Kravspesifikasjoner Sirkulus 7.1 ARBEIDSOPPGAVER SOM TILBYS I APS-TILTAKET ARBEIDSOMRÅDER FOR AVDELING SIRKULUS 1. Butikken 2. Kasse 3. Renhold 4. Salg av kaffe og vafler 5. Møbellager 6. Lager med klær, ting og tang 7. Bokavdeling 8. Prising 9. Vaskerom 10. Møter 11. Generelle regler Under hvert Arbeidsområde ligger flere Arbeidsoppgaver. Se de neste sidene. Stiftet av Mental Helse Sør-Trøndelag 1998 Tiltaksarrangør for APS og AB Postadresse: Web og e-mail adresse: Telefon: +47 73 84 23 50 Bankgiro: 4200 43 96515 Postboks 844 www.kimsenteret.no Telefaks: +47 73 84 23 79 4200 44 49201 7409 Trondheim KIM@mhst.mentalhelse.no Org.nr.: 980 524 205 MVA 7874 06 68802 V:\del 3 Egen avdeling\sirkulus\3.3.01 Kravspesifikasjoner.doc 21.11.2010
Side 2 av 32 1. Butikken Arbeidsoppgaver 1. Rutiner ved åpning og stenging 2. Plassering av varer 3. Utstilling 4. Kundebehandling 5. Sirkulering av varer, til og fra lager 6. Markedsføring 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 3 av 32 2. Kasse Arbeidsoppgaver 1. Kundebehandling 2. Betjening av kassen 3. Hvordan svare i telefonen 4. Sette over samtaler 5. Ta imot beskjeder/samtaler 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 4 av 32 3. Renhold Arbeidsoppgaver 1. Opplæring i bruk av rengjøringsmidler og -utstyr 2. Rengjøring av lokaler 3. Rengjøring av butikkinnredning 4. Betjening av oppvaskmaskin 5. Betjening av vaskemaskin 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 5 av 32 4. Salg av kaffe og vafler Arbeidsoppgaver 1. Kundebehandling 2. Tilberedning og salg av kaffe og vafler 3. Betjening av oppvaskmaskin 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 6 av 32 1. Sortering 5. Møbellager Arbeidsoppgaver 2. Utstilling og plassering av møbler 3. Kundebehandling 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 7 av 32 6. Lager med klær, ting og tang Arbeidsoppgaver 1. Grovsortering 2. Finsortering 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 8 av 32 7. Bokavdeling Arbeidsoppgaver 1. Betjening av datamaskin / Internett 2. Registrering av bøker 3. Arkivering 4. Kjennskap til bøker og forfattere 5. Kundebehandling 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 9 av 32 1. Pris-og takstgruppe 2. Prisliste 3. Plassering av prislapp 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 8. Prising Arbeidsoppgaver Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 10 av 32 9. Vaskerom Arbeidsoppgaver 1. Betjening av vaskemaskin og oppvaskmaskin 2. Betjening av tørketrommel og tørkeskap 3. Materiallære 4. Kunnskap om diverse vaskemidler 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 11 av 32 10. Møter Arbeidsoppgaver 1. Morgenuniversitetet hver dag 2. Avdelingsmøte hver uke 3. Skriving av referater fra møter 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 12 av 32 1. 11. Generelle regler Arbeidsoppgaver 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Til hver arbeidsoppgave lages en detaljert instruksjon / kontrolliste for utførelse av oppgaven.
Side 13 av 32 Alle medarbeidere bør i tillegg utvikle følgende ferdigheter Evne til å følge en sjekkliste for hvordan en oppgave skal utføres trinn for trin Struktur på hverdagen: Møte på jobb og gå hjem til avtalt tid Dokumentere utført arbeid: Skrive logg for hva en har gjort i løpet av dagen Si ifra når en tar lunch og andre pauser slik at en ikke bare blir "borte" Vise initiativ til å gå løs på løpende arbeidsoppgaver uten stadig å bli mast på Samarbeide med andre for å få løst en felles oppgave Takle arbeid med svært varierende interessenivå, også rutinejobber Delta aktivt på møter Skrive referat fra møter Holde presentasjoner og foredrag for en forsamling Ta ansvar for sin egen arbeidssituasjon gjennom å fremme kritikk og forslag til endringer
Side 14 av 32 1. Butikken Arbeidsoppgaver 1.1 Rutiner ved åpning og stenging: 1.1.1 Rutiner ved åpning av butikken: - Alarm slåes av ved å trykke kode og * (rød tast) - Stativ med klær settes ut - Sett gjerne ut sko, vesker o.l etter årstid - Sett ut bord med utstilling - Sett ut 5-kroners kurv med klær - Sett ut skilt utenfor butikken - Ikke åpne for kunder før kl. 10.00 - Husk å skrive deg inn på: - oppmøteliste - Slå på de alle bryterne i bokavdelingen - Slå på lys på: - kjøkken - spiserom - toalett - Slå også på lys til loft, bryter til høyre for døra til loftet - Slå på lys til resten av 2. etg. - Slå på oppvaskmaskin
Side 15 av 32 - Se på arbeidsliste som ligger på spiserom over hva som må gjøres - Se også pkt. 1.1.2 1.1.2 Rutiner ved stenging av butikken - Sjekk at alle portene i etasjene er lukket - Slå av lys på: - kjøkket - toalett, 1. og 2.etg. - spiserom - 2. etg. - 3. etg - loftet - Slå av varmeovner, eventuelt vifter, ikke ovner fastmontert på vegg - Slå av radio - Ta kassaoppgjør. Se også pkt. 2 for kasse. - Vekslepenger og oppgjør låses inn i skap - Ta inn klær/utstyr/stativ og skilt som står ute kl. 16.45 - Lukk alle vinduer - Lukk dør opp til 2. etg. - Skriv deg ut med klokkeslett på Oppmøteliste på spiserom
Side 16 av 32 - Slå av merkede lysbrytere, på panel i bokavdeling. - Lås begge ytterdørene - Slå på alarm ved å taste kode og * (rød knapp) 1.2 Plassering av varer: - Alle varer som settes ut i butikken skal være rengjort - Alle varer som settes ut i butikken skal være priset - Alle tekstilvarer i butikken skal være etter sesong 1.2.1 Tekstilvarer: - Alle tekstilvarer skal være rene før de legges ut i butikken - Alle tekstiler skal prises før de legges ut i butikken - Gardiner: - sorteres etter størrelse og farge - henges opp på buksehengere på eget stativ - legg unna påske- og juleduker utenom høytidene. De skal opp i 5. etg
Side 17 av 32 1.2.2 Baby/barneklær: - Truser kastes med mindre de er helt nye og har lapp eller er i embalasje - Tøyet må være helt og rent - Sorteres etter størrelse: ungdom, mellomalder og baby. Hyller og stativ for oppheng av barneklær finnes innerst i butikken på veggen ved døra til spiserommet. - Noe barneklær henges på utstillingsdukker rundt om i butikken 1.2.3 Dameklær: - Minus undertøy og badetøy med mindre det er nytt, lapp henger på. - Dametøyet henger på stativer innerst i butikken - Klær henges etter farger. - Vanter, hatter og diverse legges på hyller. - Bukser brettes og legges på hyller. - Damesko settes på gulvet under hyllene.
Side 18 av 32 1.2.4 Herreklær: - Minus undertøy med mindre det er nytt. - Alle herreklær henger innerst i butikken ved vinduene. - Skjorter henges for seg, gensere henges for seg, jakker henges for seg. - Dresser og dressjakker henges på eget stativ på gulvet. - Slips heges over stang på veggen. - Husk å henge alle herreklær etter fargekoder. - Herresko settes på gulvet under veggreolene. 1.2.5 Yttertøy, sko: - Skjerf, luer, vanter og ullsokker legges oppå hyllene på reolene til dame- og herreklær. - Yttertøy for damer henges sammen, og yttertøy for herre henges sammen. Inkludert regntøy. - Skjerf og sjal for damer ligger i egen hylle ved utgangsdøren. - Skisko og skøyter: det beste taes ned i butikken og settes på gulvet under reolene. Resten finnes i 3. Etg.
Side 19 av 32 1.2.6 Kjøkkenutstyr: - Ligger på reoler på veggen ved utgangsdør til venstre når du kommer inn i butikken - Prøv å holde orden og samle like ting på en plass. - Har vi mange ting av samme slag skal noe på lageret i 4. Etg. - Elektriske artikler må prøves før det settes ut for salg. 1.2.7 Antikk/samlerobjekt: - Ting fra Porsgrund Porselen, Egersund, Stavangerflint, Royal Albert Conclon, Figgjo Flint m.m settes i egen reol ved glasshyllene. - Ved prising diskuter med arbeidsledere og medarbeidere, evt. se i antikvitetsbøker som står i bokhylle på spiserom. 1.2.8 Glass: - 3 stk glasshyller fremme i butikken og en hyller i utstillingsvindu. Her settes alle bruksglass. Sorter etter type glass, f.eks rødvinsglass, hvitvinsglass o.s.v., og farge. 1.2.9 Diverse glass: - Pyntegjenstander, lysestaker, vaser samt kaffeserviser og middagsserviser står i glasshyllene. Fine komplette serviser kan brukes til utstilling på bord. - Blomsterpotter/potteskjulere settes i egen reol ved utgangsdøra eller i glasshyllene.
Side 20 av 32 1.2.10 Diverse bøker, elektronikk og kontor: - Registrerte bøker plasseres i hyller i bokavdeling. Umerkede bøker og pocketbøker legges i kasser som står på gulvet. - Videofilmer, dataspill, cd-spill, cd-er og kassetter står i hyllen ved bok-avd. 1.2.11 1 kr-hylle: - Er plassert mellom glasshyller med kopper og kar. Her settes ting som vi ikke får solgt. Single kopper, glass, fat., små pynteting, leker o.s.v. 1.2.13 Leker: - Leker og barneting finnes i egen hylle mrllom kjøkkenkroken 0g personaltoalett
Side 21 av 32 1.3 Utstilling: 1.3.1 Utstillingsdukker: - Utstillingsdukker i vinduet. - Prøv å følge årstid, spesielle anledninger og lignende. - Fine klær eller spesielle antrekk. - Bør være komplett med sko, veske/sekk og gjerne smykker. 1.3.2 Møbler: - Vi stiller ut møbler i butikken - Prøv å få frem bredden i møbelutvalget vårt. Sofagrupper med bord, spisestue, kjøkkenmøbler, benker og skap. 1.3.3 Vindu: Utstillingen skal skiftes minst 1 gang i måneden. Følg årstider, helligdager, spesielle hendelser o.l. Kunder kan få kjøpt ting i utstillingen som andre varer i butikken.
Side 22 av 32 1.4 Kundebehandling: Si hei når kunden kommer inn La kunden få se seg rundt litt først, gå så bort til kunden og tilby hjelp Smil Det skal ikke være private samtaler over telefon og med venner eller kolleger Si takk når du mottar betaling Si ifra på en vennlig måte at pris på varene er endelig, d.v.s ingen pruting (kunden kan heller ikke komme og bytte egne ting mot varer) Vær overbærende med sure kunder, ikke la de ødelegge dagen din Vær hjelpsom og svar vennlig på spørsmål, kan du ikke svare på spørsmålet, hent en arbeidsleder eller kollega Si ha det bra når kunden går God kundebehandling gjør at kunden kommer tilbake og anbefaler butikken til andre!
Side 23 av 32 1.5 Sirkulering av varer til og fra lager: Klær som er rene og har hengt lenge,-legg det i svartsekker merket med andre land. Sesongvariasjon, eks.: Sommertøy skal bæres opp om høsten, merket sommertøy Luer, votter o.l taes ned ca september og bæres opp mot slutten av april I slutten av november fylles butikken opp med julevarer som ligger i 5.etg Likedan til påske Kort sagt: ha klær og ting tilpasset årstid, sesong, spesielle dager og lignende Det er ikke pent med en overfylt butikk Det finnes lys og diverse til juleutstilling til vindu i 5 etg, senest til 1. søndag i advent 1.6 Markedsføring: Skilt utenfor butikken, settes ut hver dag ved åpning av butikken Oppslag i Fjordgata 19 og 40. Store bokstaver på veggen mot veien. Fortell venner og bekjente om arbeidsplassen din. Sett opp lapper rundt i midtbyen og tavler på høyskoler og universiteter. Hvis en ønsker det kan en få med seg brosjyrer om Sirkulus og legge i postkasser til folk.
Side 24 av 32 1.7 Arbeidsoppgaver Det ligger liste over arbeidsoppgaver på spiserommet. Det står dagens oppgaver, prioritert etter hva som må, bør og kan gjøres. Start med de oppgaver som er må-oppgaver Etter utført arbeidsoppgave skal du skrive navnet ditt på lista.
Side 25 av 32 2. Kasse 2.1 Kundebehandling: Se under pkt 1.4 butikken. 2.2 Betjening av kassen: Vaktliste. Dagen deles i 3 vakter. Kl. 10-12,30, 12,30-14,30, 14,30-17. Da er det kun vedkommende som skal betjene kassen og har ansvaret for at det hele tiden er folk i kassen. Hvordan bruke kassen? Se veiledning under kassen. Lær å skifte kassarull. Kjenne rutinene for oppgjør. Sjekk at det er nok mynter i veksel. Det skal alltid være 1000 kr i veksel. Ta alltid bort store sedler når kassen gjøres opp (hvis mulig).
Side 26 av 32 2.3 Telefon: 2.3.1 Hvordan svare i telefonen? Sirkulus værsågod. Sirkulus, du snakker med... eller Velkommen til Sirkulus! Hva kan jeg hjelpe deg med? Vær hyggelig og imøtekommende. Er det noe du ikke kan svare på, si "et øyeblikk, det skal jeg sjekke med noen her" til kunden, spør kollega eller arbeidsleder 2.3.2 Sette over samtaler: 2.3.3 Ta imot beskjeder: Når rette vedkommende ikke er tilstede, eller du blir bedt om å overbringe en beskjed, er du personlig ansvarlig for at det blir gjort. Det skal ligge beskjed-lapper ved telefonen. Spør arbeidsleder om det er tomt. Henting/bringing av varer skal skrives med blyant og blokkbokstaver i kjøreboken. Den står i hylla i kjøkkendisken Alle kunder skal få beskjed om det vi ikke tar inn av varer De skal i tillegg ALLTID få beskjed om at det er sjåførene som vurderer om de kan ta med seg varene
Side 27 av 32 2.3.4 Melding om fravær gitt over tlf: - Alle skal varsle fravær. Ikke varslet fravær blir registert som udokumentert fravær - Ved sykdom skal den som er syk ringe til sentralbordet i Fjordgata 40 og gi beskjed om det. Tlf. 73 84 23 50 - Fravær med egenmelding: den som har vært syk skal etterspørre egenmeldingsskjema og underskrive dette på første arbeidsdag etter sykdom - Fravær med sykmelding: sykmelding skal sendes til KIM-senteret og NAV -
Side 28 av 32 3. Renhold: 3.1 Opplæring i bruk av rengjøringsmidler og utstyr. 3.2 Rengjøring av lokaler. 3.3 Betjening av oppvaskmaskin. 3.4 Betjening av vaskemaskin 3.5 Betjening av tørketrommel.
Side 29 av 32 3.1 Opplæring i bruk av rengjøringsmidler- og utstyr 3.1.1 Bruk av rengjøringsutstyr - Alt av rengjøringsutstyr finnes på vaskerom i 2 etg. - Etter en gangs bruk skal alle mopper eller tuer brukt på gulv vaskes på 60 grader, rist først av sand og støv over søppelbøtta. - Om mopper eller tuer ikke kan vaskes med en gang, skal de ristes av for sand i søppelbøtta, skylles og henges til tørk over utslagsvask på vaskerommet. - Etter vask tørkes de i tørketrommel (se pkt. 3.6) - Rene og tørre mopper og tuer brettes sammen og legges i eske i hylla på vaskerommet. - Til støvtørk bruker vi mikrofiberkluter, disse skal brukes tørre. Ligger under kassadisken eller i skuffe på kjøkkenet. - På kjøkkenbenk, vaffeljern, kaffetrakter, bord på spiserom og andre flater der vi må være ekstra hygeniske, bruk tuer som ligger i kjøkkenskuff. Det er tynne tuer med små hull i. - Ved rengjøring av gjenstander som kommer inn bruk bomullskluter. 3.1.2 Bruk av rengjøringsmidler - Allrent benyttes til vask av gulv og støvtørk. Bruk ca. ½ dl på 1 bøtte vann - Grønnsåpe brukes på ubehandlet treverk - Skure JIF og skuresvamp som finnes i skap under vask på kjøkkenet brukes til å vaske oppvaskbenk. - Spray JIF brukes i glasshyller og ellers på kjøkkenet - Domestos benyttes til vask av toalett.
Side 30 av 32 3.2 Rengjøring av lokaler Vi legger stor vekt på renhold i butikken. Se på arbeidsliste hver dag. - Vi tørker støv av glasshyller, pyntegjenstander, møbler og alle hyller med varer. - Toalettet vaskes annenhver dag. Det henger sjekkliste på veggen mellom toalettene. Alle punkter på lista skal utføres, kvitter der ved utført jobb. gulvene i butikken støvsuges de dager der det er ekstra mye sand som trampes inn. gulvene vaskes to ganger i uka, de dagene det er vått og søle ute må de vaskes hver dag. -Følg med i "midtgangen" av butikken, kan hende det må vaskes over der flere ganger i løpet av en dag, dette avhenger av føre utenfor. - Ved rengjøring av vaskerom i 2. etg. skal det tørkas støv av alle maskiner, hyller og benk., og gulv skal vaskes. - På møbellager i 3. etg skal det tørkes støv av møbler og koste eller støvsuge gulv. Rengjøring av kjøkkenkrok: - Oppvaskbenk og vask skal til enhver tid være ren - Gulv og lister skal vaskes hver dag - Det skal kontrolleres hver dag at alle skap, skuffer og hyller er rene - Alle kopper, glass, bestikk og fat vi bruker skal vaskes i oppvaskmaskin i 2. etg. - Kopper og lignende vi skal selge, kan vi vaske for hånd eller i oppvaskmaskin. - Vaffeljernet skal vaskes etter bruk - Kaffetrakteren skal tørkes av utvendig hver dag før stenging og renses hver uke. - Vannkoker rengjøres hver dag før stengetid
Side 31 av 32 3.3 Betjening av oppvaskmaskin Oppvaskmaskin er i 2. etg på vaskerommet 3.3.1 Slå på maskin - Kontroller at filteret i bunnen av maskin er renset. - Hvit knapp til høyre på panelet indikerer om maskin skal fylls med vann eller tømmes for vann. Denne knappen skal stå opp for fylling av vann, trykk så ned den røde på-knappen til venstre på panelet. - Maskin er nå på, vent til temperaturen står mellom 80 90 grader, dette vises på hjulet. Maskin er nå klar til bruk. 3.3.2 Bruk av maskin - Kurvene til å plassere det som skal vaskes i ligger under kjøkkenbenken. Alle matrester må være skylt av det som skal vaskes. Plasser en fylt kurv i maskin. Kontroller at vaske-/skyllearm kan rotere fritt. - Bruk ca. en t-skje oppvaskpulver. Dette legges på døra til maskin. Lukk igjen døra. Pulveret står oppå maskin eller i hylle på vaskerommet. - Velg langt program ved å trykke med den oransje knappen på panelet. - For å starte, hold inn den grønne knapper til maskin starter. - Når maskin er ferdig slukker den grønne knappen. 3.3.3 Tømming og avslåing av maskin - Før stenging skal maskin tømmes for vann ved å trykke ned den hvite knappen til høyre på panelet. Når maskin er tom for vann, trykk den hvite knappen opp, slik at den er klar til neste dag. - Slå av maskin ved å trykke ned den røde knappen til venstre på panelet.
Side 32 av 32 3.4 Betjening av vaskemaskin Vaskemaskin er i 2. etg på vaskerommet