Vedlegg 1 Protokoll styremøte Dato: Mandag 6. juni 2016 Klokkeslett: 10.15 14.00 Sted: Rådhusgaten 1-3 i Oslo Møterom Nidaros Til stede: Styreleder Harald Skarsaune, Kirkelig undervisningsforbund Annika Filtvedt, Pinsebevegelsen Doan, Phuc Hau, Det norske Baptistsamfunn Elise Haugland Madsen, Norges KFUK-KFUM Ole Martin Thelin, Menighetene i Den norske kirke Maria Greenberg Bergheim, Kristent Interkulturelt Arbeid KIA Janet D. Seierstad, Norsk Luthersk Misjonssamband 1. vara Åse Mari Kessel, Hekta (møter fast) 2. vara Bendik Urnes (Ungdom i oppdrag) Skarsaune var til stede fram til 12.00, og deltok under behandlingen av sakene 00/16, 21/16 25/16, 28/16 30/16, 31/16 g) Doan var til stede fra 10.30 og deltok fra sak 22/16. Alle vararepresentantene var invitert til dette første møtet i styreperioden. 3. vara Frode Bilsbak hadde ikke anledning. Fra administrasjonen møtte daglig leder Hege Irene Fossum. Janet D. Seierstad innledet med bibelord. Orientering om K-stud Møtet ble avsluttet med en gjennomgang av K-studs visjon, formål, verdier og arbeidsoppgaver, en orientering om studiestatistikk og K-studs regioner. Samarbeidspartnere, offentlige instanser og andre forhold rundt ulike sider ved K-studs organisasjon og virksomhet ble forklart underveis i møtet. 00/16 Godkjenning av innkalling, dagsorden og sakspapirer Styreleder kunne ikke være til stede under hele møtet. Sakene ble derfor behandlet i en annen rekkefølge enn dagsorden legger opp til. Innkalling, dagsorden og sakspapirer godkjennes 1
ORGANISASJON 21/16 Godkjennelse av protokoll Høringsprotokollen fra 14.3.2016 er behandlet og godkjent av daværende styre via e-post. Styret bekrefter at protokollen fra styremøtet den 14.3.2016 er godkjent. 22/16 Styrets arbeidsform Styret drøftet arbeidsform og hyppighet på styremøtene, saksforberedelse (omfang og art), protokollføring, rutiner for godkjennelse av protokollene, og saksbehandlers fullmakter og representasjon. Styret har 5 møter hvert år, 2 på høsten og 3 på våren. Møteplan 2016/17: 12/9 (alternativt 19/9) og 28/11 (alternativt 5/12). Datoene sendes på høring til styret. Innkalling med dagsorden sendes en uke før styremøtene. Det tilstrebes at alle sakspapirer sendes sammen med innkallingen. Sakene fremmes med fyldige skriftlige saksframlegg, der alternativer og konsekvenser belyses når det er hensiktsmessig. Tydelige forslag til vedtak fremmes av daglig leder. Det føres vedtaksprotokoller, inklusiv en kort innledning i saker der dette er av betydning for å forstå vedtaket. Protokollene sendes ut innen en uke etter at møtene har funnet sted, og godkjennes av styret pr mail med en ukes frist. I tilfeller der styret må ta stilling til saker utenom fastsatte styremøter, gjøres dette ved drøftelse pr mail med bruk av «svar til alle» funksjonen, innenfor en frist som settes ved hvert enkelt tilfelle. Ved avstemninger sendes svar kun til daglig leder. Daglig leder representerer K-stud på eksterne møter og arrangement, men kan delegere representasjon til stedfortreder i staben. Styreleder eller nestleder kan delta på VOFOs representantskap og ev. viktige interessepolitiske møter. Styret inviteres til å delta med en representant på K-studs bekostning under aktuelle konferanser, for eksempel i regi av Kunnskapsdepartementet (KD) og Vox 1, VOFO 2, Frivillighet Norge, EAEE 3 og Nordisk Kirkelig Studieråd. 23/16 Konstituering I henhold til vedtektene skal styret konstituere seg selv med valg av nestleder. Maria Greenberg Bergheim ble enstemmig valgt som nestleder. 1 Vox er nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk, med særlig vekt på voksnes læring. Vox fungerer både som fagorgan og tilskuddsforvalter for studieforbund, og er underlagt Kunnskapsdepartementet. Se www.vox.no 2 VOFO, eller Vokseopplæringsforbundet, er studieforbundenes interesseorganisasjon. Se www.vofo.no 3 EAEE - European Protestant and Anglican Network for life-long-learning er en økumenisk europeisk voksenopplæringsorganisasjon som K-stud er medlem av. Se www.eaee.eu 2
24/16 Årsmøtet 2016 Styret gikk gjennom protokollen og evaluerte årsmøtet og fagdelen. Protokoll fra K-Studs årsmøte 2016 tas til etterretning. Styret slutter seg til stabens evaluering av årsmøtet. Styret ber administrasjonen komme tilbake med forslag til retningslinjer for valg. 25/16 Regnskap og balanse april 2016 Under styremøtet i mars overlot styret behandlingen av regnskapet pr februar til styreleder og nestleder når det forelå. Regnskap inklusiv mars er godkjent av styreleder og nestleder, da dette hadde bedre informasjons- og kontrollverdi enn regnskapet for februar. Mars-regnskapet er lagt fram for styret til orientering, mens regnskapet for april er lagt fram til behandling. Regnskap og balanse pr. april 2016 godkjennes. Regnskap pr. mars 2016 tas til orientering. PEDAGOGISK ARBEID 26/16 Revidering av ressursmateriell K-stud skal revidere ressursmateriellet «På vei mot et inkluderende samfunn» 4. Administrasjonen er i dialog med medutgiverne, og har fått innspill til hva som bør endres. Det er andre, bl.a. Kirkerådet, som jobber med lignende hefter. Administrasjonen avventer og ser hva som produseres av andre aktører, og jobber videre med dette utover høsten. Styret tar informasjonen til orientering. 27/16 Midler til pedagogisk utviklingsarbeid 2017 K-stud lyser ut PU-midler 5 på våren og tildeler dem på høsten, for prosjekter som gjennomføres i inneværende år. I 2015 ble det vedtatt å åpne ut midler for to-årige prosjekter, slik at større prosjekter lettere kan realiseres. Midlene for 2015 og 2016 ble fordelt samlet. I denne saken foreslås det å endre rutinene slik at utlysning og tildeling kommer i forkant av prosjektåret (kalenderår), og å videreføre forsøket med to-årig utlysning. Dette vil gi bedre forutsigbarhet og gjennomføringsevne. 4 Ressursmateriellet Ressursmateriellet «På vei mot et inkluderende samfunn» har K-stud gitt ut i samarbeid med. Norges Kristne Råd/Flerkulturelt Kirkelig Nettverk, KIA (Kristent Interkulturelt Arbeid), Kirkerådet og Mellomkirkelig råd for den norske kirke og Den norske kirkes nord/sør-informasjon. Heftet ble revidert i 2012 i tillegg til at det ble laget en elektronisk utgave. 5 I forskrift til voksenopplæringsloven heter det at studieforbundene skal drive pedagogisk utviklingsarbeid (PU). K-stud har siden fusjonen i 2012 lyst ut pedagogiske utviklingsmidler (PU-midler) for å stimulere til nytenkning, metodeutvikling, faglig utvikling og utvikling av studiemateriell og kursopplegg i medlemsorganisasjonene. Forlag kan også søke om PU-midler. 3
Rutinene for utlysning og utbetaling av PU-midler endres til følgende, fra og med budsjettåret 2017: - PU-midlene lyses ut i september for prosjekter som starter opp året etter. - Søknadsfristen settes til den 1. november. - To-årige prosjekter kan gis tilskudd fordelt over to år, der andre utbetaling foretas i år to med forbehold om budsjettdekning det året. - Det vurderes når søknadsomfanget er kjent om det er mest hensiktsmessig å fordele PU midlene for de neste to årene samlet, for å sikre realisering av større prosjekter. - Tildeling vedtas i det siste styremøte før nytt prosjektår. - Utbetaling/første delutbetaling gjennomføres på nyåret det året prosjektet starter. - Medlemsorganisasjonene informeres i løpet av juni om kommende utlysning. 28/16 Medarbeiderkurs 2016 «Årets kurs» 6 2016 besto av disse parallelle kursene: 1. Rytmisk korledelse i samarbeid med Norges KFUK-KFUM med 31 påmeldte (fulltegnet) 2. Samtalekonseptet Ansikt til ansikt i samarbeid med Kjell Markseth med 12 deltakere 3. Troen og skjermen i samarbeid med Damaris/Gimlekollen med 12 deltakere. Vi fikk gode tilbakemeldinger fra deltakerne. Det henvises til stabens evalueringsnotat. Styret tar informasjonen og stabens evaluering av Årets kurs 2016 (medarbeiderkurset) til orientering. 29/16 Medarbeiderkurs 2017 Årets kurs 2017 (medarbeiderkurs) gjennomføres etter samme konsept som tidligere år, fortrinnsvis med tre parallelle kurs: 1. Rytmisk korledelse 2. Videregående kurs i babysang 3. Kurs om grenseoverskridende adferd (arbeidstittel). Hvis dette ikke lar seg gjøre, arbeider administrasjonen videre med skisserte alternativer etter innspill fra styret. Programskisse og budsjett for Årets kurs 2017 legges fram på neste styremøte. Informasjon om Årets kurs sendes ut i vårt nettverk så snart som mulig. 6 I tildelingen av statstilskudd fra Vox heter det at studieforbundene skal ha medarbeideropplæring. K-stud har utviklet kurskonseptet «Årets kurs», som er et medarbeiderkurs som arrangeres en weekend i mars/april. Målgruppen for kursene er aktive medarbeidere og ledere eller andre som skal ta på seg en ny oppgave - i kurs og grupper som tilhører våre medlemsorganisasjoner og samarbeidspartnere. Det gjennomføres flere parallelle kurs en weekend på hotell. Kursene gjennomføres i samarbeid med medlemsorganisasjoner, forlag eller andre fagmiljøer. Disse utvikler og er kursholdere for hvert sitt kurs, og bidrar med markedsføring av kurset. K-stud står som arrangør, har budsjettansvar, koordinerende ansvar og hovedansvar for markedsføring og teknisk gjennomføring. 4
TILSKUDDSFORVALTNING 30/16 Tilsyn Vox Vox hadde tilsynsbesøk hos K-stud i august 2015. K-stud sendte inn kommentarer og svar på spørsmål som Vox reiste i den foreløpige rapporten som kom i mars 2016. Endelig tilsynsrapport forelå den 7. april, der de fleste av våre kommentarer ble imøtegått. Rapporten gir anerkjennelse for K-studs økonomiske styring og tilskuddsforvaltning, og ingen vesentlige mangler er funnet. Tilsynsrapporten fra Vox av 6.4.16 tas til etterretning. INTERESSEPOLITIKK Ingen saker til behandling. Det henvises til orienteringssakene. ANDRE SAKER 31/16 Orienteringssaker a) Godkjente studieopplegg permanente Fokus: Barn, krenkelser, tro hvem er jeg i møte med barn? IKO Våg å tro, Hermon forlag En mer synlig kirke Om kommunikasjon og markedsføring, IKO Slik blir et godt ekteskap enda litt bedre Enkle konkrete tips for å sette fokus på det kjæreste man har, Hermon forlag b) Besøk/kontakt/møter Guro: 1 3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 5. april Møteplass for folkehelse, Frivillighet Norge, Oslo 13. april Årsmøte VOFO Oslo + utdeling av Læringsheltprisen 16. april Stand Fellesskap 16, NLM, Oslo 21. april Generalforsamling KPK, Oslo 26. april KNIF-dagen, Gardermoen 25. mai Medlemsbesøk KRIK 26. mai Årsmøte VOFOs representantskap, Oslo 26-27 mai Årskonferanse VOFO, Oslo 30. mai Konferansen Frivilligheten veien til et inkluderende lokalsamfunn, Frivillighet Norge og KS Hege: 1 3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 6-7 april Gjest og stand Kirkemøtet, Trondheim 11. april KDL-møte, Vågå 5
19. april Frokostmøte - studieforbund mot utenforskap, VOFO (om Stortingsmelding 16 "Fra utenforskap til ny sjanse") 26. april KNIF-dagen, Gardermoen 27. april Innspillsmøte Vox ang. kvalitetsstandarder i norskopplæring i frivillige organisasjoner 25.mai Medlemsbesøk KRIK 27 mai Årskonferanse VOFO, Oslo 28. mai Stand Bibelfestival, Oslo konserthus 30. mai Midtveisseminar Kulturalliansen, Oslo Lillian: 10. mars Årsmøte K-stud Agder 11. mars Stand Baptistsamfunnets ledersamling, Drammen 1 3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 31. mai Styremøte VOFO Vestfold og Telemark Åse 11-12 mars Stand Baptistsamfunnets lederkonferanse, Drammen 1-3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 4. april Årsmøte VOFO Akershus, Kjeller 11. april KDL-møte, Vågå 13. april Møte med IKO 25. april Møte med Luther/Lunde forlag 27. april Innspillsmøte Vox ang. kvalitetsstandarder i norskopplæring i frivillige organisasjoner 10-12 mai Studietur Færøyene, NKS 26-27 mai Årskonferanse VOFO, Oslo 28. mai Stand Bibelfestival, Oslo konserthus 1. juni Styremøte K-stud Hordaland, Bergen c) Studietur til Færøyene, NKS Det henvises til vedlegg 8, oppsummering NKS Færøyene. d) Regionledd Det henvises til vedlegg 9, oversikt regionledd. e) Samarbeid med magasinet STREK Magasinet STREK har i nr. 3 flere artikler om studiegrupper. Etter konferering med styreleder, inngikk vi en avtale med STREK der vi kjøper 150 trykte eksemplarer og en nettutgave av nr. 3 til fri bruk for våre brukere og en annonse i STREK nr. 4 om tilskuddsordninger. I nettutgaven er artikkelen fra Sentral-Asia fjernet av personvernhensyn. Målsetningen med dette er å motivere til å starte studiegrupper og gi inspirasjon og nyttige tips for studiearbeidet. STREK er tverrkirkelig og eies av flere trossamfunn, men har størst gjennomslag i det kirkelige miljøet. Artiklene i dette nummeret har en viss bredde. Det er vurdert om bladet favner bredden av våre medlemmer i stor nok grad og om det kan oppleves ekskluderende for noen. Kostnad: 20 000 kr som dekkes inn med 15 000 kr fra årets PU-midler og 5 000 kr fra budsjettposten Annonser/PR-materiell. Ved tildelingen av PU-midler som ble foretatt høsten 2015 ble det holdt tilbake 15 000 kr av 2016-midlene. 6
Vi deler ut bladet på medlemsbesøk der det er aktuelt, til styret og regionledd, og under årsmøtet til de som er interessert. Nettnummeret er omtalt og lagt ut i en nyhetsartikkel og under Aktuelt på nettsiden vår, i nyhetsbrev og i e-post til søkerne våre. f) Interessepolitikk Vedlegg 10, interessepolitisk arbeid hittil i år ble delt ut og gjennomgått under møtet. g) Årsmøte VOFOs representantskap Styreleder, Erlend Langeland (styremedlem i K-stud fram til årsmøtet 2016) og studieog informasjonskonsulenten vår representerte K-stud. K-stud har nominert Erlend Langeland fra KRIK til styret i VOFO. Valgkomiteen innstilte Langeland som 2. vara representant. Under møtet fremmet K-stud vår kandidat til fast plass i styret. Langeland ble valgt som 2. vara. I saken om medlemskontingent ble det vedtatt en lavere vekst i kontingenten enn VOFO-styrets forslag. Det henvises for øvrig til vedlegg 11, innkalling og sakspapirer. h) Kulturalliansen I desember nominerte K-stud Turid Sissel Myrholt (seniorrådgiver i seksjon for gudstjenesteliv og kultur i Kirkerådet) til å sitte i Kulturalliansen arbeidsgruppe. Hun ble valgt. For K-stud er det viktig å legge til rette for at det kristelige kulturlivet og frivillig opplæring i kulturlivet får en stemme inn i dette arbeidet. «Vår» del av kulturlivet har stor betydning, og erfaringene fra dette bør med i det arbeidet som pågår med å danne en paraplyorganisasjon for det brede frivillige kulturlivet i Norge. Daglig leder deltok på midtveisseminaret i slutten mai, der foreløpig utredning ble lagt fram, og arbeidsoppgaver og organisering ble drøftet. Det inviteres til stiftelsesmøte den 5.9.2016. Styret i K-stud må ta stiling til stiftelsesdokumenter, organisering og ev. medlemskap via e-post når saken er klar. Det henvises for øvrig til vedlegg 12 A Kulturalliansen midtveisseminar og vedlegg 12 B Kulturalliansen utkast utredning. Forslag til vedtak: Informasjonssakene tas til orientering. 32/16 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 7