ØKONOMIINSTRUKS FOR SVALBARDS MILJØVERNFOND Instruksen er fastsatt av Miljøverndepartementet i medhold av 3 i Reglement for økonomistyring i staten og trer i kraft straks. Oslo 30.3.2009 Erik Solheim (sign) statsråd 1. Innledning 1.1 Instruksens forhold til det generelle økonomiregelverk Svalbards miljøvernfond anses som en virksomhet i henhold til definisjonen i Reglementet for økonomistyring i staten 2. Økonomistyringen i Svalbards miljøvernfond skal følge Reglementet for økonomistyring i staten (heretter Reglementet) og Bestemmelser om økonomistyring i staten (heretter Bestemmelsene), med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av denne instruks samt forskrift om tilskudd fra Svalbards miljøvernfond, de rundskriv, retningslinjer og lignende som blir fastsatt i medhold av Reglement og Bestemmelsene. Økonomistyringen skal også følge de direktiver, retningslinjer og lignende som fastsettes av overordnet departement på vedkommende område. Generelt benevnes heretter alle de nevnte dokumentene i dette avsnittet som økonomiregelverket. Denne instruksen er et supplement til Reglementet og Bestemmelsene. Reglementet og Bestemmelsene er ikke gjengitt i denne instruksen. En må derfor også holde seg til vedkommende kapittel i Bestemmelsene som det er referert til. Det er også henvist til aktuelle paragrafer i Reglementet. 2. Hovedtrekk i myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling 2.1 Styret Styret for Svalbards miljøvernfond skal påse at fondets midler forvaltes i samsvar med fondets vedtekter og retningslinjer fastsatt av Miljøverndepartementet. Herunder skal styret påse at økonomistyringen i Svalbards miljøvernfond er innrettet i samsvar med bestemmelser i de dokumenter som er nevnt i punkt 1. Styret for Svalbards miljøvernfond fremmer forslag for Miljøverndepartementet om bevilgning av fondets inntekter med tilhørende overføring av inntektene til fondet.
Etter at tildelingsbrev foreligger fra Miljøverndepartementet, fatter styret vedtak om disponering av fondet midler i samsvar med 4 i vedtektene for fondet og premissene i tildelingsbrevet. Styrets disponering av fondets midler må ikke føre til at fondets kapital blir negativ, herunder må det tas hensyn til refusjon av avgift for tilreisende betalt av fastboende og godtgjørelser til innkreverne av denne avgiften, jf. punkt 4.6.2. Styrets vedtak vedrørende tilskudd til miljøverntiltak må være fattet slik at de kan anses som utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, jf. punkt 4.4.1 nedenfor. Vedtakene må derfor være knyttet til konkrete enkeltstående tiltak. Styrets vedtak vedrørende dekning av styrets og sekretariatets utgifter må være i samsvar med punkt 4.6.1 og kan fattes som et rammevedtak. Budsjettdisponering innenfor rammevedtaket kan foretas av sysselmannen, jf. punkt 2.2 og punkt 3.1 nedenfor. Styret i samråd med sysselmannen må påse at alle utgifter til styret og sekretariatet har dekning innenfor rammevedtaket før de pådras og er i samsvar med økonomiregelverket. Styrets leder anses som fondets virksomhetsleder. Styrets oppgaver er for øvrig gitt i vedtektenes 6 og presisert i denne instruksen. Styret og sekretariatet har gjensidig plikt til å informere hverandre om alle forhold som kan ha betydning for forvaltning av fondet. 2.2 Sekretariat for Svalbards miljøvernfond - virksomhetsledelse Sysselmannen på Svalbard (sysselmannskontoret) er sekretariat for Svalbards miljøvernfond, jf. vedtektenes 8. Sysselmannen leder sekretariatet for Svalbards miljøvernfond. Det vises i denne sammenheng til punkt 1.3 i Økonomiinstruks fra Justisdepartementet for Sysselmannen på Svalbard. Sysselmannen må påse at fondets styre og sekretariat har tilgang til Reglementet og Bestemmelsene, denne instruksen, rundskriv, retningslinjer og lignende for økonomistyringen, og fastsette nødvendige utfyllende bestemmelser og rutinebeskrivelser i samsvar med denne instruks. Sysselmannen må påse at disse dokumentene er kjent i og følges av fondet. Sysselmannen skal også påse at det er etablert rutiner slik at sekretariatet til en hver tid har oversikt over fondets samlede midler, bestående av fondet kapital og tildelinger fra Miljøverndepartementet, og hvordan fondets kapital er disponert av styret. 2.3 Styringsdialog, jf. Bestemmelsene kap. 1.3 Styringsdialogen mellom departementet og Svalbards miljøvernfond skal følge intensjonene i "Felles plattform for etatsstyring i miljøvernforvaltningen". 2
2.4 Endring av instruksen og retningslinjer, rutinebeskriver og lignende for økonomistyring fastsatt av Miljøverndepartementet Miljøverndepartementet kan fastsette nærmere retningslinjer, rutinebeskrivelser og lignende for Svalbards miljøvernfond i samråd med styret og sekretariatet. Sammen med sekretariatet må styret vurdere behovet for endringer i denne instruksen, samt behovet for eventuelle andre retningslinjer, rutinebeskrivelser og lignende og fremme forslag om dette for Miljøverndepartementet, jf. også punkt 4.4.3 om sysselmannens ansvar for å utforme nærmere retningslinjer. 3 Intern økonomistyring 3.1 Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet, jf. Bestemmelsene kap. 2.5.2.1. Styrets leder og sysselmannen har budsjettdisponeringsmyndighet over fondets midler, herunder tildelinger fra Miljøverndepartementet, jf. Bestemmelsene kap. 2.5.2.1 og. punkt 4.4.1 i denne instruks. Budsjettdisponeringen skal være i samsvar med styrets vedtak om disponering av fondets midler, jf. for øvrig punkt 2.1. Budsjettdisponeringsmyndigheten til sysselmannen gjelder innenfor styrets rammevedtak om utgifter knyttet til styrets og sekretariatets virksomhet, jf. punkt 2.1. Sysselmannen fortar også budsjettdisponeringer knyttet til tildelingene fra Miljøverndepartementet. Sysselmannens fullmakt gjelder også refusjon til fastboende for betalt miljøavgift for tilreisende og godtgjørelse til innkreverne av dette gebyret, jf. punkt 4.7. Sysselmannen kan delegere sin budsjettdisponeringsmyndighet i samsvar med punkt 5.3 i Økonomiinstruks fra Justisdepartementet for Sysselmannen på Svalbard. Dersom det inngås avtale med annen statlig tjenesteyter om at denne skal utføre økonomitjenester helt eller delvis i samsvar med Bestemmelsene kap. 4.5.2 modell III, jf. punkt 4.4.1 nedenfor, kan det avtales at budsjettdisponering kan foretas av denne statlige tjenesteyteren. De som har budsjettdisponeringsmyndighet, må avgi signaturprøve som oppbevares av sekretariatet. Personer med budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke foreta disposisjoner av godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Sysselmannen må påse at det føres kontroll med hvordan delegert budsjettdisponeringsmyndighet utøves. Dette gjelder også der det er inngått avtale om at annen statlig tjenesteyter fortar budsjettdisponering. 3.2 Virksomhetsplan - årsplan, jf. Bestemmelsene kap. 2.3 og Reglementet 9 Sysselmannen må påse at aktiviteter og oppgaver knyttet til forvaltning av fondet innarbeides i virksomhetsplanen for sekretariatet i samsvar med tildelingsbrevet fra 3
Miljøverndepartementet, jf. punkt 3.2 i Økonomiinstruks fra Justisdepartementet for Sysselmannen på Svalbard. Fondets styre bør utarbeide en årsplan for sin virksomhet som avstemmes med virksomhetsplanen til sekretariatet. 3.3 Internbudsjett årlig budsjett for fondets virksomhet Sysselmannen skal påse at det årlig blir utarbeidet internbudsjett med utgangspunkt i virksomhetsplanen, inkl. styrets årsplan. Internbudsjettet skal skille mellom avsetninger til drift av styrets og sekretariatets virksomhet og avsetninger til tilskudd til miljøverntiltak. Internbudsjettet og regnskapet, jf. punkt 6.1, må innrettes slik at det legger grunnlaget for oversikt og kontroll med disponeringen og forbruket av fondets midler, og slik at, fondets utgifter er avstemt med fondets forventede inntekter. Miljøverndepartementet fastsetter økonomimodell og overordnet kontoplan for internbudsjettet og internregnskapet. 4 Løpende økonomistyring og -kontroll, regnskapsføring og betalingsformidling 4.1 Regler for saksbehandling Avgjørelser i økonomisk-administrative saker skal som hovedregel være skriftlig dokumentert. Forslag til beslutning skal inneholde en saksframstilling som er tilstrekkelig til at den som foretar budsjettdisponering, kan foreta selvstendige vurderinger og etterkontroll. 4.2 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon, jf. Bestemmelsenes kap. 4.4.7 Sysselmannen må påse at regnskapsmateriale oppbevares forsvarlig i samsvar med Bestemmelsenes kap. 4.4.7. Det vises også til Justisdepartementets økonomiinstruks for Sysselmannen på Svalbard punkt 6.3. 4.3 Økonomisystem, regnskapsføring og betalingsformidling, jf. Bestemmelsene kap. 3, 4 og 5 og Reglementet 12 og 13 4.3.1 Økonomisystem, jf. Bestemmelsene kap. 4 Sysselmannen har ansvaret for at fondet har et effektivt og hensiktsmessig økonomistyringssystem som har innebygd tilfredsstillende økonomikontroll, og at dette fungerer som forutsatt, jf. kap. 2.4 i Bestemmelsene og 14 i Reglementet. I samsvar med Justisdepartementets økonomiinstruks for Sysselmannen på Svalbard, punkt 6.1, velger sysselmannen økonomisystem og kan bestemme at regnskapsføringen 4
og andre økonomitjenester skal foretas av andre statlige tjenesteytere i samsvar med Bestemmelsene kap. 4.5.2. Ved endringer i system eller bruk av eksterne tjenesteytere skal Miljøverndepartementet ved Avdeling for organisasjon og økonomi underrettes på et tidligst mulig tidspunkt. 4.3.2 Opprettelse av oppgjørs- og arbeidskonti, jf. Bestemmelsene kap. 3.4 Miljøverndepartementet ved Avdeling for organisasjon og økonomi sørger for at det blir opprettet oppgjørskonti i Norges Bank i samsvar med retningslinjer for statens konsernkontoordning. Sysselmannen velger kontofører i henhold til Finansdepartementets rammeavtale og avtaleverk og sørger for å opprette arbeidskonti hos kontofører. Miljøverndepartementet ved Avdeling for organisasjon og økonomi oversender kontokoblingsskjema mellom arbeidskonti og oppgjørskonti til Norges Bank. 4.4 Kontroll med utgifts- og inntektstransaksjoner, jf. Bestemmelsene kap. 2.5 og 5. 4.4.1 Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, jf. Bestemmelsenes kap. 2.5.2.1, 5.2.3 og 5.3.3. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for Svalbards miljøvernfond, skal være bekreftet av person som har budsjettdisponeringsmyndighet, jf. punkt 3.1. Før denne personen gjennomfører disposisjonen, skal vedkommende påse at: a) det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, vedtektene, tildelingsbrevet, virksomhetsplan/årsplan og styrets disposisjonsvedtak, og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. b) det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c) disposisjonen er økonomisk forsvarlig 4.4.2 Attestasjonskontroll, jf. Bestemmelsene kap. 2.5.2.2, kap. 5.2.4.2 og kap. 5.3.5.2. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling finner sted i samsvar med Bestemmelsene punkt 2.5.2.2. og 5.2.4.2. Sekretariatet utfører attestasjonskontrollen for alle utgifter og inntekter til fondet og statsregnskapet. Den som attesterer må være en annen person enn den som foretar budsjettdisponering. Utgifter til styrets medlemmer signeres av vedkommende styremedlem som har pådratt utgifter, før attestasjon. Ved små utgifter, bl. a. enkeltstående refusjoner av betalt miljøgebyr for tilreisende til fastboende, kan en person foreta både budsjettdisponering og attestasjon. 4.4.3. Regnskapsføring og kontroll ved bokføring, jf. Bestemmelsene kap. 4 og 5 Alle utbetalinger og innbetalinger knyttet til fondets virksomhet skal foregå via kontofører, jf. punkt 4.3.1 og kap. 5.4.2.4 i Bestemmelsene, og kontrolleres før de føres i reskontro og hovedbok. 5
Sysselmannen må påse at det i nødvendig grad blir fastsatt retningslinjer og rutiner som gir en trygg regnskapsføring i samsvar med Bestemmelsenes kap. 4 og 5. Sysselmannen må sørge for å etablere rutiner som sikrer at det fremgår av regnskapsdokumentene hvem som har foretatt budsjettdisponering i samsvar med punkt 3.1 og 4.4.1 og attestasjon i samsvar med punkt 4.4.2. 4.5 Fondets inntekter, jf. Bestemmelsene kap. 5.4 Sysselmannen må sørge for postering av fondets inntekter og overføringene av disse til fondets konto i statsregnskapet på passende tidspunkter ut fra innbetalingstidspunkt og innbetalingenes størrelse. Sysselmannen må sørge for å etablere rutiner som konkretiserer hvordan kap. 5.4 i Bestemmelsene skal gjennomføres for fondets inntekter, herunder: a) fastsette krav/utstede faktura (innbetalingsdokument)/motta egendeklarasjon, b) bokføre inntektskravet, c) gi posteringsordre, når konteringen ikke er gitt på forhånd, d) regnskapsføre innbetalingen, herunder registrering i reskontro, Fastsettelse av krav og innkreving/regnskapsføring må, så langt det er praktisk mulig, ikke utføres av samme avdeling/administrative enhet hos Sysselmannen. Sysselmannen må fastsette rutiner og retningslinjer for behandling av krav som ikke betales som forutsatt, jf. Bestemmelsenes kap. 5.4.2.5 og 5.4.3. Spørsmål om ettergivelse av krav forelegges Miljøverndepartementet, jf. Bestemmelsenes kap. 5.4.4. Krav det ikke lenger er rettslig adgang til å gjøre gjeldende, behandles i samsvar med kap. 5.4.5 i Bestemmelsene. Dersom fondet mottar donasjoner, skal saken forelegges Miljøverndepartementet. 4.6 Fondets utgifter 4.6.1 Styrets og sekretariatets utgifter Fondets midler skal dekke alle utgifter knyttet til administrasjon av fondet. Utgiftene kan dekke honorar og reise-, kost- og oppholdsgodtgjørelser for styrets medlemmer i forbindelse med styremøter og annen aktivitet som er vedtatt av styret og eventuelle tilsvarende utgifter for sekretariatet. Sysselmannen må sørge for å etablere rutiner som sikrer at utgifter dekkes i samsvar med økonomiregelverket. Videre dekkes en refusjon som avtales mellom Miljøverndepartementet og Justisdepartementet, for det arbeid sekretariatet utfører for Svalbards miljøvernfond. Departementene kan overlate til de to partene å avtale denne refusjonen. Midlene kan også nyttes til kjøp av varer og tjenester til fondets virksomhet. I samråd med styret og innenfor de rammer som er fastsatt av styret, forestår sekretariatet alle kjøp av varer og tjenester til Svalbards miljøvernfond. Det vises til punkt 5.5 i Justisdepartementets økonomiinstruks for Sysselmannen på Svalbard. 6
4.6.2 Refusjon til fastboende m. m. Fondet dekker refusjon av miljøavgift for tilreisende til Svalbard betalt av fastboende på Svalbard. Styret må fastsette retningslinjer for tilbakebetaling av miljøavgiften for tilreisende til Svalbard som er innbetalt av fastboende på Svalbard, og betaling til innkreverne av denne avgiften. Godtgjørelse til innkrevere av miljøavgiften for tilreisende dekkes også av fondet. 4.6.3 Tilskudd til miljøverntiltak, jf. Bestemmelsene kap. 6 4.6.3.1 Innledning Tilskuddene til miljøverntiltak skal forvaltes i samsvar med forskrift om tilskudd fra Svalbards miljøvernfond og Bestemmelsene kap. 6. Bestemmelsene i dette punktet er interne bestemmelser som et supplement til forskriften. I samsvar med forskriften benevnes alle midler som tildeles miljøverntiltak som tilskudd selv om midlene tildeles statlige forvaltningsorgan. Miljøverndepartementet kan fastsette kontospesifikasjon for tilskuddene. Midler til statlige forvaltningsorgan overføres vedkommende virksomhet i samsvar med Finansdepartementets rundskriv R-111. Mottakende virksomhet har ansvaret for at det er hjemmel for utgiften og inntekten innenfor deres bevilgning. 4.6.3.2 Kunngjøring, jf. forskriftens 3 Kunngjøringen av tilskuddsmidlene bør foregå snarest mulig etter at St.prp. nr. 1 for vedkommende år er lagt fram. Det må settes en passende frist for innsending av søknader slik at søkere har rimelig tid på å gjøre seg kjent med kravene til søknad og utarbeide en søknad. Hvis styret finner det praktisk, bl.a. ut fra tilgjengelige midler, kan midlene kunngjøres to ganger i løpet av året. 4.6.3.3 Behandling av søknadene i sekretariatet, jf. forskriftens 5 Sekretariatet gjennomgår søknadene og påser at de tilfredsstiller kravene i kunngjøringen, herunder at søkerne faller inn under 2 i forskriften og tiltaket faller inn under 1 i forskriften, jf. 4 i vedtektene. Søknader som ikke tilfredsstiller kravene, skal avvises. De søknader som tilfredsstiller kravene gjennomgås, og beskrivelsen av tiltakene, kostnadene og finansieringsplanen, samt framdriftsplan, vurderes. Etter denne vurderingen setter sekretariatet opp en prioritert innstilling til styret på bakgrunn av forskriftens 2, fondets vedtekter og tildelingsbrevet fra Miljøverndepartementet sett i forhold til søknadsbeløpet og tilgjengelige midler. Alle søknader, også søknader sekretariatet mener ikke tilfredsstiller kriteriene eller av andre grunner ikke innstilles, legges fram for styret med en kortfattet beskrivelse av tiltaket og sekretariatets vurdering og tilråding. 4.6.3.4 Behandling av søknadene i styret, jf. forskriftens 5 7
Styret har et selvstendig ansvar for å påse at søknadene tilfredsstiller kriteriene for stønad og for prioriteringen av søknadene. Styret må derfor nøye undersøke sekretariatets vurdering og prioritering av søknadene. Styret fastsetter hvilke søknader som skal tildeles tilskudd og størrelsen på tilskuddene. Styret fastsetter også hvor lenge et tilsagn om tilskudd er gyldig. 4.6.3.5 Informasjon til søkere om resultatet av behandlingen, jf. forskriftens 6 Sekretariatet skal sørge for at alle søkere skal få skriftlig informasjon om resultatet av styrets behandling. De søkere som får avslag på søknaden, skal få en kort begrunnelse for avslaget. Søkere som styret tildeler tilskudd, skal motta et tilsagnsbrev. Brevet skal inneholde: a) Navn og adresse til mottaker av bidraget. b) Bidragets størrelse c) Beskrivelse av tiltaket, slik at det ikke er tvil om hvilket tiltak som skal gjennomføres. d) Tiltakets samlede kostnad, med finansierings- og framdriftsplan. e) Angivelse av hvor lenge tilsagnet varer og frist for å bekrefte at vilkårene for tilsagnet aksepteres. f) At mottaker umiddelbart må underrette sekretariatet dersom noen av vilkårene for tilsagnet (teknisk/faglig, økonomisk eller framdriftsmessig) ikke lar seg gjennomføre. g) Utbetalingsplan, jf. forskriftens 7. h) Krav til rapportering. Det skal kreves sluttrapport, og det kan kreves framdriftsrapport, forskriftens 8 og punkt 4.6.2.6 nedenfor. i) Krav om at regnskapsbilag oppbevares i minst 10 år eller i henhold til regnskapsloven dersom mottaker er underlagt denne. j) Forbehold om at Sysselmannen og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene, jf. forskriftens 9 og punkt 4.6.3.7 nedenfor. k) Forbehold om at bidraget kan bli krevd tilbakebetalt helt eller delvis dersom tiltaket ikke blir gjennomført etter forutsetningene eller dersom det er gitt feil opplysninger i søknaden, jf. forskriftens 10 og punkt 4.6.2.8 nedenfor. 4.6.3.6 Krav til rapportering fra mottaker av bidrag, jf. forskriftens 8 Kravene til rapporter må avpasses etter tilskuddets størrelse og tiltakenes art. Dersom det er aktuelt å kreve revisorattest, må det opplyses hvilke kontrollhandlinger som kreves utført. 4.6.3.7 Kontroll med mottaker, jf. forskriftens 9 Kontrollen må avpasses etter tilskuddets størrelse og tiltakets art. Kostnadene ved å gjennomføre kontrollen må vurderes i lys av den antatte nytten ved kontrollen. Sekretariatets kontroll skal normalt ta utgangspunkt i de innsendte rapporter og regnskap og gjennomføres som en generell formalia- og sannsynlighetskontroll, bl.a. basert på sekretariatets alminnelige kjennskap til mottakeren og området/fagfeltet for tiltaket. 8
Dersom den generelle formalia- og sannsynlighetskontrollen eller opplysninger mottatt på annen måte viser behov for ytterligere kontroll hos mottaker, skal det først foretas en vurdering av risiko og vesentlighet; herunder en vurdering av kostnadene ved å gjennomføre kontrollen i lys av den antatte nytten ved kontrollen. Dersom en finner behov for det, bør mottakers revisor underrettes og eventuelt inviteres til å medvirke i kontrollen. Under slik kontroll bør normalt utbetaling av tilskudd holdes tilbake, og nye tilsagn ikke gis, til vedkommende mottaker før saken er endelig avklart. Kontroll som beskrevet ovenfor, vil ikke gjelde tilskudd til statlige forvaltningsorgan. Dersom det oppstår tvil om at et statlig forvaltningsorgan har nyttet tilskuddet etter forutsetningene, skal det innhentes rapport om saken fra mottakende virksomhet. Er tvilen fremdeles til stede etter at rapporten er gjennomgått, skal sakene tas opp med Miljøverndepartementet. 4.6.3.8 Tilbakebetaling av utbetalt bidrag, jf. forskriftens 10 Krav om tilbakebetaling skal reskontrofører og behandles i samsvar med Bestemmelsene kap. 5.4. 5 Rapportering 5.1 Rapport til det sentrale statsregnskapet, jf. Bestemmelsene kap. 3.3.2 Sysselmannen må sørge for å etablere rutiner for rapporterer til det sentrale statsregnskapet i samsvar med kap. 3.3.2 i Bestemmelsene, med korrekte regnskapsbeløp i henhold til kontantprinsippet på kapittel, post og underpost og balanseposteringer. Miljøverndepartementet skal ha kopi av rapportene. 5.2 Likviditetsrapport, jf. Bestemmelsene kap. 3.3.3.3 Sysselmannen må sørge for å etablere rutiner for likviditetsrapporter i samsvar med Bestemmelsene kap. 3.3.3.3 og at disse sendes Statlig senter for økonomistyring med kopi til Miljøverndepartementet. 5.3 Rapporter vedrørende lønns- og personaldata, jf. Bestemmelsene kap. 5.2.4.4 Sysselmannen må sørge for rutiner for innberetning av utbetalt lønn, honorar, diett, eventuell bilgodtgjørelse m. m. til skatte- og avgiftsmyndighetene. 5.4 Årsrapport og periodiske rapporter til departementet, jf. Bestemmelsene kap. 1.5.1 og Reglementet 9 Styret for Svalbards miljøvernfond skal sende Miljøverndepartementet årsrapport og periodiske rapporter i henhold til retningslinjer gitt i tildelingsbrevet, eventuelle andre brev fra Miljøverndepartementet eller når departementet ber om det i særskilt brev. Krav om innholdet i perioderapporten vil framgå av tildelingsbrevet eller av særskilt brev. 6 Oppfølging og kontroll av økonomi og resultater 9
6.1 Internregnskap og økonomikontroll, jf. Bestemmelsene kap. 2.4 og 2.5 og Reglementet 14 Sysselmannen må sørge for at internregnskapet for både fondets konto og bevilgningsregnskapskontiene er innrettet slik at det sikrer kontroll med fondets midler og de midler som stilles til disposisjon for fondets styre ved tildelinger fra Miljøverndepartementet eller på annen måte. Internregnskapet må også legges opp slik at det sikrer gjennomføring av virksomhetsplanen, jf. punkt 3.2 og kontroll med internbudsjettet, jf. punkt 3.3. Internregnskapet må vise fondets utbetalinger vedkommende år og eventuelle fremtidige forpliktelser og udisponerte beløp. Miljøverndepartementet kan i tillegg fastsette særskilt kontoplan for tilskuddsmidlene. 6.2 Resultatoppfølging, jf. Bestemmelsene kap. 2.4 og Reglementet 14 Styret har ansvaret for og må etablere rutiner for å følge opp vedtektene, de føringer, oppgaver og oppdrag som er gitt i tildelingsbrevet, og rapportere resultatene i perioderapport og årsrapport. Styrets leder har ansvar for at departementets føringer, oppgaver og oppdrag blir formidlet og gjort kjent for fondets styre og sekretariatet, og må påse at sekretariatet utarbeider de pålagte rapporter i punkt 5. Dersom det viser seg umulig å oppnå føringer, oppgaver og oppdrag som er gitt i tildelingsbrevet, skal styrets leder i samråd med sekretariatet snarest mulig sørge for at dette blir meddelt styret og Miljøverndepartementet, ved Avdeling for internasjonalt samarbeid, med begrunnelse for årsaken til dette og forslag til alternative føringer, oppgaver og oppdrag. Avtalte endringer skal bekreftes skriftlig fra departementet som supplement til tildelingsbrevet. 7 Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler 7.1 Forvaltning av verdipapirer og statens eierinteresser, jf. Bestemmelsene kap. 2.4 og 5.4.7 og Reglementet 10 og 14 Saker vedrørende erverv eller salg av verdipapirer fremmes Miljøverndepartementet gjennom budsjettprosessene. Etter Stortingets beslutning om erverv eller salg bestemmer Miljøverndepartementet videre behandling av saken. Dersom ikke annet bestemmes i den enkelte sak, skal verdipapirer oppbevares i Verdipapirsentralen. Dersom fondet får forvaltningsansvar for statens eierinteresser, vil departementet fastsette særskilte bestemmelser om fondets oppgaver og ansvar i forbindelse med dette i samsvar med Reglementets 10. 7.2 Mottak av verdipost, jf. Bestemmelsene kap. 5.4.8 Sysselmannen må påse at det etableres trygge rutiner for mottak og forsendelse av verdipost i samsvar med Bestemmelsene kap. 5.4.8. 7.3 Forvaltning av eiendeler, jf. Bestemmelsene kap. 5.3.7 10
Sysselmannen skal påse at det blir etablert tilfredsstillende rutiner og systemer for forvaltning av fondets eiendeler og listeføring av driftsmidler med varig verdi, jf. Bestemmelsene kap 5.3.7 og Justisdepartementets økonomiinstruks for Sysselmannen punkt 8.2. For utrangering, kassasjon og avhending følges reglene fastsatt i Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt avhending av materiell som tilhører staten fastsatt ved kgl. res. av 18. desember 1987 med senere endringer. 11