Avtaledokument (UTKAST) 1. PARTENE Mellom som oppdragsgiver, organisasjonsnummer: adresse: besøksadresse: og som rådgiver, organisasjonsnummer: adresse: besøksadresse: er det inngått følgende avtale: Prosjekt-nr.: Kontraktstittel: Renere havn kommunikasjonstjenester
Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS Side 2 av 6 2. GYLDIGHET Denne avtalen omfatter følgende dokumenter: Del I Del II Del III Del IV AVTALEDOKUMENT (dette dokumentet) med følgende bilag: Eventuelle referat og korrespondanse fra kontraheringsfasen Rådgiverens tilbudsbrev datert... KONTRAKTSBILAG Del 2 Oppdragsbeskrivelse med vedlagte grunnlagsdokumenter Bilag A Vederlag TILBUDET datert.. (Eget dokument, ikke vedlagt kontrakten) KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I (Eget dokument, ikke vedlagt kontrakten) Forekommer det i ovennevnte dokumenter bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i den oppstilte rekkefølge. 3. BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Rådgiveren påtar seg ved denne avtalen å utføre rådgivningsoppdrag for Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS. Denne avtalen omfatter følgende ytelseser: Oppdraget omfatter kommunikasjons- og medierådgiving, illustrasjoner, layout og grafisk arbeid, tekst og helhetlig konseptutvikling basert på bruk av ulike medieplattformer. Ytelsene er nærmere beskrevet i konkurransegrunnlagets del 2 Oppdragsbeskrivelse. 4. SÆRSKILT AVTALE OM RETTIGHETER TIL PROSJEKTMATERIALET Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til oppdragets resultater tilfaller oppdragsgiver når betaling er skjedd, med mindre annet er avtalt. Modeller og demonstrasjonsobjekter blir oppdragsgiverens eiendom dersom han har betalt dem. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf lov 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven) 39b. Ved en eventuell offentliggjørelse av materiale skal oppdragsgiveren påse at leverandøren blir navngitt. Tilbyder beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Begge parter kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelagt som de har tilegnet seg i forbindelse med oppdraget.
Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS Side 3 av 6 Partene skal for øvrig behandle prosjektmaterialet på en slik måte at opphavsmannens rettigheter ikke krenkes. Dersom leverandøren ønsker å benytte utarbeidet materiale eksternt før prosjektet er avsluttet, skal dette skje etter forutgående avtale med oppdragsgiver. Dette gjelder også kontakt med media eller annen omtale. Format for levering av digitalt materiale avtales for hvert deloppdrag. Illustrasjoner skal leveres på vektor-format og maler skal leveres i redigerbart format. 5. TIDSFRISTER 5.1 Tidsfrister for rådgiverens ytelser: Prosjektet omfatter følgende faser: Aktivitet Tidsrom Oppstart reguleringsplan September 2012 Åpne møter ifm planarbeidet Deltagelse på seminarer, infostand o.l. Ultimo 2012/ primo 2013 Hele perioden Testforsøk vest i havna, oppstart Ultimo 2012 Fysiske arbeider øst i havna, oppstart Ultimo 2014 Prosjektets avslutning og rapportering 2016 5.2 Tidsfrister for oppdragsgivers ytelser: Ingen 6. HONORAR 6.1 Pris [Avtalte timepriser føres inn her] Timeprisene dekker fortjeneste og kostnader som administrasjon, kontorhold, intern kopiering og plotting, og databehandling. Reisekostnader fremkommer av leverandørens tilbud. Det gis ikke tillegg i avtalt timesats for overtid. 6.2 Honorar Arbeidet honoreres på timebasis. Det er for oppdraget avtalt følgende honorarrammer:
Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS Side 4 av 6 Ytelse A Ytelse B kr kr Samlet honorarramme eks mva kr Priser er oppgitt i norske kroner (NOK) ekskl. mva. Andre kostnader i forbindelse med oppdraget, dekkes av oppdragsgiver dersom de er godkjent av oppdragsgiver før de påløper. 6.3 Eventuell bestemmelse om regulering av satsene: Fastpris/timepriser reguleres ikke for lønns- og prisstigning. Fastpris/timepriser reguleres for lønns- og prisstigning. Regulering skjer årlig og første gang 01.07.2013. Årlig forskuddsvis prisregulering beregnes på bakgrunn av siste kjente årsindeks (første kvartal 2012 til første kvartal 2013). Regulerte timerater benyttes deretter for alle rådgiverarbeider som utføres fra 1. juli 2013 til 1. juli etterfølgende år. 7. PARTENE OG DERES REPRESENTANTER Oppdragsgiverens representant: Daniel Flathagen Kommunikasjonskoordinator Rådgiverens representant: Rådgiverens representant kan ikke tre ut av prosjektet uten nærmere avtale med oppdragsgiver. Ved lengre tids fravær for representanten f.eks. ved alvorlig sykdom eller om representanten slutter i firmaet, kan oppdragsgiver velge å avbryte oppdraget etter forutgående skriftlig varsel, uten å betale erstatning til rådgiveren dersom rådgiveren ikke erstatter representanten med tilsvarende kompetanse. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny representant som av særlige grunner ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Rådgiverens representant er ansvarlig for at firma oppfyller kvalifikasjonskravene som nevnt i konkurransegrunnlaget gjennom hele avtaleperioden. Rådgiverens representant er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de navngitte medarbeidere med grad av deltakelse slik det fremkommer av leverandørens tilbud. Dersom angitt medarbeider slutter i sin stiling, sykemeldes eller tar ut permisjon i løpet av
Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS Side 5 av 6 kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglige kompetanse. Nødvendig opplæring av ny medarbeider, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i oppdraget. Forvaltningslovens (lov av 10. februar 1967) regler om taushetsplikt kommer til anvendelse for leverandøren (og eventuelle underleverandører) og deres personale. 8. UNDERRÅDGIVERE OG ANDRE MEDHJELPERE Rådgiveren skal benytte følgende underrådgivere: Firma: Adresse (sted/by): Org.nummer: Fagområde / ytelse: Rådgiveren er ansvarlig for å rapportere eventuelle utenlandske underrådgivere til Sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU) iht Ligningsloven av 13. juni 1980, 6-10 med tilhørende forskrifter av desember 1983, gitt av Finansdepartementet. 9. TVISTER Norske rettsregler gjelder som bakgrunnsrett for avtalen. Eventuelle tvister skal avgjøres etter norske prosessregler ved norske domstoler. Dersom det oppstår tvister i forbindelse med avtalen, skal disse søkes løst ved forhandlinger før tvisten bringes inn for domstolene. 10. ANDRE BESTEMMELSER FOR OPPDRAGET 10.1 Fakturering Fakturaadresse: Trondheim Havn PB 1234 Sluppen 7462 TRONDHEIM Faktura skal inneholde følgende informasjon (på samme side)
Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS Side 6 av 6 - Leverandørens organisasjonsnummer (9 siffer) - Leverandørens bankkonto - Leverandørens navn - Fakturanummer - Fakturasum (skal angis med 2 desimaler) - Ev. KID - Spesifikasjon av ev. moms - Klart skille mellom faktura og kredittnota Formatkrav: - Enkeltsidig - A4 - Ingen skraveringer/farger i bakgrunnen på ledetekster og opplysninger - Eventuelle vedlegg i A4-format, enkeltsidig - Fullstendig faktura med alle vedlegg (samlefaktura er ikke ønskelig) Fakturaer skal ha 30 dagers betalingsfrist. 10.2 Avbestilling Oppdragsgiver kan avbestille gjenstående deler av oppdraget. Avbestillingen skal skje skriftlig og snarest mulig etter at beslutning om dette er tatt. Rådgiveren har krav på betaling for den delen av oppdraget som er utført, og med mindre annet er avtalt, erstatning for påregnelige tap som følge av avbestillingen, her begrenset til maksimalt 1 måneds forventet honorar fra avbestillingsdato. 10.3 Rapportering Rådgiver skal rapportere fremdrift, påløpt honorar og prognose for sluttkostnad hver måned og spesifisert mot sin prosjektets omforente framdriftsplan. 11. UNDERSKRIFTER Dette avtaledokument med bilag er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hver sitt. Trondheim, den / 2012 den / 2012 Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS