1 Ammerudsletta Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Ammerudsletta Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 09.05.2017 Møtetidspunkt: 18.00 Møtested: Sarons lokaler, Ammerudveien 29F Til stede: 39 andelseiere, 5 representert ved fullmakt, totalt 44 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Thanh Nguyen. Møtet ble åpnet av Irene Moen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Thanh Nguyen foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Thanh Nguyen foreslått. Som protokollvitne ble Jørn Larsen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2016 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2016 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent 3. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 300 000,-. Vedtak: Enstemmig vedtatt
2 Ammerudsletta Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Behandling av innkomne forslag og saker A) Endring/korrigering av husordensregler Forslag fra styret Styret foreslår endringer av husordensregler som fremkommer i innkallingen. Vedtak: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt. Kommentar til punkt 7.6, styret tar dette til etterretning. B) Endring/korrigering av vedtektene Forslag fra styret Styret foreslår endringer av vedtekter som fremkommer i innkallingen. Vedtak: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt. Kommentar til punkt 7.6, styret tar dette til etterretning. C) Vakttelefon Forslag fra Ina Bråten og Eddy Oretap Grunnlag: Mandag 27.02,2017 ca kl. 08.10 fikk vi ikke opp garasjeporten, heldigvis var vi ikke avhengig av bil denne dagen, som beboere har vi ikke kjennskap til alle selskaper/firmaer som borettslaget har avtale med, men det vi vet er at borettslaget ved styret har ansvaret for vedlikehold av garasjeporten vår, dette er i henhold til kontrakten vi har med borettslaget. Vår reaksjon er da å ringe styret for å få ordnet dette, det viser seg å være en ganske umulig sak på dagtid, vi har forståelse for at styremedlemmer har jobb de må forholde seg til, men i gitte situasjoner er vi som beboere helt nødt til å kunne komme i kontakt med styret, selv på dagtid, dette kan være i forbindelse med vannlekkasjer, brann, forsikrings spørsmål og annet tidskritisk, dette har jo også styret bedt om at varslet så fort som mulig. Vi er også kjent med at styret har delt opp oppgaver/ansvarsområder, men hvem som har ansvaret for hva, var ikke kjent for oss på gitt tidspunkt, vi valgte da å ringe styreleder, uten resultat, vi ringte da en annen representant i styret, som pekte oss i retning av ansvarshavende for parkering og garasjer, det ble gjort gjentatte forsøk utover dagen på å komme i kontakt med styreleder og parkeringsansvarlig for å få ordnet garasjeport problemet. Vi ringte også OBOS men de har ingen kjennskap til avtalene og henviser til styret. Først kl. 16:34 ringer styreleder og får informasjon om problemet, hun tar raskt tak i problemet og det er løst tirsdag morgen, stor takk for rask respons når vi først kom i kontakt med noen i styret. Det vi finner litt merkelig her er at kontaktpersonen for disse sakene ikke har gitt noe respons til tross for gjentatte forsøk i løpet av dagen.
3 Ammerudsletta Borettslag Vi har også ved flere anledninger hørt at andre har opplevd liknende og med dette som grunnlag kommer vi med forslaget under, som vi tror vil bedre dette både for beboere og forenkle dette for styret. Forslag: For at beboere lettere skal komme i kontakt med styret i tilfeller der dette kreves, som f.eks ved vannlekkasjer, brann, forsikringssaker og annet tidskritisk, eller ting styret vil ha varsels om foreslåes det herved at det blir opprettet en vakt-/styre- /alarmtelefon, slik at vi som beboere har ET nummer og forholde oss til, denne kan styret håndtere som de selv vil, om den går på rundgang uke for uke osv. er helt opp til styret, men et rimelig kravet må da være at personen som har vakt også er ansvarlig for å svare på anrop og meldinger så fort som mulig, og at dette iverksettes så fort som mulig. Tips til styret: Det finnes mange løsninger for dette og er meget lett og håndtere, både nettbaserte løsninger der man kan få en telefonsvarer med interne valg og tidsstyring til en fysisk telefon. Dette gjør det også mulig å legge til eksterne leverandører som f.eks. vaktmester tjeneste slik at styret kan sile innkommende telefoner, disse løsningen er også per i dag meget rimelige og enkle. Dette forslaget vil føre til en betydelig kostnad, da en vakttelefon vil kreve tilgjengelighet til enhver tid. Det er allerede oppslag i alle oppganger for hvem som skal kontaktes ved behov for rørlegger, elektriker e.l. Ved høy alvorlighetsgrad er nødetatene rett adressat. Henvendelsene som har kommet til styrets medlemmer har aldri vært av slik alvorlighetsgrad at behovet for vakttelefon vært til stede. Styrets innstilling er at forslaget avvises. Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt med overveldende flertall
4 Ammerudsletta Borettslag D) Krav om redegjørelse for generalforsamlingsvedtak Forslag fra Ina Bråten og Eddy Oretap Dette vedtaket er per dags dato ikke gjennomført, og det bes derfor at styret redegjør for dette, det er til stadighet observert utrykningskjøretøy som ikke finner frem, det samme gjelder taxi, besøkende og annen transport/levering til beboere. Maling av nummer på husgavler er omdiskutert pent, men lite praktisk hvis man ikke vet hva man skal se etter, og ja, utrykningskjøretøy har både GPS og radio så de får hjelp til å finne frem, men et rask titt på et oversiktsskilt ved innkjøring gjør at de kan spare verdifulle sekunder, når det står om liv og helse. Ved spørsmål om hva som er gjort i forhold til saken, er det kommunisert at dette skulle gjennomføres etter rehabilitering, det er nå over rimelig tid etter rehabilitering, og vedtaket er fortsatt ikke gjennomført. Da dette er et generalforsamlingsvedtak er det rett og rimelig at det redegjøres for på generalforsamling. Styret beklager for at skiltet ikke er satt opp. Etter beboermøte 7.3.17 ble en representant fra Brannetaten spurt om deres bruk av skilt/oppslag i borettslag; svaret deres var at de benytter seg av GPS. I dagens samfunn er digitale løsninger (GPS/kart på smarttelefoner) hyppig brukt og ofte integrert i mange biler. Det er derfor usikkert om et slikt skilt er nødvendig da bruken anses å være minimal, spesielt siden dette medfører en kostnad. Styrets innstilling er at dagens eventuelt skilt oppgraderes av hensyn til parkeringsbestemmelser. Vedtak: Til etterretning
5 Ammerudsletta Borettslag E) Vedtekter for komiteer i borettslaget Forslag fra Ina Bråten og Eddy Oretap Det er vanlig at alle borettslag, lag og foreninger å ha vedtekter for komite arbeid, etter en gjennomgang av vedtekter osv. for borettslaget er det ikke funnet noe slike retningslinjer eller vedtekter. Det foreslås herved at slike retningslinjer/vedtekter innarbeides slik at borettslaget, beboere og komite medlemmer fremstår mer profesjonelt og kan vise til arbeid ved spørsmål, dette gjør det også enklere for styremedlemmer og komitemedlemmer som tilkommer og sette seg inn i arbeidet til de forskjellige kometene, og at det muligens blir mindre misforståelser både innad i komiteer og rykter, da ting kan ettergis i etterkant. Samt at det gjør avgjørelser, ønsker og vedtak mer synlig ovenfor øvrige parter. Noen punkter til vedtekter som bør være med er: 1. Det alltid føres protokoll eller referat fra møtene. 2. Komite ledere velges av generalforsamlingen. 3. komiteen velger en sekretær /referent innad. 4. Komitemedlemmene har taushetsplikt der dette hører hjemme. Komiteer dette per i dag bør utarbeides for er: Valgkomiteen BUK. Det bør også utarbeides et generelt komite vedtektforslag som er grunnlaget for tilkommende komiteer. Forslaget innebærer da styret eller en komite legger opp til at disse vedtekten kan stemmes på og vedtas ved neste generalforsamling. (Dvs. senest Ordinær generalforsamling 2018) Styret ønsker å kommentere at medlemmene selv tar stilling til hvilken grad en sak er taushetsbelagt utfra sakens innhold. Styret vil etter innspill utarbeide taushetsplikts skjema for komite-medlemmer, da deres arbeid kan komme i befatning av personopplysninger og annen konfidensiell informasjon. Styrets innstilling til referat fra komite-møter er at hver komite selv skal ta stilling til behovet for referatskriving, utnevnelse av leder og fordeling av arbeidsoppgaver. Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt med overveldende flertall.
6 Ammerudsletta Borettslag F) Flere tørkestativ Forslag fra Ina Bråten Hei Jeg ønsker flere tørkestativ til klær/ sengetøy ol. igjen, slik vi ble lovet før oppussingen av brl. Før oppussing hadde vi tørkestativ, disse ble fjernet under oppussingen, men vi ble lovet at de skulle bli satt opp igjen, dette har ennå ikke skjedd. Når de forskjellige komiteene har møter vil jeg at det skrives referat, slik at dette letter arbeidet til alle i komiteene og de som eventuelt blir valgt inn ved en senere anledning. Dette bør være tilgjengelig for alle i komiteene og det skal brukes en felles mail med brukernavn og passord, slik at alle gjør det og blir behandlet likt. Vedtak: Forslagsgiver var ikke tilstede, saken tas til etterretning. G) Tørkestativ ute Forslag fra Else Bråten og Synnøve Løvik Det ble presentert tegninger av utomhus-områdene etter innspill og godkjenning av utomhusgruppa, før presentasjon på generalforsamling. Det kom ingen ønsker om endring på dette fra generalforsamling og tegningene ble dermed enstemmig godkjent. Styrets innstilling anbefaler ikke oppsett av nye tørkebåser. Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt med overveldende flertall..
7 Ammerudsletta Borettslag H) Dyrehold, endring av husordensregler Forslag fra Nina Askestad Styrets innstilling er at dagens husordensreglement opprettholdes, da det er allergier eller sykdommer man må ta hensyn til. Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt med overveldende flertall. I) Pågående sak vedrørende rekkverk 1. etg. Det har vært diskusjoner om å tette rekkverk bedre for innsyn. Det er hentet inn tilbud på dette fra Braathens Landskapsentreprenør AS. Forslaget er å montere lekter på dagens stolper og sette ned bord opp i en høyde av 80 cm. Prisen er som følger: Lektene vil være 80cm høye. I sporet vil det bli lagt ned 8 stk. bord av 15*98mm. Dette vil gi en høyde på ca 80cm. Det er 5 felter pr terrasse. Både bord og utsporede lekter blir levert i samme type lerk som eksisterende. Pris pr terrasse av 5 felter: 9 362,- eks mva. Ved bestilling av alle 46 terrasser, kan vi tilby en betydelig rabatert pris. Pris for alle 46 terrasser: 186 537,- eks mva. Alt 1. Det gis ikke tillatelse til å sette opp planker eller avdekninger i dagens rekkverk/ skille på terrasser i 1 etg. Alt 2. Alle terrasser må se like ut så det skal monteres bord opp til 80 cm for å hindre innsyn, men hver beboer må betale sin del for kostnaden. Arbeider må utføres av entreprenør og tilbud som er oversendt Styret. Forslag til vedtak: Alternativ 1. Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt med overveldende flertall.
8 Ammerudsletta Borettslag J) Omdisponere garasjerekken Forslag fra styret Forslag å omdisponere garasjerekken mot Ammerudveien 29 til halvparten av plassene, slik at en dør = en plass. Mot dobbel betaling frem til annet fremkommer av vedtekter. Styrets innstilling er at generalforsamling godkjenner omdisponering. Vedtak: Vedtatt, mot 2 stemmer. K) Ansette ekstern styreleder Forslag fra styret Ansette eksterne Hans-Olav Toft som styreleder for Ammerudsletta Borettslag Styrets anbefaler at Hans-Olav Toft velges som styreleder på bakgrunn av samtaler og vurdering av CV og referanser. Vedtak: Enstemmig vedtatt 5. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Hans-Olav Toft (ekstern) foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon. I henhold til kontrakt skal styreleder ha utbetalt til sammen kr. 225 000,-. Halvparten i 2017 og resterende i 2018. B Som styremedlem for 2 år, ble Cheikh Niang og Yvonne Iversen foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon C Som varamedlem for 1 år, ble Reidar Andre Høhseth og Jon Alexander Onshus foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble John A. Helgesen, Erik Gustafsson, Jørg Th Sievers Skanding, Randi Åsheim og Terje Nilsen foreslått Vedtak: Valgt v/akklamasjon E Som medlemmer i barn-/ungdomskomiteen for 1 år ble Irene Moen, Jeanette Skåingsrud og Camilla Pedersen foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 19.50. Protokollen signert av Møteleder/ Fører av protokollen Thanh Nguyen /s/ Protokollvitne Jørn Larsen /s/
9 Ammerudsletta Borettslag Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Valgt for Adresse Leder Hans Olav Toft 2017-2018 Håkons Vei 10 Styremedlem Yvonne Iversen 2017-2019 Ammerudveien 35 C Styremedlem Nina Kristiansen 2016-2018 Ammerudveien 29 C Styremedlem Cheikh Niang 2017-2019 Ammerudveien 31 C Styremedlem Eric Sæby 2016-2018 Ammerudveien 35 E Varamedlem Jon Aleksand Onshus 2017-2018 Ammerudveien 33 E Varamedlem Hans-Kenneth Johan. Paulsen 2017-2018 Ammerudveien 33 A