Årsmøte 2017 Saksliste 1. Godkjennelse av innkalling til årsmøte. 2. Protokoll fra siste årsmøte 3. Årsberetning. 4. Revidert regnskap. 5. Fastsettelse av kontingenter, innskudd samt leie av grunn for buer. 6. Behandle forslag som er forelagt av styret eller av medlemmene og som er innsendt minst 14 dager før årsmøtet. 7. Behandle budsjett. 8. Valg av a. Formann b. Viseformann c. Sekretær d. Kasserer e. 2 styremedlemmer f. 2 varamedlemmer g. 2 revisorer h. Valgkomite i. 1 representant til LBU
Protokoll fra det 111. ordinære årsmøte 08.04.2016 1. Godkjennelse av innkalling til årsmøte Formann Richard Larsen ønsket velkommen til det 111. ordinære årsmøte. Forsamlingen hadde ingen merknader til innkallingen og årsmøtet ble lovlig satt med 81 stemmeberettigete medlemmer + 4 fullmakter. Det ble holdt ett minutt stillhet for å minnes de medlemmer som hadde gått bort siden siste årsmøte. Etter forslag fra styret ble Knut A. Olsen enstemmig valgt til møteleder. Som sekretær ble valgt Dagfinn Walin og som tellekorps ble Atle Møgster, Pål Vidar Kristensen og Torbjørn Hansen enstemmig valgt. 2. Protokoll fra forrige årsmøte Ingen merknader. 3. Beretning Under behandlingen ble styret oppfordret til å vurdere behovet for containere. Beretningen ble enstemmig vedtatt. 4. Regnskap Det framlagte regnskapet ble enstemmig vedtatt. 5. Fastsettelse av kontingenter, innskudd samt leie av grunn for buer Det var ingen forslag til endringer. 6. Forslag Styret hadde fremmet forslag som omhandlet Hølen Båthavn i fremtiden og inneholdt Mudring av båthavna der det er nødvendig Overgang fra stolpe- til flytebrygger Forstøtningsmur/spunt på vestbredden. Styret fremmet flg. innstilling: Alt. 1 Styret ber om godkjenning til videre arbeid med å kartlegge og innhente spesifisert pris på prosjektet. Dette fordi det nå kan påløpe kostnader ifm med detaljprosjektering. Alt. 2 Styret ber om godkjenning til hele prosjektet basert på presentasjonen, med en godkjent overskridelse av oppgitt prosjektsum på 10%, uten et nytt årsmøtevedtak. Under behandlingen foreslo Svein Løsnæs at alt. 1 får flg. tillegg: Prosjektet legges fram for et ekstraordinært årsmøte etter nærmere planlegging og før iverksetting. Det ble stemt alternativt:
Alternativ 1 inkl. Løsnæs forslag: 43 stemmer Alternativ 2: 22 stemmer 7. Budsjett Styret foreslo at utgiftspost 6550 ble endret til kr. 160 000. Med dette forslaget ble budsjettet enstemmig vedtatt.. 8. Valg Valgkomiteen la fram sin innstilling: Styret Formann Richard Larsen gjenvalgt, 1 år Nestformann Jon Haugen ikke på valg Sekretær Knut A. Olsen ikke på valg Kasserer Atle Møgster gjenvalgt, 2år Styremedlem Dagfinn Walin ikke på valg Styremedlem Hartvig Johnsen gjenvalgt, 2 år Varamedlem På Vidar Kristensen gjenvalgt, 2 år Varamedlem Knut K. Christiansen ikke på valg Revisorer Trond I. Glemming Svein E. Gustavsen gjenvalgt, 2 år ikke på valg L.B.U. Oppnevnes av styret Valgkomite Bjørn Haugstad Thor W. Marthinsen Jostein Engum 3 år ikke på valg ikke på valg Under avslutningen delte formann ut blomster til æresmedlemmene! Dagfinn Walin/Knut A. Olsen Referent
3. Beretning 1.0 Administrasjon 1.1 Styret På årsmøte 08.04-16 ble følgende valgt Formann Richard Larsen Nestformann Jon Haugen Sekretær Knut A. Olsen Kasserer Atle Møgster Styremedlem Dagfinn Walin Styremedlem Hartvig Johnsen Varamedlem Pål Vidar Kristensen Varamedlem Knut Kolstad Christiansen 1.2 Andre valgte organ Revisorer Svein E. Gustavsen Trond I. Glemming Valgkomite Jostein Engum Thor W. Martinsen Morten Eriksen 2.0 Medlemmer 398 båtplasser og 3 æresmedlemmer. 3.0 Møter Vi har gjennomført 11 styremøter. Det er gjennomført 1 medlemsmøte Det er gjennomført 1 ekstraordinært årsmøte 4.0 Oppgaver utført i perioden Driftsoppgaver Sommervakter Tradisjonen tro satte vi opp vaktliste i perioden juni-august. Dette har fungert bra og det var kun 2 som ikke møtte og som fikk krav om betaling.
Årsavgift Krav ble sendt ut som vanlig våren 2016. Noen måtet purres, men pr 31.12 hadde alle betalt. Oblater Fortsatt er det båteiere som ikke fester tilsendt oblat på båten. Det blir færre hvert år og styret forventer at alle båteiere fester gjeldende oblat (rett farge). De som har fått gebyr har betalt og nye oblater for 2017 blir sendt ut sammen med medlemsavgiften. Opptak/uttak Det er gjennomført felles opptak og uttak 3 lørdager hver sesong. Det er Kranringen som er engasjert for gjennomføringen og det er gjennomsnittlig 75 medlemmer som benytter seg av dette tilbudet. Gjennomføringen fungerer svært godt og styret ser ingen grunn til at ordningen skal endres. Båtplasser uten båt Det er fortsatt båteiere som ikke har hatt egen båt i båtplassen de siste 3 årene og styret har sendt brev til disse Brev er sendt til 7 stk Hølen båthavn i fremtiden Styret startet umiddelbart arbeidet med årsmøtevedtaket og nedenfor har vi i stikkords form skrevet hva som er gjort: -Brev/mail til medlemmene om ønsket størrelse på båtplass framover -Målte dybder i båthavna -Medlemsmøte ble avholdt med ca 130 medlemmer -Videre arbeid med løsninger, prisoverslag, økonomi/budsjett/finansieringsplan -Møter og befaringer med aktuelle leverandører -Steinsetting vestbredden og gamlehavna østre brygge. Styret anså at dette var vedlikehold av eksisterende steinsetting, slik som tidligere. -Befaring og tilbud fra aktuelle firmaer -Innkalling til ekstraordinært årsmøte for vedtak. Møtet ble avlyst etter tilbakemelding fra kommunen at arbeidene nå er søknadspliktige og styret arbeider videre med nødvendig søknad. Ekstraordinært årsmøte Styret arbeidet videre med saken og innkalte til nytt ekstraordinært årsmøte som ble avviklet 13.03. Styret la fram sitt forslag til utvikling av båthavna. Det ble fremmet et utsettelsesforslag som ble vedtatt. Dette lyder: 1. Saken utsettes til et senere ekstraordinært årsmøte. 2. Til et nytt ekstraordinært årsmøte skal styret legge fram flere alternative løsninger som inneholder alt fra styrets framlagte forslag til ingen ombygging. - Slike alternative løsninger kan være: - Bare nødvending oppgradering av nåværende havn. - Gamlehavna tas ut av planen, men med eventuelle oppgraderinger. - Pålebryggene beholdes og utstyres med utriggere i den grad det er behov.
- Noen av pålebryggene beholdes og utstyres med utriggere i den grad det er behov og/eller erstattes med flytebrygger. - Nåværende flytebrygger beholdes. - Spunting foretas bare der det er strengt nødvendig da dette relativt enkelt kan utføre senere. - Mudring foretas bare der det er nødvendig. 3. Det utarbeides en detaljert og dokumentert oversikt over kostnader og finansiering. Det utarbeides eksempler for hva ombyggingen vil innebære for den enkelte båteier inkludert kontantutlegg, andel av egenkapital og andel av lånefinansiering. 4. Det engasjeres fagkyndig bistand for å vurdere det eksisterende anlegget og for å kvalitetssikre og eventuelt utarbeide de forskjellige alternativene, inkludert styrets forslag, med begrunnelse og anbefalinger. 5. Det innkalte ekstraordinære årsmøtet fortsetter som et medlemsmøte med orienteringen fra styret som planlagt og med anledning til diskusjon om det framlagte forslaget, om alternativer til styrets forslag, om hvordan saken bør behandles videre og annet i forbindelse med saken. 5.0 Nåværende betalingssatser Avgifter som fastsettes av årsmøtet: Innskudd/båtplass: Årskontingent: Kr. 15.000 pr brm for nye medlemmer/utvidelser Kr. 4.000 pr brm for gamle plasseer Kr. 700,- pr brm Avgifter som fastsettes av styret: Gjesteplassavgift kr. 150 pr døgn + evt strøm Opplagsavgift for ikke-medlemmer og båter uten båtplass kr. 150 pr fot Årsavgift for støttemedlemmer: kr. 200,- Årsavgift for å stå søkerliste til båtplass for ikke-medlemmer: kr. 200,- Årskort-bom/slipp (ikke medlem): kr. 2.000,- Vinteropplag på sjøen: kr. 2.000,- m + strøm Utrigger pr lm kr. 2.000 Leiepris båtplass kr. 2.000,- pr brm Utlegg av akterfeste kr. 2.000,- Gebyr for manglende årsoblat kr 500,- Larvik, mars 2017 Styret i Hølen Båthavn
4. Regnskap og 7. budsjett Konto Navn Budsjett Regnskap Budsjett 2016 2016 2017 Inntekter 3920 Årskontingenter 813 400,00 769 650,00 790 000,00 3000 Salg av båtplasser (innskudd) 500 000,00 751 000,00 500.000,00 3060 Salg av strøm 4 000,00 7 454,00 5 000,00 3990 Framleie av medl. båtplasser 40 000,00 114 300,00 50 000,00 3020 Div.inntekter 25 000,00 45 151,00 25 000,00 8040/50 Finansinntekter 64 000,00 41 510,00 30 000,00 3115 Gebyr vakt og oblat 3 000,00 8 500,00 3 000,00 3921 Søkerliste 7 000,00 5 600,00 6 000,00 3922 Støttemedlemmer 1 400,00 00,00 1 000,00 1 438 800,00 1 701655,00 1 410 000,00 Utgifter 5330 Godtgjørelse til styret 30 000,00 30 000,00 30 000,00 6320 Renovasjon, vann, avløp 17 000,00 14 633,93 17 000,00 6340 Lys, varme, strøm 50 000,00 41 299,21 50 000,00 6360 Renhold av lokaler 35 000,00 13 178,60 30 000,000 6550 Arbeider prosjekter 60 000,00 52 842,03 1 350 000,00 6600 Rep/vedl bygninger 30 000,00 13 360,00 30 000,00 6620 Rep/vedl anlegg og utstyr 60 000,00 35 009,59 150 000,00 6790 Div. kostnader 10 000,00 1 584,65 10 000,00 6800 Kontorkostnader 35 000,00 29 700,86 35 000,00 Møter, kurs, 6860 oppdatering 25 000,00 17 131,00 25 000,00 7020 Vedlikehold utearealer 40 000,00 13 535,50 40 000,00 7090 Kjøp av båtplasser 350 000,00 373 302,00 350 000,00 7420 Gaver/premier 4 000,00 5 000,00 6 000,00 7460 Containerleie/tømming 35 000,00 37 736,20 40 000,00 7500 Forsikring 55 000,00 50 962,00 55 000,00 836 000,00 719 275,57 2 218 000,00 Overskudd/underskudd 602 800,00 982 379,43-808 000,00
Balanse Regnskapsår 2016 Konto Tekst Inngående Reelt Utgående Balanse i perioden balanse Eiendeler Omløpsmidler Bankinnskudd, kontanter og lignende 1900 Kasse, kontanter 36 143,79 5 309,00 32 834,79 1910 Høyrentekonto 2540.02.42650 3 661 587,50 379 922,50 4 041 510,00 1920 Bankkto 2540.05.02237 306 110,36 650 970,93 957 081,29 SUM Bankinnskudd, kontanter 4 005 841,65 1 025 584,43 5 031 426,08 SUM Omløpsmidler 4 018 241,65 1 025 584,43 5 043 826,08 SUM Eiendeler 4 018 241,65 1 025 584,43 5 043 826,08 Egenkapital og gjeld Egenkapital Over-/underskudd Udisponert årsresultat 8800 (overskudd) 0,00-1 025 584,43-1 025 584,43 SUM Over-/underskudd 0,00-1 025 584,43-1 025 584,43 Opptjent egenkapital 2050 Annen egenkapital -4 018 241,65 0,00-4 018 241,65 SUM Opptjent egenkapital -4 018 241,65 0,00-4 018 241,65 SUM Egenkapital -4 018 241,65-1 025 584,43-5 043 826,08 SUM Egenkapital og gjeld -4 018 241,65-1 025 584,43-5 043 826,08 Atle Møgster Svein Erik Gustavsen Trond I. Glemming Kasserer Revisor Revisor
6. Forslag Lovforslag 1 Forslag fra av Svein W. Løsnæs, Ken Aarsten og Ove Munthe Dahl Forslag om endring i 3: Alle innkallinger til årsmøter innkalles med minst 1 måneds varsel og medlemsmøter skjer med minst 14 dagers varsel direkte til medlemmene på sms, e-post, på foreningens hjemmeside og oppslag i båthavna Dagens ordlyd er: Alle innkallinger til årsmøter innkalles med minst 1 måneds varsel og medlemsmøter skjer med minst 14 dagers varsel ved annonse i lokalpressen og oppslag i båthavna. Begrunnelse: Så godt som alle har i dag mobiltelefon og e-post og vi er dermed sikre på at alle blir underrettet. Det er en vanlig måte å gjøre det på i mange foreninger. Færre og færre leser papiraviser, og det er mange som ikke ser annonsen i ØP. Dessuten er det kostbart. Styrets kommentarer: Styret støtter forslaget under følgende forutsetninger - Annonse i lokalavisen opprettholdes - SMS strykes fra forslaget Begrunnelse: Styret har erfaring for at vedlikehold og oppdatering av tlf.register er en vanskelig jobb. Mange medlemmer glemmer å melde endringer og dermed vil dette sjelden være ajour. I tillegg vet vi at det er medlemmer som ikke har e-postadresse og dermed vil annonse i lokalavisen være nødvendig. 2 Forslag fra av Svein W. Løsnæs, Ken Aarsten og Ove Munthe Dahl Ny setning inn i 3 Alle saksdokumenter legges ut på foreningens hjemmeside senest en uke før møtet. Begrunnelse: I Hølen Båtforenings vedtekter står det ingen ting om når saksdokumenter skal legges ut for medlemmene. Det er helt vanlig i foreninger at dette er regulert inn i vedtektene. Selv om styret pleier å gjøre dette, bør det allikevel stå i våre vedtekter. Styrets kommentarer: Styret støtter forslaget under følgende forutsetninger: - Innkallingsfrist til årsmøte endres til 5 uker - Frist for å sende forslag endres til 3 uker
Begrunnelse: Medlemmene må ha tid til å vurdere å sende inn forslag, samt at styret må ha tid til å behandle evt. forslag. 3 Forslag fra av Svein W. Løsnæs, Ken Aarsten og Ove Munthe Dahl Tillegg i 3 nest siste avsnitt. Etter setningen: «Vedtektsendringer krever 2/3 flertall.» Foreslås: Det samme gjelder større investeringer og omfattende vedlikeholdsarbeider som overgår 2 ganger årlige samlede årskontingenter. Begrunnelse: Saker av stor økonomisk betydning eller som av andre grunner er viktige bør ha et solid flertall bak seg. Vanligvis er det under 20 % av medlemmene som stiller på et årsmøte. Dvs at simpelt flertall kan avgjøres ved kun 10% av stemmene i foreningen. Samlede årskontingenter er ca. 800.000,- pr. år. Det vil si at investeringer og kostnader over 1,6 mill krever 2/3 flertall. Styrets kommentarer: Styret støtter ikke forslaget. Alle tidligere utbygninger og investeringer i Hølen båthavn har blitt behandlet og gjennomført etter dagens regelverk. Dette har vært store omfattende utbygginger som vestbredden i 1983/4 og moloen 2004/5. Styret mener forslaget kommer som følge av ombygningssaken vi har arbeidet med de siste årene og mener det er feil å endre lovene i foreningen fordi noen er uenig i et forslag til ombygging. Styret ser også at forslaget vil bremse fremtidig vedlikehold og investeringer i båthavna vår. Det er mange som er for en ombygging og forskjønnelse av området rundt båthavna, styret mener forslaget kan være mistillit til disse medlemmene og styret. Andre forslag 1 Forslag fra Dag Fr. Nilsen Endring av havnekartet: Plass 422, 421, 420, 419 og 418 endres til maksimal lengde 15 meter Bakgrunn for forslaget Det er få båtplasser for større båter i Hølen Båthavn. I nevnte båtplasser har det gjennom flere år vært gitt dispensasjoner og ligget båter opp mot 15 meter. Dette uten at undertegnede vet om uønskede hendelser. Ved utvidelse av lengde skal det ikke være mulig med ytterligere dispensasjoner på nevnte lengder. Styrets kommentarer Styret støtter ikke forslaget.
Under arbeidet med forslag til ombygging av havnen til flytebrygger, er dette området forslått med båtlengder opp til ca 10-11 meter, mens båtlengder på moloen er foreslått øket til 15 meter. Styret finner på bakgrunn av dette det riktig og ikke støtte forslaget fra forslagstiller. Bryggeplanen beholdes slik den er til en evt revidering når endelig løsning er på plass for den "nye" havna. 2 Forslag fra Dag Fr. Nilsen Mål i havnekartet skal tolkes fra bryggekant og ut i havnebasseng Bakgrunn for forslaget Undertegnede opplevde «utkastelse» fra havna grunnet for stor båtlengde i henhold til havnekartet. Videre så undertegnede eksempler på båter med tillatt båtlengde, men som av ulike årsaker stakk like langt ut i havnebassenget som utkastet båt. Dette uten konsekvenser. Styrets kommentarer Styret støtter ikke forslaget. I bakgrunnen for forslaget mener forslagstiller seg urettferdig behandlet. Det han unnlater å nevne, er at han før anskaffelse av båt søkte om dispensasjon til 14 meter og fikk avslag på denne. Styr et var enstemmig i vedtaket. Bakgrunnen for dette var flere ting, blant annet pågående reguleringsplan og arbeider med ombygging av båthavna. Til tross for styrets avslag, legges det en båt som er 14.30 meter i båtplassen. Styret finner det da riktig og avslå enda en søknad om dispensasjon og måtte til slutt varsle Nilsen om tap av båtplass da båten ikke ble flyttet etter styrets pålegg og frister. Styret har forholdt seg til gjeldende bryggeplan som omhandler båtlengder og mener å ha opptrådt korrekt og ihht reglementet i denne saken. 3 Forslag fra Dag Fr. Nilsen Endring av 2-6 Tap av båtplass: Lyder i dag: Ved uhjemlet disponering/overdragelse eller framleie, samt andre brudd på dette reglementet, kan eieren utelukkes samt miste retten til båtplass. Ved slikt bortfall refunderes ikke innbetalt leie. Forslag til endring: Ved uhjemlet disponering/overdragelse eller framleie av båtplassen, samt andre brudd på dette reglementet, kan eieren utelukkes samt miste retten til båtplass. Ved slikt bortfall refunderes ikke innbetalt leie. Dersom medlemmet mener at vedtak om tap av båtplass er feilaktig, kan medlemmet kreve behandling av skaen på årsmøte før tap av båtplass gjøres gyldig. Bakgrunn for forslaget Undertegnede opplevde å havne i konflikt med styret, hvor det ble fattet vedtak om tap av båtplass dersom undertegnede ikke innrettet seg etter styrets beslutning i saken. Undertegnede følte seg urettferdig behandlet og fant i den forbindelse at det ikke er noen rettslige lover som regulerer et «indre» liv i en forening. Med
andre ord, styret sitter med all makt. Det bør derfor være en mulighet for at «nye» øyne kan gjøre en vurdering av en sak før et evt. tap av båtplass. Styret kommenterer Styret støtter ikke forslaget. Begrunnelse: Styret viser til 5-1: Et medlem kan skriftlig klage på avgjørelser tatt av Styret inn for årsmøtet. 4 Forslag fra Thorstein Christiansen Med stolpebrygger inn i fremtiden Begrunnelse Det er en unik havn vi har i dag, hvorfor forandre det? Hvorfor forandre det til noe som alle andre har? Finnes det svar på dette? De bryggene vi har i dag holder sannsynligvis inn i våre tippoldebarns tid, så hvorfor skal vi forandre dette? Stolpebryggene i nordre havn Søndre havn er i meget god stand og har uteliggere festet til en langsgående bjelke. Denne bryggen er meget sterkt laget med 12 meter lange stolper med ca 1,1 m avstand i to rader beregnet som bølgebryter. Den bølgebryteren vi har i dag må vel også sies å være mye bedre. Midtre brygge er også i god stand laget med 10-12 meter lange stolper med 3,8m avstand i 2 rader med 1,5m avstand. Nordre brygge er også i god stand laget med 10-12m lange stolper med 3m avstand i 2 rader med 1,1m avstand. Disse bryggene vil også tåle belastningen med uteriggere uten problemer. Til disse bryggene bør havna montere langsgående bjelker hvor båteiere kan montere uteriggere hvis de ønsker det. Det ønskes antagelig muligheten av å bruke ytre delen til store båter med stort vindfang. For å sikre bryggene mot store belastninger kan det legges ut et anker til hver side festet ytterst til den langsgående bjelken som uteriggerne er festet til. Når det gjelder de flytebryggene vi har i dag så er det egentlig trangt nok og de vil sannsynligvis vare i mange år til. Det kan også monteres langsgående bjelker i resten av havna slik de som ønsker det kan montere uteriggere. Når det gjelder den eldste delen av havna burde en kanskje være nostalgisk å beholde den som den er. Det kan jo være en egen sak på et årsmøte slik at medlemmene kan si sin mening. Når det gjelder vedlikehold av havna generelt og med forslag til tiltak som mudring nødvendige steder, sikring osv har styret gjort en meget bra jobb, det er ingen grunn til å tro at dette vil forandre seg med det styret vi har i dag. Jeg ønsker å vise en PowerPoint presentasjon om havna.
Styret kommenterer Styret støtter ikke forslaget. Styret mener at forslaget som fremmes er en konsekvens av styrets ombygningsforslag og utsettelsesforslaget/vedtak på det ekstraordinære årsmøtet. Styret vil derfor ta med seg forslaget i den videre prosessen. 8. Valg Innstilling fra valgkomiteen: Styret Formann Nestformann Sekretær Kasserer Styremedlem Styremedlem Varamedlem Varamedlem Richard Larsen, 1 år Jon B. Haugen, 2 år Knut A. Olsen, 2 år Atle Møgster (ikke på valg) Dagfinn Wallin, 2 år Hartvig Johnsen (ikke på valg) Knut K. Christiansen, 2 år Pål Vidar Kristensen (ikke på valg Revisorer Dag Martin Trulsen ny (2 år) Trond I Glemming (ikke på valg
L.B.U. Oppnevnes av styret Valgkomite Rolf Willy Nilsen, ny Jostein Engum (ikke på valg) Bjørn Haugstad (ikke på valg)