Rettleiing til utfylling av skjema

Rapportering av kommunale tenesteproduksjonsdata i KOSTRA 2016 Rettleiing til utfylling av skjema 1

Innleiing Føremålet med denne rettleiinga er å sikre at kommunane fyller ut skjemaa i KOSTRA korrekt. I rettleiaren blir det gitt ein definisjon av sentrale omgrep i kvart skjema, vidare vert det gitt retningsliner for føringa av t.d. årsverk. Dessutan blir det gitt meir generelle orienteringar. Statistisk sentralbyrå håpar at rettleiaren vil gi tilstrekkeleg forklaring på korleis alle dei etterspurde felta i skjemaa skal fyllast ut. Det blir ein viktig del av evalueringa om rettleiinga har ført til så korrekt rapportering som muleg og likeeins om den blir oppfatta som enkel å bruke og forstå. Rettleiinga til det enkelte skjema ligg ved den elektroniske blanketten. Dersom skjemaet blir skrive ut, bør også rettleiaren skrivast ut og leggjast ved papirutgåva. Elektronisk rapportering forenklar jobben For rapporteringsåret 2016 som tidlegare år for rapportering er skjemaa elektroniske. Dei elektroniske skjemaa lettar ein del av dataregistreringa, bl.a. ved at det førekjem automatiske summeringar i staden for at det må gjerast manuelt. Av ulike årsaker antar me likevel at fleire vil registrere data på papirutskrifter av de elektroniske blankettane, spesielt i dei tilfelle kor det er institusjonar som er rapporteringseining. I så tilfelle fungerer ikkje dei automatiske summeringane. Ettersom kommunane skal rapportere elektronisk til SSB og summeringane vil skje når data blir lagt inn i det elektroniske skjemaet, vil dette seie, at det ikkje er nødvendig å fylle inn celler som er summen av andre. Viss du fyller ut på papirskjema og skal sende skjemaet til kommunen, er det altså ikkje nødvendig å fylle inn celler som er summen av andre celler. Samstundes understrekar me at utfyllar har eit ansvar for at tala i slike sum-celler blir korrekte. Rettleiar direkte i skjema Ein del heilt sentrale rettleiingar har me likevel valt å legge direkte i dei elektroniske skjemaa, som automatiske kontrollar, i staden for å vise til dette i rettleiingsheftet. Ein variant er at det automatisk kjem opp ein beskjed viss ein logisk samanheng i skjemaet blir brote (t.d. er det lagt inn fleire kontrollar på at ei gitt celle skal vere mindre enn ei anna, viss ikkje vil dette varslast automatisk til utfyllaren). Slike kontrollar fungerer naturleg nok ikkje viss det blir nytta papirutskrifter av dei elektroniske blankettane. Obligatorisk utfylling for alle skjema I alle skjema må opplysningar om kommunenummer, kommunenamn, og ansvarleg for innhaldet i skjemaet fyllas ut, dersom dette ikkje er automatisk utfylt. I institusjonsskjemaa, som f.eks. skjema 5 "Institusjonar for eldre og funksjonshemma", er det obligatorisk å svare nødvendige opplysningar om institusjonen. Personen som blir oppført som ansvarleg for innhaldet i skjemaet, vil vere den som blir kontakta dersom det er spørsmål til det rapporterte innhaldet i skjemaet. Spørsmål Dersom du etter å ha lese rettleiinga framleis har spørsmål skal regional statsforvaltning (fylkesmannen, fylkeslegen og utdanningsdirektøren) kontaktast. Regional statsforvaltning gir eigen informasjon om kontaktpersonar i kvart fylke. 2

21.10.16 KOSTRA 2016 Skjema 1: Personell og verksemd i den kommunale helse- og omsorgstenesta Nytt i 2016-rapporteringa: Timeverk for legar og fysioterapeutar til «Miljøretta helsevern» skal frå og med 2016 ikkje skillest ut frå «Anna førebyggande helsearbeid» (funksjon 233). Dette gjeld punkt 2-1 og 3-1 på skjemaet. Spørsmålet om «Talet på gravide som fullførde fødselsførebuande kurs i helsestasjonens regi», utgår. Det er eit nytt spørsmål under 4-4: «Talet på 2-åringar som har behov for vurdering og eventuelt behandling i tannhelsetenesten grunna orale forhold». For 2016-rapporteringa inneheld skjema 1 ei utvida kartlegging av frisklivssentralar i kommunen/bydelen under punkt 5-2. Frisklivssentralar. Ei lignande kartlegging vart gjort i 2013, og kjem antakeleg til å bli gjennomført ved ujamne mellomrom og etter behov (mest sannsynlig kvart 3. eller 5. år). Kartlegginga gjeld berre for kommunar/bydelar som har frisklivssentralar. I Oversikt over dei funksjonane som personellet i skjema 1 skal fordelast på. Funksjonane i KOSTRA tek sikte på å fange opp bestemte aktivitetar eller tenester i kommunen, uavhengig av korleis kommunen har organisert dette arbeidet. I nokre kommunar kan ansvaret for enkelte av dei tenestene som skjema 1 omfattar, vere lagt til andre etatar enn helse- og omsorgstenesta, som NAV og teknisk sektor. I så fall må ein også trekkje med aktuelle data frå desse etatane for å sikre at skjema 1 skal gi eit komplett bilete av verksemda til kommunen på feltet. Spesielt vil dette gjelde data om miljøretta helsevern. Sjå elles definisjonane under del IV nedanfor. Om forholdet mellom rekneskapsføring av lønn og føring av timeverk i skjema 1. I KOSTRA gjeld i fleire tilfelle strengare krav til fordeling av timeverk enn ved fordeling av lønn. Dette gjeld ikkje minst i skjema 1. Når det gjeld retningslinjer for fordeling av lønn, viser me til brevet frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet til kommunane av 8/10-2000. Denne forskjellen mellom føring av rekneskap og personell heng saman med at det så langt ikkje har vore mogleg å implementere KOSTRA-funksjonane fullt ut i lønns- og personellsystema i kommunane. Funksjonar dekte av den kommunale helseog omsorgstenesta Følgjande funksjonar utgjer KOSTRAs kontoplan for utgifter til den kommunale helse- og omsorgstenesta. Funksjonane er grunnlaget for å fordele timeverk, knytt til funksjonane som kvar enkelt tilsett faktisk utfører, uavhengig av rekneskapsplassering. I tillegg skal ein under funksjon 233 spesifisere timeverka til verksemdsområde som ikkje er definerte som eigen funksjon. 241: Diagnose, behandling, re-/habilitering (Diagnose, behandling, og (re)habilitering av personar med helseproblem). Timeverk til fengselshelseteneste og legevakt skal ikkje inkluderast i KOSTRA. 232: Førebygging, helsestasjons- og skulehelseteneste: Funksjonen omfattar all helsestasjonsteneste og all skulehelseteneste (grunnskule og vidaregåande skule). Dette omfattar også foreldrerettleiingsgrupper, anna grupperetta helsestasjonsteneste, jordmorteneste og svangerskapskontroll. 233: Førebyggjande helsearbeid (anna helsefremjande og førebyggjande arbeid samt miljøretta helsevern). Miljøretta helsevern, bedriftshelseteneste og anna førebyggjande arbeid etter helse- og omsorgstenesteloven. Med omsyn til timeverk skal ein spesifisere separate timeverk for miljøretta helsevern og restgruppa anna førebyggjande arbeid. Sosialt førebyggjande arbeid skal ikkje registrerast på skjema 1. 3

Psykiske helsetenester til heimebuande etter vedtak om heimetenester skal registrerast på funksjon 254 heimetenester, sjølv om tenesta utførast utanfor heimen. 253: Helse- og omsorgstenester i institusjon: Her registrerer me verksemda til legar og fysioterapeutar i institusjonar for helse- og omsorgstenester. Timeverk av andre yrkesgrupper i den kommunale helse- og omsorgstenesta som gir tenester retta mot institusjonar, registrerast direkte frå personellregister. Alle timeverka for legar og fysioterapeutar som er knytte til institusjonar for helse- og omsorgstenester skal registrerast på denne funksjonen. Dette gjeld sjølv om desse arbeidsoppgåvene i natur kan høre inn under dei andre funksjonane i skjema 1 (til dømes diagnose, behandling og re-/habilitering). 120: Administrasjon: Ved plassering av personell under denne funksjonen bruker me definisjonen av administrative funksjonar som er etablert i KOSTRA. Funksjonen skal berre omfatte sektorleiing, altså leiing av fleire etatar, avdelingar, institusjonar,, bydelar osv. Et eksempel på sektorleiing er helsesjef inklusiv vedkommandes kontorstab. Dette inneber at delar av årsverk som er knytte til administrering av tenestestad (t.d. eit legekontor) ikkje blir definert som administrasjon, men som ein del av den funksjonen som blir administrert (ved legekontoret altså funksjonen «diagnose, behandling, re-/habilitering»). Fagstillingar som utøvar leiing i forhold til ein profesjon (som kommunelege I, sjefsfysioterapeut og leiande helsesyster), skal plasserast under den aktuelle tenesteytande funksjonen og ikkje funksjon 120. Unntak blir gjort dersom vedkommande samtidig har eit overordna styringsansvar for større delar av tenesteapparatet, t.d. som helsesjef. Dersom ein person både utfører sektorleiing og tenesteyting, skal timeverka til vedkommande fordelast i skjema 1 mellom funksjon 120 og den/dei aktuelle tenestefunksjonane. II Generelt om utfyllinga av skjema 1. Personell og verksemd i den kommunale helse- og omsorgstenesta Den kommunale helseog omsorgstenesta Den delen av helse- og omsorgstenesta som kommunane har ansvaret for etter lov av 24.06.2011. nr 30, om kommunale helse- og omsorgstenester m.m. (helse- og omsorgstenestelova). Den omfattar helsefremjande og førebyggjande helsearbeid, diagnose og behandling, habilitering/rehabilitering samt helse- og omsorgstenester i institusjon eller heimen. Skjema 1 består av 6 delar: Del 1. Del 2. Del 3. Del 4. Del 5. Del 6. Generelle om opplysningar om kommunen og utfyllar. Legar Omfattar timeverk av legar og talet på legar. Timeverk av legar i helsestasjons- og skulehelsetenesta skal førast på dette delskjemaet. Fysioterapeutar Omfattar timeverk av fysioterapeutar samt spørsmål om talet på avtaleheimlar av fysioterapeutar. Timeverk av fysioterapeutar i helsestasjons- og skulehelsetenesta skal førast på dette delskjemaet. Helsestasjons- og skulehelsetenestea Omfattar spørsmål om organisering av jordmortenesta, aktivitet i helsestasjons- og skulehelsetenesta og samarbeid med andre aktørar. Anna førebyggande arbeid.- Omfattar spørsmål om organisering av anna førebyggande arbeid og frisklivssentralar Re-/habilitering og samhandling Omfattar spørsmål om organisering av re-/habilitering. 4

Talet på timar per veke: Det er avtalte timar og ikkje utførte timar som skal registrerast. Registreringa skal gjelde for ei representativ veke ved utgangen av året. Timetalet skal rapporterast med to desimalar. Overtid skal ikkje reknast med. For registrering av talet på timar per veke utført av privatpraktiserande fastlegar blir det vist til definisjon av næringsdrivande legar med fastlegeavtale under "III Definisjon av aktuelle yrkesgrupper". Personar på engasjement eller arbeidsmarknadstiltak skal takast med. Fråvere Langtidsfråvere: Tilsette som har vore fråverande samanhengande i fire månader eller meir pga permisjon/ sjukdom, skal ikkje reknast med. I staden skal eventuelle vikarar som erstattar desse, bli tekne med. Vikarane vert registrerte på grunnlag av eigen utdanning. Korttidsfråvere: Tilsette med kortare fråvere enn fire månader skal reknast med. Eventuelle vikarar for desse skal ikkje registrerast. Talet på legar i den kommunale helse- og omsorgstenesta: Her tel me talet på legar som har sitt verke i kommunen. Det er viktig at kvar enkelt lege berre blir telt ein gong. Legar i kombinasjonar av deltidsstillingar som til saman utgjer ei heiltidsstilling blir talde ein gong som fulltidsysselsett. Turnuslegar skal også reknast med her. Ved interkommunalt samarbeid om t.d. legetenester eller oppgåver innanfor miljøretta helsevern/anna førebyggjande arbeid er det viktig at kvar kommune/bydel som deltek i slikt samarbeid fører opp sin del av desse timeverka. Ved interkommunalt samarbeid om f.eks. legetenester eller oppgåver innan miljøretta helsevern/anna førebyggande arbeid er det viktig at kvar kommune som deltar i slikt samarbeid fører opp sin del av disse timeverka. Timeverk til legevakt og sosialt førebyggjande arbeid skal ikkje registrerast. Når det gjeld forholdet til helse- og omsorgstenesta i kommunen skal timeverka til legane og fysioterapeutane i institusjonar for helse- og omsorgstenester registrerast særskilt (funksjon 253). Andre timeverk av legar/fysioterapeutar som er retta mot helse- og omsorgstenesta (t.d. helsetenester i heimen) skal førast på dei andre tilgjengelege funksjonane i skjema 1, vanlegvis under funksjon 241: Diagnose, behandling og re- /habilitering. For dei andre yrkesgruppene vert timeverka som høyrer inn under helse- og omsorgstenesta henta direkte frå personellregister f.o.m. rapportåret 2003. Rapporteringsplikt for helsepersonell utan avtale Med heimel i lov om helsepersonell 18 pliktar..helsepersonell med autorisasjon eller lisens i privat virksomhet [...å...] gi melding til kommune eller regionalt helseforetak når de åpner, overtar eller trer inn i virksomhet som er omfattet av loven. Melding skal også gis ved virksomhetens opphør. Kommunen skal på si side ha oversikt over dei helserelaterte arbeidsforhold som famnast av loven. 5

III Definisjon av aktuelle yrkesgrupper. Yrkesgrupper: Det er utdanning som er kriteriet for klassifiseringa av tilsette. Dersom t.d. ein person utdanna som sjukepleiar er sysselsett med administrasjon, til dømes i den lokale helseadministrasjonen, skal vedkommande førast opp under kategorien sjukepleiar under funksjon 120. Personell utan den type utdanning/opplæring som er spesifisert, blir plasserte i ein av dei andre kategoriane som måtte passe. Lege Næringsdrivande legar med fastlegeavtale Person med medisinsk embetseksamen og som har lisens eller autorisasjon gitt av Statens helsetilsyn. Sjølvstendig lege som har avtalt med ein kommune om å vere med i fastlegeordninga. Omfattar også legar med kombinasjon av fastlønna deltidsstilling og privat praksis under fastlegeordninga. Offentlig legearbeid som blir utført av næringsdrivande lege med fastlegeavtale på fast timebasis i t.d. skule- eller helsestasjonstenesta blir rekna som arbeid utført av næringsdrivande lege med fastlegeavtale. Ved suspensjon frå fastlegeordninga blir privatpraktiserande legar førte under denne kategorien. Berekning av timar per veke for næringsdrivande fastlegar tek utgangspunkt i at ein full heimel blir rekna som 37,5 timar per veke. Timar til offentlege legearbeid skal førast i samsvar med avtalene som gjeld mellom kommunen og den enkelte lege på dei relevante funksjonane i KOSTRA skjema 1. Timeverk til kurativt arbeid skal førast på funksjon 241 Diagnose, behandling, re-/habilitering. Til dømes: For ein lege som arbeider i full heimel og har avtale med kommunen om tilsyn ved sjukeheimen 1 heil dag i veka skal førast på følgjande måte: - Ein dag i veka, 7,5 timar, skal førast under funksjon 253 Helse- og omsorgstenester i institusjon - Dei resterande 30 timane skal førast under funksjon 241 Diagnose, behandling, re-/habilitering - Totalt gir dette 37,5 timer i veka, altså ein heil heimel Dersom legen har avtale med kommunen om andre oppgåver enn tilsyn ved sjukeheim, til dømes helsestasjons- eller skulehelseteneste, skal dette førast på dei tilhørande funksjonane etter same prinsipp. Eit kurativt årsverk for ein fastlege må ta utgangspunkt i opningstida på legekontoret i løpet av ei vanleg arbeidsveke. Når ein fastlege inngår individuell avtale med kommunen skal samstundes opningstid og telefontilgjengelegheit vere fastsett i avtalen. Per 01.01.2013 inneber full tids kurativ verksemd ei gjennomsnittleg opningstid på minst 28 timar per veke, 44 veker i året. Ei eventuell kommunal oppgåve som sjukeheim eller helsestasjon mfl. vil normalt ta frå fastlegen inntil 1 arbeidsdag per veke frå den kurative praksisen. Dei timar/veke fastlegen utfører kommunale oppgåver vert ført inn under andre funksjonar i skjemaet (pleie/omsorg, helsestasjon, mfl.). Etter prinsippet frå tidlegare registreringar om at overtid ikkje skal reknast med, inneber dette at ein kurativ fastlegepraksis aldri kan teljast å overstige 37,5 timar/veke. Kommunalt tilsett fastlege Turnuslege Lege utan avtale Fysioterapeut Kommunar med mindre enn 5 000 innbyggjarar kan få eit utjamningstilskott etter reglar spesifiserte i "Forskrift av 29.08.2012 om fastlegeordning i kommunane". Ved berekning av storleiken på heimelen til legen oppjusterer i så fall kommunen timetalet i samsvar med utjamningstilskottet. Lege som er tilsett med avtale om fast løn i ei fastlegestilling, eventuelt i kombinasjon med ansvar for offentlig legearbeid som til dømes helsestasjons- og/eller skulehelseteneste. Medisinsk kandidat med mellombels lisens som avtener obligatorisk turnusteneste i allmennpraksis eller ved sjukehus for å få rett til autorisasjon. Lege som driv privat praksis utan avtale med kommune eller staten. I den kommunale helse- og omsorgstenesta er dette allmennlegar med privat praksis som ikkje er med i fastlegeordninga. Spesialistar som høyrer inn under statleg verksemd skal ikkje registrerast i skjema 1. Ein person med offentleg autorisasjon/godkjenning som fysioterapeut. 6

Avtalefysioterapeut Fastlønna fysioterapeut Turnuskandidat (fysioterapeutar) Helsesyster Sjukepleiar Klinisk ernæringsfysiolog Ergoterapeut Psykolog Ergoterapeut Fysioterapeut som har driftsavtale med ein kommune. Driftstilskott er gruppert i ei klasse. Synonym: Fysioterapeut med avtale om driftstilskott (med kommune). Fysioterapeut som er tilsett i ein kommunal stilling, i heiltid eller deltid. Person med fysioterapiutdanning som avtener praktisk teneste i den kommunale helse- og omsorgstenesta eller ved sjukehus for å oppnå rett til autorisasjon Offentleg godkjend sjukepleiar med godkjend vidareutdanning i førebyggjande helsearbeid. Ein person som etter utdanning er blitt offentleg godkjend sjukepleiar. Sjukepleiarar kan delast inn i m.a. desse gruppene etter spesial-/ vidareutdanning: Geriatriske sjukepleiarar Psykiatriske sjukepleiarar Helsesystrer Jordmødrer Ein person med offentleg godkjent utdanning som klinisk ernæringsfysiolog. Ein person med offentleg godkjend ergoterapeututdanning. Ein person med offentleg godkjend psykologutdanning. Ein person med offentleg godkjend ergoterapeututdanning. IV Nokre spesielle definisjonar Re-/habilitering For meir informasjon om omgrepa i spørsmål om re-/habilitering (del 6, spørsmål 6-1) viser me til følgjande lover og forskrifter om re-/habilitering og individuelle planar: Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator: http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20111216-1256.html Veileder om individuelle planer (I-1026 eller I-1039): http://odin.dep.no/hd/norsk/publ/veiledninger/030051-120009/index-dok000-b-n-a.html V Aktivitet i helsestasjons- og skulehelsetenesta For presisering av spørsmåla om aktivitet i helsestasjons- og skulehelsetenesta blir det vist til rettleiar for tenesta: Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154, Veileder til forskrift av 3. april 2003 nr. 450, Helsedirektoratet) Enkelte sentrale omgrep og forhold er likevel teke med i dette avsnittet. Ved utfylling av spørsmål om helsestasjon for ungdom blir det vist til rettleiinga på sjølve skjemaet. Med «Talet på fullførte helseundersøkingar innan utgangen av 8.leveuke» siktast det til 6-vekerskontrollane. Spørsmålet om Talet på fyrstegong heimebesøk til nyfødd innan to veker etter heimkomst er ei presisering av tidlegare spørsmål. Bakgrunnen er at rettleiinga anbefaler heimebesøk innan to veker. Talet på gravide som fullførte fødselsførebuande kurs: Berre kurs i regi av helsestasjonen skal teljast. 7

Helsestasjon Helseundersøking Målretta helseundersøking Svangerskaps kontroll Den delen av den kommunale helse- og omsorgstenesta som utøvar planmessig helsefremjande og førebyggjande helsearbeid retta mot førskulebarn etter helse- og omsorgstenesteloven. Kjernepersonellet er helsesyster og lege, men også anna personell kan vere engasjert, som jordmor, fysioterapeut, psykolog, tannlege og sosionom. Undersøking av enkeltindivid for ei generell vurdering av risiko og helsetilstand basert på opplysningar om livsstilforhold, risikofaktorar, klinisk undersøking og prøver. Inkl.: generell helsekontroll (fullstendig anamnese, klinisk undersøking og vanlege prøver, t.d. barnekontroll), målretta helsekontroll (undersøking og prøver valde ut ifrå individuell risiko mv.). med «fullstendige helseundersøkingar/ legekontrollar av spedbarn innan utgangen av 8. leveveke» sikter vi til dei såkalla 6-vekerskontrollane. Helseundersøking av den enkelte der innhaldet blir bestemt individuelt av opplysningar som finnes, eller kjem fram under undersøkinga, om den enkeltes bakgrunn og tidlegare og nåverande helsetilstand. Målretta helseundersøking har i tillegg ein informativ og pedagogisk målsetting. Helsekontroll som gravide får hos lege/jordmor på helsestasjonane i samband med eit svangerskap. Frisklivssentralar Fleire spørsmål om frisklivssentralar er tekne inn i skjema for 2016-rapportering. Dette er ei kartlegging som er planlagt gjennomført med nokre års mellomrom, og det blir vist til Veileder for kommunale frisklivssentraler Etablering og organisering. IS- 1896.: https://helsedirektoratet.no/retningslinjer/veileder-for-kommunale-frisklivssentraler-etableringorganisering-og-tilbud. Når det gjelder interkommunalt samarbeid er dette formalisert samarbeid mellom kommunar/bydelar om kommunale tenester. Når det gjeld kartlegginga av tilsetteressursar ved frisklivssentralen i punkt 5.2.5, er den harmonisert med kartlegginga som er gjort av lege- og fysioterapeutressursar tidlegare i skjema. Det er talet timar pr. veke som skal registrerast. Det er grunn til å understreke at talet på timar pr. veke som blir rapportert i knytt til frisklivssentralar, er timar som allereie inngår i rapporteringa av talet på timar per veke for legar og fysioterapeutar under høvesvis punkt 2 og 3 i skjema. Det er også grunn til å understreke at det ved interkommunalt samarbeid er viktig at kvar kommune/bydel fører opp sin del av timeverka. Når det gjeld kartlegging av talet personar som har brukt tilbod ved frisklivssentralen i 5.2.6, er det personar som skal rapporterast. Det er altså ikkje ei kartlegging av talet på henvisningar, talet deltakarar eller andre mål for aktivitet ved frisklivssentralen. 8