MØTEINNKALLING Dato: 13.06.2017 kl. 18:00 Sted: Lille sal i Kulturhuset Ås kontrollutvalg Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på. Saksliste Saker til behandling 11/17 Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 9 12/17 1. tertialrapport 2017 13/17 Revisjonens rapport til kontrollutvalget per 30.04.17 14/17 Forvaltningsrevisjon Follo landbrukskontor 15/17 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, 06.06.2017 Håkon L. Henriksen/s./ leder sekretær
Ås KU-11/17 Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 9 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/00154-2 1 Ås kontrollutvalg 11/17 13.06.2017 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport per 31.12.2016 revisjonsbrev nr. 9, og rådmannens svar av 18.05.2017 til orientering. Kontrollutvalget ble forelagt revisjonsrapport per 31.12.2016 merket revisjonsbrev nr. 9 i sak 8/17 den 9. mai d.å. I vedlagte brev datert 18. mai 2017 har økonomisjefen i Ås kommune gitt sitt svar til Follo distriktsrevisjon IKS på vegne av rådmannen. Revisjonsrapporten kommer i tillegg til revisjonsberetningen og gir utdypende merknader til denne, eller belyser forhold revisor ikke har funnet så vesentlig at det inngår i revisjonsberetningen jf. forskrift om revisjon 4. Det er rådmannens ansvar å følge opp anbefalingene som legges frem i revisjonsbrevet. Rapporten er vanligvis ikke en sak for kommunestyret, men kontrollutvalget skal påse at rådmannen følger opp anbefalingene. I sin rapport pekte revisor på at investeringsregnskapet for 2016 avviker fra regulert investeringsbudsjett. I følge kommuneloven skal investeringsbudsjettet være ettårig og realistisk. Kommunens investeringsbudsjett er flerårig og gjenspeiler ikke årets planlagte eller gjennomførte aktiviteter. Lignende forhold ble også påpekt i revisjonens rapport for 2014. Rådmannen svarer at de ser at de fortsatt har et forbedringspotensiale og at de vil drøfte dette temaet nærmere i neste møte med revisjonen. Ås, 1. juni 2017 rådgiver Vedlegg: 1) Revisjonsbrev nr. 9 2) Rådmannens svar av 18.5.2017 Side 2 av 7
Ås KU-12/17 1. tertialrapport 2017 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/00118-3 1 Ås kontrollutvalg 12/17 13.06.2017 Kontrollutvalget har ingen merknader til rapporten om 1. tertial 2017. Utvalget tar rapporten til orientering. Kommunestyret vedtok i sak 55/12 at tertialrapportene skulle legges frem for kontrollutvalget for å vurdere rapportene i et kontrollperspektiv. Kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunestyret, som etter planen skal behandle rapporten den 21. juni. I sin innledning skriver rådmannen at status per 1. tertial viser at målet om et netto driftsresultat på 0,1 % for 2017 kan opprettholdes. Ås, 6. juni 2017 rådgiver Vedlegg: 1. tertialrapport 2017 Side 3 av 7
Ås KU-13/17 Revisjonens rapport til kontrollutvalget per 30.04.17 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/00150-2 1 Ås kontrollutvalg 13/17 13.06.2017 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport per 30.04.17 til orientering. Kontrollutvalgsforskriften 6 gir kontrollutvalgene en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. De krav som gjelder for regnskapsrevisjon framgår av forskrift for revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonen legger årlig frem to rapporter for kontrollutvalget, en halvårsrapport per 31.10 og én for hele revisjonsåret. Vedlagt følger revisjonens helårsrapport, som dekker perioden 1.5.16 til 30.4.17. Av rapporten fremgår det at medgått tid til regnskapsrevisjon utgjorde 494 timer mot budsjetterte 660 timer, og medgått tid til attestasjonsoppgaver utgjorde 225 timer mot budsjetterte 155 timer. I løpet av året har revisjonen blant annet hatt særlig fokus på interne kontrollrutiner, tilskudd til ressurskrevende brukere, periodiseringer, regnskapspresentasjon, implementering av anleggsmodulen og aktivering av investeringer. Revisjonen beskriver arbeidet med de aktuelle områdene nærmere i rapporten. Ås, 1. juni 2017 sekretær Vedlegg: Revisjonens rapport til kontrollutvalget i Ås kommune pr. 30.04.17. Side 4 av 7
Ås KU-14/17 Forvaltningsrevisjon Follo landbrukskontor Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/00148-2 1 Ås kontrollutvalg 14/17 13.06.2017 Kontrollutvalget i Ås gjennomfører en forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor i 2018. Prosjektet gjennomføres som et samarbeidsprosjekt mellom de deltakende kommunene. Følgende invitasjon sendes til kontrollutvalgene i Frogn, Vestby, Nesodden og Oppegård: Kontrollutvalget i Ås inviterer de deltakende kommunene i Follo landbrukskontor om å samarbeide om en forvaltningsrevisjon av landbruksforvaltningen. De berørte kontrollutvalg samarbeider om utvikling av formål og problemstillinger og bidrar til finansieringen. Kontrollutvalget i Ski fattet i sitt møte den 2. mai 2017 følgende enstemmige vedtak: «Kontrollutvalget oversender følgende henstilling til kontrollutvalget i Ås: Landbrukskontoret i Follo er et samarbeid mellom seks kommuner i Follo og har Ås som vertskommune. Kontrollutvalget i Ås bes vedta å gjennomføre en generell forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor i 2018. De berørte kontrollutvalg bør samarbeide om å utvikle nærmere formål og problemstillinger for prosjektet og bidra til finansieringen.» Bakgrunnen for initiativet er basert på følgende risiko: Landbrukskontorets har eksistert i 25 år uten forvaltningsrevisjon. Ivaretar organiseringen av kontoret folkevalgtes innsyn, tilsyn og kontroll? Kan økonomiske interesser påvirke saksbehandling og vedtak? Fare for rutinesvikt under saksbehandlingen. Follo landbrukskontor er et vertskommunesamarbeid med Ås kommune som vertskommune. Kontoret ledes av landbrukssjefen som rapporterer til rådmannen i Ås. På denne bakgrunn er det kontrollutvalget i Ås som har kontrollansvaret for Side 5 av 7
kontoret, og det eneste av kontrollutvalgene blant de samarbeidende kommunene som har mulighet til å gjennomføre forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor. I henstillingen fra Ski kontrollutvalg foreslås at de berørte kontrollutvalgene samarbeider om formål og problemstillinger for prosjektet, og bidrar til finansieringen. Finansiering En aktuell fordeling av kostnadene for prosjektet kan være landbrukskontorets egen fordelingsnøkkel av faste kostnader. Denne fordelingen gjenspeiler kommunenes landbruksareal, antall landbrukseiendommer og befolkning i kommunen: Ski 25 %, Vestby 24%, Ås 23%, Frogn 15%, Nesodden 8% og Oppegård 5%. Follo distriktsrevisjon er revisor for Ås kommune. Det er derfor naturlig at Follo distriktsrevisjon IKS (FDR) gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjektet. De berørte kommunene betaler for prosjektet enten ved å bruke av sin årlige tildelte andel av leveranser fra FDR, eller ved å betale for dette som et ekstraprosjekt. Ås kommune har ifølge en beregning fra FDR 2,25 leveranser av forvaltningsrevisjon per år. Dersom samtlige kommuner deltar, vil dette prosjektet utgjøre 23 % av et prosjekt og kan således inngå som en del av den årlige leveransen i tillegg til to øvrige forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ski og Nesodden har også rom for en ekstra leveranse hver og kan gjøre det på tilsvarende måte. Vestby, Frogn og Oppegård som ikke deltar i FDR betaler for sin andel av prosjektet enten direkte til FDR eller til Ås kommune. Prosjektgjennomføring Deltakende kontrollutvalg samarbeider om formål og problemstillinger som koordineres via sekretariatet. Sekretariatets vurdering Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget i Ås tar henstillingen fra kontrollutvalget i Ski til etterretning og tar initiativ til et felles forvaltningsrevisjonsprosjekt med deltakerkommunene i Follo landbrukskontor. Ås, 1. juni 2017 sekretær Vedlegg: Saksutskrift Vedtak i Ski kontrollutvalg Side 6 av 7
Ås KU-15/17 Orienteringssaker Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/00165-1 1 Ås kontrollutvalg 15/17 13.06.2017 Sakene tas til orientering. Vedlegg: Protokoll As KU 090517, Saksutskrift Kommunestyret 23.05, Aktivitetsplanen per juni 2017 VEDLEGG: 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte 9.5.2017 2) Kommunestyrets vedtak Rådmannens oppfølging rapport om skoleutbygging. 3) Aktivitetsplanen per juni 2017 Muntlige orienteringer: Rapport fra FKTs fagkonferanse og årsmøte v/deltakerne. Ås, 6.6.2017 rådgiver Side 7 av 7