1 sitter 1 år på valg VÅR Undervisningsutvalgsrepresentant 2 sitter 1 år på valg HØST Undervisningsutvalgsrepresentant Vara sitter 1 år på valg VÅR Forskningsutvalgsrepresentant 1 sitter 1 år på valg VÅR Forskningsutvalgsrepresentant 2 sitter 1 år på valg HØST Forskningsutvalgsrepresentant Vara sitter 1 år på valg VÅR Instillingsutvalgsrepresentant sitter 1 år på valg VÅR Instillingsutvalgsrepresentant Vara sitter 1 år på valg VÅR 13.1.3 Andre verv Valg og kontrollkomitemedlem 1 sitter 1 år på valg HØST Valg og kontrollkomitemedlem 2 sitter 1 år på valg VÅR 13.2 Tiltredelse 6
De som velges VÅR tiltrer sitt verv 1. skoledag etter sommerferien. De som velges HØST tiltrer sitt verv 1. februar. Dette med unntak av Arrangementsansvarlig som tiltrer 1. februar og går av første virkedag etter ØR-ballet. Alle verv har overlappings- og opplæringsperiode fra den dagen de velges til tiltredelsesdato, som også anses for å være avsluttningsdatoen påfølgende år. 14 Stillingsinstrukser (Styret kan, dersom det er hensiktsmessig, tilpasse 14) Strategiske mål for vervene fastsettes på første styremøte etter tiltredelsen gjennom vedtak i strategiske mål for Optimum. 14.1 Leder o skal lede og koordinere aktiviteten i Optimum og styret o er ansvarig for å kalle inn og lede møter i styret o er ansvarlig for å nå de mål som Allmøtet setter for aktiviteten i Optimum o er ansvarlig for selv å sette arbeidsmål for Optimum og styret o skal sørge for å rapportere til Brønnøysundregistrene endringer i styresammensettning etter hvert Allmøte og vedlegge valgprotokoll. (I samarbeid med økonomisekretær) o skal sørge for at alle økonomiske fullmakter fra økonomisekretær overføres ved nyvalg 14.2 Økonomisjef (nestleder i styret) o Skal ha oversikt og kontroll over økonomien i foreningen. o Skal føre tilfredsstillende regnskap for foreningen og sette opp budsjett. o Skal sørge for å få inn nødvendige rapporter og bilag for økonomistyringen. o er stedfortreder for leder, når leder ikke er tilstede o skal skrive referat fra styremøter og arkivere disse o skal sørge for at andre leverer sine rapporter og arkivering av disse o skal sørge for at alle maillister til alle klasser til en hvert tid er korrekte oppdatert 7
o skal sørge for å rapportere til Brønnøysundregistrene endringer i styresammensettning etter hvert Allmøte og vedlegge valgprotokoll. (I samarbeid med leder både gammel og ny) 14.3 Fagutvalgsleder o Fagutvalget er studentdemokratiets organ ved instituttet og skal følge den instruks som Studenttinget fastsetter. o Skal sikre kvaliteten på undervisning, følge opp og jobbe med kursevaluering og utarbeiding av nye kurs. o Skal jobbe for å forbedre læringsmiljøet og infrastrukturen for studentene. o Skal ta vare på studentenes rettigheter og uttale seg i saker for studentenes beste. o Skal i samarbeid med Optimum arrangere fagdagene til ØFS (Økonomistudentenes fagsamarbeid). o Er en av maksimalt tre av deltagerne til ØFS. 14.4 Arrangementsansvarlig o Skal skape et godt sosialt miljø på tvers av klassetrinnene. o Har ansvaret for sosiale arrangement i regi av Optimum, ut over faste arrangementer nevnt i Strategiske mål for Optimum. Blandt annet ØR-ball, Fadderopplegget, Grøtfest med mer. o Har ansvaret for Optimums deltakelse under UKA 14.5 Markedsføringsansvarlig o Skal skape kontakt og markedsføre studentene overfor arbeidsmarkedet i samarbeid med bedriftspresentasjonsansvarlig. o Skal markedsføre arrangement i regi av Optimum og evt. samarbeidspartnere. o Har hovedansvaret for planlegging og gjennomføring av interne fagdager. o Ha ansvaret for Alumni 14.6 Bedriftpresentasjonsansvarlig: 8
o har ansvaret for å arrangere bedriftspresentasjoner. o Opprette, videreutvikle og videresende bedriftskontaktnettverk i samarbeid med markedsføringsansvarlig o Samarbeide med markedsføringsansvarlig for markedsføring av arrangementer 14.7 Styremedlemmer o Skal bidra i driften av organisasjonen etter vedtak på møter 14.8 Varamedlemmer o Skal møte i styret med observatørstatus. Har stemmerett i styret når ordinære medlemmer ikke har møtt. Kan bidra i driften av organisasjonen etter vedtak på møter. 14.9 Representanter til Undervisningsutvalget (UU) o Være studentenes stemme og talerør inn til Instituttets UU o Delta på møter i UU når de blir kalt inn til dette av Undervisningsleder på Instituttet. o Delta på fagutvalgsmøtene og rapportere om arbeidet i UU og være bindeledd mellom Fagutvalget og UU 14.10 Representanter til Forskningsutvalget (FU) o Være studentenes stemme og talerør inn til Instituttets FU o Delta på møter i FU når de blir kalt inn til dette av Forskningsleder på Instituttet. o Delta på fagutvalgsmøtene og rapportere om arbeidet i FU og være bindeledd mellom Fagutvalget og FU 14.11 Representant til Innstillingsutvalget o Delta på møter i Innstillingsutvalget når de blir kalt inn til dette av leder for Innstillingsutvalget på Instituttet. o Delta på fagutvalgsmøtene og rapportere om arbeidet i Innstillingsutvalget og være bindeledd mellom Fagutvalget og Innstillingsutvalget. 15 Valg- og kontrollkomite 9
Valg- og kontrollkomiteen består av 2 medlemmer. Valg- og kontrollkomiteens oppgave er å instille på personer til verv på valg overfor Instituttallmøte i samarbeid med fagutvalget og Optimums styre. Det skal gjøres et forarbeid, slik at de som foreslås er gode kandidater til vervene. Det skal bestrebes å fremme minst to kandidater til hvert av vervene. Valg- og kontrollkomiteen skal også bestrebe kjønnskvotering etter 40 %/60 % prinsippet. Valg- og kontrollkomiteen skal påse at vedtektene til enhver tid følges i organisasjonen. Valg- og kontrollkomiteen har møterett i alle Optimums fora. Valg- og kontrollkomiteen skal kalles inn til alle møter, men velger om de ønsker å møte. Valg- og kontrollkomiteen har ansvaret for at alle klasser har valgt tillitsvalte innen 1. september hvert år. 1. klassene skal velge sine tillitsvalgte før høstblokken er over. Dersom klassene ikke har klart å velge tillitsvalgte innen fristen, må valg- og kontrollkomiteen sette igang et valg i de klasser dette gjelder, som må være avviklet innen 14. september. 16 Optimums ærespris Optimums ærespris tildeles student ved IØR som har utmerket seg enten faglig og/eller vist engasjement som gagner IØR-studentene. Æresprisen utdeles på ballet om våren. De medlemmer som er tildelt Optimums ærespris er æresmedlemmer. 10
Vedlegg 1: Instruks for fagutvalget ved IØR 28 April 2010 - Fagutvalget er studentdemokratiets organ ved instituttet og skal følge den instruks som Studenttinget fastsetter. - Skal sikre kvaliteten på undervisning, følge opp og jobbe med kursevaluering og utarbeiding av nye kurs. - Skal jobbe for å forbedre læringsmiljøet og infrastrukturen for studentene. - Skal ta vare på studentenes rettigheter og uttale seg i saker for studentenes beste. (Fra Optimums vedtekter) I fagutvalget møter -Leder og nestleder i fagutvalget -Tillitsvalgte i alle klasser på IØR (1.-5. ØA, 1.-5-SØ, 4.-5. DNRE, 4.-5- EI) -Studentrep. i undervisningsutvalget (2), forskningsutvalget (2), innstillingsutvalget (1) -Leder i Optimum -IØRs Studentingsrepresentanter (3) Medlemmer av valg og kontrollkomiteen får innkalling, men velger selv om de møter. IØRs 3 representanter til studenttinget velges av instituttallmøtet (3 representanter opp til 500 studenter ved IØR). 2 representanter velges på instituttallmøtet vår, 1 representant velges på instituttallmøtet høst. 2 varaer velges i første fagutvalgsmøte i høstparallellen. Representantene trenger ikke være medlemmer av fagutvalget. Studenttingsrepresentantene har møteplikt på studentting og fagutvalgsmøte i forkant av studentting. Studenttingsrepresentantene representerer IØR, og skal gi uttrykk for fagutvalgets meninger i studenttinget. Representantene har meldeplikt om saker som er blitt behandlet til fagutvalget/instituttallmøtet. Dersom representanten ikke kan komme plikter han/hun å sørge for at vara møter. (Oppsummering fra vedtektene til NSU-Ås, i samsvar med gjeldene praksis ved IØR) Instituttallmøte avholdes i forkant av allmøte en gang i semesteret. Dette avholdes i samarbeid mellom fagutvalget og Optimum. På instituttallmøtet avlegges rapport om aktivitet i semesteret. Det avholdes valg på følgende verv på instituttallmøtene, alle verv har ett års varighet: VÅR: Nestleder/Leder i fagutvalget (Nestleder velges hvert halvår, blir leder etter et halvt år. Nestleder og leder er studentrepresentantene til instituttstyret på IØR) Instituttstyrerepresentant vara Undervisningsutvalgsrepresentant 1 11
Undervisningsutvalgsrepresentant Vara Forskningsutvalgsrepresentant 1 Forskningsutvalgsrepresentant Vara Instillingsutvalgsrepresentant Instillingsutvalgsrepresentant Vara Valg og kontrollkomitemedlem 2 Studenttingsrepresentant 1 Studenttingsrepresentant 2 HØST: Nestleder/Leder i fagutvalget (Nestleder velges hvert halvår, blir leder etter et halvt år. Nestleder og leder er studentrepresentantene til instituttstyret på IØR) Undervisningsutvalgsrepresentant 2 Forskningsutvalgsrepresentant 2 Valg og kontrollkomitemedlem 1 Studenttingsrepresentant 3 De som velges VÅR tiltrer sitt verv 1. skoledag etter sommerferien. De som velges HØST tiltrer sitt verv 1. februar. Hvis det mangler representanter har fagutvalget ansvar for og, myndighet til å gjøre suppleringsvalg. 12