PROTOKOLL FRA STYREMØTE 09/16-6.12.2016 LILLESTRØM Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon Til stede: Forfall: Fra adm.: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Isabel Bergerseter og Glenn Due-Sørensen. Arild Nyheim og Anne Kristine Linnestad Heidi Annette Garthus, Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 63/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 08-16 Det vises til utsendt protokoll som ble distribuert 22. november 2016. Protokoll fra møte 08-16 godkjennes. Sak 64/16 Oppfølging av diskusjonssak Det vises til diskusjonssaken i styremøte 08-16 om fremtiden for Aktiv på Dagtid (ApD) og You-Me. Oppfølging av diskusjonssaken er avgjørende for AIKs planer for 2017 samt virksomheten og planarbeidet for våre samarbeidspartnere. Følgende er en oppsummering etter diskusjonen og avledet konsekvens av diskusjonssaken. ApD: - Styret sluttet seg til prinsippene om at tiltaket ApD ikke er en primæroppgave for AIK, samt at det ikke er ressurser internt eller i fylkeskommunen til å utvikle dette tiltaket videre. 1
- Dette betyr en avvikling av ApD og en utvikling av konsept for foreldre/ voksne som idrettslagene kan tilby. Dette henger sammen med klubbutvikling. Det foreslås å søke midler fra fylkeskommune til ApD for første halvår 2017 slik at de involverte idrettslagene fortsatt får støtte i en overgangsfase. Deretter må kommunene ta større ansvar dersom tilbudet ønskes opprettholdt videre. Idrettslagene er informert om at avvikling kan skje. You-Me: - You-Me som har vært organisert gjennom tilbud i skoletiden har vært mest vellykket for skolene og skoleelevene, men det har i mindre grad tilført idrettslagene kompetanse/ressurser. - Styret sluttet seg til en utvikling hvor ressursene benyttes til mer lederutvikling for ungdom i fleridrettslag via tiltaket Young Active. - Som følge av prosjektets forankring i skolen må de avtalte aktivitetene skoleåret 2016/2017 fullføres. AIK søker videre om midler til støtte for utvikling av tiltaket Young-Active. Dette er en vridning av hvordan vi satser på unge ledere og hvor tiltaket forankres. Fra skolebasert til idrettslagstilhørighet. Det vi kan lære av disse prosjektene er at man må passe på at det er avtaler for hvor lenge prosjekter skal vare. Tiltakene Aktiv på Dagtid og You-Me avvikles i løpet av første halvår 2017 i tråd med konklusjonene i diskusjonssaken fra møte 08-16. Videreutvikling av konsepter for voksne/foreldre samt videreutvikling av unge ledere følges opp i planarbeidet for 2017. Sak 65/16 Tiltak 2017, rammer for budsjett Det følger to vedlegg til saken pluss fem utviklingsplaner vedtatt av Idrettsstyret. Disse har administrasjonen gjennomgått og lagt inn referanser til i plandokumentet vedlegg 1. Det vises til forrige styresak om virksomhetsplanen (sak 56/16). Det neste skrittet er å definere de riktige tiltakene og finne en helhet for virksomheten. Den skal svare på de lovpålagte oppgavene, de nasjonale føringene og de vedtak kretstinget fattet tidligere i år (Virksomhetsplan 2017-2020 og Idrettspolitisk plattform 2017-2030). Se vedlegg 1 for forslag til tiltak, milepæler og ressursangivelse innenfor delmålene. Ressursbruk er markert i høyre kolonne med «P» (personalkostnad) og «Kr» for å angi evt. netto kostnad. I de tilfeller hvor det er beskjedne netto kostnader utenom personal, er det ikke markert noe kr. I denne fasen er det viktig å avklare om dette svarer 2
på de vedtak kretstinget fattet samt de nasjonale pålegg og føringer. Fører dette til at vi når målene? Kapasitetsmessig må vi også være realistiske. Vi er fortsatt ikke helt nede på detaljert nivå med kostnadsberegning per prosjekt, men det er likevel ikke realistisk å legge flere prosjekter/oppgaver inn i planen uten å skulle redusere på noe av det som ligger inne. Det er viktig å spisse virksomheten slik at det AIK leverer kan være av høy kvalitet, og at vi holder oss innenfor de vedtatte rammer i virksomhetsplanen. Grunnlaget for neste års budsjett (og tiltaksplan) er at AIK har en solid økonomi via en god egenkapital, null langsiktig gjeld, relativt faste kostnader og forutsigbare inntekter via rammetilskudd. Tilskuddet fra Akershus fylkeskommune er ikke vedtatt, men rådmannens innstilling viser en %-vis økning i tråd med prisstigning. Fra idrettsforbundet vil tilskuddet bli redusert med ca. kr 90 000 som følge av den endringen i tilskuddskriteriene som ble gjort gjeldende fra og med inneværende år. Det er likevel stipulert med en justering for prisstigning i vår egen beregning så langt. Det er noe usikkerhet til den eksakte størrelsen på tilskuddene, men de er relativt forutsigbare. Som basisregel skal budsjettet være i balanse slik at kostnadene ikke er større enn inntektssiden. I budsjett for 2016 ble en del poster strøket, tilskuddsordninger blant annet. Det er ikke foreslått å ta disse inn igjen i årets tiltak/budsjett. Profilen i forslaget vil være den samme. De fleste kurs/prosesser kjøres eksempelvis for en beregnet selvkost, eller de er finansiert via kompetansetilskudd fra NIF. Den største kostnaden i budsjettet ligger i administrasjonen lønn og driftskostnader ved kontoret. I svært mange av tiltakene er personalkostnaden den største og ofte den eneste kostnaden. Administrasjonen består av åtte fast ansatte samt en midlertid ansatt i 40% stilling. Denne stillingen dekkes delvis av NIF (halvparten), og stillingen er innrettet mot innsalg av klubbutvikling. Se også vedlegg 2 til sak 65. For å gi et oversiktsbilde av budsjett 2016 og deler av budsjett 2017 inneholder det vedlegget en oppstilling av helheten i fjor pluss de «faste poster» som er nevnt ovenfor. Oversikten for neste år må ikke leses som absolutte tall, dette kan måtte endres ut fra de tiltakene som blir vedtatt, samt nødvendige beregninger og evt. justeringer for å balansere budsjettet. Det er ikke alle arbeidsoppgaver/«tiltak» som er listet opp under «tiltak». Styremøter, interne kurs, personaloppfølging, regnskap, fakturering etc. Dette vil fremkomme av detaljbudsjett i neste omgang. Det personellmessige er beregnet i vedlegg 2. Samhandling mellom idrettskretser og særidretter innen organisasjonsutvikling ble drøftet. Vi må bli enda bedre på samarbeid. Fleridrettslag opplever en del utfordringer. 3
Rammer for AIKs tiltaksplan for 2017 bygger på vedlegg 1 som beskrevet i saken. De fremlagte beregninger av kostnader / tilskudd for 2017, i vedlegg 2, legges til grunn for den videre budsjettering for 2017. I tråd med ovennevnte og styrets konklusjoner legges det frem forslag til fullstendig budsjett på styremøte 01-17. De fremlagte rammer fungerer som et midlertidig budsjett. Sak 66/16 Felles konferanse med fylkeskommunen våren 2017 I avtalen med fylkeskommunen ligger det en mulighet for en felles konferanse med fylkeskommunen annethvert år. Sist gang var i 2015, og dermed skal neste konferanse gjennomføres i 2017. Tanken bak konferansen er primært å samle kommunepolitikere og idrettsrådsledere. I henhold til avtalen er det er fylkeskommunen som står for kostnadene. AIKs innsats begrenses til arbeidsinnsatsen. Fredag 28. april er det IK-ledersamling på Gardermoen. Et tema som «idrett og næring» vil være av interesse for flere enn Akershus-politikere og idrettsrådenes tillitsvalgte. Administrasjonen foreslår derfor å legge konferansen til dagen før den nevnte IK-ledersamlingen, og om mulig på det samme hotellet. Det vil dermed være muligheter for at flere i organisasjonen (NIF og idrettskretser) kan få med seg konferansen. Større innblikk i hvilke verdier idretten skaper vil være en viktig forberedelse for idrettsråd til å lage Idrettspolitiske handlingsplaner. En tenkt overskrift for konferansen kan derfor være «Bortenfor frivillighet - hva er idrettens verdier?». Dette er størrelser som norsk idrett ikke har sett på i noen større utstrekning, selv om Akershus idrettskrets hadde «Idrettens samfunnsverdi» tidligere. Den tok i grunn utgangspunkt i frivillighetens størrelse. I EU ser en mer og mer på faktisk økonomisk betydning. Sverige har kommet relativt langt. Den turistøkonomiske effekten av Göteborgsvarvet er for eksempel 200 millioner. Den lokale BNP i Mora kommune anslås av forskere til å være ca. 8 % på grunn av Vasaloppet. I Sverige finnes det forskning som peker på at «Sportsnæringens» del av BNP er 3 % (i 2013). Å bedre kunnskapen om hva arrangementer betyr for lokal og regional økonomi er en oppgave for idrettskretser og idrettsråd. Det finnes i tillegg hjelp. Innovasjon Norge laget et verktøy som beregner kultur- og idrettsarrangementers effekt på lokale/regional økonomi. For idrettslag og idrettsråd innebærer et sterkere fokus på idrettens verdier bortenfor frivilligheten at kommuners motivasjon til å gjøre investeringer kan øke. Forståelsen for sammenhenger vil altså kunne styrke idrettens rolle i samfunnet. En konferanse med dette fokus vil ytterligere styrke og revitalisere arbeidet med å vise «Idrettens samfunnsverdi». Det jobbes videre med organisering av den felles konferansen med fylkeskommunen i tråd med ovennevnte og styrets signaler i møtet. Dato settes til 27. april. Invitasjonen går til hele idrettsorganisasjonen. 4
Sak 67/16 Tildeling midler idrettslag - Lederkurs for ungdom I tråd med vedtatt budsjett 2016 ble det utlyst midler til idrettslag som hadde deltakere på Lederkurs for ungdom i oktober 2016 eller som har hatt deltakere på Lederkurs tidligere, i regi AIK. Det kom inn 2 søknader, og det ble totalt søkt om kr. 30 000,-. Det er satt av kr. 25 000 til fordeling i denne søknadsrunden. Dette tilsvarer halvparten av midlene som ble satt av til dette i år. Det vises for øvrig til kriteriene for ordningen vedtatt på styremøte 01/13: «Idrettslaget søker om midler med hensikt å gjennomføre tiltak som involverer årets deltakere på Lederkurs for ungdom i idrettslagets aktivitetsutvikling og/eller klubbutvikling. Tiltaket det søkes på skal være vedtatt i styret, hvor deltakerne på Lederkurs for ungdom skal ha en sentral rolle i planleggingen og/eller gjennomføringen.». Spesielt er det vektlagt at det fremkommer i søknaden at de unge lederne som gikk på kurs er involvert, og at det søkes om tiltak som kan anses mer som utviklende enn som «normal drift». Tabellen nedenfor viser begge søknadene, med kort beskrivelse av tiltak, søknadssum og innstilling. Søknadene kan anses å tilfredsstille kriteriene i ordningen. Idrettslag Holmen IF Langrenn Hva Søker om støtte til prosjekt Hvordan få med ungdom lenger i Holmen IF Langrenn? Den tre unge lederne som har gått kurset er selve drivkraften og de som jobber med prosjektet. De avholder ungdomsstyremøter og lager plan for gjennomføring. Prosjektet er under utarbeidelse. Har tenkt å gjennomføre integreringsøkter på tvers av årsklasser, og utarbeide plan for intervjuer av mulige objekter. Dette følges opp og støttes av Sportslig leder og klubbens styre. Gjerdrum IL Søknadssum 15 000,- Søker om støtte til oppstart av ungdomsråd, med representanter fra hver undergruppe i idrettslaget. Dette rådet skal fungere som et talerør mellom ungdommen og hovedstyret. 5
Målgruppen er ungdom i idrettslaget, i hovedsak de i alderen 13-20 år. Både aktive ungdommer og de som kunne tenke se å engasjere seg utover det å være aktiv selv. Unge ledere som har gått Lederkurs for ungdom er med å starter opp dette rådet, og er også tenkt inn som representanter i dette rådet. Søker om midler til å starte opp dette rådet. Skal blant annet brukes på: - Pris for årets unge forbilde - Arrangere samling / tur for ungdomsrådet med teambuilding og work-shop på agendaen Hva skal vi være? - Markedsføring Søknadssum 15 000,- 6
AIK støtter begge idrettslagene med kr 10 000 hver. Sak 68/16 Praksis ved bruk av tapt arbeidsfortjeneste Akershus idrettskrets har en ordning med honorarsatser til hvert styremedlem pluss en ordning med mulighet for å dekke tapt arbeidsfortjeneste. Tapt arbeidsfortjeneste er aktuelt i tilfeller der AIK må være representert i møter på dagtid og styremedlemmer må ta fri fra arbeid. I styresak 36/16 ble følgende formulert om ordningen med tapt arbeidsfortjeneste: «Det foreslås at dette vurderes fra gang til gang, og at styreleder i samråd med org.sjef avklarer før påmelding.» Bruk av ordningen foregår slik at den enkelte sender inn sin bekreftelse på trekk i lønn som følge av oppdraget, og dette utbetales via NIFs lønningskontor. I praksis kan det imidlertid være like naturlig at styremedlemmet tar ut en eller flere feriedager, og at dette godtgjøres tilsvarende. I slike tilfeller vil det ikke kunne fremlegges et lønnstrekk, men en må da basere seg på en sats. Styremedlemmer som må ta ferie eller annen fridag i bruk for å representere AIK kompenseres på samme måte som ved bruk av tapt arbeidsfortjeneste. Sats per dag settes til kr 1500,-. Bruk av ordningen avtales med styreleder i samråd med organisasjonssjef i forkant. Sak 69/16 Inkluderingsprisen NIF har utlyst inkluderingsprisen, og AIK bør fremme en kandidat. «Prisen er et virkemiddel for å øke statusen til og sette fokus på det gode arbeidet som blir gjort på feltet idrett for funksjonshemmede». Prisen deles ut i forbindelse med Idrettsgallaen 7. januar (på seminaret som avholdes samme dag), og fristen for innstilling er 9. desember. Se vedlagte brev fra NIF og innstilling. Innstillingen er tatt opp med AIKs utvalg for idrett for funksjonshemmede. Akershus idrettskrets innstiller til Inkluderingsprisen i tråd med vedlagte presentasjon. 7
Sak 70/16 Søknad om idrettsmidler for 2017 Fylkeskommunen bevilger hvert år midler til særkretser/regioner de såkalte idrettsmidlene. Akershus idrettskrets foretar saksbehandling og innstiller på fordeling av midlene. Søknadsfrist inn til AIK er 1. desember, og innstillingen skal oversendes til fylkeskommunen før utgangen av desember. Dvs. normalt gjøres dette før jul. Denne støtten til særkretser med lag i Akershus følger et sett av kriterier basert på organisasjonsmessig tilhørighet (hvilken idrettskrets tilhører særkretsen), størrelse/omfang på antall klubber og medlemmer samt en aktivitetsplan for tiltak primært rettet mot barn og ungdom. Tilskuddet har likevel preg av å være et rammetilskudd for å kunne ha en viss forutsigbarhet for særidrettene. I fordelingen for 2017 er det i rådmannens budsjett kr 1 711 000 til fordeling. Nærmere informasjon og søkerliste legges frem på møtet. Innstilling på fordeling av idrettsmidler foretas på grunnlag av ovennevnte kriterier og prinsipper. Den endelige fordelingen legges frem som orienteringssak på styremøte 1-17. Sak 71/16 Medlemsundersøkelse idrettslag uten aktivitet Idrettskretsen har foretatt ytterligere medlemsundersøkelse av idrettslag uten aktivitet iht. rapport fra samordnet søknad og rapportering. Jfr. styresak 51/16. Følgende klubber har fått tilsendt brev med svarfrist: Bærum Pensjonistbowlere Sandvika Åsgard Legens Amerikanske Fotballklubb Mørdre Hestesportsklubb Nesodden Snowboardklubb Rasta Cricket Klubb Skogen IL Skårer Bordtennisklubb Ullensaker Volleyballklubb Varsjøen Futsal Forening Det er ingen aktivitet i ovennevnte klubber. Administrasjonen følger opp ovennevnte idrettslag i henhold til standard prosedyre i NIF som angitt i punkt 1-3. 1. Styret i Akershus idrettskrets vedtar å sette ovenfor navngitte idrettslag under administrasjon og følger opp evt. eiendeler i tråd med prosedyre fra NIF. 8
2. Klubbene mister sitt medlemskap i NIF i tråd med NIFs lov 10-2 for ikke å ha rapport til samordnet søknad og rapportering. 3. Som styre/generalforsamling for idrettslagene vedtar AIK oppløsning av idrettslagene i tråd med NIFs lovnorm for idrettslag 22. Oppløsning skjer i tråd med NIFs lov og rutiner. C: Orienteringssaker a) Den Store Kurshelgen (vedlagt) b) Møter og seminarer kort info fra ungdomsidrettskonferansen c) Regnskap hittil i år (delt ut og orientert i møtet) Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Badebyen Drøbak Martin German Fotball Frogn 30.11.2016 Fotballklubb Moen b) Oppløst iht. NIFs lov 22: IF Minerva 18.11.2016 Minerva Friidrett 18.11.2016 9
Representasjon AIK- Styret 2016 2016 Sted Dato Representert av: Januar: Samarbeidsmøte OIK 05.01.16 Nordis Vik Olausson, Kjell Kvifte Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Lillehammer 09.01.16 Sven E. Maamoen Bisettelse Lars Roar Langslet (kulturminister) 26.01.16 Sven E. Maamoen Nittedal IL jubileumsfest 100 år 30.01.16 Gro-Helen R. Svendsen Februar: Bisettelse - Carl Egil Wang 19.02.16 Sven E. Maamoen Frivillighetsprisen YRUIL Rune Barkenes 29.02.16 Isabel Bergerseter Mars: Rælingen idrettsråd årsmøte 01.03.16 Isabel Bergerseter HV02 Distriktsrådsmøte 07.03.16 Jon Syversen Enebakk idrettsråd årsmøte 03.03.16 Torgrim Bilstad Vestby idrettsråd årsmøte 09.03.16 Rune Engeseth IR samling, Lillestrøm 09.03.16 Nordis, Torgrim, Isabel, Jon, Kjell Nesodden idrettsråd årsmøte 10.03.16 Kjell Kvifte Oppegård idrettsråd årsmøte 14.03.16 Torgrim Bilstad Bærum idrettsråd årsmøte 15.03.16 Vidar Bøe Nittedal idrettsråd årsmøte 15.03.16 Jon Syversen Akershus skytterkrets kretsting 16.03.16 Torgrim Bilstad Eidsvoll idrettsråd årsmøte 16.03.16 Gro-Helen R. Svendsen Skedsmo idrettsråd årsmøte 16.03.16 Isabel Bergerseter Nes Idrettsråd - årsmøte 29.03.16 Sven E. Maamoen Akershus og Oslo Bueskytterkrets kretsting 29.03.16 Torgrim Bilstad Lørenskog idrettsråd årsmøte 30.03.16 Nordis Vik Olausson Aurskog-Høland idrettsråd årsmøte 30.03.16 Jon Syversen April: Akershus Fylkeskommune frivillighetskonferanse 06.04.16 Sven, Nordis, Vidar, Jon, Kjell, Torgrim, Rune Sørum IR årsmøte 13.04.16 Nordis Vik Olausson Inkluderingskonferansen 23.04.16 Nordis, Vidar, Isabel Gjerdrum IR årsmøte 28.04.16 Jon Syversen Idrettspolitisk styrelederforum Gardermoen 28.04.16 Arild Nyheim Norge Frankrike Ishockeykamp 29.04.16 Vidar Bøe Mai Hauger Golfklubb kickoff 07.05.16 Isabel Bergerseter IK-ledermøte, Gardermoen 20.05.16 Nordis Vik Olausson, Arild 10
Nyheim NHF Regionsting Gardermoen 20.05.16 Nordis Vik Olausson VIVIL Lekene 29.05.16 Isabel Bergerseter Juni Akershus Hundekjørerkrets kretsting 02.06.16 Isabel Bergerseter Ledermøte NIF Scandic Fornebu 04.-05.06 Nordis Vik Olausson HV02 Distriktsrådsmøte 06.06.16 Jon Syversen OIK kretsting Quality Mastemyr Hotel 10.06.16 Nordis Vik Olausson Frivillighetsprisen AFSK Kai Ivar Hogseth 21.06.16 Jon Syversen Fet IR årsmøte 22.06.16 Jon Syversen Frivillighetsprisen Ski IR Øivind F. Elieson Nordis Vik Olausson August Akershus Fylkeskommune høringsmøte Kolbotn Galleriet (2 møter samme dag) 29.08.2016 Vidar, Torgrim, Jon, Isabel September Kretsledermøter - Kirkenes 23.-25.09.16 Nordis Vik Olausson Kunnskapsturneen «Idrett og alkohol» 26.09.16 Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen Grenseløs skoleidrettsdag Ski 27.09.16 Isabel Bergerseter Oktober Begravelse Alf Eidsæther (æresmedlem) 04.10.16 Vidar Bøe Akershus Fylkeskommune Presentasjons 11.10.16 Nordis Vik Olausson årsmelding og planer Frivillighetsprisen Åsen IL 15.10.16 Jon Syversen Grenseløs idrettsdag Ekeberg 26.10.16 Isabel Bergerseter November Oppfølgingsmøte Grenseløse idrettsdag Ekeberg 10.11.16 Isabel Bergerseter Desember Ungdomsidrettskonferansen 2016 Trondheim 01.-02.12.16 Vidar Bøe Frivillighetsprisen Oppegård IL 08.12.16 Torgrim Bilstad 11